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        如何發(fā)揮好干部人事檔案作用之我見

        2016-08-11 10:17:10劉艷麗
        人力資源管理 2016年6期
        關(guān)鍵詞:發(fā)揮人事檔案作用

        劉艷麗

        摘要:現(xiàn)階段按照各級文件工作精神,全國各地正在開展干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作,人事檔案的現(xiàn)狀和重要性,也再度進入公眾視野,受到大部分人們的關(guān)注,企業(yè)也將這一工作推上重要議事日程。在這一工作契機下,提高檔案意識促進人事檔案工作發(fā)展,充分發(fā)揮人事檔案作用,也引發(fā)了人事檔案部門思考。

        關(guān)鍵詞:發(fā)揮 人事檔案 作用

        人事檔案是社會公共信息的重要組成部分,是人才信息的重要載體,它主要反映干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、任務能力等情況。對企業(yè)而言人事檔案是了解人才基本信息的第一窗口,是合理配置人力資源的基本依據(jù),是選人用人的大數(shù)據(jù)庫,是企業(yè)人力資源管理體系的重要組成部分。特別是在加強企業(yè)管理層人才和技術(shù)人才隊伍建設,培養(yǎng)造就大批優(yōu)秀人才的人才強企戰(zhàn)略中,人事檔案起到了基礎和決策依據(jù)的作用。

        發(fā)揮好干部人事檔案作用本文從以下幾點考慮。

        一、加強對人事檔案的重視度

        人事檔案工作作為一種信息資源,在企業(yè)中只能起到內(nèi)部服務功能的作用。所以大家認識度不夠,重視度不高,也使得人事檔案管理存在的問題得不到改善,發(fā)揮不了應有的作用。員工個人因為無法直接接觸自己的人事檔案,因而察覺不到檔案為自己帶來的各種服務功能,所以在日常積累中忽略。

        首先是要樹立并提高檔案意識。思想意識決定行為動態(tài),只有大家意識到人事檔案的重要性和它的作用,才能很好的發(fā)揮出它的作用。

        對企業(yè)來說在人事管理工作中,如何發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、培養(yǎng)人才、綜合資源信息分析利用、制定人才戰(zhàn)略措施,那就需要能夠全面地了解每一個人,不僅要了解他的思想品德、政治表現(xiàn),還要知曉其業(yè)務專長、興趣愛好、技術(shù)水平、組織和管理才能;既要了解其過去,又要了解其現(xiàn)在。可采用方法途徑除了通過在現(xiàn)實工作中進行直接考察外,還可以借助查閱人事檔案。

        對職工個人來說,轉(zhuǎn)正定級、職務晉升、職稱評審、薪酬調(diào)整、工作調(diào)動、辦理退休、參加社會保險、查檔開具歷史資料證明等諸多方面與職工切身利益相關(guān)的方面發(fā)揮重要作用。

        還要通過座談會、宣傳欄、電子新聞信息發(fā)布、講座、同行業(yè)交流等多種形式宣傳人事檔案重要性。領導層要有高度責任意識,認識并切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題。企業(yè)負責人應形成或加大人事檔案資金投入力度和政策制度支持,督促形成人事檔案工作者、人事檔案形成者、人事檔案關(guān)聯(lián)部門、人事檔案利用者及領導、部門各盡其責的良好局面,從而發(fā)揮好人事檔案作用。

        二、切實抓好人事檔案基礎工作,提高檔案利用價值

        從人事檔案特點出發(fā),從多方面入手搞好人事檔案基礎工作,充分提高人事檔案生命力。一份完整全面真實動態(tài)的人事檔案才能充分發(fā)揮其自身價值這就要求企業(yè)管檔人員打好基礎。持續(xù)搞好人事檔案日?;A工作,發(fā)揮檔案持久生命力。

        1.保障人事檔案的資料完整全面性

        保障人事檔案的資料完整全面性,力爭人事檔案的完善度,內(nèi)容空洞的人事檔案是沒有說服力和可信度的。

        人事檔案從業(yè)者都知道人事檔案涵蓋了十大項內(nèi)容,包含員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、學歷培訓、政治歷史、人黨人團、獎勵、處分、任免、工資等。目前人事檔案工作中存在檔案材料缺失、信息量不足的問題,無法準確有效的反映個人的全面信息,失去了人事檔案信息資源的功能和服務的意義。針對現(xiàn)狀應變被動等待為主動工作,發(fā)現(xiàn)問題及時解決問題,切實改變?nèi)耸聶n案因內(nèi)容的陳舊不全面而造成的檔案利用的局限性,根據(jù)工作發(fā)展需要充實人事檔案內(nèi)容,如;組織填寫履歷表,對現(xiàn)缺失材料和手續(xù)不完備的檔案主動積極聯(lián)系有關(guān)檔案當事人或相關(guān)業(yè)務部門補充。日常工作中也要積極聯(lián)系人事材料形成部門,主動搜集應歸檔案資料,完善檔案內(nèi)容,提高資料全面性。

        2.確保人事檔案的內(nèi)容真實性

        真實性是人事檔案的生命,沒有這一特點人事檔案也就失去了其存在的意義和利用價值。

        近年來,各地干部檔案造假現(xiàn)象的曝光度增加,提及出現(xiàn)的問題在年齡、工齡、學歷、身份等方面。在中紀委公布的2014年中央巡視組兩輪巡視整改情況中,巡視涉及多個省份中提及干部檔案造假。

        根據(jù)全國統(tǒng)一工作安排,目前,各級組織人事部門正在對干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作,直接向干部人事檔案造假亂象“亮劍”。在全國抓人事檔案工作的大背景下,人事檔案工作應從入口關(guān)、源頭抓起,嚴把檔案生命線。增強材料來源處聯(lián)系核查體系,嚴禁虛假材料入檔;加強人事檔案管理員職業(yè)素質(zhì),嚴禁涂改偽造檔案;提高人事部門負責人責任意識,嚴守人事檔案紀律,才能為企業(yè)用人提供可靠依據(jù)。從而增強確保材料客觀真實,做到人事檔案工作的弊政風清,避免人事檔案造假的危害性,維護正常的選人用人機制。使許多有能力有才華、苦干實干的人才,得到應有的肯定。

        3.嚴格執(zhí)行人事檔案的整理裝訂規(guī)范化

        人事檔案整理裝訂看似是繁瑣無味、重復、技術(shù)含量不高的一項工作,但確是開展人事檔案管理、服務工作的前提,也有包含許多環(huán)節(jié),同時也能最直觀體現(xiàn)人事檔案工作風貌。細微之處見管理,一本合格的人事檔案不論從外觀到內(nèi)容都要嚴格按照規(guī)定執(zhí)行,它是人事檔案工作成果的最終體現(xiàn),也是一項考驗人事檔案人員綜合能力工作內(nèi)容。首先,從檔案外觀要符合規(guī)定標準,采取統(tǒng)一的盒裝標準,裝訂整理要細致整齊。第二,檔案內(nèi)容材料要做到分類準確、編排有序、目錄清楚。避免錯裝、漏裝、倒裝等問題,有損檔案質(zhì)量,影響人事檔案工作。

        4.保障時效性,注重對干部信息的更新

        人事檔案管理是一項延續(xù)性很強工作,一份過時的人事檔案信息,發(fā)揮的作用是有限的。每個人的信息資料隨著時間推移在不斷變化著,如:有的人職務任免、有的人職稱晉升、有的人取得后續(xù)學歷、有的人單位調(diào)動等等,檔案人員需要不斷的收集整理歸納新產(chǎn)生的檔案資料,及時更新將確保檔案資料信息的鮮活度,更能反映一個人的現(xiàn)實狀況??s短人事檔案與與員工情況的“時間差”,真正達到檔若其人的最新資訊。

        5.認真做好檔案保管

        努力確保人事檔案材料完整,嚴防材料缺失毀損,這是檔案保管的主要任務,也是提供人事檔案服務重要保障。

        三、以人為本加強人事檔案從業(yè)隊伍建設,推動檔案事業(yè)延續(xù)和發(fā)展

        作為人事檔案的工作人員應當愛崗敬業(yè),忠于職守,遵守紀律,保守秘密,具備人事檔案專業(yè)業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化操作技能,才能更好的提供人事檔案服務工作。

        1.人事檔案管理者樹立和培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

        人事檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠不容易引人注目,是一項默默無聞的工作。從事人事檔案工作,需要具備良好的職業(yè)道德,能夠不計得失,甘于默默奉獻,才能做好這項工作。檔案工作人員應具備較強的保密意識,對能說的、能做的、不能說的、不能做的,把握好規(guī)定原則,嚴格按規(guī)定接收、鑒別、整理、保管、提供、轉(zhuǎn)遞和銷毀檔案材料,以確保人事檔案機密的絕對安全。

        2.人事檔案管理者自身素質(zhì)和職業(yè)技能的提高

        既要學習專業(yè)文化知識又要不斷提升電子信息設備操作技能。由于人事檔案管理信息化,文檔處理一體化,人事檔案保存技術(shù)升級化,對人事檔案人員提出了更高的要求。培養(yǎng)既懂人事檔案知識又懂計算機信息技術(shù)的新的復合人才,以適應現(xiàn)代化人事檔案信息管理和服務的需要。人事檔案工作中還需要對復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、計算機等現(xiàn)代化辦公設備熟練運用。

        3.合理規(guī)劃人事檔案管理人員職業(yè)生涯,做好梯隊建設

        有些企業(yè)缺乏重視度,對檔案人才忽視關(guān)心,沒有為他們提供設計明確的職業(yè)晉升、獎勵制度,職業(yè)生涯規(guī)劃,不利于企業(yè)人事檔案工作開展。可能造成檔案人才流失與斷層,應通過培訓、交流、深造、專業(yè)比賽、轉(zhuǎn)崗晉升等多種形式,以保障檔案人才持續(xù)發(fā)展。

        四、保持人事檔案與時俱進,推動檔案信息化管理建設,探索檔案利用方式,提高檔案利用效率

        在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的時代里,干部人事檔案的信息化管理也遇到了良好的發(fā)展環(huán)境和機遇,有效利用現(xiàn)有的檔案資源,運用數(shù)字化技術(shù),對紙質(zhì)檔案材料實施數(shù)字化掃描,與公文處理系統(tǒng)進行有機融合,實行紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案雙重備份,為開發(fā)利用干部人事檔案搭建電子平臺,成為未來的發(fā)展趨勢。

        利用這次開展審核的工作契機,從零開始全面梳理員工人事檔案信息資料,做到底子清、信息真、說服力強,公眾可信度高的、強有力的人事檔案支持數(shù)據(jù)庫,并同時安排專人錄入電子信息庫形成獨立、資信度、可靠性的人事檔案電子語言,便于批量信息查詢、匯總、分析、決策。在有條件的企業(yè)全面推開真正意義上的人事電子檔案。

        充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在干部人事檔案中的應用,把信息庫轉(zhuǎn)變成為組織、人事部門發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫,制定企業(yè)人才戰(zhàn)略的大數(shù)據(jù)決策依據(jù)。在高度信息化的今天,檔案的信息化管理已經(jīng)是大勢所趨,合理、安全、準確的管理檔案是一個系統(tǒng)的工程。

        另外在以往傳統(tǒng)的閱覽、借閱、復印、證明等服務方式外,可以探索合理合規(guī)使用電話、信函、網(wǎng)絡等服務途徑。

        綜上所述,人事檔案是經(jīng)過日積月累形成的個人歷史信息記載,嚴格從檔案日常工作抓起,嚴守檔案紀律,嚴把檔案工作宗旨,緊密聯(lián)系時代發(fā)展,積極創(chuàng)新,充分發(fā)揮檔案資源的信息優(yōu)勢,才能充分發(fā)揮好人事檔案作用。

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