王明

摘 要：檔案的保護(hù)日益受到重視，突發(fā)事件對(duì)檔案造成的影響也備受學(xué)界關(guān)注，檔案預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建是研究熱點(diǎn)。文章從對(duì)突發(fā)事件中檔案預(yù)警的系統(tǒng)部分進(jìn)行了分析，并提出了構(gòu)建檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的建議。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件 檔案 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警 機(jī)制 構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）03-259-01

因檔案具有不可復(fù)制和不可再生的特點(diǎn)，國(guó)內(nèi)自汶川地震類重大災(zāi)害后，對(duì)檔案災(zāi)害的預(yù)警和處置工作越來(lái)越重視。

一、研究的背景

2008年以后，各級(jí)各部門對(duì)檔案災(zāi)害的重視程度大幅度提高，特別是針對(duì)災(zāi)害的應(yīng)急處置建立起了應(yīng)急預(yù)案與防控體系，加強(qiáng)了檔案災(zāi)害的應(yīng)急處置工作，但是對(duì)災(zāi)害的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警評(píng)估機(jī)制的建設(shè)仍相對(duì)薄弱。普遍問(wèn)題是，專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和工作人員應(yīng)急管理的意識(shí)仍然較淡薄，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的技能掌握不夠，機(jī)構(gòu)大多沒(méi)有建立起預(yù)警機(jī)制，同其他災(zāi)害衍生導(dǎo)致的檔案災(zāi)害聯(lián)動(dòng)機(jī)構(gòu)缺失、力度不夠。

二、檔案風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建

（一）檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息的監(jiān)測(cè)機(jī)制

1.完善檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警監(jiān)控系統(tǒng)。各組織部門要從消防、治安、環(huán)境監(jiān)測(cè)、后勤保障等各個(gè)環(huán)節(jié)建立起風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，界定出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并建立監(jiān)測(cè)機(jī)制，指定專人負(fù)責(zé)，及時(shí)收集預(yù)警信息。

2.建立檔案風(fēng)險(xiǎn)信息收集機(jī)制。對(duì)檔案存在的各種潛在的危險(xiǎn)進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，定期匯總檔案災(zāi)害可能發(fā)生的類型、時(shí)間、概率，相同事件的進(jìn)行歸類，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，特別是針對(duì)已發(fā)生的各種檔案災(zāi)害的原因、影響、危害進(jìn)行記錄，并對(duì)發(fā)展衍生趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，分析風(fēng)險(xiǎn)趨勢(shì)轉(zhuǎn)化的可能性，做出是否需要發(fā)出預(yù)警報(bào)告的判斷，并據(jù)此形成應(yīng)急預(yù)案，建立起行之有效的操作流程，加強(qiáng)處置效率。

（二）檔案風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警信息評(píng)估方法

1.列出檔案風(fēng)險(xiǎn)因素指標(biāo)。預(yù)警信息的評(píng)估需明確列出分析指標(biāo)，包括災(zāi)害發(fā)生的誘因、可能造成的影響、發(fā)展變化趨勢(shì)和涉及范圍，來(lái)預(yù)測(cè)災(zāi)害的大小、持續(xù)的時(shí)間以及災(zāi)害的影響程度等，以便后期做好風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警評(píng)估。

2.用風(fēng)險(xiǎn)矩陣方法分析預(yù)警信息。信息的分析方法也直接影響到結(jié)果的客觀性，可按照常用的風(fēng)險(xiǎn)矩陣分析法，結(jié)合專家打分，一般采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣和德?tīng)柗品ǎ瑢?duì)預(yù)警信息進(jìn)行分析，確定出重要的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，劃分出不同的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，對(duì)高、中、低等不同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行區(qū)別應(yīng)對(duì)。

3.對(duì)檔案災(zāi)害形成風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告，確定可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并且按照相對(duì)法，得出一個(gè)百分?jǐn)?shù)的相對(duì)系數(shù)，劃定風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，如0-30%的風(fēng)險(xiǎn)為低風(fēng)險(xiǎn)，30-60%的風(fēng)險(xiǎn)為中風(fēng)險(xiǎn)，60-100%的為高風(fēng)險(xiǎn)，按照不同級(jí)別確定哪些是需要重點(diǎn)防范和處置的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并進(jìn)行排序，列出預(yù)警的重點(diǎn)并指定不同等級(jí)的應(yīng)急響應(yīng)，實(shí)現(xiàn)大險(xiǎn)大救，中險(xiǎn)中防，小險(xiǎn)小控。

（三）檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警應(yīng)急響應(yīng)及處置預(yù)案的制定

1.依據(jù)檔案風(fēng)險(xiǎn)信息分析對(duì)信息分析評(píng)估得出的結(jié)果數(shù)據(jù)，確定出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的數(shù)量和類別，評(píng)估出風(fēng)險(xiǎn)的危害與處置難度，區(qū)分出外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，明確各類風(fēng)險(xiǎn)可能涉及的范圍，并以此來(lái)確定應(yīng)急響應(yīng)級(jí)別和處置預(yù)案。

2.按照災(zāi)害的嚴(yán)重程度和影響范圍等因素，確立不同的響應(yīng)。我們國(guó)家一般將預(yù)警響應(yīng)列為4級(jí)，但各單位及部門可根據(jù)情況自擬響應(yīng)級(jí)別，既可以并入組織內(nèi)部大的應(yīng)急響應(yīng)體系，也可以自定簡(jiǎn)單的響應(yīng)級(jí)別，以便增加可操作性。建議一般檔案的響應(yīng)級(jí)為3級(jí)，一級(jí)為最大級(jí)別的響應(yīng)，二級(jí)響應(yīng)可為超出檔案災(zāi)害范圍但仍局限于一個(gè)組織內(nèi)部的災(zāi)害響應(yīng)，三級(jí)響應(yīng)為檔案部門內(nèi)部可以指揮處置的風(fēng)險(xiǎn)。級(jí)別越高，顯示的風(fēng)險(xiǎn)越大，其響應(yīng)的范圍與難度也大。確定好應(yīng)急響應(yīng)后，可針對(duì)預(yù)警標(biāo)志制定不同級(jí)別下的應(yīng)急預(yù)案，包括報(bào)告流程、指揮流程、人員響應(yīng)的范圍、人員物資調(diào)配、后續(xù)處置情況。

3.處置預(yù)案的制定。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析和響應(yīng)級(jí)別制定檔案應(yīng)急預(yù)案，包括適用的范圍、風(fēng)險(xiǎn)處置的操作流程、人員調(diào)動(dòng)與物資調(diào)配、報(bào)告與信息發(fā)布、外部聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)，以及處置信息的記錄和收集，并且包括處置后期的總結(jié)、評(píng)價(jià)，災(zāi)害損失的評(píng)估、恢復(fù)重建，檔案損失如何修復(fù)，都要在預(yù)案內(nèi)體現(xiàn)。

三、檔案災(zāi)害預(yù)警響應(yīng)的啟動(dòng)和終止

1.預(yù)警響應(yīng)的啟動(dòng)。當(dāng)預(yù)警信息達(dá)到一定的響應(yīng)級(jí)別時(shí)，要及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門，及時(shí)啟動(dòng)相應(yīng)級(jí)別的應(yīng)急預(yù)案，并展開(kāi)應(yīng)急救援，調(diào)動(dòng)人力、物資，啟動(dòng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制等，確保檔案災(zāi)害得到及時(shí)、有效的處置。

2.預(yù)警響應(yīng)的互動(dòng)。檔案災(zāi)害具有衍生性，也可因其他方面的次生災(zāi)害引發(fā)，響應(yīng)啟動(dòng)時(shí)也要建立及時(shí)的信息報(bào)告機(jī)制，密切觀察檔案災(zāi)害和其他災(zāi)害的動(dòng)態(tài)，請(qǐng)注意災(zāi)害事件的變化，以隨時(shí)調(diào)整響應(yīng)和處置。

3.預(yù)警系統(tǒng)的終止：檔案災(zāi)害影響結(jié)束后，由檔案館（室）及時(shí)完成檔案災(zāi)害預(yù)警終止報(bào)告，由檔案預(yù)警負(fù)責(zé)人發(fā)布終止指令，終止檔案預(yù)警及災(zāi)害響應(yīng)。

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（作者單位：山東省德州市人民醫(yī)院 山東德州 253014）

（責(zé)編：呂尚）