林建文

摘要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的人才流動(dòng)速度已經(jīng)越來(lái)越快，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，改革人事檔案管理已成為必然趨勢(shì)。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了一些合理的應(yīng)對(duì)措施和創(chuàng)新設(shè)想，以供大家商榷。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理改革 思考

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，尤其是機(jī)構(gòu)改革和人事制度改革的深入推進(jìn)，人力資源的流動(dòng)日益加快，人口流動(dòng)已成為一種無(wú)法逆轉(zhuǎn)的事實(shí)，給原有的人事檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期如何改革創(chuàng)新人事檔案管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，顯得尤為重要。

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案，能全面準(zhǔn)確地記載一個(gè)人的經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等信息，并對(duì)此人的工作效率、社會(huì)閱歷以及個(gè)人的綜合素質(zhì)等進(jìn)行鑒定，是真實(shí)考察和了解一個(gè)人的依據(jù)。

具體來(lái)說(shuō)，它的重要性主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：一是管理者“知人善用”的客觀(guān)依據(jù)；二是澄清個(gè)人歷史問(wèn)題的真實(shí)憑證和依據(jù)；三是人才開(kāi)發(fā)的重要信息來(lái)源；四是某些歷史事實(shí)的佐證；五是其他工作的參考資料。

總之，人事檔案無(wú)論對(duì)國(guó)家、單位和個(gè)人都有著不可替代的作用。

由此可見(jiàn)，人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理。

二、人事檔案管理改革的若干問(wèn)題

1.人事檔案管理理念落后

管理理念對(duì)于人事檔案管理具有重要影響。但遺憾的是，很多人對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，忽視了管理工程的重要性。管理者對(duì)人事檔案管理不夠重視，使相關(guān)管理制度缺乏實(shí)施力度，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展停滯不前。具體表現(xiàn)為兩點(diǎn)：

一是思想認(rèn)識(shí)陳舊片面。隨著各項(xiàng)工作重心的轉(zhuǎn)移，過(guò)去的組織人事政審工作相對(duì)減少，很多人便因此片面地認(rèn)為人事檔案沒(méi)什么用處了，可以棄之不理；

二是受一些私營(yíng)企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，滋生“要不要人事檔案無(wú)所謂”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。同時(shí)，在實(shí)際工作中，一些領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)人事檔案工作不予重視，檔案工作自然無(wú)法做好。

2.人事檔案的所有權(quán)模糊

我國(guó)人事檔案管理所有權(quán)形式包括：國(guó)家所有、集體所有與個(gè)人所有。然而，目前，我們對(duì)于人事檔案所有權(quán)問(wèn)題的歸屬，仍然還比較模糊。正是因?yàn)檫@樣，造成了企業(yè)與員工在人事檔案管理中出現(xiàn)混亂，人們不清楚人事檔案管理所有權(quán)屬于誰(shuí)，從而就出現(xiàn)了一系列疑問(wèn)和誤解，嚴(yán)重制約了我國(guó)人事制度的創(chuàng)新改革。

3.人事檔案人權(quán)保障存在問(wèn)題

目前，我國(guó)所推行的人事檔案管理制度，從某種意義上講，已經(jīng)剝奪了人事檔案相對(duì)人應(yīng)當(dāng)享有的基本民主權(quán)利。例如，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定：不允許本人查閱自己的人事檔案。由此，帶來(lái)了個(gè)人的基本數(shù)據(jù)真假存在疑問(wèn)、檔案管理中有損害人的權(quán)益的問(wèn)題、人事檔案內(nèi)容上無(wú)法進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理、不知道自己最新的信息是否記錄在案等等一系列問(wèn)題?，F(xiàn)有的人事檔案制度剝奪了相對(duì)人的知情權(quán)，公民的工作熱情和發(fā)展都受到了嚴(yán)重影響。

4.人事檔案的管理權(quán)存在爭(zhēng)議

現(xiàn)行的人事檔案管理權(quán)制度不能很好地適應(yīng)我國(guó)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展：

首先，我國(guó)人事檔案的管理權(quán)存在著多頭管理問(wèn)題，很多的部門(mén)或者公開(kāi)或者間接地管理著，無(wú)論是勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)、事業(yè)管理部門(mén)還是相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，都在管理相對(duì)人的檔案，甚至將檔案的管理和控制變成了謀取私利的手段。

其次，還有一個(gè)現(xiàn)象就是存在著無(wú)人管的問(wèn)題，很多機(jī)構(gòu)只是履行著一些收發(fā)的手續(xù)，缺乏動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的陳舊，無(wú)法應(yīng)對(duì)當(dāng)前的新的人事情況。

5.人事檔案的管理模式落后

人事檔案的管理模式，就目前來(lái)說(shuō)基本上是沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的封閉式管理。但是，隨著社會(huì)的發(fā)展，人員的流動(dòng)性也越來(lái)越大，這種封閉的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的人事檔案管理需求。封閉式的檔案管理模式存在著很多的弊端，例如導(dǎo)致人才不能合理的流動(dòng)、內(nèi)容陳舊、功能程式化、結(jié)構(gòu)失衡等；由于人事檔案管理模式的封閉性，各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間缺乏聯(lián)系，在人事檔案的轉(zhuǎn)移過(guò)程中檔案丟失、棄檔，擅自扣檔、擅自帶檔等情況也非常普遍。這些弊端與當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來(lái)越不協(xié)調(diào)。

三、解決人事檔案管理改革問(wèn)題的措施分析

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理的第一步在于及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，充分突出人事檔案的公共服務(wù)功能，將之前的政治控制與個(gè)人身份之間的關(guān)系進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)人事檔案信用管理功能逐步進(jìn)行強(qiáng)化。提高檔案管理人員的政治水平、業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵因素，同時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充和完善人事檔案材料，創(chuàng)新人事檔案的內(nèi)容管理。根據(jù)社會(huì)發(fā)展，制定不同類(lèi)型的人才歸檔標(biāo)準(zhǔn)，改變過(guò)去千人一面的管理狀態(tài)。

2.明確所有權(quán)歸屬

我國(guó)政策制定部門(mén)應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對(duì)檔案的所有權(quán)進(jìn)行正確厘定，明確所有權(quán)屬于國(guó)家，檔案管理是為了更好地落實(shí)我國(guó)的人才戰(zhàn)略，為了更好地維護(hù)國(guó)家利益，必須注重對(duì)檔案的管理，將人事檔案的管理費(fèi)用納入政府的財(cái)政預(yù)算。

3.改革人權(quán)保障制度

針對(duì)人事檔案管理中存在著人權(quán)保障的問(wèn)題，需要進(jìn)行以下幾方面的改革：

首先，修改人事檔案管理當(dāng)中的不合理制度，保障人事檔案相對(duì)人應(yīng)該享有的最基本的權(quán)利以及獲得權(quán)力的最基本方式。

其次，需要明確人事檔案中的相對(duì)人對(duì)自己檔案知情的權(quán)利，允許個(gè)人根據(jù)工作需要，依照完善的手續(xù)和規(guī)范的程序，隨時(shí)查閱個(gè)人的檔案信息。

再次，制定有關(guān)的規(guī)定，允許相對(duì)人可以對(duì)自己的檔案的內(nèi)容提出相關(guān)的修改意見(jiàn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分尊重檔案相對(duì)人的要求并提供最大的幫助，服務(wù)個(gè)人需求。

4.落實(shí)檔案管理權(quán)

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理權(quán)所存在的問(wèn)題：

首先，公共部門(mén)的人事檔案，需要進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理，采用層層管理的方式，當(dāng)有人員流動(dòng)的時(shí)候，需要按照人事管理的規(guī)定有序地進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，并且要通知相對(duì)人檔案的去向。

其次，對(duì)于那些非公制單位的人事管理應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)。用人單位需要按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，為員工建立健全的人事檔案，內(nèi)容要齊全：工作情況、誠(chéng)信狀況以及工作能力等等。人員流動(dòng)、離職、病故時(shí)，應(yīng)及時(shí)將相對(duì)人的檔案交給國(guó)家管理部門(mén)，不得私自銷(xiāo)毀。

5.加強(qiáng)管理模式的創(chuàng)新和完善

改革人事檔案管理模式，充分體現(xiàn)選用人才的政策精神，能有力地促進(jìn)人才的合理的流動(dòng)：

首先，變封閉式管理為開(kāi)放式管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的流動(dòng)優(yōu)勢(shì)越發(fā)明顯，人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式將成為一種通用的管理模式。對(duì)不屬于個(gè)人隱私，能反映個(gè)人能力等方面的信息，應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，真正做到檔案管理由封閉變?yōu)殚_(kāi)放式管理，為人事檔案提供更廣闊的生存和發(fā)展的空間，從而促進(jìn)人事檔案管理自身的改革和創(chuàng)新。

其次，加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。運(yùn)用高新科技對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，同時(shí)借助發(fā)達(dá)便捷的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地查閱，為人才迅速流動(dòng)提供保證，為人力資源部門(mén)和組織部門(mén)選拔人才提供條件，為人才的合理利用提供便捷，為社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展提供優(yōu)秀的人力資源。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，人事檔案將越來(lái)越顯示它應(yīng)有的價(jià)值。改變過(guò)去不合理的思想和落后的管理刻不容緩。只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷地改革創(chuàng)新，才能使人事檔案信息由單純的存放走向應(yīng)用，更好地服務(wù)于社會(huì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息利用的有效性、及時(shí)性。

參考文獻(xiàn)

[1]孫麗，邵文，李冰.關(guān)于加強(qiáng)人事檔案管理改革的若干思考[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2015（3）：135，97

[2]孟麗君.我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J]. 赤子（上中旬），2015（13）：208

[3]段新宇.芻議人事檔案管理改革的若干問(wèn)題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015（15）：178-179

[4]趙風(fēng)章.針對(duì)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J].才智，2015（26）：316

[5]曹安愉.淺析我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J].科技展望，2015（27）：234