朱淑霖

（莆田市秀嶼區(qū)軍休所，福建　莆田　351100）

信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

朱淑霖

（莆田市秀嶼區(qū)軍休所，福建莆田351100）

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展速度很快，其應(yīng)用的范圍也在不斷擴(kuò)大。在檔案管理領(lǐng)域，快速發(fā)展的信息化技術(shù)既帶來了良好的升級轉(zhuǎn)型機(jī)會，同時也不可避免的給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來一定的沖擊和挑戰(zhàn)。檔案管理是行政事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)存檔記錄的一種有效手段，基于此，文章對當(dāng)前信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理如何更加有效的科學(xué)化管理檔案提出一些策略和建議，希望可以對提高檔案管理的科學(xué)化水平起到一定的幫助作用。

信息化；互聯(lián)網(wǎng)；行政事業(yè)單位；檔案管理；檔案信息數(shù)字化；檔案服務(wù)

0　引言

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，非常強(qiáng)大輻射面很廣泛的一種技術(shù)?，F(xiàn)代倡導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)升級轉(zhuǎn)型、工業(yè)生產(chǎn)資料“互聯(lián)網(wǎng)＋”、農(nóng)業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)＋”等，其最核心的本質(zhì)業(yè)態(tài)模式，就是用互聯(lián)網(wǎng)的信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)的流通、交易模式。而在檔案管理領(lǐng)域，相對其他的行業(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化、科學(xué)化管理，相對比較容易，但是在當(dāng)前一些行政事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來看，還有諸多不足之處需要改進(jìn)。

1　信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

1.1檔案管理信息化思維意識落后，重視程度不夠

雖然當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)各界對互聯(lián)網(wǎng)信息化認(rèn)識的程度不斷提高，可以說互聯(lián)網(wǎng)信息化已經(jīng)滲透到生活的各個角落，但是在一些行政事業(yè)單位內(nèi)部，對檔案管理信息化方面的認(rèn)識程度不高，領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視，這種思維意識層面的落后，使得行政事業(yè)檔位檔案管理信息化缺乏初始動力，單靠國家行政層面的要求，難以實(shí)現(xiàn)自主信息化管理。思維意識的落后，遲滯了檔案管理信息化的步伐。

1.2檔案管理現(xiàn)代化水平不高

隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于對這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂，這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)，沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。

1.3管理人員素質(zhì)參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員，無論是專業(yè)水平還是文化程度都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來的，這類人員往往身兼數(shù)職，無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導(dǎo)致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業(yè)單位對檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高，但對員工的培訓(xùn)工作卻并沒有得到有效開展。

2　提高行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的措施建議

2.1組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識要與時俱進(jìn)，重視單位檔案管理信息化建設(shè)

行政事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識與對檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領(lǐng)導(dǎo)的思維意識超前，具有良好的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識，則就會充分認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須先要實(shí)現(xiàn)信息化管理，會投入相關(guān)的人力、財(cái)力和物力去做。但是，如果領(lǐng)導(dǎo)的思維意識不能跟上現(xiàn)代信息化的技術(shù)潮流，則勢必會影響檔案管理信息化工作的推進(jìn)。因此，對于各級行政事業(yè)單位的組織領(lǐng)導(dǎo)，一定要切實(shí)轉(zhuǎn)變思維意識，認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)時代信息化管理的偉大作用。堅(jiān)持從檔案信息化管理的實(shí)際情況出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為一項(xiàng)重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查單位檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)矛盾和解決實(shí)際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協(xié)議，全面推進(jìn)檔案電子化掃描工作，且不定期對掃描的電子檔案進(jìn)行檢查，確保掃描檔案質(zhì)量符合要求。

2.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，量化考核落實(shí)責(zé)任

要樹立檔案信息化人才觀，人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，要把建設(shè)檔案隊(duì)伍、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)放在首位。加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，提高自主創(chuàng)新意識。培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，增強(qiáng)干警在推進(jìn)訴訟檔案轉(zhuǎn)化利用上的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，促使訴訟檔案形成流暢的收進(jìn)、移交、利用、保管等工作程序。注重實(shí)行量化考核。將檔案工作納入崗位目標(biāo)管理考核，各業(yè)務(wù)部門確定兼職檔案員。專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格審查。明確專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，在核對、簽字、拆封、檢查等環(huán)節(jié)上嚴(yán)格審核，對裝錯材料、缺少材料、缺蓋公章等不符合管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案，及時糾正，督促其補(bǔ)充材料，保證檔案的完整性和信息的準(zhǔn)確性，確保在檔案管理上做到檔案資料齊全、規(guī)范、統(tǒng)一、準(zhǔn)確。強(qiáng)化專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案信息化管理工作能力。各級行政事業(yè)單位要積極組織檔案工作人員參加集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)以及到其他單位交流等豐富檔案知識，提高工作能力，促進(jìn)檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化和信息化方向發(fā)展。

2.3大力推進(jìn)檔案管理數(shù)字化工程

行政事業(yè)單位要盡快啟動檔案管理數(shù)字化工程，完成大量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、存儲相關(guān)影像數(shù)據(jù)資料，全方位記錄檔案托管人員的檔案原始信息。檔案通過掃描上傳互聯(lián)網(wǎng)、電子登記等方式，全部納入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理。運(yùn)行檔案數(shù)字系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。檔案管理工作人員要及時將新移交過來的檔案分類整理，然后在掃描機(jī)上一張張掃描、圖片處理、錄入，最后打孔裝訂。經(jīng)過這些步驟以后，現(xiàn)在單位或個人查閱相關(guān)已數(shù)字化的電子檔案，查閱者提供查閱資格后，工作人員登錄電子檔案管理系統(tǒng)，輸入某個關(guān)鍵詞如姓名、單位、文號、檔號等搜索便可調(diào)出檔案原文，直接打印即可。這與檔案數(shù)字化以前的目錄查詢、提檔、檔案復(fù)印、還卷的手工檢索方式相比，減少了去檔案室查找、翻閱實(shí)體檔案的環(huán)節(jié)，提高了檔案查閱效率和服務(wù)質(zhì)量，而且更好地保護(hù)了檔案實(shí)體的安全，更好地發(fā)揮了檔案的作用。檔案實(shí)體安全就包括人為與不可抗力兩方面，檔案數(shù)字化后，將實(shí)體檔案的原始信息已錄入系統(tǒng)，查閱過程不再需要翻出實(shí)體檔案，實(shí)體檔案不會被改動或者遺失；萬一有不可抗的因素將實(shí)體檔案損壞，系統(tǒng)還保存有原始信息。

2.4切實(shí)發(fā)揮數(shù)字化、信息化檔案管理的服務(wù)功能

隨著“以民為本”理念在社會各方面的深入，檔案數(shù)字化工作的開展，更要服務(wù)社會公眾對檔案信息查詢的需求。一份份看似“沉睡”的檔案，一旦為老百姓解決“急、難、愁”問題而被“喚醒”后，逐漸“露面”?？此撇恢匾臋n案確在維系老百姓切身利益、社會穩(wěn)定、化解民生矛盾、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會上都發(fā)揮了極其重要的作用。如果說歷史是面鏡子，那檔案就是鏡子里那縷陽光，重現(xiàn)著歷史的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，讓人細(xì)細(xì)品味著歷史的芬芳而沉醉其中。民生問題越來越受到勞動者重視，檔案工作在服務(wù)民生問題上發(fā)揮了極其重要的作用。檔案數(shù)字化帶來的便利將越來越多，以前很多剛畢業(yè)的大學(xué)生不知道自己的檔案存放在哪里，工作人員每天都要接數(shù)十個這樣的咨詢電話，有了數(shù)字檔案后，不僅方便市民查詢，也減輕工作人員的工作量。行政事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化，完善資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能的同時，還及時收集有關(guān)資料、豐富檔案內(nèi)容，如將存檔者的勞動合同、繼續(xù)教育登記表、成績單等完善到檔案中，并及時更新檔案狀態(tài)，加強(qiáng)流動人員人事檔案基本公共服務(wù)。

3　結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)＋信息化”時代，檔案信息化工作不僅給行政事業(yè)單位自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了檔案資源的社會信息化服務(wù)功能。檔案管理應(yīng)及時改進(jìn)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，并加快建設(shè)“智慧信息化檔案建設(shè)的步伐，提高檔案管理的信息化、科學(xué)化水平。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.19.111

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2016-08-01