柯燕萍

會計檔案保管期限延長問題分析

柯燕萍

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預(yù)算會計類型，且不屬于經(jīng)濟(jì)單位從而缺乏成本核算意識，從而隨著會計憑證、會計賬簿管理期限的延長，便能為財務(wù)審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負(fù)責(zé)人的財務(wù)監(jiān)督力度。隨著新辦法的實施，需要著力開展：結(jié)合單位事項來認(rèn)識制度變遷、基于項目制破解人員接續(xù)問題、確保線上線下會計信息的閉合、制度創(chuàng)新來強化會計檔案保管等四項工作。

會計檔案；期限；問題；對策

隨著《會計檔案管理辦法》在2016年1月1日的執(zhí)行，針對會計檔案保管的期限就分為了永久和定期這兩大類。其中，關(guān)于會計憑證、會計賬簿的管理期限延長至30年。盡管這只是對會計制度的一種調(diào)整，但會計為社會經(jīng)濟(jì)服務(wù)，所以這一會計制度的調(diào)整也必將促進(jìn)我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善。將視角聚焦于機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行的是預(yù)算會計類型，且不屬于經(jīng)濟(jì)單位從而缺乏成本核算意識，從而隨著會計憑證、會計賬簿管理期限的延長，便能為財務(wù)審計提供更加廣闊的歷史視野，來強化對單位負(fù)責(zé)人的財務(wù)監(jiān)督力度。然而，隨著會計檔案管理辦法的出臺，也促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會計檔案管理機(jī)制需發(fā)生調(diào)整。為此，本文將著重探討會計檔案保管期限延長后應(yīng)注意的問題。

一、背景資料

為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》)進(jìn)行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱新《管理辦法》)，將于2016年1月1日起施行。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。新《管理辦法》明確將檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

二、問題的提出

（一）檔案人員的接續(xù)問題

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門工作常態(tài)下，如何解決檔案人員的接續(xù)問題應(yīng)得到單位管理層的足夠重視。所謂“接續(xù)”可以理解為，在期限延長之后針對會計檔案的保管，如何建立梯度的接班機(jī)制。眾所周知，會計檔案因其所具有的保密性需要選派專人保管，那么在建立接班機(jī)制時就需要考慮到適合的人選，以及該人選是否在今后離開單位。特別在涉及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位財政體制改造工作中，解決檔案人員接續(xù)問題則顯得更為緊迫。若是未能建立這種接班機(jī)制，將無法確保會計檔案錄入的有序開展。

（二）會計檔案的承載問題

會計檔案的承載問題主要指向，以怎樣的形式來記載會計檔案中的信息。需要強調(diào)的是，隨著會計檔案保管期限的延長，有效的信息記載和搜索途徑則成為單位管理層需要著手解決的問題。根據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗可知，會計檔案的承載手段主要包括：紙質(zhì)和電子版等兩種類型。在會計電算化工作模式下，會計電子檔案構(gòu)成了支撐檔案保管期限延長的主體。但這里也需要解決一個問題，那就是線下（紙質(zhì)）和線上（電子版）會計檔案信息之間的閉合問題。

（三）檔案保管的組織問題

會計檔案管理的組織問題表現(xiàn)在，以怎樣的組織架構(gòu)來適應(yīng)會計檔案保管期限延長這一制度安排。從現(xiàn)有的組織管理辦法中可知，會計檔案保管工作并入到了會計管理工作之中。但隨著會計檔案保管期限的延長，確保檔案管理的連續(xù)性、檔案信息錄入的有序性等，都需要從專門的視角來面對?？梢姡?dāng)前這一問題也需要得到足夠的重視。

三、對策

（一）結(jié)合單位事項來認(rèn)識制度變遷

《會計檔案管理辦法》在2016年1月1日執(zhí)行，目前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位正處于學(xué)習(xí)和自我工作調(diào)整階段。這里筆者需要指出，單純學(xué)習(xí)《辦法》的實施綱要，并無法促使單位管理層、檔案部門能深入解決自我工作調(diào)整問題。為此，需要結(jié)合單位的具體事項在問題導(dǎo)向下，來促使傳統(tǒng)會計檔案保管工作得到合理調(diào)整。本文以加強責(zé)任人財務(wù)監(jiān)督為例來進(jìn)行主題討論，那么作為檔案管理部門就需要針對預(yù)算資金的有效監(jiān)管來從組織管理、人員配置等方面來適應(yīng)《辦法》所規(guī)定的各項要求。

（二）基于項目制破解人員接續(xù)問題

針對會計檔案管理的永久和定期要求，若是以人員接班制度來解決期限的延長問題，或許并無法根本保證會計檔案資料的有序錄入。為此，這里提出了基于項目制來破解人員的接續(xù)問題。即在會計檔案管理的項目小組中，建立人員年齡結(jié)構(gòu)上的層次性，以及構(gòu)建“核心人員、輔助人員”的人事安排，這樣就能在團(tuán)隊的力量下，破解個人因內(nèi)外因素而導(dǎo)致的不穩(wěn)定問題。而且，在這樣的團(tuán)隊中因人員之間在年齡結(jié)構(gòu)上存在梯度，所以也能解決檔案人員的接續(xù)問題。

（三）確保線上線下會計信息的閉合

在舊的會計檔案保管制度下，仍需確保線上線下會計信息的閉合，而隨著會計檔案保管期限的延長使得會計信息的錄入量顯著增加，就促使建立線上線下之間的閉合態(tài)勢更為關(guān)鍵。確保二者之間信息的閉合，仍需要從崗位意識和崗位能力建設(shè)上下工夫。若是會計檔案管理執(zhí)行項目制之后，確保會計信息的閉合則可以通過增強信息復(fù)核機(jī)制來實現(xiàn)。

（四）制度創(chuàng)新來強化會計檔案保管

會計檔案信息不僅對于機(jī)關(guān)職業(yè)單位的財務(wù)審計起到支撐作用，還在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的反腐倡廉工作中發(fā)揮著重要作用。因此，隨著會計檔案管理期限的延長，單位應(yīng)設(shè)立專門的紀(jì)律職能部門來指導(dǎo)和監(jiān)督會計檔案保管工作。

四、小結(jié)

本文認(rèn)為，隨著會計檔案保管期限的延長，需要從：結(jié)合企業(yè)事項來認(rèn)識制度變遷、基于項目制破解人員接續(xù)問題、確保線上線下會計信息的閉合、設(shè)立部門來強化會計檔案保管等四個方面來對傳統(tǒng)會計檔案保管工作進(jìn)行優(yōu)化。

[1]周敬堂.對會計檔案保管期限偏短問題的探討[J].云南檔案,2011,(11).

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[3]陳洪遠(yuǎn).試論企業(yè)會計檔案鑒定銷毀中存在的誤區(qū)及對策[J].北京檔案,2010,(7).

福建省晉江市國土資源局）