摘 要:學(xué)校檔案是學(xué)校知識資源和信息資源的重要組成部分。當(dāng)前,面對新形勢、新任務(wù)、新要求,學(xué)校檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方。本文主要對學(xué)校檔案信息化的意義、問題和對策進(jìn)行初步的研究。
關(guān)鍵詞:新形勢;學(xué)校檔案;信息化
學(xué)校檔案是指學(xué)校從事黨政管理、教學(xué)、科研以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學(xué)校檔案是學(xué)校知識資源和信息資源的重要組成部分。學(xué)校檔案工作是學(xué)校從事教學(xué)、科研和黨政管理等活動的基礎(chǔ)性管理工作,也是一項(xiàng)實(shí)踐性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。檔案的數(shù)量和質(zhì)量反映了一個學(xué)校的文化記憶和歷史積淀。當(dāng)前,面對新形勢、新任務(wù)、新要求,學(xué)校檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方。因此,檔案管理水平也是衡量一所學(xué)校基礎(chǔ)管理水平和教學(xué)工作實(shí)力的重要標(biāo)志之一。近年來,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和社會信息化的飛速發(fā)展,學(xué)校檔案信息化已經(jīng)被提到學(xué)校工作的重要議事日程上來。本文主要對學(xué)校檔案信息化的意義、問題和對策進(jìn)行初步的研究。
1 檔案信息化是學(xué)校信息化的重要組成部分
檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式,有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過程。學(xué)校檔案信息化是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心技術(shù)支撐,以信息和知識資源的充分共享為手段,以培養(yǎng)教師和學(xué)生獲取、加工、處理和利用信息與知識的能力為目標(biāo),新型的教育、學(xué)習(xí)和研究的校園檔案管理和服務(wù)平臺。
學(xué)校檔案信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化。數(shù)字化是指將文本、書本、圖片、錄音、錄像等物理信息,通過計(jì)算機(jī)、掃描儀、聲卡、視卡等設(shè)備以一定數(shù)字格式錄入并存儲。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式,不僅可降低信息的制作成本和存儲費(fèi)用,還可以大大加快信息的傳播速度和范圍,最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校檔案信息的利用依靠網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化是指將學(xué)校行政管理、信息管理、教學(xué)服務(wù)、研究開發(fā)等各類系統(tǒng)通過校園網(wǎng)連接起來,從而實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)之間的信息交換和信息服務(wù)。借助于互聯(lián)網(wǎng),使校園的教育教學(xué)資源與社會信息資源實(shí)現(xiàn)高度整合,形成完全開放、超越時空,集知識中樞、管理服務(wù)、學(xué)習(xí)科研于一體的校園平臺,并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)途徑,使信息資源成為包括全體師生員工在內(nèi)的整個社會學(xué)習(xí)共同體的共有知識財(cái)富。
實(shí)踐告訴我們,學(xué)校檔案信息化具有以下現(xiàn)實(shí)意義和作用:一是可以使學(xué)校各項(xiàng)活動中形成的核心信息資源得到集中的保存和保護(hù),確保教育教學(xué)、科研工作的可持續(xù)發(fā)展;二是學(xué)校教育、教學(xué)、教師、學(xué)員的信息資源可以得到最充分的利用,大大促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)管理,提高學(xué)校管理水平,為學(xué)校的教育、教學(xué)、科研提供服務(wù)與支持;三是校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流信息,提高部門之間協(xié)調(diào)配合的水平,提高信息工作的效率,更好地為教育教學(xué)、科研服務(wù);四是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以全面及時地了解全校各方面的信息,便于科學(xué)辦學(xué)的各項(xiàng)決策和管理;五是利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)掘社會智能潛力,形成社會資源與學(xué)校資源互補(bǔ)與整合。學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校管理水平的標(biāo)志之一,也是學(xué)校各種評估工作的依據(jù)之一。學(xué)校檔案管理有其自身的特點(diǎn),主要是:1、檔案材料比較分散,有各職能部門,有教師、學(xué)生,有各種規(guī)章制度、文件、教育教學(xué)計(jì)劃、總結(jié),學(xué)籍管理材料,有學(xué)校校本教材,教師自編教學(xué)案例、教案,歷屆成績記錄等等。2、各種材料制成的復(fù)雜性及多樣性,渠道不一,形式不同,給材料的匯總帶來一定的困難。3、時間跨度大,教學(xué)年度與行政年度不一,也給檔案的歸分帶來一定難度。因此,學(xué)校檔案信息化勢在必行,且應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校工作的重要議事日程。
2 學(xué)校檔案信息化的問題研究
學(xué)校檔案信息化應(yīng)當(dāng)遵循創(chuàng)新務(wù)實(shí)的方針。為此,須清醒地認(rèn)識目前存在的問題,才能采取切合實(shí)際的對策。當(dāng)前學(xué)校,特別是中學(xué),檔案信息化工作步履艱難。筆者長期從事中學(xué)檔案工作,現(xiàn)將了解的主要問題歸納如下:
1、思想觀念落后,重視程度不夠。
有人認(rèn)為檔案只是為本校服務(wù),服務(wù)范圍小,利用率低,檔案信息化可有可無。常常是“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,導(dǎo)致檔案管理工作滯后,檔案建設(shè)的作用不能得以發(fā)揮。因此,有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要靠手工管好紙質(zhì)檔案,做好實(shí)體檔案的收、管、用就可以了,也無需搞信息化。另外,檔案管理人員的認(rèn)識也不到位,認(rèn)為信息化離自己還比較遙遠(yuǎn),信息化是信息技術(shù)部門的事,電子文件不好管、不敢管,還是管管紙質(zhì)檔案為好。由此,有些檔案干部對檔案信息化缺乏自信心和緊迫感。
2、檔案意識薄弱,管理制度欠缺。
傳統(tǒng)的學(xué)校檔案收集范圍面狹窄,造成文書檔案接收多,科研檔案、專門檔案接收少;行政領(lǐng)域的檔案接收多,教學(xué)科研領(lǐng)域的檔案接收少;一般檔案多,特色檔案(如師生創(chuàng)作的書法、字畫等)少;紙質(zhì)檔案多,電子檔案少。此外,檔案管理還沒有形成統(tǒng)一管理的制度和機(jī)制,缺少科學(xué)、有效、配套的規(guī)章制度,各部門也大多各自為政,很難形成一個整體,也難形成定期的考核測評,一定程度上制約了人才的培養(yǎng)和科研的發(fā)展。檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制也不適應(yīng)新形勢的要求。另外,由于各部門兼職檔案員隊(duì)伍不夠健全,或兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力比較欠缺,致使檔案收集積累工作比較薄弱,歸檔文件的完整率、齊全率和準(zhǔn)確率存在一些問題。基礎(chǔ)工作的薄弱給檔案信息資源的質(zhì)量帶來先天不足,再先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備也難以解決這些問題。檔案信息資源的質(zhì)量從根本上制約了計(jì)算機(jī)應(yīng)用價值的實(shí)現(xiàn)。
3、缺乏必要的實(shí)施條件。
檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。以城市交通做比喻,學(xué)校檔案信息化在“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”方面都比較薄弱。
所謂“路”是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),有些學(xué)校局域網(wǎng)不健全,仍停留在單機(jī)應(yīng)用。
所謂“車”是指計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng),多數(shù)學(xué)校在這方面的投入比較有限,有些設(shè)備陳舊老化。
所謂“貨”是指檔案目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化文件,有些學(xué)校尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,也未開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。
所謂“交通規(guī)則”是指管理制度規(guī)范,許多學(xué)?,F(xiàn)有檔案管理制度規(guī)范是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上,與信息化不相適應(yīng)。
所謂“駕駛員”是指掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的系統(tǒng)研制人員和應(yīng)用人員,而目前多數(shù)檔案管理人員只熟習(xí)紙質(zhì)檔案的管理,缺乏信息技術(shù)和電子文件等現(xiàn)代化知識技能的培訓(xùn)。
綜上所述,學(xué)校檔案信息化勢在必行,刻不容緩,必須重視信息化與網(wǎng)絡(luò)建設(shè),以適應(yīng)新形勢、新任務(wù)、新要求的需要。
3 學(xué)校檔案信息化的對策研究
啟動和加快檔案信息化工作是當(dāng)前學(xué)校檔案工作的迫切需要。為了提高這項(xiàng)工作的有效性,針對檔案信息化建設(shè)的問題與難點(diǎn),筆者針對上述問題的分析,建議采取以下對策:
1、努力提高檔案干部的思想素質(zhì)和開拓能力。
信息技術(shù)比任何其他技術(shù)更依賴于人的思想素質(zhì)和操作能力。在學(xué)校檔案信息化過程中,檔案干部起到?jīng)Q定性作用。檔案管理工作是一個默默無聞的崗位,但需要檔案工作人員要有自我提升的意識和開拓創(chuàng)新的能力,以提高檔案管理的質(zhì)量和檔案服務(wù)的水平。因此,首先要求檔案干部更新觀念,提高綜合素質(zhì):一是要充分認(rèn)識學(xué)校檔案信息化的重要性、必要性和緊迫性,增強(qiáng)與時俱進(jìn)的自覺性。二是要樹立開拓進(jìn)取的意識,培育敬業(yè)的精神、勤業(yè)的作風(fēng)、精業(yè)的能力、創(chuàng)業(yè)的勇氣,破除守舊、畏難、不想作為、不敢作為的消極思想。三是要崇尚科技,培育學(xué)習(xí)和應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)的欲望和動力,并在實(shí)踐中盡快提高對信息技術(shù)的實(shí)際操作技能。四是要樹立務(wù)實(shí)苦干,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案信息化是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作,電子文件的收集、整理、存儲、利用,特別是檔案信息安全,更需要精細(xì)化管理和精湛的技術(shù),為此,檔案工作者要培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心,高度的責(zé)任感和使命感,耐得住寂寞,甘于奉獻(xiàn)。五是要培養(yǎng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)結(jié)合創(chuàng)新的人才,不斷提高創(chuàng)新工作的方式和手段,不斷提高為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)的水平。實(shí)踐表明,檔案信息化的成功取決于信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)結(jié)合的緊密程度,以及在兩者結(jié)合點(diǎn)上持續(xù)創(chuàng)新應(yīng)用。為此,檔案干部要在理論和實(shí)踐的結(jié)合上,能力將自己培養(yǎng)成既懂信息技術(shù),又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。
2、努力將檔案信息化融入學(xué)校信息化發(fā)展進(jìn)程。
長期以來,學(xué)校檔案工作與學(xué)校教學(xué)工作結(jié)合不夠緊密,影響了檔案工作的地位和作為。計(jì)算機(jī)開放的平臺和網(wǎng)絡(luò)化開放的空間,為檔案工作的開放創(chuàng)造了極為有利的條件。我們不能以封閉的方法進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的研制和應(yīng)用,而應(yīng)當(dāng)將檔案信息化融入學(xué)校信息化建設(shè)的規(guī)劃,與學(xué)校教學(xué)管理信息化同步發(fā)展,這是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一條重要策略。因?yàn)殡y有如此,才能有利于提高了檔案收集的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率,拓展了檔案收集的途徑,提高了歸檔工作的效率和質(zhì)量;有利于將檔案信息資源的利用延伸到學(xué)校信息系統(tǒng)中去,擴(kuò)大檔案的利用,提升檔案的價值;有利于使檔案信息化獲得先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺和持續(xù)的資金、技術(shù)方面的支持。尤其要指出的是,在檔案收集中,要注意學(xué)校一般檔案和學(xué)校特色檔案的合并收集,確保收集檔案渠道的暢通,形成制度,讓名項(xiàng)目、名教師的檔案不致遺漏,做到及時、全面、完整。在平時的工作中,檔案工作人員要嘴勤、腿勤、手勤、歸類勤,必須注重信息化與網(wǎng)絡(luò)建設(shè),收集檔案材料必須快速、全面,在此過程中,要注重檔案信息化、數(shù)字化的開發(fā)和利用,提供服務(wù)的有效途徑,更好地為學(xué)校的教育、教學(xué)、科研管理服務(wù),讓學(xué)校檔案為學(xué)校教育教學(xué)評估、咨詢等發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
3、加快軟硬件設(shè)施建設(shè),實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。
當(dāng)前,學(xué)校檔案信息化要在兼顧先進(jìn)性和實(shí)用性的基礎(chǔ)上,加大技術(shù)投入的力度。軟件的投入包括:采用與本校硬件設(shè)施相配套的檔案應(yīng)用軟件、主流操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)字化軟件,以及其他相關(guān)系統(tǒng)軟件和工具軟件,如病毒防治、加密解密軟件等。硬件的投入包括:具有高速度、高可靠性、高性能、高吞吐能力、大容量存儲的服務(wù)器;供用戶訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案信息處理工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備;用于滿足數(shù)字檔案室信息存儲和備份的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)及光盤刻錄機(jī);用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的掃描儀、數(shù)碼相機(jī),以及各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況,合理配置不同規(guī)格的數(shù)字化設(shè)備,切不可盲目配置。
4、培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案人才。
學(xué)校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵靠人才,靠具有檔案現(xiàn)代化意識和信息化專業(yè)技能的檔案干部。為了加強(qiáng)檔案干部的現(xiàn)代知識培訓(xùn),需要從以下方面繼續(xù)努力:一是加強(qiáng)檔案崗位培訓(xùn),拓展檔案干部的知識結(jié)構(gòu)。要在原來傳統(tǒng)檔案學(xué)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,增加檔案信息化和電子文件管理的課程,從理論知識和實(shí)踐技能的結(jié)合上掃除檔案干部的計(jì)算機(jī)盲和電子文件管理盲。二是鼓勵檔案干部崗位自學(xué)成才。信息技術(shù)具有很強(qiáng)的實(shí)踐性,實(shí)踐崗位是培訓(xùn)檔案干部的最好平臺。為此,要讓檔案干部在紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集歸檔、分類整理、安全保管和查詢利用等工作中,自學(xué)計(jì)算機(jī)輔助歸檔、立卷、著錄、檢索、上網(wǎng)、編研等信息技術(shù),使他們真正成為信息技術(shù)應(yīng)用的行家里手。三是借助計(jì)算機(jī)專業(yè)人才力量。在學(xué)校檔案計(jì)算機(jī)專業(yè)人才青黃不接的情況下,檔案部門應(yīng)與學(xué)校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員或社會上信息技術(shù)公司聯(lián)系,與他們建立長期工作關(guān)系,借助他們的技術(shù)實(shí)力,開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、安全系統(tǒng)建設(shè)等技術(shù)性較強(qiáng)的工作,并在合作中向他們努力學(xué)習(xí)信息技術(shù);有條件的話,還可以從社會上引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,充實(shí)檔案隊(duì)伍。
學(xué)校的檔案的信息化建設(shè),是學(xué)校信息化的重要組成部分,目前還存在與新形勢、新任務(wù)、新要求不相適應(yīng)的地方,因此,學(xué)校檔案的信息化建設(shè)勢在必行。
作者簡介
楊易同志在上海田家炳中學(xué)從事檔案工作已有18年了,從學(xué)校開辦至今一直在這個崗位上勤勤懇懇地工作著。學(xué)校于2001年2月,順利通過區(qū)級合格檔案室評審,并得到上級領(lǐng)導(dǎo)的好評。她本人于1998年7月被評聘為檔案管理員,2003年2月評聘為檔案助理管員。2005年起擔(dān)任靜安區(qū)教育系統(tǒng)第三協(xié)作組組長至今。