安瑩瑩

摘 要：地方高校人事檔案納入綜合檔案管理具有積極和深遠(yuǎn)的意義，然而因兩者在歸檔方式、監(jiān)管部門、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等方面存在差異，使得人事檔案長(zhǎng)期游離于高校綜合檔案之外。文章提出在檔案資源及體制的整合、信息系統(tǒng)相互間的兼用性、相關(guān)部門的溝通與合作等條件下，可使高校檔案統(tǒng)一管理，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；人事檔案；統(tǒng)一管理；分析與對(duì)策

長(zhǎng)期以來，很多高校的人事檔案都單獨(dú)存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號(hào)令），明確把學(xué)生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對(duì)于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對(duì)意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。

1 當(dāng)前中國高校人事檔案管理的基本模式

1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務(wù)構(gòu)成了高校檔案館業(yè)務(wù)的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務(wù)職能，有利于學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視與促進(jìn)高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學(xué)、北京師范大學(xué)、四川大學(xué)、中山大學(xué)、武漢大學(xué)、華中師范大學(xué)等院校。

1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機(jī)構(gòu)下面設(shè)置了專門的科室來負(fù)責(zé)高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務(wù)屬于高校人事部門的業(yè)務(wù)；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設(shè)立的科室來負(fù)責(zé)管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務(wù)也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對(duì)人事檔案材料的運(yùn)用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務(wù)只是自己部門工作的一部分，對(duì)檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設(shè)程度相對(duì)落后，整理工作不科學(xué)規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個(gè)部門機(jī)構(gòu)，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、山東大學(xué)、華南理工大學(xué)等。

但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對(duì)較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。

2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析

2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結(jié)合的歸檔方式更是簡(jiǎn)化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對(duì)保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補(bǔ)充的非 16 開歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進(jìn)行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。

2.2 人事部門對(duì)于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產(chǎn)生的關(guān)于人事、師資、勞資、崗位設(shè)置等大量的檔案材料均需入個(gè)人檔案，這些材料在部門內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對(duì)等，均需查閱人事檔案實(shí)體。另外，對(duì)于人事部門的人員信息維護(hù)，也可以隨時(shí)進(jìn)行利用。特別是各級(jí)各類人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，所須填報(bào)的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報(bào)會(huì)因其統(tǒng)計(jì)類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實(shí)體中進(jìn)行查詢。如果檔案單獨(dú)存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內(nèi)，查檔人員動(dòng)輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。

2.3 人事檔案和高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)一般分達(dá)標(biāo)升級(jí)及其復(fù)查和日常檢查三種，對(duì)達(dá)標(biāo)升級(jí)及其三年一個(gè)周期的復(fù)評(píng)因評(píng)級(jí)不同其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，人事檔案也有自身一套評(píng)級(jí)的體系及標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)而言，評(píng)級(jí)的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評(píng)級(jí)的，也沒有形成檢查監(jiān)督機(jī)制。人事和高校檔案工作的主管機(jī)構(gòu)不同，高校檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，人事檔案評(píng)級(jí)是相應(yīng)的各級(jí)黨委組織部門負(fù)責(zé)。兩者統(tǒng)一管理會(huì)面臨著不同的領(lǐng)導(dǎo)和評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)、不同的評(píng)級(jí)及復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)等問題。

3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析

雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學(xué)、北京師范大學(xué)等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對(duì)其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。

3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨(dú)管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。一是精簡(jiǎn)合并機(jī)構(gòu)意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責(zé)更容易，更便于服務(wù)基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對(duì)高校檔案工作進(jìn)行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。

3.2 相關(guān)政策和理論的有力支持?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別[1]?！兑?guī)范》規(guī)定高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強(qiáng)調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強(qiáng)調(diào)的高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢(shì)。

3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強(qiáng)做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機(jī)遇，更利于檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對(duì)策

4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎(chǔ)。檔案資源的有效整合，使得各項(xiàng)資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應(yīng)的室內(nèi)設(shè)備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項(xiàng)資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的關(guān)系、規(guī)章制度的構(gòu)建及完善、檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展的關(guān)系、內(nèi)部管理機(jī)制的發(fā)展與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系。

4.2 信息系統(tǒng)間的可兼容性是檔案統(tǒng)一的路徑。高校綜合檔案歷經(jīng)了多年信息化建設(shè)后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進(jìn)程相對(duì)落后，需要利用現(xiàn)代化的手段使兩者有機(jī)結(jié)合起來。軟件開發(fā)部門可以根據(jù)用戶需求，將兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行兼容，使檔案信息系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大。另外，還有高校將人事檔案系統(tǒng)嵌入自主研發(fā)的系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的大檔案管理系統(tǒng)。在較為成熟的技術(shù)保障下，合并后的檔案管理系統(tǒng)必然形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。

4.3 部門間的溝通與合作是檔案統(tǒng)一的有力保障。由于人事部門每年產(chǎn)生大量的材料需要入檔，如年度考核表、工資變動(dòng)表、崗位晉升表等等，并且利用人事檔案最為頻繁。所以，學(xué)校綜合檔案部門應(yīng)考慮為人事部門開辟綠色通道，為其簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，必要時(shí)要提供盡可能的方便，如職稱晉升需要個(gè)人年度考核表，人事部門可提前聯(lián)系檔案部門讓其直接復(fù)印相關(guān)人員的材料，檔案部門復(fù)印完畢后再通知相關(guān)人員辦理簽字手續(xù)取走材料，這樣可以節(jié)省時(shí)間。總之，綜合檔案部門應(yīng)樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，才能保證兩者統(tǒng)一的成果。

誠然，人事檔案納入高校綜合檔案實(shí)現(xiàn)檔案大融合管理不是簡(jiǎn)單的一加一問題，檔案管理工作的做大做強(qiáng)涉及到方方面面的因素。在實(shí)踐中，各高校存在著不同的管理基礎(chǔ)和狀態(tài)，故此不能實(shí)行一刀切的管理模式，條件不成熟的不應(yīng)急于求成。檔案統(tǒng)一管理確實(shí)有著積極的作用和深遠(yuǎn)的意義，其最終目的就是更好地整合檔案資源，這既適應(yīng)了檔案信息化建設(shè)的需要，也為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。