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        淺議學(xué)校檔案信息化管理

        2016-10-14 07:37:23楊鳳梅
        讀與寫(xiě)·下旬刊 2016年9期
        關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案淺議信息化

        楊鳳梅

        摘要:學(xué)校檔案管理信息化,就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù),將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸,實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息資源的共享,以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。針對(duì)目前工作中存在的主要問(wèn)題,從爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視支持、提高檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)、注重檔案資源的挖掘和建設(shè)、加大資金投入力度等五方面提出了對(duì)策建議。

        關(guān)鍵詞:淺議;學(xué)校檔案;信息化

        中圖分類號(hào):G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1672-1578(2016)09-0013-01

        學(xué)校檔案管理是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中必不可少的一個(gè)有效手段。學(xué)校檔案管理不僅是維護(hù)學(xué)校利益、學(xué)校合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù),也是反映學(xué)校發(fā)展、技術(shù)、科研、成果、資源及歷史概貌的重要資料。學(xué)校檔案管理工作做好了,一方面為學(xué)校高層管理人員及時(shí)了解學(xué)校整體教學(xué)狀況,適時(shí)調(diào)整教育策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為經(jīng)教學(xué)改革供支持性證據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定學(xué)校教學(xué)成果,為學(xué)校與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定基石。檔案管理成果同學(xué)校教學(xué)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該學(xué)校資源配置的取向和模式,決定著學(xué)校的現(xiàn)實(shí)狀況和未來(lái)發(fā)展,對(duì)于實(shí)現(xiàn)該學(xué)校教育改革戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此,做好學(xué)校檔案管理工作,對(duì)促進(jìn)學(xué)校全面發(fā)展、提升學(xué)校教育質(zhì)量具有重要意義。

        當(dāng)今社會(huì),信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展的大趨勢(shì),學(xué)校檔案管理也不例外。所謂學(xué)校檔案管理信息化,就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù),將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸,實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息資源的共享,以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

        1.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

        從總體情況看,我國(guó)學(xué)校檔案管理信息化雖然起步較晚,但其發(fā)展勢(shì)頭卻不容小覷。通過(guò)近幾年的工作實(shí)踐,與傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理相比較,學(xué)校檔案管理信息化的作用和優(yōu)勢(shì)突出表現(xiàn)在以下幾方面:一是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理完全依靠人工操作,學(xué)校的檔案內(nèi)容眾多,數(shù)據(jù)繁瑣,在檔案的錄入、統(tǒng)計(jì)過(guò)程中容易出錯(cuò),如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn),事后查找起來(lái)就要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間。學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后,在對(duì)信息進(jìn)行錄入或統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中,一旦有錯(cuò)誤出現(xiàn)便能一目了然。就算錯(cuò)誤沒(méi)有被及時(shí)發(fā)現(xiàn),事后通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索功能也能及時(shí)將錯(cuò)誤信息找出并更正。

        二是傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式對(duì)檔案的保密性不高,學(xué)校檔案中包括學(xué)校教職工的個(gè)人信息、學(xué)校師資力量水平和結(jié)構(gòu)比例,以及學(xué)校未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃等,這些都屬于學(xué)校的內(nèi)部機(jī)密,傳統(tǒng)的檔案將這些機(jī)密內(nèi)容用紙質(zhì)儲(chǔ)存,由于紙張不易攜帶、查看人員不受控制,很可能造成機(jī)密的泄露。信息化的學(xué)校檔案管理可以將檔案存放在相對(duì)封閉的地方,通過(guò)設(shè)置密碼的方式,控制檔案的可見(jiàn)范圍,檔案的安全性也有了較好的保障。

        三是檔案信息和其它信息一樣具有一定的時(shí)效性,傳統(tǒng)的檔案管理方式完全依靠人工,一旦出現(xiàn)過(guò)期或者是無(wú)效的檔案,檔案管理人員不見(jiàn)得能及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理,最終導(dǎo)致無(wú)效檔案的堆積,嚴(yán)重時(shí)浪費(fèi)了不必要的空間資源,也為新檔案數(shù)據(jù)的錄入和統(tǒng)計(jì)帶來(lái)了一定的出錯(cuò)概率。檔案信息化管理之后,就能按時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行劃分,可以在計(jì)算機(jī)上設(shè)置時(shí)間提醒,檔案一旦過(guò)期,計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)將其清除,使檔案的時(shí)效性大大增強(qiáng)。

        2.目前學(xué)校檔案管理信息化工作中存在的主要問(wèn)題

        一是學(xué)校檔案管理工作的重要性有所淡化。很多人對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí),認(rèn)為可有可無(wú),再加上一些學(xué)校的檔案管理工作人員自身缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神,檔案管理的理論和業(yè)務(wù)知識(shí)功底不扎實(shí),因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性和實(shí)際意義。

        二是工作中存在失位現(xiàn)象。因個(gè)別人員檔案意識(shí)弱化,工作責(zé)任心不強(qiáng),宣傳不到位,導(dǎo)致檔案管理無(wú)用論在整個(gè)學(xué)校滋生蔓延,不利于形成學(xué)校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍,致使學(xué)校檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙。

        三是檔案管理技術(shù)較為落后。在目前學(xué)校檔案管理信息化的初始起步階段,部分學(xué)校一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要和日益增長(zhǎng)的檔案利用需求,給學(xué)校檔案管理信息化工作帶來(lái)負(fù)面影響。

        造成以上問(wèn)題的主要原因有三點(diǎn):一是部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力投入少;二是一些學(xué)校單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有派上用場(chǎng);三是學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,在檔案信息化時(shí)代,仍然沿用手工操作進(jìn)行管理。

        3.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化的對(duì)策建議

        3.1爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理信息化工作的領(lǐng)導(dǎo),提高思想認(rèn)識(shí),特別是要提高學(xué)校管理層的重視程度,講究工作方式方法,積極爭(zhēng)取人、財(cái)、物等全方位的支持。

        3.2提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案管理的信息化,對(duì)檔案管理工作人員提出了新的更高要求,引進(jìn)和使用掌握高科技技術(shù)、采用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理的檔案專業(yè)人才就顯得尤為重要。學(xué)校可以對(duì)這類人才實(shí)行自主培養(yǎng),也可以從原來(lái)進(jìn)行學(xué)校檔案管理的部門中抽調(diào)優(yōu)秀人員,對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)技術(shù)技能培訓(xùn),增強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)軟件操作能力、文字管理能力和文檔檢索能力等,用高素質(zhì)的人才保障高質(zhì)量的管理。

        3.3加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源,提高對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的利用率,及時(shí)更新檔案內(nèi)容,及時(shí)清理廢舊檔案,不斷增強(qiáng)學(xué)校檔案的時(shí)效性,在網(wǎng)絡(luò)的輔助下,推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化全面建設(shè)并不斷提檔升級(jí)。

        3.4注重檔案資源的挖掘和建設(shè)。學(xué)校的檔案資源是學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ),要格外注重保存過(guò)去紙質(zhì)形式的檔案,采用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)等使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,在檔案形式的轉(zhuǎn)換過(guò)程中,要注意檔案信息的準(zhǔn)確性以及錄入數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)校的價(jià)值。此外,還要把信息化建設(shè)中所需要的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)特點(diǎn)融入進(jìn)來(lái),從真正意義上實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化。

        3.5加大資金投入力度。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,學(xué)校檔案建設(shè)的好壞影響著學(xué)校的發(fā)展,學(xué)校檔案管理的信息化與學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)同等重要,為此,學(xué)校要轉(zhuǎn)變以往更多將資金投入到教學(xué)環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)觀念,學(xué)校的高層管理者應(yīng)該正確對(duì)待學(xué)校檔案信息化管理的投入問(wèn)題,要統(tǒng)籌規(guī)劃,定好標(biāo)準(zhǔn),避免盲目投入,最大限度地發(fā)揮檔案管理信息化效益。

        綜上所述,學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)是提高學(xué)校管理水平的重要措施,好的學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)將對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展和普遍應(yīng)用,學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必將迎來(lái)美好的春天。

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