李梅源

淺析中小企業(yè)及下屬單位會計電算化的普及與運用

李梅源

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，會計電算化已成為財務(wù)工作中的一項重要組成部分。但是，作為一項新技術(shù)產(chǎn)品，會計電算化在被使用的過程中仍存在一些問題。本文通過實地調(diào)查，走訪部分中小企業(yè)及下屬單位，觀察其賬務(wù)操作流程并與會計電算化使用人員進行面談，了解會計電算化在中小企業(yè)及下屬單位的普及、應(yīng)用現(xiàn)狀，針對出現(xiàn)的問題，分析產(chǎn)生原因，并提出相應(yīng)的解決對策。

會計電算化；中小企業(yè)及下屬單位；問題；對策

一、中小企業(yè)及下屬單位會計電算化發(fā)展現(xiàn)狀

電算化是計算機與統(tǒng)計等數(shù)據(jù)處理技術(shù)的融合，它的基本普及使我們的會計工作更加科學、規(guī)范：不僅在數(shù)據(jù)的收集、整理等方面更加完整、準確，提高了財務(wù)人員的工作效率，還提高了財務(wù)人員的運用、分析能力，從而更好地滿足會計工作的現(xiàn)代化需求。

但是，中小企業(yè)的所有者擔任管理職務(wù)，參與利潤分配并監(jiān)督企業(yè)的運營情況，權(quán)利集中在所有者手中。所有者及管理層的觀念及對會計的了解和重視程度，是企業(yè)是否采取會計電算化的主要影響因素。然而，中小企業(yè)規(guī)模較小，往來貿(mào)易較為簡單，產(chǎn)品較為單一，經(jīng)濟業(yè)務(wù)量也不太大，傳統(tǒng)的手工做賬的速度能夠滿足企業(yè)的基本財務(wù)需求，因而不會對企業(yè)對會計信息的運用產(chǎn)生較大影響，會計電算化通過計算機進行會計運算和賬務(wù)處理的優(yōu)越性也就不能被充分體現(xiàn)。在短期內(nèi)，企業(yè)利用計算機進行財務(wù)處理的非迫切性和非強制性制約了會計電算化在中小企業(yè)的普及、運用進程。所以，對于中小企業(yè)，會計電算化尚處于推廣階段，還有很多小企業(yè)采用手工記賬，未實施會計電算化，一些使用了電算化的企業(yè)對其運用也僅停留在計算的層面上。

對于三、四線城市甚至鄉(xiāng)鎮(zhèn)的單位，雖然在電算化軟件的選用方面，下屬單位一般沒有自主選擇權(quán)，大多是由省級部門統(tǒng)一采購，但是在軟件購買之初，軟件廠家已根據(jù)單位規(guī)定的口徑，為其設(shè)計專屬的數(shù)據(jù)庫，輸入好原始參數(shù)，各個單位只需將數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入系統(tǒng)，不必進行初始設(shè)置。下設(shè)各個部門職能界定較為清晰，往來賬務(wù)較為單一，各單位內(nèi)部分別記賬核算，只要向上級部門申報，通過國庫網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸即可，同級相互之間信息傳遞和整理歸納的工作較少，亦沒有充分發(fā)揮電算化的作用。相比于很多中小企業(yè)都不會做預(yù)算、決算，會計軟件的采購任意性較強，各個單位中會計電算化的運用會更加規(guī)范，不僅體現(xiàn)在日常的財務(wù)處理中，還有利用專門的預(yù)算和決算軟件進行預(yù)決算檢驗，確保其作出的預(yù)算不超過規(guī)定的上限。此外，單位是非營利性組織，有財政撥款的支持，其決策帶有很強的政策導(dǎo)向性，產(chǎn)生的支出一般是公共建設(shè)支出和單位職工工資支出，支出的目的是為百姓服務(wù)，促進和保障民生發(fā)展，因而很少利用會計電算化進行成本核算。

總之，目前中小企業(yè)及下屬單位對會計電算化的運用尚處于初級階段。一些涉及利益鏈條的灰色信息并不希望被公之于眾，在賬務(wù)處理之初可能某些信息輸入本身就不夠完整或者登記科目的性質(zhì)界定與真實情況相矛盾等情況導(dǎo)致生成的會計信息失真而不能被采納。加之，中小企業(yè)及下屬單位管理基礎(chǔ)不深厚，財務(wù)人員在計算機操作等方面的能力有待提高，計算機處理信息過于死板，對于原來未出現(xiàn)的賬務(wù)不能采取靈活方式應(yīng)對等因素也限制了會計電算化向更深層次發(fā)展。此外，電子數(shù)據(jù)易丟失且易被篡改，長期以往形成的信息量巨大會占據(jù)計算機不少的存儲空間，所以中小企業(yè)及下屬單位往往實行簡易的會計電算化和手工記賬雙向并舉的方式。

二、中小企業(yè)及下屬單位會計電算化存在的問題

1.相關(guān)工作人員的電算化水平有待提高

（1）財務(wù)人員對電算化及相關(guān)知識不夠熟悉。財務(wù)操作人員對電算化的熟悉程度僅停留在記賬、報賬階段，他們使用軟件的主要目的是簡化人工核算和利用軟件自動生成賬簿，減輕會計工作。對于電算化的其他部分及相關(guān)的計算機知識，財務(wù)人員了解甚少。一旦計算機出現(xiàn)突然死機等問題，操作人員除了重啟電腦一般別無他法，有時辛辛苦苦輸入的數(shù)據(jù)還沒來得及保存，又要重頭開始，耽誤工作時間，影響工作效率。

（2）現(xiàn)任會計主管人員大多已處于中年時期，學習和運用電算化的積極性不高。

（3）相關(guān)工作人員未開展更深層次的電算化運用，未利用其高端功能對原始信息進行深度挖掘。電算化軟件中自帶各種具有統(tǒng)計意義的參數(shù)指標，通過計算出的相對數(shù)值或絕對數(shù)值與行業(yè)標準水平進行對比，可在一定程度上比較科學地反映對應(yīng)情況，為企業(yè)及單位發(fā)現(xiàn)問題，查漏補缺，幫助管理者制定更加準確的決策。

2.會計電算化管理制度不夠完善

（1）系統(tǒng)維護：中小企業(yè)及下屬單位大多不配備專門的部門或者人員負責系統(tǒng)的保養(yǎng)和維修，對產(chǎn)品設(shè)備等沒有定期排查、檢修措施。當系統(tǒng)顯示錯誤，無法運行時，企業(yè)或單位臨時找來計算機維修人員解決當前問題，并未徹底排查，類似甚至相同的情況在以后仍有發(fā)生。且在采購軟件之后，使用方便很少再與軟件廠家聯(lián)系，對于售后服務(wù)方面的的要求甚少。

（2）賬務(wù)處理：由于企業(yè)及單位采用手工記賬和電子賬簿雙向并舉的方式，某些相關(guān)機構(gòu)會設(shè)置統(tǒng)計會計，專門負責電算化等相關(guān)的計算機操作。操作人員在輸入電子版的記賬憑證時可能并不能接觸到原始憑證，而是按照已經(jīng)填制好的紙質(zhì)版記賬憑證的內(nèi)容進行輸入。因此，在最初的輸入環(huán)節(jié)就可能出現(xiàn)無法保證輸入數(shù)據(jù)的真實性、完整性。

（3）檔案管理：中小企業(yè)及下屬單位中一般由會計人員負責檔案管理工作。雖有明確的人員和相關(guān)責任，但保管的會計人員既能夠編制憑證又能保管資料，不相容職位未實現(xiàn)分離，存在篡改資料等舞弊風險。

3.會計電算化設(shè)備相對落后

⑴軟件方面：下屬單位沒有采購權(quán)限，到底工作中需要什么樣的會計軟件，真正的使用者和廠家之間沒有直接的聯(lián)系和信息反饋。軟件是否實用，還是成為擺設(shè)應(yīng)付檢查，仍有待考究。此外，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對軟件投入不夠重視，會計人員對電算化方面的積極性不高，考慮到產(chǎn)品更新升級又要支付費用，很多企業(yè)仍然使用的是最初采購時的版本。

⑵硬件方面：無論是企業(yè)還是單位，辦公電腦以臺式機為主，相同型號，統(tǒng)一采購。只有個別電腦出現(xiàn)大的故障，實在無法繼續(xù)使用時，才會被購買新的電腦替換。另外，很多中小企業(yè)及下屬單位都沒有設(shè)置專門的電算化機房，會計電算化操作的地方就是一般的辦公場所，操作人員把電腦放在自己的辦公桌上，下班也不帶走鎖門后邊離開，存在很大的安全隱患。

4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)出現(xiàn)的新問題

（1）網(wǎng)絡(luò)攻擊：互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的平臺，幫助企業(yè)及單位走出去，減輕地理位置上的束縛，擴大其影響力。然而有些不良分子利用計算機技術(shù)攻擊網(wǎng)站，散步病毒導(dǎo)致電腦系統(tǒng)崩潰，竊取機密信息于無形，嚴重影響了企業(yè)及單位的正常運營。

（2）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)傳輸：有形資產(chǎn)是一種靜態(tài)資產(chǎn)，其不依托于某種介質(zhì)，在物理上是客觀存在的具體事物，有形資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移需要借助外力作用才能發(fā)生，亦容易被發(fā)現(xiàn)。而電子數(shù)據(jù)屬于無形資產(chǎn)，是一種動態(tài)資產(chǎn)，其本身是抽象的，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)狡渌橘|(zhì)上而不被輕易察覺。電子數(shù)據(jù)的快捷傳輸，一方面便于信息溝通，而另一方面也為保密工作增加了難度。

三、促進中小企業(yè)及下屬單位會計電算化發(fā)展的對策

1.樹立現(xiàn)代化的管理意識

面對日益復(fù)雜的經(jīng)濟形勢，我們要樹立現(xiàn)代化的管理意識，通過實施電算化等方式來實現(xiàn)辦公的現(xiàn)代化，提高工作效率，形成科學，更加精準的管理模式，大力推動企業(yè)發(fā)展。

2.提高電算化人員職業(yè)素養(yǎng)

（1）調(diào)動財務(wù)人員的學習積極性。首先，企業(yè)及單位盡可能為員工提供技能培訓的機會，讓員工與組織同步發(fā)展，以員工技能的提升、辦公效率的提供促進組織的發(fā)展，實現(xiàn)組織與個人的雙贏。其次，企業(yè)及單位應(yīng)量化績效，加強對員工工作的考評，公開考評結(jié)果并與薪酬掛鉤，激發(fā)員工提高自身技能的動力。

（2）“百密也有一疏”，系統(tǒng)是由人控制的，無論電腦怎樣涉密，如果操作人員操作不當，馬虎大意就會使那些不法分子有機可趁，盜取密碼，獲得機密，損害企業(yè)或單位利益。因此，管理層應(yīng)培養(yǎng)誠信、敬業(yè)的組織文化，提高員工的安全防范意識，增強員工職業(yè)道德素養(yǎng)。

3.完善會計電算化管理制度

良好的管理制度的組織有效運行的重要保障，同時也關(guān)系到組織的安全問題。從會計主管到基層財務(wù)人員都要落實崗位責任制，每一位財務(wù)人員的工作應(yīng)分工到位，不相容職務(wù)分離，避免工作交叉的情況。在賬務(wù)處理、系統(tǒng)維護、檔案管理、人力資源等各個環(huán)節(jié)，企業(yè)及單位都應(yīng)建立詳細、完備的管理制度，并由高層管理人員監(jiān)督執(zhí)行，相應(yīng)的工作負責人要落實到位。

四、結(jié)束語

近年來隨著市場的經(jīng)濟發(fā)展，會計電算化在中小企業(yè)及下屬單位已有大范圍的普及和運用，但仍存在很大的推廣空間，尚有部分企業(yè)未實行電算化或雖有電算化但仍以手工記賬為主的情況。我們要樹立現(xiàn)代化的管理意識，重視會計工作，積極主動的從法律制度、組織結(jié)構(gòu)、人才培養(yǎng)、內(nèi)部控制、信息系統(tǒng)等多個角度去促進會計電算化的普及和運用水平，加快會計電算化的發(fā)展進程。

[1]朱曉峰.網(wǎng)絡(luò)會計電算化的信息安全風險及防范[M].福建電腦，2005.

[2]張新華，王桂媛.主編會計電算化.清華大學出版社,2009.

西南政法大學管理學院）