吳東偉　葉存建　李新龍

摘 要：所謂采辦計劃管理，是指對包括項目所需的材料、設(shè)備采購（含設(shè)備監(jiān)造）、運輸、清關(guān)、倉儲、材料控制等一系列項目活動進行規(guī)劃，對實際項目活動實施具有指導(dǎo)價值的書面文件。儀表自動化是石油天然氣等工程領(lǐng)域監(jiān)視、測量、調(diào)節(jié)、控制的重要組成部分，該專業(yè)的采辦工作是國際工程能否實現(xiàn)預(yù)期效益的一個重要因素，項目采辦工作的成敗直接關(guān)系著工程效益的實現(xiàn)與否。

關(guān)鍵詞：國際工程 儀表自動化 采辦計劃 管理

在國際石油工程建設(shè)項目中，采辦管理計劃是各項工作的先導(dǎo)，計劃引導(dǎo)著項目工作推進的步驟和方向。加強對國際項目采辦工作的管理，一個關(guān)鍵的著力點就是建立完善的采辦計劃，并嚴格執(zhí)行。本文簡略分析儀表自動化專業(yè)采辦計劃的編制關(guān)鍵點和執(zhí)行建議，并結(jié)合作者本身在國際工程項目中的采辦計劃管理經(jīng)驗進行簡要分析。

一、如何編制完善的國際工程儀表自動化專業(yè)采辦計劃

要編制比較完善的采辦計劃，至少需要重點把握以下幾個關(guān)鍵點。

1.對工程所在國國情和市場情況進行詳細的調(diào)研。在項目前期，對采辦工作而言，一項關(guān)鍵的工作就是對工程所在國的材料、設(shè)備等市場環(huán)境進行盡可能有深度的調(diào)研和了解。雖然，現(xiàn)在工程的采辦已經(jīng)在全球范圍內(nèi)進行，但是從成本效益和滿足項目周期需要等需要考慮，工程材料設(shè)備的絕大部分采購量還是發(fā)生在所在國內(nèi)。 因為對于儀表自動化設(shè)備而言，作者工作的國際項目所在國家（哈薩克斯坦）而言，在當(dāng)?shù)夭⒉荒軡M足找到幾乎所有儀表自動化設(shè)備的廠家的要求，而我們國內(nèi)公司已經(jīng)具備了該專業(yè)成熟的采辦經(jīng)驗和采辦團隊，因此從國內(nèi)完成采辦工作并將設(shè)備空運至該國，可以縮小并能夠保證采辦周期，為現(xiàn)場施工提供了保證。

2.完善對供貨商供貨周期的管理。對于絕大部分國際工程而言，項目業(yè)主都要求承包商在規(guī)定的期限內(nèi)完成工程建設(shè)并交付使用，為此，建設(shè)團隊承受著按時交付工程的時間壓力。為保證實現(xiàn)這一目標(biāo)，承包商就需要有效地組織設(shè)計、采辦、施工等環(huán)節(jié)的相關(guān)活動。其中，采辦工作為項目的順利推進提供材料、設(shè)備的支持，對工程的進度在很大程度上具有決定性影響。而其中，如何加強對主要供應(yīng)商的管理，特別是材料設(shè)備供貨期的管理和控制就成為采辦計劃實施的關(guān)鍵一環(huán)。 除了在以往和平時的設(shè)備材料采購過程中，對供貨商供貨能力和周期的激勵和績效管理外，在具體國際工程的采辦計劃編制中，項目采辦團隊要制定有效的措施來加強對供貨商供應(yīng)周期的管理。

3.加強對采辦資金到位的時間安排。項目資金的籌措和調(diào)配是影響采辦工作的一個重要的內(nèi)部因素。特別是在國際項目開展的前期，由于項目啟動之初，沒有拿到項目業(yè)主支付的工程預(yù)付款和進度款，同時很多設(shè)備材料的采購又需要在這個階段安排購置。這就需要采辦計劃編制時統(tǒng)籌考慮項目采辦相關(guān)資金到位的時間安排，確保資金能夠基本按照采辦工作推進的步驟，逐步滿足需要。

4.還要注意與設(shè)計、施工等上下工序之間的有效結(jié)合。如同上文所描述，采辦計劃要和設(shè)計計劃、施工計劃相互協(xié)調(diào)，緊密銜接。具體到編制計劃時，首先就要參照設(shè)計工作的進度計劃和對工程材料的選擇等相關(guān)文件資料，來確定采辦工作的相應(yīng)計劃，同時要和施工部門保持協(xié)同，確保材料設(shè)備供應(yīng)能夠滿足施工進度的推進要求。

二、對國際工程中儀表自動化專業(yè)采辦計劃執(zhí)行的建議

1.對采辦計劃執(zhí)行的動態(tài)管理。在計劃執(zhí)行中，要有采辦計劃的動態(tài)管理觀念。由于面臨的環(huán)境因素是在不斷的變化中，采辦計劃也要根據(jù)實際變化進行調(diào)整和糾偏。很多時候，我們只重視采辦計劃的編制，而不重視對計劃的及時動態(tài)調(diào)整。在計劃執(zhí)行過程中，必須定期進行采辦計劃和實際執(zhí)行情況的比較，當(dāng)實際情況偏離計劃時，分析產(chǎn)生偏差的原因，采取適當(dāng)?shù)募m偏措施，以確保采辦成本和進度控制目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.對比和分析。對儀表自動化專業(yè)采辦成本計劃值和實際發(fā)生值逐項比較，采辦進度計劃和實際進度通過進度曲線進行對比，以動態(tài)掌握采辦成本是否超支，采辦進度是否落后。在比較的基礎(chǔ)上，對比較結(jié)果進行分析，以確定偏差的嚴重性和偏差產(chǎn)生的原因。這是采辦計劃控制工作的核心，其主要目的是找出產(chǎn)生偏差的原因，從而采取針對性的措施，減少和避免相同原因的再次發(fā)生和減少由此造成的經(jīng)濟損失和進度落后。糾正偏差。當(dāng)采辦成本和進度出現(xiàn)偏差，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況、偏差分析和預(yù)測的結(jié)果，采取適當(dāng)?shù)拇胧?，以期使偏差最小化。糾偏是采辦計劃控制中最具實質(zhì)性的一步。只有通過糾偏，才能有效實現(xiàn)采辦的成本和進度控制。對偏差原因進行分析的目的是為了有針對性地采取糾偏措施，從而實現(xiàn)對采辦成本和進度的動態(tài)控制和主動控制。糾偏首先要確定糾偏的主要對象，糾偏原因有些是無法避免和控制的，如客觀原因，充其量只能對其中少數(shù)原因做到預(yù)防和控制，力求降低這些原因?qū)е碌慕?jīng)濟損失。在確定了糾偏的主要對象后，就需要采取有針對性的糾偏措施。

3.對儀表自動化專業(yè)采辦計劃執(zhí)行的獎懲。采辦計劃的執(zhí)行是采辦計劃價值體現(xiàn)的關(guān)鍵所在。為了實現(xiàn)采辦計劃中明確的費用計劃、進度計劃和質(zhì)量目標(biāo)，建立相應(yīng)的采辦計劃執(zhí)行獎懲制度或機制是非常重要的，能對計劃執(zhí)行的程度和深度起到很好的促進和推動作用。 例如，在采購費用指標(biāo)的控制上，明確在完善的材料、設(shè)備采購預(yù)算的基礎(chǔ)上，如果能夠?qū)崿F(xiàn)一定比例的費用節(jié)省和效益，就將其中一定比例的費用作為獎金獎勵給整個采辦團隊或者其中的采辦員工，以激勵他們在采辦過程中自動加強成本控制。對于采辦進度計劃的執(zhí)行，如果某項采購預(yù)計能在規(guī)定時間內(nèi)完成，扣除不可預(yù)見的客觀因素，如果不能按照計劃執(zhí)行，要對負責(zé)該項工作采辦工程師予以一定程度的懲罰。當(dāng)然，上述獎懲的關(guān)鍵是要公正和客觀。這樣通過獎優(yōu)罰劣就能確保在實際工程材料、設(shè)備采辦中，能夠嚴格地執(zhí)行項目采辦計劃，加強對采辦費用目標(biāo)、進度目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)的三維控制，進而保證了整個采辦工作按計劃有序進行，進而保證整個采辦工作的成功。

4.對非人力因素導(dǎo)致計劃校正變更的總結(jié)和分析。這其實是對采辦風(fēng)險的管理。在采辦過程中，經(jīng)常有一些非人力因素導(dǎo)致的偏差影響整個計劃的推進。在執(zhí)行中，項目采辦團隊需要加強對這些因素引起的計劃校正和變更的總結(jié)和分析。經(jīng)過一定的總結(jié)和積累，對在該領(lǐng)域的各類非人力因素有了很好的預(yù)期和事前控制，通過制定對應(yīng)的措施，就能在很大程度上做好事前規(guī)避措施。比如，對一些供應(yīng)商不能及時履約的問題，就能通過供貨商績效評估和聯(lián)系備選供貨商來達到一定程度上的風(fēng)險規(guī)避。對于因不可抗力引起的供貨運輸方式的變更，就要有事先的計劃，同時做好相關(guān)費用的安排，進而減小進度延后的風(fēng)險。

三、結(jié)語

儀表自動化的采辦管理工作是國際石油天然氣工程建設(shè)項目能否實現(xiàn)或獲取最大經(jīng)濟效益的一個關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，由于處于施工階段的后期，因此該專業(yè)的采辦工作的圓滿完成，才能給一個成功的項目畫上完美的句號。

參考文獻：

[1]杰克·R·梅瑞狄斯，小塞繆爾·J·曼特爾項目管理：管理新視角[M].鄭晟，等譯.4版.北京：電子工業(yè)出版社，2002.

[2]張利榮BQPC1工程項目采購管理（下）[J].項目管理技術(shù)2005.

[3]王淑敏.工廠成本費用控制精細化管理手冊.人民郵電出版社.2010.

作者簡介：吳東偉（1983-—），男，河北廊坊人，大學(xué)本科，單位：廊坊開發(fā)區(qū)中油龍慧自動化工程有限公司；葉存健（1983—），男，河北廊坊人，大學(xué)本科，單位：中油管道物資裝備有限公司；李新龍（1982—），男，河北保定人，在職研究生，單位：中油管道物資裝備有限公司。