摘 要：房地產(chǎn)檔案是不同時代檔案管理工作成果的縮影。由于其對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的意義。因此，需要加強(qiáng)對房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)，盡量提高檔案信息的利用率。從目前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀來看，我國應(yīng)該盡快解決房地產(chǎn)檔案管理的不足之處，以便使我國房地產(chǎn)檔案管理與時俱進(jìn)，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮相應(yīng)的信息服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)工程項目；檔案管理；優(yōu)化策略

一、國內(nèi)房地產(chǎn)工程項目的檔案管理概況

（一）產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力有待提高

房地產(chǎn)的檔案是十分重要的材料，而我國的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險能力一直較低下。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力差的問題就暴露無疑。

（二）產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征

由于產(chǎn)權(quán)檔案跨越歷史時間長，不同的歷史時期，產(chǎn)權(quán)檔案存在很大的差別。隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，我國在各方面都發(fā)生了很大的變化。不同的歷史時期，人們對產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識有很大的轉(zhuǎn)變。不同時期的檔案經(jīng)歷不同時代的管理人員之手，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征。由于產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)水平有很大的差別，管理人員知識面過窄，不能發(fā)現(xiàn)其中的問題，不規(guī)范的產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)入權(quán)屬檔案中。在影像技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)普及之前，產(chǎn)權(quán)檔案主要是紙質(zhì)檔案，且檔案中對于產(chǎn)權(quán)的描述過于簡單，基本只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。

（三）產(chǎn)權(quán)檔案載體單一

產(chǎn)權(quán)檔案除了常見的紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、調(diào)杳處理房地產(chǎn)糾紛過程中形成的有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)的錄音材料，以及在使用計算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。因此，特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。但在實際工作中，產(chǎn)權(quán)檔案管理部門對這些特殊載體的檔案收集不力，這些檔案沒有得到特殊的管理，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。

二、房地產(chǎn)工程項目的檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案工作人員隊伍建設(shè)

提高產(chǎn)權(quán)檔案人員的業(yè)務(wù)能力，規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案管理的程序。檔案管理人員是檔案利用工作的豐體，是利用制度的一直接貫徹者，對檔案的安全保密負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。隨著社會發(fā)展的日益加快，科學(xué)技術(shù)的是新月異，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，給檔案工作提出了更高的要求，對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)常對產(chǎn)權(quán)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)、知識面寬的檔案工作隊伍。

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范和簡化產(chǎn)權(quán)檔案的更正辦法。對于已經(jīng)歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行更正時，如果要對原件重新辦理更正平續(xù)，涉及的單位和部門較多，更正的程序繁瑣，給檔案信息的更正帶來了壓力和難度，因而導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案人員不愿意更正檔案中的錯誤信息，這給產(chǎn)權(quán)檔案的客觀性帶來了問題。實際上，只需通過增加附加更正表，在檔案備考表中說明更正原因及日期，并根據(jù)更正表更正微機(jī)中的信息。檔案人員在提供檔案服務(wù)時，應(yīng)提醒調(diào)閱人注意備考中的提示，查閱檔案時參看更正信息。

（三）保存雙套檔案

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲等方方面面的問題。在房地產(chǎn)檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少房地產(chǎn)檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

（四）制定有效的規(guī)章制度

建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)，以國家的檔案法規(guī)為準(zhǔn)繩，逐步完善本單位的檔案利用法規(guī)制度體系，并使檔案利用的章則制度起到保護(hù)檔案用戶合法利用權(quán)益，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，維護(hù)國家檔案完整與安全的作用。兼職檔案員負(fù)責(zé)督促承辦人員在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，將材料及時歸檔，保證材料的完整性。

（五）建立有效的檔案信息檢索體系

將房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整理、清查，做到檔案的賬實相符；然后對檔案資料進(jìn)行核查，糾正檔案的錯漏問題；對檔案進(jìn)行編目，通過案卷號、分類、文號等多層次的目錄，建立相應(yīng)的檢索標(biāo)準(zhǔn)，使檢索體系能夠方便、快捷地為用戶提供查詢服務(wù)。利用模糊檢索擴(kuò)大檢索范圍，使用戶盡町能多地掌握需求的房地產(chǎn)信息。利用各種檢索工具與手丁檢索形成互補(bǔ)，為用戶提供高效、準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。同時，做好信息的防病毒保護(hù)，定期對電子檔案進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失。對房地產(chǎn)檔案用戶進(jìn)行調(diào)查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對性地為客戶開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)。

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理中存在突發(fā)風(fēng)險、信息化風(fēng)險、投資風(fēng)險、知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險和人才風(fēng)險等問題，有關(guān)企業(yè)及管理人員應(yīng)當(dāng)樹立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險意識，加強(qiáng)檔案風(fēng)險教育，增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險評估。

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作者簡介：何麗娜，大連軟件園世通開發(fā)有限公司。