趙子瓏

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，為人們的生活帶來(lái)了更多的便利，人事檔案管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須做好的一項(xiàng)管理事務(wù)，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，對(duì)于加快企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)具有重要意義。在新的發(fā)展時(shí)期，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)引起了企業(yè)的廣泛關(guān)注，文章以其重要意義為出發(fā)點(diǎn)，指出了當(dāng)前建設(shè)過(guò)程中存在的問題，針對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施進(jìn)行了詳細(xì)討論，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要意義；措施

人事檔案管理是指企業(yè)對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行收集、整理、保存，在需要相應(yīng)檔案信息的時(shí)候進(jìn)行查找、利用的一項(xiàng)工作，人事檔案能夠全面、準(zhǔn)確的將企業(yè)員工的個(gè)人履歷、思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等綜合情況反應(yīng)出來(lái)，是企業(yè)優(yōu)化人員組成結(jié)構(gòu)的重要參考。人事檔案管理是企業(yè)管理的組成部分，管理方法和管理模式會(huì)根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)發(fā)生相應(yīng)的變化，對(duì)管理方法和管理模式進(jìn)行革新和完善是當(dāng)前人事檔案管理的重要工作方向。

1 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)

人事檔案是一種最原始的信息資源，做好人事檔案的管理工作，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息資源加以充分、合理利用，是企業(yè)自身發(fā)展的需要，同時(shí)也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的必要措施。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)了我國(guó)信息化社會(huì)的建設(shè)步伐，作為社會(huì)發(fā)展的必不可少資源，信息資源所發(fā)揮的作用越來(lái)越重要，對(duì)信息資源加以科學(xué)利用，能夠創(chuàng)新人們的生產(chǎn)生活方式，滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需要[1]。如何將信息化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中去，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必須考慮的問題，只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，才能提高企業(yè)在信息化時(shí)代中的競(jìng)爭(zhēng)力度，適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)。

1.2 提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作大多是人力完成的，管理效率比較低，檔案信息的收集、分析難度比較大，檔案管理人員可能會(huì)出現(xiàn)工作上的紕漏，無(wú)法保證人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)企業(yè)的運(yùn)行造成不利影響。將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中去，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案信息管理中心，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的智能化特點(diǎn)，能夠自動(dòng)完成對(duì)人事檔案信息的收集、整理工作，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時(shí)更新，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時(shí)，還能最大化的保證檔案信息的時(shí)效性，為企業(yè)提供第一手的準(zhǔn)確、全面的信息；同時(shí)還可以利用網(wǎng)絡(luò)在不同部門之間完成檔案信息的共享，從不同方面對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行準(zhǔn)確定位，能夠以最快速度科學(xué)的完成人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 重視力度不足

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，認(rèn)為檔案信息沒有實(shí)質(zhì)性的作用，沒有將其作為企業(yè)的日常管理工作，在認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)中沒有提供足夠的資金支持，對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)重視力度不足，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金和人才支持，相關(guān)工作無(wú)法順利開展。企業(yè)員工在人事檔案管理信息化建設(shè)中存在思想誤區(qū)，認(rèn)為管理工作由檔案部門和管理人員完成即可，對(duì)管理工作不夠重視，沒有積極的參與到人事檔案管理信息化建設(shè)中，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程[2]。

2.2 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善

人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是以完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支持的，由于當(dāng)前的人事檔案信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善的局面，制約了檔案管理信息化的建設(shè)。在以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，缺乏對(duì)系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性的考慮，構(gòu)建完成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏整體性，不同環(huán)節(jié)之間的工作缺乏有效的配合，在采集檔案信息的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)漏洞或者重合的現(xiàn)象，檔案信息更新不及時(shí)，無(wú)法保證人事檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，檔案信息的共享難度比較大。

2.3 缺乏復(fù)合型的檔案管理人才

高素質(zhì)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，當(dāng)前的人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)，無(wú)法滿足新時(shí)期對(duì)復(fù)合型檔案管理人才的要求，在實(shí)施檔案管理信息化的過(guò)程中遇到了很大的阻礙。傳統(tǒng)的人事檔案管理對(duì)管理人員的要求較低，工作難度較小，相關(guān)工作很容易就能完成，在檔案管理模式向信息化方向轉(zhuǎn)換的時(shí)候，很多檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握不夠全面，計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏，不能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)程序，人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)難度較大。

2.4 人事檔案信息安全防護(hù)力度不足

人事檔案內(nèi)容具有機(jī)密性特點(diǎn)，在人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中必須做好檔案的保密工作，但是當(dāng)前的人事檔案信息安全防護(hù)力度不足，難以做好檔案信息的保護(hù)工作，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)造成很大影響。由于人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，在對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享過(guò)程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，對(duì)人事檔案信息的安全性造成很大威脅，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中竊取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手機(jī)密的事屢見不鮮[3]。

3 新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 提高重視力度

人事檔案管理信息化建設(shè)是優(yōu)化企業(yè)人才結(jié)構(gòu)、提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將人事檔案管理列為企業(yè)日常事務(wù)，提高檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要意義所在。結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)情，投入相應(yīng)的物力、財(cái)力，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)保障；組織專業(yè)人員加大對(duì)人事檔案管理信息化模式的研究力度，在建設(shè)過(guò)程中遇到問題的時(shí)候要及時(shí)進(jìn)行分析加以解決，確檔案管理信息化建設(shè)能夠順利完成。

3.2 加強(qiáng)軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，必須加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件的開發(fā)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和完整的檔案信息數(shù)據(jù)中心，為信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提供保證。利用各種信息技術(shù)構(gòu)建智能化的信息軟件，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，完成對(duì)人事檔案信息的自動(dòng)收集、處理，保證數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)耐暾院蜏?zhǔn)確性，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以完成對(duì)海量人事檔案信息的保存，在對(duì)信息資源進(jìn)行共享和利用的時(shí)候更加方便，推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案管理時(shí)需要由綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人員完成的，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好人事檔案管理信息化建設(shè)的一項(xiàng)必要措施。企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其在學(xué)習(xí)過(guò)程中掌握更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉檔案管理信息化系統(tǒng)的操作流程，最大化的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)中的作用。對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行定期考核，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自己的不足，通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提高自己的綜合素質(zhì)，做好人事檔案信息化管理信息化建設(shè)。

3.4 做好人事檔案的安全管理工作

信息的安全性是人事檔案管理信息化建設(shè)中必須保證的，在建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止病毒、黑客的侵入；對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，當(dāng)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異常的時(shí)候，應(yīng)該及時(shí)采取應(yīng)急措施，對(duì)損失的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行還原，保證數(shù)據(jù)信息的正常傳輸與共享。設(shè)置系統(tǒng)訪問密碼和身份驗(yàn)證，利用訪問控制軟件或者防火墻技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行控制，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行安全性的檢測(cè)，最大化的保證人事檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定、快速的發(fā)展，必須做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，提高對(duì)信息化建設(shè)的重視力度、加強(qiáng)信息軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、做好檔案信息的安全管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的更好利用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展步伐。

參考文獻(xiàn)

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