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        淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

        2016-07-13 00:46:24孫麗茹
        科學(xué)中國人 2016年18期
        關(guān)鍵詞:原始憑證檔案管理財(cái)務(wù)

        孫麗茹

        哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

        淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

        孫麗茹

        哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

        會(huì)計(jì)檔案是對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行的記錄,可以反映單位、部門或地區(qū)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況,是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù),是組織經(jīng)濟(jì)工作、制定經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)分析、經(jīng)濟(jì)決策、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要依據(jù)。充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性,有助于做好會(huì)計(jì)檔案管理工作、提高財(cái)務(wù)工作水平,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。

        會(huì)計(jì)檔案;管理;重要性

        2015年12月11日,財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,標(biāo)志我國會(huì)計(jì)檔案管理工作邁入新常態(tài)。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用,有助于完善財(cái)務(wù)管理,提高工作效率,促進(jìn)財(cái)務(wù)工作水平整體提高,對促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、保障國家利益也都具有重要意義。

        一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

        按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

        會(huì)計(jì)檔案歸檔管理的主要內(nèi)容包括:

        1、會(huì)計(jì)憑證。包括原始憑證、記賬憑證;

        2、會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

        3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

        4、其他會(huì)計(jì)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

        各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔立卷、保管、移交、查閱、利用和鑒定銷毀等方面的管理制度,并嚴(yán)格按照制度對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理,同時(shí)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施進(jìn)行保管,以保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全、可用。

        按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,會(huì)計(jì)檔案由本單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理,也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理。

        此外,在財(cái)務(wù)工作過程中形成的,具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)的,可以按照內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。

        二、會(huì)計(jì)檔案管理的作用

        1、保管原始憑證,具有法律效力。原始憑證是記載各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最初的書面材料,它以表、單、臺(tái)帳等形式來記錄、反映單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)。會(huì)計(jì)檔案中收集的原始憑證,是進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的重要依據(jù),是記錄單位財(cái)務(wù)活動(dòng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的憑證,具有法律效力。如果單位平時(shí)不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作,沒有做好原始憑證的積累和保管,當(dāng)需要查證某些事實(shí)時(shí),就會(huì)因找不到原始憑證來做依據(jù)而影響單位的正當(dāng)權(quán)益。

        2、作為反映財(cái)務(wù)活動(dòng)的信息資源,可用于會(huì)計(jì)分析和信息綜合開發(fā)利用。會(huì)計(jì)檔案作為一種檔案資料,也是一種信息資源,記錄了單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)情況和各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),可以通過對會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行分析,了解單位財(cái)務(wù)活動(dòng)情況,考核財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況。還可從會(huì)計(jì)檔案中提取反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行分類整理、綜合分析,有助于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找問題、優(yōu)化管理、輔助決策。

        3、作為會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù),可用于開展財(cái)務(wù)監(jiān)督。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檢查時(shí),為查明事實(shí),弄清責(zé)任,需對有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行檢查、核對、分析。通過會(huì)計(jì)檔案可以查明單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)是否符合政策制度的規(guī)定,有無損害國有資產(chǎn)的行為,對違規(guī)、違紀(jì)行為具有一定的監(jiān)督、預(yù)防作用,有助于保護(hù)國家利益。比如:單位負(fù)責(zé)人離任時(shí)要進(jìn)行審計(jì),就需要對其在任期間的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、核實(shí),以確定離任者在職時(shí)單位的財(cái)務(wù)狀況,從而可以對離任者進(jìn)行客觀公正的評價(jià)。

        4、作為歷史資料,具有參考借鑒作用。會(huì)計(jì)檔案保存了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料,通過檢閱會(huì)計(jì)檔案,可以全面了解單位的各項(xiàng)資產(chǎn)、經(jīng)營情況,可以分析對比歷年的資金運(yùn)用情況、財(cái)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行情況,可以為編制以后的財(cái)務(wù)計(jì)劃提供參考和借鑒,還可以為單位開展歷史研究、編寫大事記和年鑒、以及經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)工作研究提供原始?xì)v史素材。

        三、做好會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

        1、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的基礎(chǔ)材料。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,可以為國家各種經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),國家可以通過對各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案反映出來的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐級(jí)匯總,來掌握有關(guān)財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,通過對這些情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,可以預(yù)測經(jīng)濟(jì)發(fā)展傾向,有助于制訂更合理的財(cái)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算和決策。對于各單位來講,做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,可以為單位財(cái)務(wù)活動(dòng)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ),有助于優(yōu)化管理,提高單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能力。

        2、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于保護(hù)國家利益。伴隨改革開放,我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的同時(shí),也存在一些單位和個(gè)人鉆法律和政策的空子,在財(cái)務(wù)活動(dòng)中,巧立名目、鋪張浪費(fèi)、偷漏稅費(fèi),甚至中飽私囊,使國有資產(chǎn)流失。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,可以將財(cái)務(wù)活動(dòng)的情況真實(shí)的記錄下來,包括違反國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況也會(huì)被會(huì)計(jì)檔案記錄和反映出來,通過對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核查、分析,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,打擊違法亂紀(jì)的行為,從而保障國家利益。

        3、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于提升財(cái)務(wù)管理水平。財(cái)務(wù)工作項(xiàng)目繁多,要求精細(xì),標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格,做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,有助于財(cái)務(wù)工作的規(guī)范操作、提高工作效率,可以使會(huì)計(jì)檔案的查閱更為便捷,還便于在財(cái)務(wù)崗位工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),新接手的人員可以及時(shí)了解情況、開展工作。為做好會(huì)計(jì)檔案管理工作,更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,就必須建立和完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度,明確有關(guān)事項(xiàng)、工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范,明確各環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn),從而促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化,從整體上提高財(cái)務(wù)工作水平。

        [1]惠東梅.淺談做好會(huì)計(jì)檔案管理的作用及意義[J].《中國科技博覽》,2014(22)∶108-108

        [2]薛秀娥陳春華.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理之我見[J].《經(jīng)濟(jì)師》,2010(07):157-158

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