李剛

[摘 要]社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是人力資源和社會(huì)保障工作實(shí)現(xiàn)“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的基礎(chǔ)性工作，是民生檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的不斷健全，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面日益擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和百姓生活中已成為不可或缺的組成部分。本文對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，提出了建議性的對策和建議。

[關(guān)鍵詞]人力資源和社會(huì)保障；信息；規(guī)范化；業(yè)務(wù)培訓(xùn)

人力資源和社會(huì)保障工作涉及到群眾的切身利益，工作范圍涵蓋了一個(gè)人從出生到死亡的整個(gè)生命歷程，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是實(shí)現(xiàn)“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的基礎(chǔ)性工作，是民生檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度的不斷健全，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面日益擴(kuò)大，參保人數(shù)不斷增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和百姓生活中已成為不可或缺的組成部分。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的重要性

（一）社保業(yè)務(wù)檔案管理關(guān)系到廣大參保職工的切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案管理是系統(tǒng)性的工作，涉及范圍廣，不僅涉及人力資源和社會(huì)保障、民政、社會(huì)保險(xiǎn)等諸多部門，還關(guān)系到廣大參保職工的切身利益，在參保職工個(gè)人基數(shù)申報(bào)、靈活就業(yè)、個(gè)人賬戶、養(yǎng)老關(guān)系轉(zhuǎn)移等基礎(chǔ)信息填寫、錄入時(shí)難免有疏忽和遺漏之處，在辦理退休手續(xù)，計(jì)算待遇水平時(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫電子檔案就無法核實(shí)或計(jì)算錯(cuò)誤，這就需要保存完整的個(gè)人記載資料，即紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的印證和核實(shí)，才能確保參保職工的合法權(quán)益不受損害。

（二）社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)控制度的重要組成部分。加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理，保障業(yè)務(wù)資料的安全完整，不僅為事后審計(jì)監(jiān)督提供依據(jù)，更是提高社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)部控制水平，減少差錯(cuò)的重要手段。檔案資料的收集、整理也是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。因此，檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件。

二、社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

（一）社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化重視程度不夠。隨著社會(huì)保險(xiǎn)的全覆蓋，參保人數(shù)不斷增長，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量激增，檔案資料的收集、整理業(yè)務(wù)工作由于軟、硬件投入不足，人員配備不到位以及缺乏相關(guān)的檔案管理流程，造成了社保業(yè)務(wù)檔案該歸檔的沒有及時(shí)歸檔，甚至長期堆放在辦公桌上，與財(cái)務(wù)檔案、人事檔案混放等現(xiàn)象。部分檔案業(yè)務(wù)管理人員也存在概念不清，認(rèn)識(shí)不高的問題，認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時(shí)間去整理檔案資料，檔案意識(shí)淡漠，沒有形成規(guī)范化的管理制度。

（二）社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理缺乏科學(xué)性。部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)檔案的電子化管理，但業(yè)務(wù)檔案入庫工作僅僅停留在存檔入庫和排列上架的形式上，檔案管理人員只相當(dāng)于倉庫保管員；部分社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率低下，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

（三）社保檔案人員缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平有待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作重心主要放在社?；鸬氖占?、支付和管理上，對業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理重視程度不夠，檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，檔案管理人員多為兼職人員，不僅不能專注于檔案管理，人員也不穩(wěn)定，造成業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案規(guī)范化管理工作，工作質(zhì)量無法保證。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的建議

（一）強(qiáng)化組織保證，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要建立健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，配備專職檔案管理人員，全面梳理完善各項(xiàng)檔案管理制度、規(guī)程及工作制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理流程，提高經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能，運(yùn)用信息技術(shù)從源頭抓檔案管理，保證業(yè)務(wù)檔案材料應(yīng)歸盡歸，整理立卷規(guī)范有序，提高檔案管理規(guī)范化程度，以滿足數(shù)字化工作對檔案管理的要求。

（二）規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案，健全管理制度。隨著人社部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》頒布后，社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理有法可依，規(guī)范化管理不僅要規(guī)范收集、歸檔、整理、保管社保業(yè)務(wù)檔案，反過來還要充分發(fā)揮社保檔案對社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的促進(jìn)和監(jiān)督作用。通過社保檔案工作與社保業(yè)務(wù)兩者之間的關(guān)系，深入挖掘系統(tǒng)內(nèi)外業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，用標(biāo)準(zhǔn)、流程和制度克服檔案管理和社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中的隨意性，從而使社保業(yè)務(wù)檔案及業(yè)務(wù)經(jīng)辦同時(shí)得到持續(xù)扎實(shí)的推進(jìn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)“制度從無到有、機(jī)制從無序到規(guī)范、管理從粗放到精細(xì)”的重大轉(zhuǎn)變。

（三）注重培訓(xùn)，促進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化。社保檔案規(guī)范化管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要會(huì)同檔案行政管理部門，組織負(fù)責(zé)人和檔案管理人員、信息管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)范圍擴(kuò)大到一般工作人員，鎮(zhèn)、街勞動(dòng)保障所和居委會(huì)，強(qiáng)化管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的規(guī)劃、決策和執(zhí)行力度，不斷提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能。