劉艷麗

摘要：現(xiàn)階段按照各級(jí)文件工作精神，全國(guó)各地正在開展干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作，人事檔案的現(xiàn)狀和重要性，也再度進(jìn)入公眾視野，受到大部分人們的關(guān)注，企業(yè)也將這一工作推上重要議事日程。在這一工作契機(jī)下，提高檔案意識(shí)促進(jìn)人事檔案工作發(fā)展，充分發(fā)揮人事檔案作用，也引發(fā)了人事檔案部門思考。

關(guān)鍵詞：發(fā)揮 人事檔案 作用

人事檔案是社會(huì)公共信息的重要組成部分，是人才信息的重要載體，它主要反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、任務(wù)能力等情況。對(duì)企業(yè)而言人事檔案是了解人才基本信息的第一窗口，是合理配置人力資源的基本依據(jù)，是選人用人的大數(shù)據(jù)庫，是企業(yè)人力資源管理體系的重要組成部分。特別是在加強(qiáng)企業(yè)管理層人才和技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)造就大批優(yōu)秀人才的人才強(qiáng)企戰(zhàn)略中，人事檔案起到了基礎(chǔ)和決策依據(jù)的作用。

發(fā)揮好干部人事檔案作用本文從以下幾點(diǎn)考慮。

一、加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視度

人事檔案工作作為一種信息資源，在企業(yè)中只能起到內(nèi)部服務(wù)功能的作用。所以大家認(rèn)識(shí)度不夠，重視度不高，也使得人事檔案管理存在的問題得不到改善，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。員工個(gè)人因?yàn)闊o法直接接觸自己的人事檔案，因而察覺不到檔案為自己帶來的各種服務(wù)功能，所以在日常積累中忽略。

首先是要樹立并提高檔案意識(shí)。思想意識(shí)決定行為動(dòng)態(tài)，只有大家意識(shí)到人事檔案的重要性和它的作用，才能很好的發(fā)揮出它的作用。

對(duì)企業(yè)來說在人事管理工作中，如何發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、培養(yǎng)人才、綜合資源信息分析利用、制定人才戰(zhàn)略措施，那就需要能夠全面地了解每一個(gè)人，不僅要了解他的思想品德、政治表現(xiàn)，還要知曉其業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、興趣愛好、技術(shù)水平、組織和管理才能；既要了解其過去，又要了解其現(xiàn)在?？刹捎梅椒ㄍ緩匠送ㄟ^在現(xiàn)實(shí)工作中進(jìn)行直接考察外，還可以借助查閱人事檔案。

對(duì)職工個(gè)人來說，轉(zhuǎn)正定級(jí)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)審、薪酬調(diào)整、工作調(diào)動(dòng)、辦理退休、參加社會(huì)保險(xiǎn)、查檔開具歷史資料證明等諸多方面與職工切身利益相關(guān)的方面發(fā)揮重要作用。

還要通過座談會(huì)、宣傳欄、電子新聞信息發(fā)布、講座、同行業(yè)交流等多種形式宣傳人事檔案重要性。領(lǐng)導(dǎo)層要有高度責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)并切實(shí)幫助解決人事檔案工作中遇到的實(shí)際問題。企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)形成或加大人事檔案資金投入力度和政策制度支持，督促形成人事檔案工作者、人事檔案形成者、人事檔案關(guān)聯(lián)部門、人事檔案利用者及領(lǐng)導(dǎo)、部門各盡其責(zé)的良好局面，從而發(fā)揮好人事檔案作用。

二、切實(shí)抓好人事檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案利用價(jià)值

從人事檔案特點(diǎn)出發(fā)，從多方面入手搞好人事檔案基礎(chǔ)工作，充分提高人事檔案生命力。一份完整全面真實(shí)動(dòng)態(tài)的人事檔案才能充分發(fā)揮其自身價(jià)值這就要求企業(yè)管檔人員打好基礎(chǔ)。持續(xù)搞好人事檔案日?；A(chǔ)工作，發(fā)揮檔案持久生命力。

1.保障人事檔案的資料完整全面性

保障人事檔案的資料完整全面性，力爭(zhēng)人事檔案的完善度，內(nèi)容空洞的人事檔案是沒有說服力和可信度的。

人事檔案從業(yè)者都知道人事檔案涵蓋了十大項(xiàng)內(nèi)容，包含員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、學(xué)歷培訓(xùn)、政治歷史、人黨人團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等。目前人事檔案工作中存在檔案材料缺失、信息量不足的問題，無法準(zhǔn)確有效的反映個(gè)人的全面信息，失去了人事檔案信息資源的功能和服務(wù)的意義。針對(duì)現(xiàn)狀應(yīng)變被動(dòng)等待為主動(dòng)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題，切實(shí)改變?nèi)耸聶n案因內(nèi)容的陳舊不全面而造成的檔案利用的局限性，根據(jù)工作發(fā)展需要充實(shí)人事檔案內(nèi)容，如；組織填寫履歷表，對(duì)現(xiàn)缺失材料和手續(xù)不完備的檔案主動(dòng)積極聯(lián)系有關(guān)檔案當(dāng)事人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充。日常工作中也要積極聯(lián)系人事材料形成部門，主動(dòng)搜集應(yīng)歸檔案資料，完善檔案內(nèi)容，提高資料全面性。

2.確保人事檔案的內(nèi)容真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案的生命，沒有這一特點(diǎn)人事檔案也就失去了其存在的意義和利用價(jià)值。

近年來，各地干部檔案造假現(xiàn)象的曝光度增加，提及出現(xiàn)的問題在年齡、工齡、學(xué)歷、身份等方面。在中紀(jì)委公布的2014年中央巡視組兩輪巡視整改情況中，巡視涉及多個(gè)省份中提及干部檔案造假。

根據(jù)全國(guó)統(tǒng)一工作安排，目前，各級(jí)組織人事部門正在對(duì)干部人事檔案“三齡兩歷一身份”審核工作，直接向干部人事檔案造假亂象“亮劍”。在全國(guó)抓人事檔案工作的大背景下，人事檔案工作應(yīng)從入口關(guān)、源頭抓起，嚴(yán)把檔案生命線。增強(qiáng)材料來源處聯(lián)系核查體系，嚴(yán)禁虛假材料入檔；加強(qiáng)人事檔案管理員職業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)禁涂改偽造檔案；提高人事部門負(fù)責(zé)人責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)守人事檔案紀(jì)律，才能為企業(yè)用人提供可靠依據(jù)。從而增強(qiáng)確保材料客觀真實(shí)，做到人事檔案工作的弊政風(fēng)清，避免人事檔案造假的危害性，維護(hù)正常的選人用人機(jī)制。使許多有能力有才華、苦干實(shí)干的人才，得到應(yīng)有的肯定。

3.嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的整理裝訂規(guī)范化

人事檔案整理裝訂看似是繁瑣無味、重復(fù)、技術(shù)含量不高的一項(xiàng)工作，但確是開展人事檔案管理、服務(wù)工作的前提，也有包含許多環(huán)節(jié)，同時(shí)也能最直觀體現(xiàn)人事檔案工作風(fēng)貌。細(xì)微之處見管理，一本合格的人事檔案不論從外觀到內(nèi)容都要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，它是人事檔案工作成果的最終體現(xiàn)，也是一項(xiàng)考驗(yàn)人事檔案人員綜合能力工作內(nèi)容。首先，從檔案外觀要符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采取統(tǒng)一的盒裝標(biāo)準(zhǔn)，裝訂整理要細(xì)致整齊。第二，檔案內(nèi)容材料要做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚。避免錯(cuò)裝、漏裝、倒裝等問題，有損檔案質(zhì)量，影響人事檔案工作。

4.保障時(shí)效性，注重對(duì)干部信息的更新

人事檔案管理是一項(xiàng)延續(xù)性很強(qiáng)工作，一份過時(shí)的人事檔案信息，發(fā)揮的作用是有限的。每個(gè)人的信息資料隨著時(shí)間推移在不斷變化著，如：有的人職務(wù)任免、有的人職稱晉升、有的人取得后續(xù)學(xué)歷、有的人單位調(diào)動(dòng)等等，檔案人員需要不斷的收集整理歸納新產(chǎn)生的檔案資料，及時(shí)更新將確保檔案資料信息的鮮活度，更能反映一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)狀況?？s短人事檔案與與員工情況的“時(shí)間差”，真正達(dá)到檔若其人的最新資訊。

5.認(rèn)真做好檔案保管

努力確保人事檔案材料完整，嚴(yán)防材料缺失毀損，這是檔案保管的主要任務(wù)，也是提供人事檔案服務(wù)重要保障。

三、以人為本加強(qiáng)人事檔案從業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)延續(xù)和發(fā)展

作為人事檔案的工作人員應(yīng)當(dāng)愛崗敬業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，具備人事檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化操作技能，才能更好的提供人事檔案服務(wù)工作。

1.人事檔案管理者樹立和培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

人事檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠(yuǎn)不容易引人注目，是一項(xiàng)默默無聞的工作。從事人事檔案工作，需要具備良好的職業(yè)道德，能夠不計(jì)得失，甘于默默奉獻(xiàn)，才能做好這項(xiàng)工作。檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，對(duì)能說的、能做的、不能說的、不能做的，把握好規(guī)定原則，嚴(yán)格按規(guī)定接收、鑒別、整理、保管、提供、轉(zhuǎn)遞和銷毀檔案材料，以確保人事檔案機(jī)密的絕對(duì)安全。

2.人事檔案管理者自身素質(zhì)和職業(yè)技能的提高

既要學(xué)習(xí)專業(yè)文化知識(shí)又要不斷提升電子信息設(shè)備操作技能。由于人事檔案管理信息化，文檔處理一體化，人事檔案保存技術(shù)升級(jí)化，對(duì)人事檔案人員提出了更高的要求。培養(yǎng)既懂人事檔案知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的新的復(fù)合人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案信息管理和服務(wù)的需要。人事檔案工作中還需要對(duì)復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備熟練運(yùn)用。

3.合理規(guī)劃人事檔案管理人員職業(yè)生涯，做好梯隊(duì)建設(shè)

有些企業(yè)缺乏重視度，對(duì)檔案人才忽視關(guān)心，沒有為他們提供設(shè)計(jì)明確的職業(yè)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)制度，職業(yè)生涯規(guī)劃，不利于企業(yè)人事檔案工作開展。可能造成檔案人才流失與斷層，應(yīng)通過培訓(xùn)、交流、深造、專業(yè)比賽、轉(zhuǎn)崗晉升等多種形式，以保障檔案人才持續(xù)發(fā)展。

四、保持人事檔案與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)，探索檔案利用方式，提高檔案利用效率

在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代里，干部人事檔案的信息化管理也遇到了良好的發(fā)展環(huán)境和機(jī)遇，有效利用現(xiàn)有的檔案資源，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案材料實(shí)施數(shù)字化掃描，與公文處理系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)融合，實(shí)行紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案雙重備份，為開發(fā)利用干部人事檔案搭建電子平臺(tái)，成為未來的發(fā)展趨勢(shì)。

利用這次開展審核的工作契機(jī)，從零開始全面梳理員工人事檔案信息資料，做到底子清、信息真、說服力強(qiáng)，公眾可信度高的、強(qiáng)有力的人事檔案支持?jǐn)?shù)據(jù)庫，并同時(shí)安排專人錄入電子信息庫形成獨(dú)立、資信度、可靠性的人事檔案電子語言，便于批量信息查詢、匯總、分析、決策。在有條件的企業(yè)全面推開真正意義上的人事電子檔案。

充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在干部人事檔案中的應(yīng)用，把信息庫轉(zhuǎn)變成為組織、人事部門發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫，制定企業(yè)人才戰(zhàn)略的大數(shù)據(jù)決策依據(jù)。在高度信息化的今天，檔案的信息化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，合理、安全、準(zhǔn)確的管理檔案是一個(gè)系統(tǒng)的工程。

另外在以往傳統(tǒng)的閱覽、借閱、復(fù)印、證明等服務(wù)方式外，可以探索合理合規(guī)使用電話、信函、網(wǎng)絡(luò)等服務(wù)途徑。

綜上所述，人事檔案是經(jīng)過日積月累形成的個(gè)人歷史信息記載，嚴(yán)格從檔案日常工作抓起，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，嚴(yán)把檔案工作宗旨，緊密聯(lián)系時(shí)代發(fā)展，積極創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案資源的信息優(yōu)勢(shì)，才能充分發(fā)揮好人事檔案作用。