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        關于成人教育學籍檔案優(yōu)化管理的對策研究

        2016-08-11 10:17:10陳偉泉
        人力資源管理 2016年6期
        關鍵詞:檔案信息成人教育

        陳偉泉

        摘要:就廣東地區(qū)成人教育學籍檔案管理現(xiàn)狀進行分析,提出成人教育中學籍檔案管理過程中的難點,其中包括學籍內(nèi)容繁雜、學籍管理人員缺乏專業(yè)能力等。針對這些問題,在成人檔案管理過程中,相關人員需要完善學籍信息、保證學籍內(nèi)容的準確性和規(guī)范性,進而使學籍檔案管理工作得到優(yōu)化。

        關鍵詞:成人教育 學籍檔案優(yōu)化 檔案信息

        隨著社會的進步,“繼續(xù)教育”越來越受到人們的關注,成人教育為“繼續(xù)教育”的發(fā)展做出了重要貢獻。但是在實施過程中,也出現(xiàn)了一些問題,例如學籍檔案管理落后等。因此相關管理人員需要加大對這一問題重視力度,并制定出切實可行的管理政策,為成人教育的發(fā)展奠定堅實的基礎。

        一、成人教育學籍檔案管理的難點

        成人教育屬于組織中的一個教育過程,不管是否正規(guī),在社會上均被視為成年人增長能力的方式。成人教育的辦學形式中,如學習形式、學歷層次、學習方式等存在著多樣性特點。因此需要記載的材料復雜多樣,各種資料的收集具有一定的難度,具體表現(xiàn)為:

        1.學習檔案管理中漏洞較多,管理較為混亂

        在這種問題下,成人教育學籍檔案中存在較多的漏洞,使學籍材料不夠齊全。同時由于因為辦學周期較長,涉及的方面較廣,導致建檔和歸檔困難。辦學層次和辦學種類的繁多,造成時間的編目和組卷工作十分混亂。

        2.管理人員專業(yè)能力不足

        在檔案管理過程中,人員隊伍素質(zhì)不高,很多管理人員并不是相關專業(yè)畢業(yè)的,這就造成檔案管理工作十分薄弱。

        3.學籍檔案管理手段不夠完善

        部分辦學機構管理層,對于現(xiàn)代化檔案管理技術手段不是十分了解,導致管理難以滿足社會的需要。有些院校還沒有使用檔案管理相關軟件,這就導致檔案信息存在重復勞動現(xiàn)象,檔案管理工作效率低下。

        二、優(yōu)化成人教育教學檔案管理對策

        1.補充學籍檔案信息,完善學籍材料

        為了完善成人學籍檔案內(nèi)容,管理人員要對材料進行嚴格要求,具體內(nèi)容如下:第一,當學生入學后,要及時將檔案收回,作出適當整理后,交給學校學籍部保存。這樣做的主要目的是為了防止學籍遺失,以便日后建檔。第二,當學生入學進行學籍表格填寫時,要求學生統(tǒng)一貼上彩色尺寸照片,禁止學籍無照片現(xiàn)象出現(xiàn)。第三,每份學籍檔案中必須具備學生的入學通知書、考生信息、學生成績單、登記表、學習卡以及實習考核鑒定等所有與學生相關的材料,從而保證有據(jù)可查。

        2.保證學籍檔案的準確性和規(guī)范性

        (1)嚴肅成績管理。學生成績直接反映學生的學習情況,嚴肅學生成績管理主要通過以下方面著手:一是對管理手段做出適當?shù)母倪M,開發(fā)并充分利用具有專業(yè)性的學籍管理軟件。二是加強監(jiān)管力度,禁止任何人員或者單位對學生學籍中信息進行改動或者取消。三是對網(wǎng)絡安全進行嚴格管理,禁止非法人員通過網(wǎng)絡途徑對學生成績做出惡意改動或者破壞。

        (2)對學籍檔案的書寫規(guī)格進行統(tǒng)一。學籍的書寫不僅要清晰美觀,其規(guī)格也要統(tǒng)一。對于學籍檔案的規(guī)范需要從以下幾點入手:一是在學籍中的表格必填項目不能留白。二是必須使用黑色碳素筆填寫學籍內(nèi)容,禁止使用藍色墨水和鉛筆進行書寫。三是學生出生日期必須填寫,內(nèi)容要和學生身份證一致。四是文字要采用簡體中文。

        (3)依照法定程序?qū)W籍信息進行修改。對于涉及到學生個人信息,例如學生姓名、身份證號等,在原則上是不允許更改的。如果有必要,需要遵循以下幾個步驟進行更改:一是學生本人填寫,并向有關部門提交《學籍信息變更申請表》。二是以公安機關提供的戶籍證明為依據(jù),并提供相關材料和復印件。三是對證明材料做出嚴格審核和驗證。四是將申請交由學院領導審批,如果學院不同意進行更改,需要及時通知學生。五是如同意更改,需要將文件抄送上級部門進行備案。六是向?qū)W生下發(fā)同意修改文件,同時將文件進行上報,并將有關信息進行掛網(wǎng)處理。如果學籍檔案中的信息正確,學生已領取完畢業(yè)證書,則不允許進行修改。

        (4)保證學籍檔案的正確性。學籍檔案中最為重要的就是其真實性。成人教育的學生畢業(yè)之后,只有學籍卡是保留在學校的,其他先關文件均被加蓋公章后,交由原單位的人事部門人員管理,或者將其存放在當?shù)氐娜瞬沤涣髦行摹=鼛啄?,各個用人單位對學生的學籍檔案越來越重視。學籍檔案中的內(nèi)容如果缺乏一定的針對性特點,不利于人才的選拔。因此,相關教師或者管理者需要實事求是的對學生的各方面行為、能力等做出綜合評價。學籍檔案的相關管理部門需要充分發(fā)揮其監(jiān)督功能,對班主任填寫內(nèi)容作出嚴格監(jiān)督,禁止學生本人對檔案進行填寫,防止虛假行為的出現(xiàn),進而保障成人教育學籍檔案的真實性。

        總而言之,在實施成人教育學籍檔案管理過程中,相關管理部門首要加強管理人才隊伍的建設,同時嚴格管理程序,建立健全的管理體系。另外,在管理過程中,要加強對學生成績的管理,規(guī)范學籍書寫格式,進而保證學籍檔案的真實、有效。

        參考文獻

        [1]呂冬梅.現(xiàn)代信息技術在高校成人教育學籍檔案管理中的應用[J].中國成人教育,2014(3):64-65

        [2]胡靜.新形勢下成人教育學籍檔案管理的問題及對策研究[J].西北成人教育學院學報,2014(3):4-6

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