馬昆齡

摘 要：財(cái)務(wù)運(yùn)行管理是國際會(huì)議能夠順利完成的重要保證。財(cái)政部于 2015年 7月 30日發(fā)布《在華舉辦國際會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法》，對在華舉辦國際會(huì)議的收入、支出等費(fèi)用管理做出了新的規(guī)定。依據(jù)財(cái)政部的新規(guī)定，結(jié)合參加國際會(huì)議財(cái)務(wù)運(yùn)行管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)，對于國際會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)決算及會(huì)議過程的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行了探討，為相關(guān)財(cái)務(wù)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：國際會(huì)議；預(yù)算；決算；財(cái)務(wù)管理

中圖分類號：F233；F713.83 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）20-0134-03

國際會(huì)議是指經(jīng)由相關(guān)外事管理部門批準(zhǔn)、在國內(nèi)舉辦的有其他國籍人員參加的會(huì)議。為保證國際會(huì)議能夠順利舉行，必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)的運(yùn)行管理。筆者從財(cái)務(wù)預(yù)算、結(jié)算和會(huì)議過程管理等幾個(gè)方面，對國際會(huì)議的財(cái)務(wù)運(yùn)行管理方式和內(nèi)容進(jìn)行探討。

一、國際學(xué)術(shù)會(huì)議的財(cái)務(wù)預(yù)算工作

預(yù)算對于會(huì)議財(cái)務(wù)管理是至關(guān)重要的，因?yàn)楣浪愠鰰?huì)議總收入、總支出的金額，就能預(yù)知最終的盈虧。預(yù)算的結(jié)果應(yīng)該是收入大于支出，否則就要調(diào)整預(yù)算中的支出金額或者努力尋找其他會(huì)議收入來源，以保證會(huì)議不出現(xiàn)虧損。

（一）收入部分

1.會(huì)議注冊費(fèi)

注冊費(fèi)是會(huì)議最主要的收入，是決定會(huì)議能否做到收支平衡的重要因素，對它的定價(jià)至關(guān)重要，定低了必然虧損，定高了就有可能減少參會(huì)代表的數(shù)量。

國際會(huì)議的注冊費(fèi)主要包括代表注冊費(fèi)和陪同人員注冊費(fèi)兩大類型。陪同人員交納的注冊費(fèi)通常僅為代表注冊費(fèi)的一半或更少，這要視注冊費(fèi)中所包含的項(xiàng)目而定。

會(huì)議組織者希望盡可能早掌握會(huì)議的盈虧程度，所以鼓勵(lì)會(huì)議代表提前注冊、提前交納注冊費(fèi)。為此可以設(shè)置一個(gè)截止日期，在這個(gè)日期之前注冊的代表，其注冊費(fèi)可適當(dāng)減少。

2.贊助費(fèi)

當(dāng)估計(jì)會(huì)議注冊費(fèi)的總收入不夠支出時(shí)，要想增加收入的辦法使會(huì)議的財(cái)務(wù)預(yù)算達(dá)到平衡，首先考慮的是尋求贊助商，其次是政府部門的補(bǔ)助、基金贊助或私人贊助。

3.中央財(cái)政拔款收入是指在無會(huì)議注冊費(fèi)收入、贊助費(fèi)以及國際組織專項(xiàng)資助，或者已有收入但不足以彌補(bǔ)會(huì)議支出時(shí)，中央財(cái)政對國際會(huì)議的補(bǔ)助。

4.飯店優(yōu)惠傭金

飯店接待會(huì)議代表時(shí)會(huì)在各方面給會(huì)議提供一些優(yōu)惠條件，給組織者一定比例的返還。

5.旅游與展覽收入

來參加國際會(huì)議的人員大部分來自國外及外省市，如果在會(huì)議之余聯(lián)系當(dāng)?shù)氐穆眯猩绨才艓滋熳再M(fèi)、自愿參加的可了解當(dāng)?shù)厝宋臍v史的旅游項(xiàng)目，這也是頗受歡迎的。這是和會(huì)議內(nèi)容完全不相關(guān)的另一項(xiàng)活動(dòng)。如果組織成規(guī)模了，不但是為參會(huì)者提供另外的增值服務(wù)，還可從旅行社拿取傭金。另外，會(huì)議過程中還可招商，請相關(guān)行業(yè)或公司做展覽、展示也可以增加會(huì)議收入。

（二）支出部分

根據(jù)財(cái)政部財(cái)行（2015）371號文件《在華舉辦國際會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法》的要求，筆者以表格的形式整理出國際會(huì)議的各支出項(xiàng)，給財(cái)務(wù)人員計(jì)算預(yù)算數(shù)和結(jié)算數(shù)提供便利。

按以上表1與表2相減編制會(huì)議預(yù)算，還要在預(yù)算中加入預(yù)算總支出約10%的資金備用，以防一些不可預(yù)料的事件發(fā)生。如果預(yù)算總結(jié)中收入大于支出則可；反之，則要進(jìn)行調(diào)整。

二、國際會(huì)議的財(cái)務(wù)結(jié)算工作

財(cái)務(wù)結(jié)算是國際會(huì)議所有后續(xù)工作中最重要的一環(huán)。下面就針對核算各項(xiàng)收入支出時(shí)可能出現(xiàn)的諸多復(fù)雜情況加以分析說明。

（一）收入部分

1.注冊費(fèi)

注冊費(fèi)是國際會(huì)議最主要的收入，雖然在會(huì)前幾個(gè)月這項(xiàng)核算工作就開始了，但是由于國際會(huì)議的注冊費(fèi)有時(shí)即使到了會(huì)議快結(jié)束時(shí)有些采用銀行轉(zhuǎn)賬或以匯票托收方式交納的仍沒有到賬，這時(shí)就不得不讓這些會(huì)議代表現(xiàn)場再交納一次費(fèi)用。當(dāng)收到這些遲交的注冊費(fèi)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將費(fèi)用退還。這是很細(xì)致和復(fù)雜的工作，一般需要約2個(gè)月的時(shí)間才能最后完成。

2.企業(yè)贊助費(fèi)

企業(yè)贊助費(fèi)是國際會(huì)議的第二項(xiàng)主要收入，通常贊助企業(yè)都會(huì)按承諾付款。但一些跨國公司的贊助款就不一定及時(shí)到賬。這樣，會(huì)議就不能如期完成結(jié)算工作，會(huì)議組織者須安排專門人員落實(shí)這項(xiàng)工作。

3.住房傭金

住房的傭金要根據(jù)不同的飯店和房型逐間計(jì)算。

4.旅游費(fèi)用

會(huì)議在組織旅游活動(dòng)時(shí)常常規(guī)劃幾個(gè)不同的路線來滿足參會(huì)者的需要，也允許他們隨時(shí)更換取消已選路線，可見，結(jié)算旅游費(fèi)用也不是簡單的工作。

5.其他收入

國際會(huì)議還可能有其他收入。例如，不交注冊費(fèi)的陪同人員要參加會(huì)議的宴會(huì)等活動(dòng)、有些在會(huì)議現(xiàn)場出售的會(huì)議論文集、紀(jì)念品，等等。

（二）支出部分

國際會(huì)議通常是在會(huì)議結(jié)束后才開始支付各項(xiàng)費(fèi)用。會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)在會(huì)前都必須與服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂嚴(yán)格的包括付款金額和付款方式的合同，在前文提到的支出各項(xiàng)如果是據(jù)實(shí)核算還算比較簡單，但以下幾點(diǎn)在計(jì)算支出項(xiàng)目時(shí)要特別注意。

1.向國外機(jī)構(gòu)組織付款

如果國際會(huì)議的論文集的編輯印刷和某些活動(dòng)是委托國外機(jī)構(gòu)完成的，則一般步驟如下：向國外機(jī)構(gòu)支付外匯要經(jīng)過嚴(yán)格的審核（因?yàn)槲覈峭鈪R管制國家），通常需要向會(huì)議組織提供一份付款憑證，憑證上面要寫明機(jī)構(gòu)的名稱、付款的項(xiàng)目和金額；財(cái)務(wù)人員要給當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)政府主管部門提交申請報(bào)告和這份付款憑證，經(jīng)審核批準(zhǔn)后才能通過銀行辦理匯款手續(xù)。

2.退款

有些會(huì)議代表交納了各項(xiàng)費(fèi)用，但沒能如期前來，組委會(huì)就要按政策向代表退款。在會(huì)議結(jié)束前要盡早辦理完退款手續(xù)，因?yàn)樗P(guān)系到組織者的信譽(yù)和國家形象問題。

3.設(shè)備租用費(fèi)

會(huì)議組織者是否能如期支付給設(shè)備使用費(fèi)主要依據(jù)會(huì)議期間設(shè)備公司服務(wù)人員的工作和設(shè)備的質(zhì)量。有些設(shè)備公司為會(huì)議提供的設(shè)備陳舊老化、運(yùn)算速度慢，在使用時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)如死機(jī)等故障，嚴(yán)重干擾會(huì)議的正常進(jìn)行，會(huì)議組織者可以向這樣的設(shè)備公司提出索賠。

4.餐飲費(fèi)

在任何一個(gè)國際會(huì)議中，餐飲費(fèi)都是很大的支出，如果出現(xiàn)會(huì)議代表在宴會(huì)后產(chǎn)生腹瀉和嘔吐的現(xiàn)象，就不能按合同規(guī)定付款，要求提供餐飲的服務(wù)方承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任以支付當(dāng)事人的醫(yī)療賠償?shù)瓤铐?xiàng)。

5.工作人員勞務(wù)費(fèi)

國際會(huì)議大多數(shù)工作人員都是兼職人員，因此，不管會(huì)議盈利還是虧損，會(huì)議組織者都要給這些工作人員一些勞務(wù)補(bǔ)助，并要為每位工作人員代繳個(gè)人所得稅。

三、 國際會(huì)議進(jìn)行過程中的財(cái)務(wù)管理

在會(huì)議進(jìn)行中，把財(cái)務(wù)信息納入計(jì)算機(jī)管理，利用相關(guān)軟件，達(dá)到每個(gè)人、每筆賬、每類收入、每類支出都納入統(tǒng)一管理，做到查詢便利又計(jì)算準(zhǔn)確。收繳費(fèi)用時(shí)，按各種匯款類型及現(xiàn)場的支票、刷卡、現(xiàn)金分類等及時(shí)整理計(jì)算。在工作流程中優(yōu)化管理，提高效率。收款后，要及時(shí)開據(jù)發(fā)票，有些不需要發(fā)票的國外來賓，也要按財(cái)經(jīng)紀(jì)律給他們開正式發(fā)票，保證每筆款項(xiàng)及時(shí)入賬。

雖然國際會(huì)議的財(cái)務(wù)工作分預(yù)算、結(jié)算等步驟，但在預(yù)算階段就要把控好各種收支因素，在保證質(zhì)量的前提下節(jié)約開支；同時(shí)，把該收的錢足額收上來，把財(cái)務(wù)工作作為貫穿整個(gè)會(huì)議進(jìn)程的一條主線，使這項(xiàng)工作在經(jīng)濟(jì)上有所收益，從而為后續(xù)事業(yè)的發(fā)展做資金上的積累。

參考文獻(xiàn)：

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