李美蓮

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)迅速，無(wú)論是政府還是企業(yè)中，也出現(xiàn)越來(lái)越多需要協(xié)調(diào)的事情，秘書(shū)這個(gè)部門(mén)，已經(jīng)不僅僅存在政府中，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，也需要這方面的人才，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)秘書(shū)這一職業(yè)大大提高了需求，本文就秘書(shū)協(xié)調(diào)工作需要堅(jiān)持哪些基本原則發(fā)表一些意見(jiàn)和看法。

關(guān)鍵詞：秘書(shū)；協(xié)調(diào)；原則

一、秘書(shū)的涵義

我們現(xiàn)在說(shuō)起秘書(shū)，人們的第一反應(yīng)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書(shū)書(shū)和交辦事項(xiàng)的工作人員，通常的解釋就是受雇為上級(jí)處理通訊及日常事務(wù)和辦公室雜務(wù)的人。而在古代的時(shí)候，秘書(shū)有兩種解釋?zhuān)谝环N解釋和現(xiàn)代一樣，是一種職業(yè)，古代稱(chēng)掌管圖書(shū)的官員為秘書(shū)，第二種解釋?zhuān)好貢?shū)是指秘密機(jī)要的書(shū)籍和文件。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種企業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越迅速，有些企業(yè)發(fā)展龐大，領(lǐng)導(dǎo)人就需要另外雇傭一個(gè)人來(lái)為他處理日常性的事務(wù)和雜務(wù)，秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種區(qū)別于一般同事關(guān)系的特殊同事關(guān)系，有了領(lǐng)導(dǎo)，才能有秘書(shū)。秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)人之間關(guān)系處理的好壞，直接關(guān)系到秘書(shū)整個(gè)全局工作的開(kāi)展和工作的成敗。

二、秘書(shū)的工作特征

（一）秘書(shū)工作的基本特征

從秘書(shū)的工作性質(zhì)來(lái)看，秘書(shū)的輔助性是秘書(shū)崗位工作的基本特征。秘書(shū)工作的基本特征是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作的基本要求，也是秘書(shū)在整個(gè)企事業(yè)單位管理體系中所占的地位決定的。

（二）秘書(shū)的工作，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)部門(mén)之間的“紐帶”和“橋梁”

從上到下文件及命令的傳達(dá)，從小到上各種匯報(bào)及報(bào)告的匯總，都需要秘書(shū)從中作為聯(lián)系的紐帶。

（三）秘書(shū)工作的直接性

秘書(shū)工作的直接性體現(xiàn)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一切對(duì)內(nèi)事務(wù)，在行政組織架構(gòu)、崗位設(shè)置及工作程序上得到了全部體現(xiàn)。

（四）秘書(shū)工作的服務(wù)性

秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，但同時(shí)也是為企事業(yè)單位各部門(mén)員工服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門(mén)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，同時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令，也向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)各部門(mén)之間的工作情況，所以秘書(shū)崗位的工作，起到承上啟下的作用。

（五）秘書(shū)工作的被動(dòng)性

秘書(shū)的工作是由領(lǐng)導(dǎo)安排，并且要求秘書(shū)不越權(quán)，不越職，在他本職的輔助工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。

（六）秘書(shū)工作的潛隱性

秘書(shū)的工作以領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)出，或者以部門(mén)的名義申請(qǐng)，活動(dòng)過(guò)程具有幕后性，潛在性是勞動(dòng)成果的體現(xiàn)，不直接體現(xiàn)出效果，而是經(jīng)過(guò)溝通，通過(guò)各部門(mén)的互相作用體現(xiàn)出工作成果。

三、秘書(shū)工作的基本原則

（一）輔助決策原則的內(nèi)容

超前原則、定位原則、信息原則、諫諍原則。秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所有工作的反饋，都對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策起到輔助作用，所以秘書(shū)提交的文件資料及分析數(shù)據(jù)，都具有超前意識(shí)，注重超前原則，從原來(lái)固有的資料去舉例分析，尋找規(guī)律性，尋找發(fā)展方向，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了事實(shí)依據(jù)，符合實(shí)際的發(fā)展；秘書(shū)作為輔助性的崗位，需要每個(gè)人對(duì)自己的崗位定位準(zhǔn)確，是為單位起到協(xié)調(diào)作用，所以要對(duì)事實(shí)進(jìn)行調(diào)查，在堅(jiān)持底線的前提下，改變溝通方式，改善溝通手段，用婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)言，能使人接受，要用客觀公正的態(tài)度去對(duì)待每件事，用公平的方式去平衡各方面的利益，從而達(dá)到協(xié)調(diào)工作的目的，使各部門(mén)之間運(yùn)轉(zhuǎn)更順暢；秘書(shū)更領(lǐng)導(dǎo)之間，是一種特殊的同事關(guān)系，作為領(lǐng)導(dǎo)最接近的崗位，接觸領(lǐng)導(dǎo)各方面的工作方式工作風(fēng)格，了解領(lǐng)導(dǎo)的脾氣性格，但是每個(gè)人都不是完人，都有考慮不周的時(shí)候，所以秘書(shū)考慮事情必須比領(lǐng)導(dǎo)更為周全更為全面，因?yàn)槊貢?shū)的工作就是協(xié)調(diào)平衡各方面利益的工作，但是在溝通的過(guò)程中當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出的錯(cuò)誤的決策的時(shí)候，秘書(shū)是第一個(gè)知道的，雖然有監(jiān)督部門(mén)，但是很多時(shí)候監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)督都處于事后監(jiān)督，有些造成的損失或者影響甚至已經(jīng)是無(wú)法挽回了，所以秘書(shū)必須起到諫諍的作用。

（二）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)、其他人員面前，往往起到代替領(lǐng)導(dǎo)的作用，而在領(lǐng)導(dǎo)面前，又往往代替了其他員工的角色，所以秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)和員工、領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)之間起到重要的協(xié)調(diào)關(guān)系的作用，但是在協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程中，秘書(shū)必須堅(jiān)持在正確的政策指導(dǎo)下，客觀公正地對(duì)待事實(shí)，與各部門(mén)之間平等協(xié)商，從整體全局出發(fā)，以靈活的溝通方式，達(dá)到各方面利益的平衡。

（三）處理信息的原則

及時(shí)性、保真性、適用性和預(yù)測(cè)性。對(duì)于秘書(shū)工作來(lái)講，信息的處理直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的決策結(jié)果。給領(lǐng)導(dǎo)提供的信息越真實(shí)，在大的經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境下，越及時(shí)，越能把我預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性越有幫助，始終堅(jiān)持以客觀事實(shí)為依據(jù)的態(tài)度，能確保信息更準(zhǔn)確，更有利于去進(jìn)行深層次原因的分析和挖掘，而領(lǐng)導(dǎo)的決策是根據(jù)政府宏觀調(diào)控的前提下，根據(jù)公司管理體制與公司發(fā)展階段而做出的決策，所以領(lǐng)導(dǎo)的決策并不是永遠(yuǎn)適用的，而只是適用于公司發(fā)展的某一階段，所以要求秘書(shū)處理信息要及時(shí)，并且預(yù)測(cè)要準(zhǔn)確，特別是在對(duì)政府宏觀調(diào)控政策的預(yù)測(cè)。

（四）辦理事務(wù)的原則

被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范。秘書(shū)一直都是在被動(dòng)接受工作的環(huán)境中，無(wú)論是下屬員工需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通工作，還是領(lǐng)導(dǎo)需要給下屬員工傳達(dá)指令，秘書(shū)的角色都是被動(dòng)接受工作。但是在接受這個(gè)被動(dòng)的工作之后，如何要將這個(gè)工作做好，就必須充分發(fā)揮辦理事務(wù)的時(shí)候的主動(dòng)性，在堅(jiān)持原則的前提下，靈活運(yùn)用各種溝通手段及溝通方法，用現(xiàn)有的規(guī)范的制度條例去協(xié)調(diào)各方面的工作，這樣才能將工作做到最好。我們?cè)賮?lái)分析紀(jì)曉嵐，每次紀(jì)曉嵐都是在知道事件發(fā)生之后，他才被動(dòng)地接受了利用最大的資源讓事情往好的方向發(fā)展，如何在被動(dòng)的事件中將自己變?yōu)橹鲃?dòng)。

四、秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)工作在企事業(yè)單位中占據(jù)了重要地位，那么該如何提高秘書(shū)協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作

第一，要鍛煉好自己的基本功，即秘書(shū)工作的聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力，這是作為秘書(shū)工作的首要基本條件，當(dāng)你缺少這方面的基本能力的時(shí)候，你比別的專(zhuān)業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)者就失去了先決條件。第二，在秘書(shū)這個(gè)行業(yè)中，作為一個(gè)為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀意見(jiàn)的助手，平時(shí)就該搜集多方面的信息，如國(guó)家的宏觀調(diào)控政策，貨幣政策，國(guó)家法律法規(guī)的更新，地方性?xún)?yōu)惠政策的頒布，各行業(yè)的需求，專(zhuān)業(yè)的經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)分析，等等，只有不停地充實(shí)自己，完善自己的信息庫(kù)，將自己所學(xué)的理論知識(shí)有效地與實(shí)際相結(jié)合，才能在面對(duì)各種復(fù)雜的事務(wù)的過(guò)程中做到胸有成竹，能做到運(yùn)籌帷幄，無(wú)論從經(jīng)濟(jì)利益回報(bào)、國(guó)家政策、法律法規(guī)的規(guī)定及企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的階段等從專(zhuān)業(yè)方面分析為領(lǐng)導(dǎo)提供更為準(zhǔn)確的意見(jiàn)，也能讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的意見(jiàn)更信服。第三，在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中在堅(jiān)持原則的前提下，不違反國(guó)家法律法規(guī)、不損害公司利益的前提下，需要講究方式方法，在平等協(xié)商的條件下，運(yùn)用和平的手段去協(xié)調(diào)，能平衡各方面的利益，確保工作的順利進(jìn)行，也確保企業(yè)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。第四，秘書(shū)工作者需要培養(yǎng)良好的人際關(guān)系，在處理各種人際關(guān)系的同時(shí)，既要考慮到自身的能力，又要考慮到本單位現(xiàn)在和將來(lái)工作所接觸到的人員。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著改革開(kāi)放后經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加快，企事業(yè)單位對(duì)秘書(shū)人員的需求也急劇增加，對(duì)秘書(shū)人員的綜合職業(yè)素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，良好的職業(yè)素質(zhì)，是秘書(shū)工作者從事快節(jié)奏、高效率的工作的基本條件，秘書(shū)工作者綜合素質(zhì)的高低，也有助于提高企業(yè)管理水平和工作效率，秘書(shū)工作者只有更加完善自己的，不斷地提高自己的綜合實(shí)力，加強(qiáng)自己的職業(yè)素養(yǎng)、心理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在工作中不斷地完善自己，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)，也為自己的發(fā)展開(kāi)拓更寬廣的道路。