■ 天津市濱海新區(qū)大港人民檢察院副檢察長(zhǎng)　劉孟海

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淺議基層院檢察機(jī)要工作

■ 天津市濱海新區(qū)大港人民檢察院副檢察長(zhǎng)劉孟海

副檢察長(zhǎng) 劉孟海

機(jī)要（confidential）本義為機(jī)密重要。基層院機(jī)要員（機(jī)要秘書(shū)）的工作職責(zé)就是周一和周四定期到轄區(qū)黨委公文交換中心（交通站）收發(fā)文件，再初步分流，對(duì)其中的紅頭文件、會(huì)議通知和其他重要文件分門別類，貼好辦文單送辦公室主任分報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批閱，再分別將領(lǐng)導(dǎo)有批示要辦的文件送到各部門或外單位。同時(shí)每日定期查收責(zé)機(jī)要室內(nèi)機(jī)要通道中市院文件和上傳本院文件。負(fù)責(zé)周一至周四期間通過(guò)本地郵局郵寄本院機(jī)要文件工作。機(jī)要還要負(fù)責(zé)保管和登記所有文件的辦理情況，隨時(shí)備查。機(jī)要工作是基層院辦公室的重要組成部分，常與保密工作同部署并由專人負(fù)責(zé)，保證檢察機(jī)密和利益不被竊取，稱為機(jī)要保密工作。機(jī)要保密工作無(wú)小事，基層院應(yīng)嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定,認(rèn)真貫徹落實(shí)機(jī)要保密工作的要求,積極深入抓好機(jī)要保密工作的落實(shí)。具體來(lái)說(shuō)，就是要：明確機(jī)要工作基本流程和操作規(guī)程；加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)各項(xiàng)機(jī)要管理制度建設(shè)；通過(guò)強(qiáng)化教育來(lái)提高人員素質(zhì)，通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)管來(lái)保證各項(xiàng)機(jī)要管理機(jī)制的落實(shí)。筆者通過(guò)學(xué)習(xí)檢察機(jī)關(guān)機(jī)要保密管理相關(guān)文件，現(xiàn)僅對(duì)其中的機(jī)要工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的理論梳理，以廣見(jiàn)識(shí)。

熟悉工作流程，知曉操作規(guī)程

機(jī)要室是基層院各類文件的中心集結(jié)地，無(wú)論是上級(jí)來(lái)文、外單位來(lái)文，還是指揮部發(fā)文，都要經(jīng)過(guò)機(jī)要室。因此，機(jī)要秘書(shū)崗是辦公室的重要崗位，機(jī)要員必須要了解機(jī)要工作流程和操作規(guī)范，這是做好機(jī)要工作的前提。

（一）收文工作流程

1.收文辦理

包括公文簽收、拆封、登記、傳閱和公文辦理（清辦、擬辦、公辦）等流程。

2.公文的保密與保管

包括公文的登記制度、翻印、復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密文件（公文）、復(fù)印文件、傳閱秘密文件、秘密文件的郵寄與傳遞、攜帶秘密文件外出工作、秘密文件的存放、秘密文件的清查清退制度、秘密文件和其他公文的銷毀

3.公文的清退和立卷歸檔

總體而言，基層院收文辦理是比較完整、獨(dú)立的事，主要包括簽收、登記、擬辦、請(qǐng)辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦等環(huán)節(jié)。其基本要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。發(fā)文流程與收文流程相似，本文不再贅述。機(jī)要簡(jiǎn)化流程圖為：

（二）機(jī)要文件郵寄流程

機(jī)要郵寄是由黨、政、軍、企等機(jī)關(guān)保密（機(jī)要）部門通過(guò)機(jī)要通信或派專人送取的郵件傳輸形式之一。作為一種特殊的郵件種類，其有著與普通郵件不同的交寄、分揀、投遞、接收方式，資費(fèi)種類（按件計(jì)收掛號(hào)費(fèi)、機(jī)要保密費(fèi)和查詢費(fèi)等）、計(jì)費(fèi)單位、資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等也有所不同。機(jī)要文件有專門的機(jī)要號(hào)，郵局有專門途徑保障其安全。當(dāng)前，針對(duì)綜合部門和業(yè)務(wù)部門不知密、亂定密、機(jī)要文件過(guò)濫等老問(wèn)題，基層院對(duì)機(jī)要文件的細(xì)類要做出界定。涉案文件應(yīng)屬于機(jī)要文件范疇，如業(yè)務(wù)部門上報(bào)的案件材料、來(lái)往的法律文書(shū)，檢察委員會(huì)辦公室編寫(xiě)的上報(bào)市院或分院的指導(dǎo)性案例、案件質(zhì)量分析報(bào)告、人民監(jiān)督員工作文書(shū)、檢察委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要、涉及敏感數(shù)據(jù)或典型案例的重要調(diào)查報(bào)告等。機(jī)要郵寄交寄流程設(shè)計(jì)：首先，基層院各部門涉密的機(jī)要郵件交本院辦公室機(jī)要員，機(jī)要員于周一至周四時(shí)段，將機(jī)要郵件送到當(dāng)?shù)剜]局的機(jī)要班，辦理登記手續(xù)；其次，機(jī)要班將機(jī)要郵件通過(guò)機(jī)要交通方式郵寄到本省省會(huì)城市，由省郵政局機(jī)要班登記；再次，省郵政局機(jī)要班通過(guò)機(jī)要交通將機(jī)要郵件寄到目的省份的省會(huì)城市，當(dāng)?shù)厥∴]政局機(jī)要班加以登記，然后通過(guò)機(jī)要交通送達(dá)機(jī)要郵件接收單位。

（三）機(jī)要規(guī)范要求

收文應(yīng)及時(shí)點(diǎn)清、查對(duì)、登記，避免號(hào)碼和份數(shù)出現(xiàn)差錯(cuò)；送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，盡量做到當(dāng)天收回。密級(jí)以上文件必須當(dāng)天收回。借閱文件應(yīng)履行簽字手續(xù)，并必須一周內(nèi)返還。分發(fā)各單位的文件，內(nèi)部刊物應(yīng)認(rèn)真管理，年底清退，交黨委辦公室機(jī)要室；任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)印秘密級(jí)以上文件，確需復(fù)印的必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)發(fā)文單位批準(zhǔn)，黨委辦公室統(tǒng)一復(fù)印，復(fù)印后的文件按同等密級(jí)文件管理；領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議帶回的秘密文件，資料，應(yīng)及時(shí)交機(jī)要室登記，簽收，傳閱。

加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)，注重制度軟件作用

（一）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層院應(yīng)加強(qiáng)機(jī)要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，特別是要借“兩房改造”和辦公自動(dòng)化之機(jī)來(lái)對(duì)機(jī)要室升級(jí)改造。要高度重視密碼安全保密工作，根據(jù)轄區(qū)黨委密碼安全保密專項(xiàng)檢查組和市院領(lǐng)導(dǎo)提出的整改要求，結(jié)合本院實(shí)際，高起點(diǎn)規(guī)劃，高標(biāo)準(zhǔn)配置，投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，爭(zhēng)取單獨(dú)設(shè)置機(jī)要室，鐵門、鐵柜、防電磁干擾器、通信工具，完成室內(nèi)防靜電地板、監(jiān)控、報(bào)警器、門禁的安裝別落實(shí)了等項(xiàng)要求以及加密機(jī)屏蔽機(jī)柜等硬件設(shè)施的配備。要加強(qiáng)三級(jí)機(jī)要通道建設(shè)，高標(biāo)準(zhǔn)配置三級(jí)機(jī)要通道臺(tái)式計(jì)算機(jī)、密碼機(jī)、傳真機(jī)和掃描儀，保證市院和新區(qū)院、縣院之間的文件傳輸，依托檢察內(nèi)網(wǎng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可直接傳送，徹底擺脫郵寄方式。

（二）注重制度建設(shè)的軟件作用

密碼工作是黨和國(guó)家事業(yè)的“生命線、保障線、指揮線”，是黨和國(guó)家最核心的機(jī)密，基層院要高度重視密碼工作，要成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全組織，明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任，保證機(jī)要保密工作的順利開(kāi)展；要堅(jiān)持“機(jī)要保密工作一把手負(fù)責(zé)制”，院領(lǐng)導(dǎo)逢會(huì)必講機(jī)要保密安全工作，要求全體干警樹(shù)立保密意識(shí)，并將保密條款寫(xiě)進(jìn)目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)，落實(shí)保密責(zé)任，年終統(tǒng)一考核；制定相應(yīng)的密傳機(jī)房工作制度、三級(jí)機(jī)要通道管理辦法、機(jī)要文件管理制度、傳真文件管理辦法等制度，進(jìn)一步強(qiáng)化密碼工作日檢查，落實(shí)臺(tái)賬登記制度，嚴(yán)格管理，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保密碼安全。

加強(qiáng)教育，加強(qiáng)管理，加強(qiáng)監(jiān)督

（一）重點(diǎn)是加強(qiáng)對(duì)機(jī)要人員的教育培訓(xùn)

基層院黨組要高度重視全院要害部門、重點(diǎn)部位上的干部配備，堅(jiān)持把政治素質(zhì)好、文化程度高、責(zé)任心強(qiáng)的干部配備到機(jī)要保密要害部門任職和擔(dān)任內(nèi)勤，把干部素質(zhì)作為干部作用考慮的重要因素，努力為機(jī)要保密工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。要通過(guò)對(duì)機(jī)要秘書(shū)的崗位教育使其充分重視對(duì)有關(guān)機(jī)要保密法規(guī)的學(xué)習(xí)和理解，牢固地樹(shù)立“機(jī)要保密無(wú)小事”、“保守秘密，慎之又慎”的意識(shí)?；鶎釉簷C(jī)要秘書(shū)的主要職責(zé)包括當(dāng)年文件的登記、流轉(zhuǎn)、跟蹤、查詢、分發(fā)和保管;定期做好文件的清退、銷毀工作，并按有關(guān)規(guī)定做好年度歸檔、上繳工作；負(fù)責(zé)公文制發(fā)和管理，審核院內(nèi)對(duì)外發(fā)文的格式、編號(hào)工作；機(jī)要文件下載及本院電子文件上傳及掃描工作；各類會(huì)議通知、行政接待工作的送簽、流轉(zhuǎn)和跟蹤;保密紙的銷毀；密級(jí)文件的清退；檢察報(bào)刊雜志的征訂；以及所有領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他日常事務(wù)。這些看似簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容，其實(shí)每一件都要經(jīng)過(guò)好幾個(gè)流程才能辦結(jié)。而機(jī)要員手上的日常工作常常紛繁交錯(cuò)，往往一件還沒(méi)處理完，另一件又接踵而來(lái)。因此就需要其有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的辦文辦事水平，這些都要通過(guò)專門的能力培訓(xùn)才能保證做到。

（二）加強(qiáng)管理和監(jiān)督，保證各項(xiàng)機(jī)要制度的落實(shí)

基層院應(yīng)把機(jī)要工作放在與檢察業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，從規(guī)范隊(duì)伍管理，加強(qiáng)技術(shù)防范，健全保密制度，狠抓督促檢查等多方面入手，全面推進(jìn)機(jī)要工作的常態(tài)化管理，力求工作萬(wàn)無(wú)一失。機(jī)要文件多是涉密的，因此機(jī)要與保密工作很難分開(kāi)。因此，做好涉密文件的管理工作是機(jī)要秘書(shū)的重要工作之一，其中機(jī)要文件的傳閱、辦理都是有嚴(yán)格規(guī)定的。所以，機(jī)要秘書(shū)務(wù)必保守機(jī)密，做到不該透露的絕不透露，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)。同時(shí)，還必須注意時(shí)效性。在收到文件后，首先要注意傳遞文件的時(shí)間，避免發(fā)生文件傳遞不及時(shí)的錯(cuò)誤。要注意做好文件的傳閱管理登記工作，及時(shí)將傳閱完的文件收回，按順序分類，確保文件安全?；鶎釉嚎梢栽O(shè)立保密宣傳月，每年確定一個(gè)月的時(shí)間作為保密宣傳月集中進(jìn)行機(jī)要保密宣傳，同時(shí)開(kāi)展保密專項(xiàng)檢查，并將機(jī)要工作作為專項(xiàng)檢查的重點(diǎn)，通過(guò)強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督來(lái)促進(jìn)機(jī)要管理，防止失泄密事件的發(fā)生。

孫悟群/攝