劉存生

【摘要】物資及設(shè)備采購中權(quán)利與責(zé)任、資金與物資的交叉與運(yùn)轉(zhuǎn)。如何降低材料成本，加強(qiáng)物資采購管理的監(jiān)督，直接關(guān)系到采購單位的未來發(fā)展和效益。采購的制度體系完善、流程建設(shè)、單位相關(guān)部門與工作人員控制和監(jiān)督都十分重要，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督，才能實(shí)現(xiàn)采購事項(xiàng)的順利平穩(wěn)開展。

【關(guān)鍵詞】物資設(shè)備 采購管理 相關(guān)建議

一、物資設(shè)備采購基本概述

從事生產(chǎn)管理活動(dòng)的單位為實(shí)現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的順利開展，物資設(shè)備采購必不可少。通過制定計(jì)劃補(bǔ)充生產(chǎn)工作過程中需要的生產(chǎn)生活資料，最終為采購單位的目標(biāo)服務(wù)。物資及設(shè)備采購非單一部門之力能實(shí)現(xiàn)，需要單位內(nèi)部的物資設(shè)備需求部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、物資設(shè)備采購部門等通力合作。同時(shí)，采購產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的選擇是采購活動(dòng)另一個(gè)主要因素，其提供產(chǎn)品質(zhì)量好壞，成本高低及未來售后服務(wù)等問題也將決定整體采購行為的優(yōu)劣。

二、物資設(shè)備采購管理面臨的問題

（一）制度不完善滋生尋租空間

物資設(shè)備采購是一項(xiàng)龐雜繁復(fù)的工程，這一過程涉及采購單位內(nèi)外部多部門溝通與合作，如果沒有制度的相互制約與保障就會(huì)導(dǎo)致問題的產(chǎn)生，我們選取經(jīng)常性典型問題闡述如下：

供應(yīng)商的選擇暗箱操作。采購物資設(shè)備的廠商選擇是多樣的，并且提供商品的質(zhì)量及其信用質(zhì)量資質(zhì)不僅相同，加之中國市場經(jīng)濟(jì)中人情成分較重，往往使得采購部門容易滋生腐敗，產(chǎn)生市場尋租行為，產(chǎn)生個(gè)人牟利空間。

采購價(jià)格操作空間較大。物資及設(shè)備采購價(jià)格在受供求影響的同時(shí)，還受到很多其他因素影響，如產(chǎn)品質(zhì)量等級(jí)與功能結(jié)構(gòu)、技術(shù)配置、交貨時(shí)間與條件及售后服務(wù)等等，而這其中如果沒有制度制約將會(huì)出現(xiàn)低質(zhì)量高價(jià)格的貪腐行為。

（二）流程不夠優(yōu)化導(dǎo)致效率低下

從根本上說，物資設(shè)備采購是為單位內(nèi)部連續(xù)在生產(chǎn)經(jīng)營周期中實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)運(yùn)營提供基礎(chǔ)保障的行為。不同的采購單位因其從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)不同采購的對(duì)象會(huì)大相徑庭，但是，其背后的基本原理是殊途同歸的。好的采購流程會(huì)實(shí)現(xiàn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的緊密銜接，并順暢運(yùn)轉(zhuǎn)，從需求的提出立項(xiàng)何時(shí)提出、采購的數(shù)量多少、商家如何確定、采購合同簽訂、貨款支付金額與方式等等，如果沒有制度的明確規(guī)定，制度的約束將產(chǎn)生很多問題，并會(huì)在很大程度上影響采購的效率，最終使得生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)受到影響。

（三）部門職能劃分不清及采購人員貪腐問題

部門職能職責(zé)與交叉不清將導(dǎo)致部門推諉及責(zé)任推脫問題發(fā)生。職責(zé)不明確的情況下，從部門到人員都謀求自身利益最大化，而對(duì)怎樣實(shí)施采購、采購的數(shù)量多少及實(shí)際的物資需求和庫存物資是否平衡都并不關(guān)注，同時(shí)，部門職責(zé)與制約不明確也會(huì)導(dǎo)致為實(shí)現(xiàn)自身利益使得實(shí)際不需要的物品加入采購之中。同時(shí)，采購人員是實(shí)際過程的執(zhí)行與操作者，如果人員出現(xiàn)問題將導(dǎo)致個(gè)人腐敗問題產(chǎn)生及整個(gè)采購過程效率低下。

三、規(guī)范和加強(qiáng)物資設(shè)備采購的建議

（一）完善采購制度管理

從管理學(xué)角度看，制度的重要性在于約束并彌補(bǔ)人與人之間信息不對(duì)稱所導(dǎo)致的無效率或認(rèn)為因素導(dǎo)致事件失衡。因此，隨著市場經(jīng)濟(jì)在全球的發(fā)展，制度的重要性越發(fā)顯現(xiàn)。完善采購管理制度可以從根本上杜絕貪腐與尋租事件的發(fā)生。具體來說應(yīng)該建立以下采購管理制度：

1.領(lǐng)導(dǎo)干部及親屬回避制度。這是從源頭上對(duì)物資及設(shè)備采購的監(jiān)督與管理。基本要求與做法是禁止領(lǐng)導(dǎo)參與采購的任何環(huán)節(jié)。

2.集體決策原則。成立采購工作專業(yè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，采購實(shí)際運(yùn)營中實(shí)行集體決策原則。同時(shí)，權(quán)利要實(shí)現(xiàn)分化與制約，開展有限授權(quán)，實(shí)現(xiàn)采購決策權(quán)利透明化、分散化。

3.公開招標(biāo)與集中采購制度。公開招標(biāo)就是引入競爭機(jī)制，通過質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面的競爭，實(shí)現(xiàn)采購方案的最優(yōu)化。同時(shí)，通過開展集中采購工作，防止分散采購滋生腐敗的渠道，集中采購更加專業(yè)、規(guī)范與透明。

4.定期盤點(diǎn)與定期審計(jì)制度。要定期開展盤點(diǎn)，制定完善材料盤存單，適時(shí)查看賬物是否相符。同時(shí)，定期開展審計(jì)工作，通過審計(jì)督查物資需求計(jì)劃的提報(bào)、采購渠道選擇、價(jià)格確定、質(zhì)檢驗(yàn)收、貨款支付等重點(diǎn)環(huán)節(jié)執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問題的發(fā)生。

（二）優(yōu)化采購流程管理

物資設(shè)備采購涉及部門范圍較廣，整個(gè)環(huán)節(jié)貫穿采購部門、實(shí)際使用部門、物資設(shè)備供應(yīng)商，需要判斷決策的環(huán)節(jié)繁復(fù)，因此，科學(xué)合理的采購流程就顯得十分重要。通過科學(xué)的采購流程設(shè)計(jì)，不僅將所有采購環(huán)節(jié)囊括在一起，還能通過嚴(yán)密的環(huán)節(jié)銜接設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)有效的事前控制、事中監(jiān)督和事后管理，提高資金使用效益。在基本流程基礎(chǔ)上還可根據(jù)采購物資與設(shè)備的不同適當(dāng)進(jìn)行環(huán)節(jié)的調(diào)整與增減，實(shí)現(xiàn)效率的提高與整個(gè)采購運(yùn)行的平穩(wěn)有效。

整體基本流程為：采購需求的提出→采購計(jì)劃的制定→物資設(shè)備計(jì)劃采購會(huì)議決定→采購供應(yīng)商的選擇→商務(wù)交流及公開招標(biāo)會(huì)的開展→采購價(jià)格的確定→領(lǐng)導(dǎo)審批→合同簽訂→驗(yàn)收物資設(shè)備質(zhì)量與數(shù)量→貨款結(jié)算與支付→合法合規(guī)檢查的開展。

（三）加強(qiáng)采購部門與人員監(jiān)督管理

1.采購人員的監(jiān)管。從整個(gè)采購流程來看，涉及的人員有具體采購人員、物資與設(shè)備驗(yàn)收人員、具體使用物資人員、財(cái)務(wù)人員，因此，要針對(duì)涉及人員進(jìn)行定期檢查與考核，檢查是否按制度規(guī)定執(zhí)行、物資采購是否規(guī)范、采購物資質(zhì)量是否優(yōu)良，保存是否完好等。

2.明確采購涉及部門職能。從整個(gè)采購流程來看，采購設(shè)計(jì)需求申報(bào)采購計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)審計(jì)部門、項(xiàng)目管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、物資設(shè)備采購部門等一系列部門，只有明確部門在采購過程中的職責(zé)才能更好地實(shí)現(xiàn)采購的透明高效。采購部門，主要負(fù)責(zé)單位日常物資設(shè)備的采購計(jì)劃審核、采購，并對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范，從而使物資供給及采購流程更加科學(xué)化、專業(yè)化；財(cái)務(wù)審計(jì)部門，主要是制定及執(zhí)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作，并對(duì)財(cái)務(wù)管理制度、成本控制制度及財(cái)產(chǎn)管理制度進(jìn)行統(tǒng)一管理；項(xiàng)目管理部門主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃及目標(biāo)的制定，并在相關(guān)運(yùn)行過程中提供一定的技術(shù)服務(wù)，從而提高運(yùn)營效率。

綜上所述：合理高效的物資設(shè)備采購必須立足于制度體系完善、流程建設(shè)、單位內(nèi)部的相關(guān)部門與工作人員等每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化、控制和監(jiān)督，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)采購事項(xiàng)的順利平穩(wěn)進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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