梁秀坤

摘 要 企業(yè)的檔案管理部門，普遍存在被認(rèn)為是只有投入沒有產(chǎn)出的部門，因而檔案部門的工作得不到應(yīng)有的重視和承認(rèn)，不同程度地影響企業(yè)檔案管理工作的順利開展，影響檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。本文對企業(yè)檔案管理工作的重要性進(jìn)行了深入的分析，旨在提高企業(yè)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 重要性

檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，是企業(yè)重大經(jīng)營活動的歷史記錄，是企業(yè)依法經(jīng)營的證明，是企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營活動的指導(dǎo)依據(jù)，它對記錄歷史狀況和指導(dǎo)企業(yè)工作，維護(hù)企業(yè)權(quán)益有著極為重要的作用。實踐證明，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識越充分，搞好檔案管理工作的自覺性就越高。檔案對企業(yè)經(jīng)營的支持作用就發(fā)揮得越充分。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視抓好企業(yè)檔案管理工作。

一、檔案管理工作的投入分析

（一）人力投入

一般來說，任何一個企業(yè)，只要是正常生產(chǎn)經(jīng)營中，都有檔案管理部門，設(shè)立檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員、檔案網(wǎng)絡(luò)兼職管理人員和檔案各級分管領(lǐng)導(dǎo)。由于檔案管理有其自身的專業(yè)性，要求95%以上檔案人員必須進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相關(guān)的檔案管理資格證書，方可從事檔案工作，且每隔5年必須重新取證，同時還必須接受不得低于40學(xué)時/人·年的繼續(xù)教育培訓(xùn)，這也是一項不少的投入。[1]

（二）物力投入

由于檔案管理的專業(yè)特殊性，檔案的管理保護(hù)技術(shù)要求是相當(dāng)高的，為了確保檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，要求檔案庫房必須堅固、必須留有今后20年存放檔案的余地。庫房內(nèi)裝有安全門鎖、防盜的監(jiān)控系統(tǒng)、通風(fēng)設(shè)備，備有足量的消防器材、防火監(jiān)控系統(tǒng)等。檔案庫房必須和辦公室、閱覽室分開。檔案庫房必須配置有“八防”保護(hù)設(shè)備和安全措施，即做到：防火、防盜、防潮、防光、防溫、防蟲、防塵、防有害氣體，等等。如最基本的檔案庫房的溫濕度要求：一般紙質(zhì)檔案溫度為14℃～24℃，相對濕度為45%～60%；特殊載體的檔案，如照片/底片檔案保存溫度要求為13℃～15℃，相對濕度要求為35%～45%。這就要求企業(yè)對檔案工作投入較多的資金，用來配置有特定要求的檔案庫房、檔案保護(hù)設(shè)備、檔案專用裝具等，而且這筆投入是相對較大的。

（三）財力投入

由于檔案工作的特殊性，工作的過程中就是消耗辦公用品的過程。檔案管理在整理歸檔的過程中，需要大量的檔案夾具，如檔案夾，檔案卷盒、卷皮、復(fù)印紙張、整理和裝訂工具，涂改液、號碼機(jī)、專用油墨、裝訂線、標(biāo)簽紙、貼標(biāo)簽專用的雙面膠等，專用檔案夾具要定做（如會計、照片/底片等檔案裝具）要定做，價錢普遍較貴；以上這些都需要企業(yè)加大資金投入，才能保證檔案管理工作正常開展。

二、檔案管理工作的產(chǎn)出效益分析

（一）現(xiàn)時利用檔案效益

完整準(zhǔn)確的檔案資料，快捷方便的查詢方式可以為生產(chǎn)一線的技術(shù)人員帶來極大幫助，也可以創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。如某企業(yè)2014年一期運煤碼頭在多年使用后部分管樁出現(xiàn)裂縫，能否靠泊進(jìn)口煤船需要重新校核，設(shè)計部門利用綜合檔案室提供的地質(zhì)資料和原設(shè)計圖紙，不僅節(jié)約時間還節(jié)省116.2萬元的費用。根據(jù)統(tǒng)計，兩年時間，該廠利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到352.61萬元。這些利用情況都體現(xiàn)了檔案的作用及檔案存在的價值，即檔案的產(chǎn)出。[2]

（二）社會效益

從檔案作用的雙重性和擴(kuò)展律的另一方面來說，它對全社會有用，是長遠(yuǎn)作用，它體現(xiàn)的是檔案的第二價值。例如，某廠作為國家重點建設(shè)工程，它的設(shè)計、基建、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)運行及其經(jīng)營管理過程和經(jīng)驗，都是極其寶貴的財富，它對真實反映我國的社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，而這些作用是呈現(xiàn)擴(kuò)大和發(fā)展趨勢，這時檔案的價值就在檔案不斷被社會各階層利用、參考時體現(xiàn)出來，其價值是不可估量的。

（三）歷史效益

隨著社會不斷發(fā)展，檔案對一個國家的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和文化教育事業(yè)的發(fā)展越來越顯示出重要作用。它體現(xiàn)在利用檔案后，對促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經(jīng)驗教訓(xùn)、取長補短、產(chǎn)生并提高效益發(fā)揮重大作用。當(dāng)經(jīng)過了漫長的歷史時期，一些企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，但企業(yè)的各類永久保存的檔案仍作為歷史檔案存放在各個地方檔案館里，它的歷史價值和效益是不言而喻的。例如，電力工作者可以通過對檔案的利用、研究，找出過去電力生產(chǎn)建設(shè)的成功經(jīng)驗，找出電力企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗教訓(xùn)，找出電力生產(chǎn)企業(yè)機(jī)制改革的思路和模式，這對推動電力事業(yè)發(fā)展所起的作用將是不可估量的。

三、檔案價值分析

（一）從檔案的定義、本質(zhì)、屬性看檔案價值

《檔案法》第二條規(guī)定：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家、社會、個人具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！彼鼜姆蓪用嬉?guī)定了檔案是必須有保存價值的歷史記錄。這是對檔案價值認(rèn)識的提高。從檔案的本質(zhì)、屬性看，一方面，檔案是人類保存記憶的最好工具，具有原始性、本源性、回溯性，這是檔案的本質(zhì)，它決定了檔案必須加以很好保存，人類文明才得以傳承。

（二）從檔案工作具體內(nèi)容看檔案價值

檔案工作的內(nèi)容是檔案工作者勞動的具體體現(xiàn)，也凝結(jié)了檔案的價值。檔案工作中的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用幾個環(huán)節(jié)，其實就體現(xiàn)了檔案工作的兩個方面，即收集管理和提供利用。一方面，檔案人員通過收集、保管、鑒定等手段，來實現(xiàn)檔案的保存價值；另一方面又通過整理、編目、編研和利用等一系列工作，來確保檔案利用價值的實現(xiàn)，收藏管理與開發(fā)利用永遠(yuǎn)是檔案工作對立統(tǒng)一的兩個方面，是檔案價值在檔案實際工作中的很好體現(xiàn)。[3]

（三）從檔案的價值形態(tài)看檔案價值

檔案的保存價值和利用價值可以涵蓋檔案的所有價值形態(tài)。如檔案的現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值就是檔案保存的時間性和利用的時效性的體現(xiàn)；又如檔案的憑證價值和情報價值，它是檔案的兩種基本價值，其實就是檔案的利用價值，它說明了檔案能滿足主體的不同需求。

四、總結(jié)

只有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加大對檔案工作的投入并通過檔案人員的積極努力，以“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的精神，認(rèn)真做好檔案管理工作，才會有“前人種樹，后人乘涼”的大好局面。事實證明，對檔案管理工作的不斷投入，是企業(yè)家遠(yuǎn)見卓識的體現(xiàn)，它必將產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提高檔案的保存價值和利用價值，而檔案就是企業(yè)為歷史留下的一筆寶貴財富。

（作者單位為湛江經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)國有資產(chǎn)經(jīng)營公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 洪亮.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].科技與企業(yè)， 2011（10）：108.

[2] 霍瑾玫.現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用探析[J].卷宗，2013（7）：13-11.

[3] 郝水琴，關(guān)鳳明.關(guān)于做好新時期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業(yè)管理與科技，2011（3）：20-21.