摘 要 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)無(wú)紙化辦公是一個(gè)趨勢(shì)，它的有效使用有助于推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，基于WEB形式的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，它不再局限于過去的辦公室，它的出現(xiàn)，使企業(yè)各個(gè)部門員工之間即使相隔萬(wàn)里，依然可以自由辦公，這無(wú)形中為企業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)發(fā)展的機(jī)會(huì)?？梢哉f，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的合理使用，能使企業(yè)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的高度。隨著Internet飛躍性的發(fā)展而不斷成長(zhǎng)的WEB應(yīng)用技術(shù)在全球信息化的浪潮中已經(jīng)脫穎而出，而如今誰(shuí)擁有了先進(jìn)的信息化技術(shù)，誰(shuí)就擁有了絕對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)力。無(wú)論是軍事、教育還是國(guó)有生產(chǎn)性企業(yè)，都已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化和信息化時(shí)代。本文介紹了煤礦辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)管理時(shí)代的開發(fā)與應(yīng)用，作為企業(yè)的先進(jìn)管理手段和信息門戶，對(duì)于煤炭企業(yè)信息化建設(shè)具有一定的引導(dǎo)和示范作用。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 開發(fā)應(yīng)用

所開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，基于公司本身內(nèi)部管理及業(yè)務(wù)發(fā)展要求，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、Internet技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化、管理信息化。它是為公司量身定做的一個(gè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。整個(gè)系統(tǒng)分為系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)及用作用戶登錄和注冊(cè)的用戶身份驗(yàn)證模塊，用作系統(tǒng)管理員對(duì)員工信息進(jìn)行管理的員工信息管理模塊，以及員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公的辦公模塊。員工通過登錄，可以進(jìn)行資源共享、下載、辦公等。

信息技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，正在改變著人們幾千年來(lái)形成的信息傳遞方式、人際間的溝通方式和社會(huì)管理組織方式。全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將計(jì)算機(jī)技術(shù)革命、通信技術(shù)革命和數(shù)字化革命的成果連接匯集起來(lái)，使信息的全球性傳遞和即時(shí)共享真正成為可能，使人類社會(huì)逐步邁向了信息化時(shí)代。

當(dāng)今，現(xiàn)代企業(yè)正以一種前所未有的熱情來(lái)致力于企業(yè)內(nèi)部管理素質(zhì)與工作效率的提高，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化已經(jīng)被越來(lái)越多的企業(yè)所認(rèn)同?，F(xiàn)代企業(yè)迫切需要一個(gè)能充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，打破部門界限的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)式辦公作業(yè)環(huán)境，并可以管理企業(yè)運(yùn)作的信息平臺(tái)，利用該平臺(tái)快速建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System）是基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流，達(dá)到提高個(gè)人工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。第一代辦公自動(dòng)化是以數(shù)據(jù)處理為中心的MIS系統(tǒng)。第二代是以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，軟件技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化。以E-mail、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、協(xié)同工作等技術(shù)作支撐，以工作流為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含眾多實(shí)用功能和模塊，實(shí)現(xiàn)了對(duì)涉及人、事、文檔、會(huì)議的自動(dòng)化管理。第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以知識(shí)管理為核心的新一代辦公自動(dòng)化，其建立在企業(yè)Internet平臺(tái)之上，旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的內(nèi)容和知識(shí)管理，使每一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和進(jìn)步。河南煤化集團(tuán)永煤公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)構(gòu)想階段就著眼于知識(shí)管理的第三代OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，不僅是一個(gè)企業(yè)公文自動(dòng)流轉(zhuǎn)的平臺(tái)，而且是一個(gè)企業(yè)信息共享的平臺(tái)，也為各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成提供一個(gè)框架和基礎(chǔ)。目前OA辦公系統(tǒng)主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，團(tuán)公司高效處理日常事務(wù)的工作需要，提供郵件服務(wù)、會(huì)議組織、日程安排、公文發(fā)送、個(gè)人辦公、領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假、短信發(fā)送、管理監(jiān)督等功能，有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項(xiàng)工作。第二，用合理的工作流程方式處理影響工作效率的各個(gè)環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳送實(shí)物的工作。第三，供自動(dòng)監(jiān)督工作功能，為部門之間實(shí)現(xiàn)真正的協(xié)同工作提供保證，促使部門之間的工作流程由過去的一環(huán)接一環(huán)的松散結(jié)構(gòu)向緊湊的工作流結(jié)構(gòu)遷移，擺脫以往多個(gè)部門協(xié)作時(shí)出現(xiàn)的互相等待的狀況。第四，保集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為管理進(jìn)步的先遣部隊(duì)，推動(dòng)集團(tuán)的管理制度、工作方式和辦事程序與先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相適應(yīng)，達(dá)到國(guó)內(nèi)一流煤炭企業(yè)的管理水平。

一、A系統(tǒng)部署的概念模型

在各個(gè)子集之間是松耦合的關(guān)系。由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)以及物理位置的不同，OA系統(tǒng)應(yīng)用分為不同的規(guī)模，而且對(duì)系統(tǒng)的功能有不同的要求，集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)按如下原則設(shè)計(jì)：機(jī)構(gòu)分級(jí)設(shè)置，即機(jī)構(gòu)不同，所使用功能及權(quán)限也不同；信息集中維護(hù)，即集團(tuán)公司統(tǒng)一對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，減少自行維護(hù)帶來(lái)的安全隱患；數(shù)據(jù)分散，即集團(tuán)公司和各子公司的私有數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，共有數(shù)據(jù)共享。為了適應(yīng)集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化的需求，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用了基本大型應(yīng)用的設(shè)計(jì)方法；用配置的方式實(shí)現(xiàn)功能的裁剪；采用集中和分散兩種管理、維護(hù)方式并行；并設(shè)置了一般性的安全策略和權(quán)限管理。

二、運(yùn)行模式

公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為B/S模式，采用三層結(jié)構(gòu)的分布式應(yīng)用系統(tǒng)。基于知識(shí)管理的OA系統(tǒng)是站在一個(gè)企業(yè)部門的角度，考慮到公司辦公自動(dòng)化需要的辦公平臺(tái)，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了三個(gè)層次的功能，分別是企業(yè)級(jí)、部門級(jí)、個(gè)人級(jí)。企業(yè)級(jí)：主要包括企業(yè)內(nèi)部的公文管理、信息管理、綜合辦公、工作流程、董事長(zhǎng)信箱等功能。部門級(jí)：部門級(jí)與企業(yè)級(jí)提供的功能大致相同，只是使用范圍局限于單個(gè)部門中。個(gè)人級(jí)：功能有個(gè)人辦公、公文辦理、個(gè)人設(shè)置、信息庫(kù)維護(hù)等子系統(tǒng)，組成一套完整的OA系統(tǒng)。我們現(xiàn)在使用的OA系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：第一，平臺(tái)化：集成功能完善性能可靠的電子郵件系統(tǒng)。第二，兼容性：對(duì)硬件要求低，對(duì)軟件依賴少，可運(yùn)行于多種系統(tǒng)環(huán)境下，其數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可以使用IBMDB2、Oracle等數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。第三，配置靈活：完善實(shí)用的部門崗位設(shè)計(jì)，支持多層次部門關(guān)系；嚴(yán)格完善權(quán)限與用戶組管理，管理員可定義每個(gè)用戶在各個(gè)模塊的各種權(quán)限。第四，公文流轉(zhuǎn)：支持WEB方式自定義流程表單；支持在瀏覽器上修改Word、Excel文檔，實(shí)現(xiàn)痕跡保留、數(shù)字簽名、電子印章等。第五，知識(shí)管理：全面引入知識(shí)管理思想，不僅可以分類整理單位的企業(yè)資料信息，更可通過工作日志、信息查閱等模塊挖掘員工掌握的各類技術(shù)技巧、隱性知識(shí)，更快更深入地積累知識(shí)，利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。第六，安全性：嚴(yán)格的權(quán)限控制，未授權(quán)人員無(wú)法做相應(yīng)操作，強(qiáng)大的日志功能，記錄用戶的各種重要操作，記錄系統(tǒng)的異常信息。

目前，河南煤化集團(tuán)永煤公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立了自上而下的系統(tǒng)管理員隊(duì)伍，并制訂了相應(yīng)的辦公自動(dòng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)了在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上傳送文件簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假審批等功能。機(jī)關(guān)跟部室及各子公司之間也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上信息傳遞，重要的會(huì)議通知也能通過短信平臺(tái)發(fā)送，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公，提高了工作效率。從目前運(yùn)行情況來(lái)看，各使用單位反映很好，切實(shí)提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了信息共享，徹底改變了傳統(tǒng)方式下的弊端，達(dá)到了預(yù)期目的，我們公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，解決了企業(yè)辦公中存在的信息不暢、效率低下、操作不規(guī)范等一系列問題，信息化手段和新一代的管理思想，提供了強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)化、電子化支持，把協(xié)同辦公的理念、知識(shí)管理的思想帶入了日常的辦公生活。同時(shí)也減少了實(shí)物消耗，降低了辦公成本，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙少紙辦公，從而使集團(tuán)公司信息化程度得到了全面提升。

（作者單位為河南煤化集團(tuán)永煤公司鑫龍煤業(yè)大眾煤礦黨政綜合部）

[作者簡(jiǎn)介：申麗敏（1984—），女，山西長(zhǎng)治人，本科，助理工程師，畢業(yè)于中北大學(xué)測(cè)控儀器專業(yè)。]