孫麗茹

哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

孫麗茹

哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

會(huì)計(jì)檔案是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行的記錄，可以反映單位、部門或地區(qū)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，是組織經(jīng)濟(jì)工作、制定經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)分析、經(jīng)濟(jì)決策、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要依據(jù)。充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，有助于做好會(huì)計(jì)檔案管理工作、提高財(cái)務(wù)工作水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。

會(huì)計(jì)檔案；管理；重要性

2015年12月11日，財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，標(biāo)志我國會(huì)計(jì)檔案管理工作邁入新常態(tài)。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，有助于完善財(cái)務(wù)管理，提高工作效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作水平整體提高，對(duì)促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、保障國家利益也都具有重要意義。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)檔案歸檔管理的主要內(nèi)容包括：

1、會(huì)計(jì)憑證。包括原始憑證、記賬憑證；

2、會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

4、其他會(huì)計(jì)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔立卷、保管、移交、查閱、利用和鑒定銷毀等方面的管理制度，并嚴(yán)格按照制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施進(jìn)行保管，以保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全、可用。

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案由本單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理。

此外，在財(cái)務(wù)工作過程中形成的，具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料，但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)的，可以按照內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的作用

1、保管原始憑證，具有法律效力。原始憑證是記載各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最初的書面材料，它以表、單、臺(tái)帳等形式來記錄、反映單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)。會(huì)計(jì)檔案中收集的原始憑證，是進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的重要依據(jù)，是記錄單位財(cái)務(wù)活動(dòng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的憑證，具有法律效力。如果單位平時(shí)不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，沒有做好原始憑證的積累和保管，當(dāng)需要查證某些事實(shí)時(shí)，就會(huì)因找不到原始憑證來做依據(jù)而影響單位的正當(dāng)權(quán)益。

2、作為反映財(cái)務(wù)活動(dòng)的信息資源，可用于會(huì)計(jì)分析和信息綜合開發(fā)利用。會(huì)計(jì)檔案作為一種檔案資料，也是一種信息資源，記錄了單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)情況和各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行分析，了解單位財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，考核財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況。還可從會(huì)計(jì)檔案中提取反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行分類整理、綜合分析，有助于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找問題、優(yōu)化管理、輔助決策。

3、作為會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù)，可用于開展財(cái)務(wù)監(jiān)督。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檢查時(shí)，為查明事實(shí)，弄清責(zé)任，需對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行檢查、核對(duì)、分析。通過會(huì)計(jì)檔案可以查明單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)是否符合政策制度的規(guī)定，有無損害國有資產(chǎn)的行為，對(duì)違規(guī)、違紀(jì)行為具有一定的監(jiān)督、預(yù)防作用，有助于保護(hù)國家利益。比如：單位負(fù)責(zé)人離任時(shí)要進(jìn)行審計(jì)，就需要對(duì)其在任期間的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、核實(shí)，以確定離任者在職時(shí)單位的財(cái)務(wù)狀況，從而可以對(duì)離任者進(jìn)行客觀公正的評(píng)價(jià)。

4、作為歷史資料，具有參考借鑒作用。會(huì)計(jì)檔案保存了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，通過檢閱會(huì)計(jì)檔案，可以全面了解單位的各項(xiàng)資產(chǎn)、經(jīng)營情況，可以分析對(duì)比歷年的資金運(yùn)用情況、財(cái)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行情況，可以為編制以后的財(cái)務(wù)計(jì)劃提供參考和借鑒，還可以為單位開展歷史研究、編寫大事記和年鑒、以及經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)工作研究提供原始?xì)v史素材。

三、做好會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

1、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的基礎(chǔ)材料。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以為國家各種經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，國家可以通過對(duì)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案反映出來的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐級(jí)匯總，來掌握有關(guān)財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，通過對(duì)這些情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以預(yù)測經(jīng)濟(jì)發(fā)展傾向，有助于制訂更合理的財(cái)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算和決策。對(duì)于各單位來講，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以為單位財(cái)務(wù)活動(dòng)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，有助于優(yōu)化管理，提高單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能力。

2、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于保護(hù)國家利益。伴隨改革開放，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛的同時(shí)，也存在一些單位和個(gè)人鉆法律和政策的空子，在財(cái)務(wù)活動(dòng)中，巧立名目、鋪張浪費(fèi)、偷漏稅費(fèi)，甚至中飽私囊，使國有資產(chǎn)流失。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以將財(cái)務(wù)活動(dòng)的情況真實(shí)的記錄下來，包括違反國家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況也會(huì)被會(huì)計(jì)檔案記錄和反映出來，通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核查、分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，打擊違法亂紀(jì)的行為，從而保障國家利益。

3、做好會(huì)計(jì)檔案管理有助于提升財(cái)務(wù)管理水平。財(cái)務(wù)工作項(xiàng)目繁多，要求精細(xì)，標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，有助于財(cái)務(wù)工作的規(guī)范操作、提高工作效率，可以使會(huì)計(jì)檔案的查閱更為便捷，還便于在財(cái)務(wù)崗位工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，新接手的人員可以及時(shí)了解情況、開展工作。為做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，更有效地利用會(huì)計(jì)檔案，就必須建立和完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，明確有關(guān)事項(xiàng)、工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從整體上提高財(cái)務(wù)工作水平。

[1]惠東梅.淺談做好會(huì)計(jì)檔案管理的作用及意義[J].《中國科技博覽》，2014(22)∶108-108

[2]薛秀娥陳春華.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理之我見[J].《經(jīng)濟(jì)師》，2010（07）：157-158