趙小偉

（新疆分析測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

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關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思路探索

趙小偉

（新疆分析測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

摘要：在各行各業(yè)信息化建設(shè)蓬勃發(fā)展的今天，事業(yè)單位作為一個特殊的機(jī)構(gòu)，其檔案管理信息化建設(shè)重要性和必要性日顯凸出。為加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理信息化水平，本文在分析制約事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的因素后，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的新思路進(jìn)行了深入探索。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；制約因素；思路

前言：事業(yè)單位檔案管理是一項復(fù)雜繁瑣的工作，且隨著時間的推移檔案信息量也在不斷增加，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理、人工管理模式不僅效率低下，難以滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理要求，而且容易造成檔案信息的丟失。而建設(shè)信息化檔案管理模式，可以顯著提高檔案管理效率，減少人、物等資源的投入，強(qiáng)化事業(yè)單位職能。因此，事業(yè)單位應(yīng)加快檔案管理的信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

（一）檔案管理信息化平臺更新遲緩。

當(dāng)前，我國很多事業(yè)單位雖然都已建立了自己的檔案管理信息化平臺，但對于檔案管理信息化平臺利用的卻不夠充分，平臺的更新維護(hù)與推廣工作也進(jìn)行的較為遲緩，這嚴(yán)重制約了其檔案管理信息化建設(shè)的步伐，降低了檔案管理的信息化程度[1]。由于檔案管理信息化平臺更新緩慢，可能會造成新入職員工的基本信息沒有及時全面錄入到系統(tǒng)之中，從而給事業(yè)單位人力資源管理與員工工作規(guī)劃帶來不利影響。檔案管理信息化平臺利用率低，使得信息化平臺優(yōu)勢得到不到充分發(fā)揮。

（二）檔案管理人員整體素質(zhì)低。

誠然，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作注重的是檔案的信息化管理、電子化、數(shù)字化管理，依靠的是信息技術(shù)的應(yīng)用與設(shè)備的投入，但技術(shù)與設(shè)備的使用卻離不開人力資源的投入，只有人的參與技術(shù)和設(shè)備的功能才能得以正常發(fā)揮。這就決定了人是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的一個重要影響因素，若管理人員整體素質(zhì)低、技能差，那么就會給事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作造成嚴(yán)重阻礙，制約檔案管理信息化水平提升[2]。而檔案管理人員整體素質(zhì)低、專業(yè)技能差正是我國當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作所存在的一個主要現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的新思路

（一）加快檔案管理信息化平臺的建設(shè)、更新與推廣。

信息技術(shù)在快速發(fā)展的同時也在不斷的更新和豐富，同時檔案管理信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)化管理平臺也在不斷的完善，事業(yè)單位應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，或重建檔案管理信息化系統(tǒng)與平臺，或在原有平臺基礎(chǔ)上加以不斷的改進(jìn)和完善。重視對檔案管理信息化平臺的實時更新與維護(hù)，加快檔案管理信息化平臺的推廣，讓更多事業(yè)單位在意識到信息化平臺在檔案管理中所發(fā)揮的巨大作用的同時，積極對檔案管理信息化系統(tǒng)平臺進(jìn)行更新，促進(jìn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)逐漸完善優(yōu)化，強(qiáng)化系統(tǒng)各項功能[3]。事業(yè)單位做好檔案管理信息化平臺的推廣工作，既是為了滿足自身檔案管理信息化需要，提高自身檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺知名度與公信力，也是為了滿足社會公眾對信息的需求，履行社會職責(zé)。只有通過推廣事業(yè)單位才能為公眾提供便捷的信息服務(wù)，為自身積累經(jīng)驗，從而進(jìn)一步加快自身檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位應(yīng)著眼于實際，加大資金投入，大力引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才與信息技術(shù)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，為檔案管理信息化平臺建設(shè)、更新維護(hù)與推廣提供充足力量，全面做好檔案管理信息化建設(shè)工作。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)與技術(shù)人員工作協(xié)調(diào)性。

工作人員與技術(shù)人員是事業(yè)單位檔案管理工作的兩大主體，對檔案管理信息化水平與建設(shè)進(jìn)程具有直接影響。為促進(jìn)全體員工在檔案管理信息化建設(shè)工作中效能的積極、充分發(fā)揮，就需要事業(yè)單位重視起對檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育工作，通過培訓(xùn)提升全體工作人員職業(yè)素養(yǎng)與道德素質(zhì)，提升工作人員與技術(shù)人員之間工作的協(xié)調(diào)性，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好條件與環(huán)境[4]。事業(yè)單位應(yīng)制定一套詳細(xì)的員工培訓(xùn)計劃與教育方案，定期組織開展檔案管理工作人員與技術(shù)人員培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，讓檔案管理全體職員在充分意識到檔案管理信息化建設(shè)工作重要意義基礎(chǔ)上，不斷學(xué)習(xí)新的管理理論知識與方法，掌握新的信息技術(shù)與管理設(shè)備操作技能，不斷提升自身綜合素質(zhì)。與此同時，事業(yè)單位管理層還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員與技術(shù)人員的引導(dǎo)，要求他們加強(qiáng)溝通與交流，由技術(shù)人員及時將新的檔案信息錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由工作人員對系統(tǒng)進(jìn)行及時更新與維護(hù)，保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作有條不紊的進(jìn)行[5]。為全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作協(xié)調(diào)性的有效提升，推動檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定有序進(jìn)行，事業(yè)單位還應(yīng)依據(jù)自身檔案管理特點(diǎn)與目標(biāo)建立科學(xué)有效的互通機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員與技術(shù)人員之間工作的協(xié)調(diào)配合，從整體上提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作與檔案管理工作效率，提高管理工作規(guī)范性。

總結(jié)：事業(yè)單位開展與實施檔案管理信息化建設(shè)工作，是信息時代對事業(yè)單位提出的一個必然要求，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。它是事業(yè)單位適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、滿足社會信息需求的重要舉措，不僅對事業(yè)單位本身，對社會、對市場經(jīng)濟(jì)都有著重要的現(xiàn)實意義和影響。總之，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化程度不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

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[3]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].赤子(上中旬),2015,07:144.

[4]吳曉麗.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考[J].黑龍江檔案,2015,04:104.

[5]聶菊.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,15:157.

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）06-0046-01