摘 要：檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期企業(yè)檔案工作水平全面提升的重要支撐手段，是企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的必然要求。文章提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、分步建設(shè)、安全保障”的建設(shè)思路，基于OAIS模型構(gòu)建了企業(yè)檔案信息化框架，提出了兩個(gè)階段建設(shè)內(nèi)容及相關(guān)保障措施，將“沉睡”的檔案最終轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)重要的知識寶庫，為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和能力提升發(fā)揮重要支撐作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)思路；建設(shè)框架；建設(shè)內(nèi)容

1 引言

國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。由此可見，檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期企業(yè)檔案工作水平全面提升的重要支撐手段。隨著企業(yè)辦公自動化（OA）、項(xiàng)目管理（PM）及產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）等信息化系統(tǒng)的上線與推廣使用，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主體的企業(yè)檔案管理模式已越來越不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的需要，檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫。

2 建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化為總目標(biāo)，讓沉淀的檔案信息資源更好地為科研生產(chǎn)及運(yùn)營管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)及利用價(jià)值的最大化，進(jìn)一步提升本企業(yè)的核心競爭力。

2.1 優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動化處理

在檔案目錄電子化的基礎(chǔ)之上，將傳統(tǒng)手工處理的檔案歸檔、整理、組卷、統(tǒng)計(jì)及利用等業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榘胱詣踊蛉詣踊挠?jì)算機(jī)處理方式。一方面提高檔案工作人員的工作效率和服務(wù)水平，另一方面節(jié)約業(yè)務(wù)人員在檔案收集、交接及查閱等方面的時(shí)間成本。

2.2 整合檔案信息資源，完善檔案資源體系

存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，由此可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案及新增的電子檔案集中到統(tǒng)一的數(shù)字檔案資源庫中，將檔案資源由過去分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化式的集中管理，形成較為完善的檔案資源體系，為后續(xù)檔案利用奠定資源基礎(chǔ)。

2.3 促進(jìn)檔案資源共享，提升檔案利用水平

檔案數(shù)字資源和信息系統(tǒng)建成后將實(shí)現(xiàn)桌面或移動終端式的檔案利用方式，通過可信網(wǎng)絡(luò)通道在線利用檔案，徹底轉(zhuǎn)變以往到檔案部門人工查閱檔案的傳統(tǒng)方式，大幅提高利用效率；檔案檢索方式更加豐富，基于電子目錄和檔案全文的智能檢索可以快速為用戶定位到所需要的檔案；此外，基于大數(shù)據(jù)的檔案資源挖掘手段將提供更加智能的檔案利用服務(wù)。

3 建設(shè)思路與框架

3.1 建設(shè)思路

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)采用“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、分步建設(shè)、安全保障”的建設(shè)思路，將檔案信息化工作統(tǒng)一納入企業(yè)信息化工作規(guī)劃，以檔案利用及日常管理需求為導(dǎo)向，根據(jù)企業(yè)信息化發(fā)展成熟水平分步開展建設(shè)工作，充分保障實(shí)體檔案物理安全與電子檔案信息安全。具體可分為兩個(gè)階段來建設(shè)：

第一階段：在信息化發(fā)展初期，由于OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚處于啟動或建設(shè)狀態(tài)，只能對檔案目錄進(jìn)行電子化處理，此時(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案基本上只有紙質(zhì)文件，無法實(shí)現(xiàn)電子化歸檔。檔案目錄電子化后，檔案移交、借閱及統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)可以通過網(wǎng)絡(luò)流程辦理，能夠節(jié)省檔案業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，提高檔案業(yè)務(wù)工作效率。

第二階段：在信息化高度發(fā)展及成熟時(shí)期，企業(yè)主營業(yè)務(wù)信息化建設(shè)基本完成，企業(yè)信息化應(yīng)用全面推廣，基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公、智能化管理及經(jīng)營生產(chǎn)。在第一階段建設(shè)的基礎(chǔ)上，對歷史的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將處理后的電子檔案導(dǎo)入到檔案信息系統(tǒng)中，同時(shí)將檔案信息系統(tǒng)與OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，最終達(dá)到存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的建設(shè)目標(biāo)。

3.2 建設(shè)框架

檔案信息系統(tǒng)的重點(diǎn)是在系統(tǒng)中如何長時(shí)間保存檔案文件信息并保證其真實(shí)性、完整性及有效性。OAIS（Open Archival Information System，即開放式檔案信息系統(tǒng)模型）是美國國家航空和航天局的空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS）提出的一項(xiàng)國際標(biāo)準(zhǔn)（ISO：14721），其宗旨是實(shí)現(xiàn)檔案信息的長期保存。OAIS參考模型包括收集、檔案存儲、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理、保存規(guī)劃及訪問等功能組件，其存儲、管理和利用的角色分別是生產(chǎn)者、管理者和消費(fèi)者（如圖1所示）。

本文基于OAIS模型提出了企業(yè)檔案信息化框架（見圖2）。該框架按照基礎(chǔ)設(shè)施、功能組件及檔案應(yīng)用三層架構(gòu)方式構(gòu)建?；A(chǔ)設(shè)施層主要為上層應(yīng)用提供計(jì)算、存儲、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化掃描等基礎(chǔ)服務(wù)。功能組件層包括單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一待辦、工作流及數(shù)據(jù)交換等模塊，為上層所有應(yīng)用（OA、PDM及檔案管理等信息系統(tǒng)）提供通用的功能服務(wù)。檔案應(yīng)用層按照OAIS參考模型構(gòu)建，包含以下幾個(gè)功能模塊：1）收集歸檔模塊：接收檔案員、業(yè)務(wù)部門離線歸檔文件及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔文件；2）數(shù)據(jù)管理模塊：存儲結(jié)構(gòu)化的檔案目錄、元數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)功能數(shù)據(jù)，檔案信息系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)功能及流程均構(gòu)建在此模塊之上；3）檔案存儲模塊：存儲文件形式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通常文件格式包括TIFF、PDF及TXT等；4）系統(tǒng)管理模塊：包含系統(tǒng)管理、安全管理及審計(jì)管理等功能；5）資源利用模塊：包含全文檢索、文件獲取及數(shù)據(jù)挖掘等功能，通過桌面或移動終端為用戶提供在線查詢、在線借閱及深化應(yīng)用等服務(wù)。

3.3 建設(shè)內(nèi)容

基于OAIS模型及上文提出的檔案信息化框架，企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括兩部分內(nèi)容（分階段實(shí)施），第一階段主要實(shí)現(xiàn)檔案目錄電子化、檔案業(yè)務(wù)流程化，第二階段主要實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化。

3.3.1 檔案目錄電子化、檔案業(yè)務(wù)流程化

一是對檔案進(jìn)行整理、分類，建立科學(xué)的檔案目錄資源庫，并將每一個(gè)條目與實(shí)體檔案案卷、存址等信息一一對應(yīng)，為后續(xù)檔案管理與利用工作奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；二是在檔案目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上建立在線歸檔、自動化整理及組卷、在線借閱及智能統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)功能及流程，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、檢索、利用及統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)智能化、流程化管理，為用戶快速查找與借閱檔案提供便捷通道。

3.3.2 存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化

首先，建立檔案數(shù)字化加工中心，對歷史的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描及加工處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楹细竦碾娮踊募⑦M(jìn)行OCR識別，從而建立全文檢索機(jī)制，拓寬檔案檢索范圍。檔案數(shù)字化加工流程如圖3所示：

當(dāng)OA、PM、PDM等系統(tǒng)建設(shè)完善后，傳統(tǒng)的文書、建設(shè)項(xiàng)目及科技等檔案將不再是紙質(zhì)形式檔案，取而代之的是上述系統(tǒng)產(chǎn)生的電子形式檔案。在建立合理的審簽機(jī)制及歸檔流程后，相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完成后的電子檔案文件（包括元數(shù)據(jù)）可以實(shí)時(shí)在線歸檔到檔案信息系統(tǒng)。

4 保障措施

檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目能否順利實(shí)施取決于企業(yè)在人、財(cái)、物等相關(guān)方面的保障是否到位。首先，要健全檔案工作組織機(jī)構(gòu)，明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；其次，要加強(qiáng)檔案信息化軟件購置、數(shù)字化加工及相關(guān)設(shè)備設(shè)施方面投入；此外，要加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)和教育，提升檔案人員專業(yè)和信息化素養(yǎng)；最后，要建立完善的檔案工作評價(jià)體系，從檔案工作體制、檔案人員配置、檔案信息化建設(shè)及檔案開發(fā)利用等方面對檔案工作進(jìn)行全面評價(jià)。

5 結(jié)語

存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化機(jī)制建立后，檔案的載體類型將以電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔，企業(yè)檔案管理正式向數(shù)字檔案館方向邁進(jìn)，檔案的利用價(jià)值也隨之達(dá)到最大，企業(yè)庫房中的檔案不再是一堆“沉睡”的紙張，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)重要的知識寶庫，為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和能力提升發(fā)揮重要支撐作用。

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作者簡介

朱瑜敏（1984-），男，北京，碩士，主要從事檔案與信息化相關(guān)工作。