蔡嬌

摘 要：新時期，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為電力管理工作的基礎(chǔ)，電力系統(tǒng)檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)階段，加強(qiáng)對其數(shù)字化管理的研究顯得尤為重要。本文將通過闡述其數(shù)字化管理的意義，具體分析其所存在的問題，來探討與之有關(guān)的對策。

關(guān)鍵詞：電力；檔案；電力系統(tǒng)；數(shù)字化管理

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電力系統(tǒng)檔案管理工作也得到極大的發(fā)展。但是，在其發(fā)展過程中依然存在諸多問題。因此，新時期，加強(qiáng)對其數(shù)字化管理的研究具有重要的意義。

一、將電力系統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的意義

（一）有助于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展

在電力系統(tǒng)檔案管理中，通過采用數(shù)字化管理，能夠形成與企業(yè)重大人事變動調(diào)整、重大項(xiàng)目投資、機(jī)構(gòu)重大變革等事宜有關(guān)的電子文件，并能夠通過這一平臺將這些事宜及時的公布出來，有利于提高企業(yè)有關(guān)工作的開放度與透明度，有利于督促企業(yè)民主管理工作，有利于提高廣大職工工作的積極性。此外，電子系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化，一方面能夠?yàn)閱T工的工作與學(xué)習(xí)開拓新的途徑，另一方面也能夠有效提高員工的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）有助于進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的共享

電子系統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化，能夠?qū)ζ髽I(yè)各種原始資料實(shí)現(xiàn)分類收集與集中管理。因此，通過建立一個這樣的數(shù)據(jù)庫，一方面能夠提高企業(yè)員工對本企業(yè)檔案資料查閱的方便性，比如，可直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，另一方面還能夠有效查閱有關(guān)單位的文件資料，有助于其自身的學(xué)習(xí)與發(fā)展，有助于真正實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

（三）有助于提高電力檔案管理工作的質(zhì)量與效率

長期以來，對于檔案資料的保存，有關(guān)工作部門及其相關(guān)人員通常采用紙質(zhì)檔案保管的方法[1]。我們知道，這種方法很用意受到保存環(huán)境的影響，從而出現(xiàn)一些墨跡字跡不清與受潮等問題。但是，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有運(yùn)行穩(wěn)定、功能完備和技術(shù)先進(jìn)等優(yōu)勢，不會受到保存環(huán)境的影響，能夠有效避免保管不方便和工作勞動量大等問題，有利于對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于提高其管理工作的質(zhì)量與效率。

二、電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

就目前來講，一些企業(yè)依然只重視生產(chǎn)經(jīng)營管理，而對于有關(guān)檔案管理工作明顯重視不足，不能夠?qū)n案管理工作的重要性與必要性形成正確的認(rèn)識。比如，在檔案工作硬件的投入方面。作為檔案工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理硬件設(shè)備較為陳舊，已不能滿足檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的需求。而且，由于對檔案管理工作的重視不足，缺乏對該項(xiàng)工作的投入，使得其硬件建設(shè)嚴(yán)重滯后。比如非標(biāo)準(zhǔn)檔案柜依然在使用；刻錄機(jī)、打印機(jī)和檔案室專用微機(jī)等不足；大多數(shù)檔案庫房的防蟲、防潮和防高溫等措施不足等等，這些都嚴(yán)重影響了檔案的信息化建設(shè)。

（二）缺乏一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

首先，在電力系統(tǒng)檔案管理中，多數(shù)檔案管理人員并沒有對相關(guān)專業(yè)進(jìn)行具體學(xué)習(xí)，缺乏相應(yīng)的理論知識素養(yǎng)和實(shí)踐鍛煉，對檔案管理工作也不熟悉。其次，現(xiàn)有檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)明顯不合理，這主要是因?yàn)榇蟛糠謾n案員是由于一些其他因素而到檔案部門工作的。最后由于施行垂直管理制度，多數(shù)檔案管理人員在舒適的工作環(huán)境中會出現(xiàn)一些不思進(jìn)取和貪圖安逸等情況。

（三）管理工作缺乏規(guī)范性

由于一些工作人員缺乏對《檔案法》具體內(nèi)容的了解與掌握，就會出現(xiàn)一些有章不循和有法不依等不規(guī)范管理現(xiàn)象。比如，對于在企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記過戶、資產(chǎn)重組、質(zhì)量體系認(rèn)證、項(xiàng)目招投標(biāo)和單位轉(zhuǎn)制等工作中產(chǎn)生的一些新型賬外檔案資料，有些檔案管理人員由于不了解，就容易在收集的過程中出現(xiàn)遺漏

三、電力系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化對策

（一）建立并完善有關(guān)管理制度

第一，為有效提高數(shù)字化檔案工作效率，要建立健全規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)工作程序，并嚴(yán)格按照該工作程序開展具體的工作。第二，為提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，要提高檔案管理人員歸類整理工作的能力；第三，為防止計(jì)算機(jī)操作失誤造成文件丟失，要對歸檔的電子文件進(jìn)行拷貝。第四，要建立并完善嚴(yán)格的文件登記管理制度。

（二）加大對檔案管理設(shè)備的投入

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其守舊的管理方法已不能滿足電力企業(yè)健康發(fā)展的要求[2]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，人們了解事物和解決問題的途徑更加廣泛。在電力系統(tǒng)檔案管理工作中，其硬件基礎(chǔ)設(shè)施也必須跟進(jìn)時代發(fā)展的要求，必須充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的價值。因此，企業(yè)必須對其檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識，必須增加對其設(shè)施設(shè)備的投入，購置數(shù)字化管理所需要的計(jì)算機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器、光盤刻錄機(jī)和掃描儀等，用現(xiàn)代化的密集架代替鐵柜，對檔案庫房進(jìn)行改造或更新。

（三）建立一支強(qiáng)有力的檔案管理工作隊(duì)伍

作為一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，檔案工作需要有一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍來確保其順利進(jìn)行。因此，各檔案工作人員一方面要了解并靈活運(yùn)用相關(guān)的管理知識，另一方面還要了解與其工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)等。從企業(yè)角度講，就是要積極組織有關(guān)培訓(xùn)活動，以提高員工的管理知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。從工作人員角度講，就是要積極參加企業(yè)所組織的有關(guān)活動，以提高自身的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語

總之，信息時代的到來，為電力系統(tǒng)檔案管理工作帶來了很大的便利。電力系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化，有助于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，有助于進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的共享，有助于提高電力檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，為有效解決現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理中的一些問題，必須通過建立并完善有關(guān)管理制度、加大對檔案管理設(shè)備的投入和建立一支強(qiáng)有力的檔案管理工作隊(duì)伍等措施來促進(jìn)其管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳科.淺談電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平[J].科技資訊，2013，02：245.

[2]烏盛菊.電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題及對策[J].廣東科技，2011，20：161-162.