張茜
摘要:自從會計(jì)電算化出現(xiàn)以后,對企業(yè)會計(jì)帶來了方便,被廣泛應(yīng)用,會計(jì)電算化提升了會計(jì)核算速度、準(zhǔn)確度。但是,會計(jì)電算化企業(yè)內(nèi)部控制還存在著權(quán)限管理不嚴(yán)密,內(nèi)部控制制度不完善、數(shù)據(jù)控制不規(guī)范以及安全性不夠等問題,針對問題,提出了相應(yīng)的對策建議。
關(guān)鍵詞:會計(jì)電算化;手工會計(jì);內(nèi)部控制
一、引言
會計(jì)電算化是會計(jì)人員進(jìn)行會計(jì)合算工作的一種方式。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會計(jì)事務(wù)越來越復(fù)雜,傳統(tǒng)的會計(jì)核算操作方式,已經(jīng)不能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,為了減輕會計(jì)人員的工作量,提高會計(jì)核算的質(zhì)量,增強(qiáng)會計(jì)核算的及時(shí)性,會計(jì)電算化應(yīng)運(yùn)而生。
會計(jì)電算化的產(chǎn)生代替了原來的人工核算會計(jì)工作模式,簡化了會計(jì)核算復(fù)雜冗長的人工核算過程,以計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算、編程整理,完成由記賬到編制賬簿、報(bào)表一整套的工作,節(jié)約了核算成本,也提高了工作的質(zhì)量。但是會計(jì)電算化與傳統(tǒng)會計(jì)核算方式相比,仍是出現(xiàn)了許多新特征,對會計(jì)人員和企業(yè)內(nèi)部控制也提出了新的要求。
二、會計(jì)電算化內(nèi)部控制的新特征
(一)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的組織工作更為系統(tǒng)化
會計(jì)工作內(nèi)部控制更為系統(tǒng)化,是會計(jì)電算化下會計(jì)工作的一大轉(zhuǎn)變。通過相應(yīng)的會計(jì)電算化軟件劃分會計(jì)人員職責(zé),會計(jì)人員只需要通過會計(jì)電算化軟件在自己職責(zé)范圍內(nèi),登記入賬就行,這使得會計(jì)工作的流程更加的井井有條,比其傳統(tǒng)的手工核算更為切合實(shí)際,會計(jì)工作更加的具體化系統(tǒng)化。
(二)會計(jì)電算化內(nèi)部控制更為復(fù)雜
會計(jì)電算化雖然帶來了極大的方便,有諸多優(yōu)點(diǎn),但是也有相應(yīng)的缺點(diǎn)。會計(jì)電算化簡化了手工核算的過程,卻也相應(yīng)的增加了會計(jì)核算內(nèi)部管理的負(fù)擔(dān),使得管理更為的麻煩。傳統(tǒng)的手工會計(jì)核算模式只需要對會計(jì)人員,內(nèi)部會計(jì)資料進(jìn)行監(jiān)管,但是會計(jì)電算化還要對會計(jì)核算軟件自己計(jì)算機(jī)進(jìn)行控制管理,這大大增加了企業(yè)會計(jì)管理的工作。此外,由于計(jì)算機(jī)程序的便利,使得企業(yè)能夠從事更為復(fù)雜的會計(jì)工作,這無疑也是會計(jì)電算化相對于傳統(tǒng)會計(jì)核算管理更為復(fù)雜的一點(diǎn)。
(三)會計(jì)電算化內(nèi)部應(yīng)用技術(shù)高端化
比起傳統(tǒng)手工會計(jì)核算模式來說,會計(jì)電算化在應(yīng)用技術(shù)上無疑是高端的,很多方面都用計(jì)算機(jī)程序來代替,會計(jì)核算的方式、會計(jì)信息保管方式、會計(jì)信息記錄的載體、會計(jì)信息處理模式都有了很大的變化。這些方式的變化也都使得會計(jì)數(shù)據(jù)的安全問題,查閱問題都有了新的解決方式,這些新的解決方式也會帶來一些新的問題。
三、會計(jì)電算化企業(yè)內(nèi)部控制存在問題
(一)權(quán)限管理不嚴(yán)密
目前會計(jì)電算化的核算方式雖然是現(xiàn)在會計(jì)工作的主流方式,但是依然存在著許多問題,其中最為嚴(yán)重的是會計(jì)電算化在進(jìn)行會計(jì)核算時(shí),對于權(quán)限管理的要求不夠嚴(yán)密。會計(jì)電算化下崗位權(quán)限管理主要是通過會計(jì)電算化自身內(nèi)部管理來實(shí)現(xiàn)的,由于權(quán)限管理不嚴(yán)、會計(jì)人員操作不夠?qū)I(yè)、會計(jì)人員分配不合理、職位與工作內(nèi)容不相符等,導(dǎo)致權(quán)限管理不明的問題。
(二)內(nèi)部控制制度不完善
會計(jì)電算化內(nèi)部控制權(quán)限問題之所以有所欠缺,還有一個(gè)原因便是會計(jì)電算化內(nèi)部控制的制度還不夠完善,這也是會計(jì)電算化存在的一大問題。我國財(cái)政部門規(guī)定,企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化必須要具備一定的條件,并通過相關(guān)部門的同意。但這是一個(gè)相當(dāng)麻煩的過程,企業(yè)為了省卻這些麻煩,提高會計(jì)核算的效率,往往都在不具備使用條件下實(shí)行會計(jì)電算化。
(三)數(shù)據(jù)控制不規(guī)范
會計(jì)電算化不僅在內(nèi)部控制的制度方面不夠完善,同時(shí)數(shù)據(jù)處理流程也不夠規(guī)范。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)的處理主要就是數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、整理、儲存、輸出這幾步。整個(gè)會計(jì)核算的過程不過就是數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中加工的這幾個(gè)步驟。而在實(shí)際操作中,由于數(shù)據(jù)控制不規(guī)范,這幾步往往會出現(xiàn)不同的問題,從而影響到整個(gè)會計(jì)核算工作的準(zhǔn)確度和可信度。
(四)安全性不夠
會計(jì)電算化存在的總體問題就是信息的安全性不高。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)的管理不想手工會計(jì)的數(shù)據(jù)可以交由專門的檔案部門進(jìn)行管理,它主要是通過電腦集中管理,一旦電腦出現(xiàn)故障,或是系統(tǒng)出現(xiàn)問題,會計(jì)數(shù)據(jù)可能就會因此全部丟失,并且如果企業(yè)沒有進(jìn)行備份,數(shù)就可能永遠(yuǎn)的消失。
四、推進(jìn)企業(yè)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的對策建議
(一)明確人員職責(zé)分工,嚴(yán)格權(quán)限控制
而要實(shí)現(xiàn)具體有效的內(nèi)部控制,就必須要制定權(quán)限管理體系,明確各會計(jì)人員之間的職責(zé),合理分配工作,實(shí)行會計(jì)崗位相互分離的制度,不可以出現(xiàn)相互檢查的崗位,比如說做賬的不能管理現(xiàn)金等等,同時(shí)細(xì)化系統(tǒng)管理人員的職責(zé),并對其進(jìn)行監(jiān)督。目前企會計(jì)電算化內(nèi)部管理最主要的工作便是要加強(qiáng)權(quán)限管理工作,明確會計(jì)人員的職責(zé)。
(二)多優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,加強(qiáng)內(nèi)部控制體系的運(yùn)行
第一,加強(qiáng)企業(yè)的組織控制,合理確定權(quán)責(zé)關(guān)系。企業(yè)會計(jì)電算化內(nèi)部控制最基本的便是要確立會計(jì)工作的組織結(jié)構(gòu),明確會計(jì)人員間的權(quán)責(zé)分配。最主要的目的便是實(shí)現(xiàn)各會計(jì)工作人員,各崗位之間的相互監(jiān)督、相互制約。
第二,關(guān)注員工的培養(yǎng)和教育,創(chuàng)造內(nèi)部控制良好氛圍。首先,培養(yǎng)員工職業(yè)道德,重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)誠信品質(zhì)的教育。其次,提高員工的專業(yè)技術(shù)能力,激發(fā)員工創(chuàng)新實(shí)踐能力,發(fā)現(xiàn)員工的特點(diǎn),實(shí)現(xiàn)員工的自我價(jià)值。另外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)營造良好的工作環(huán)境,提高員工的歸屬感。
第三,加強(qiáng)單位內(nèi)部考核和監(jiān)督力度。建立考核機(jī)制,對會計(jì)工作進(jìn)行有效及時(shí)的監(jiān)督。并將考核的結(jié)果同企業(yè)會計(jì)人員的獎金直接掛鉤。
(三)嚴(yán)格數(shù)據(jù)管理,確保會計(jì)信息的真實(shí)性和安全性
會計(jì)電算化制度下,會計(jì)信息的安全性非常值得關(guān)注,企業(yè)想要保障這些信息的安全需要采取一定的措施,最簡單的就是對每份數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,由不同的人保管,或是打印紙質(zhì)檔集中進(jìn)行歸案管理。同時(shí)企業(yè)需要派專門的技術(shù)人員,定期對企業(yè)的會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查,保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性,減少由于系統(tǒng)崩潰而引起的會計(jì)信息丟失事件發(fā)生的可能性。
五、結(jié)語
當(dāng)今,社會正處于互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的時(shí)代,在這樣的背景下,大多數(shù)企業(yè)都實(shí)行了會計(jì)電算化的核算方式。而為了適應(yīng)企業(yè)會計(jì)核算方式的發(fā)展,企業(yè)會計(jì)管理內(nèi)部控制也進(jìn)行了相應(yīng)的改變。會計(jì)電算化的運(yùn)用,一方面給企業(yè)會計(jì)核算工作帶來了諸多便利,另一方面也帶來許多潛在的問題,其中對于會計(jì)電算化的內(nèi)部控制就是企業(yè)面臨的一大難題。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身內(nèi)部發(fā)展的規(guī)律,將現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)同傳統(tǒng)的會計(jì)核算工作相結(jié)合,充分利用計(jì)算機(jī)的便利,提高企業(yè)工作效率,從而不僅企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。(作者單位:安徽工業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院)
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