作者簡(jiǎn)介：郭小江（1980—），男，漢族，廣東湛江人，館員，大學(xué)本科，研究方向：高校圖書(shū)館管理與讀者服務(wù)。

摘要：高職院校圖書(shū)館圖書(shū)清查是一項(xiàng)重要的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜和艱苦的工作。本文以廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書(shū)館為例，從圖書(shū)抽樣清查的背景、圖書(shū)清查前的準(zhǔn)備工作、圖書(shū)清查的工作流程和圖書(shū)清查工作的思考4個(gè)方面，詳細(xì)介紹在正常開(kāi)放狀態(tài)下如何開(kāi)展圖書(shū)抽樣清查工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；圖書(shū)館；圖書(shū)清查

中圖分類(lèi)號(hào)：G253.4文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2016）10-0204-02

圖書(shū)資產(chǎn)清查是圖書(shū)館的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是圖書(shū)館館藏資源建設(shè)的重要組成部分。但是，由于清查的工作量大，歷時(shí)長(zhǎng)，情況復(fù)雜，又要正常開(kāi)館，因此要做到全面性清查圖書(shū)資產(chǎn)成為了一大難題。

如何處理“重要”與“難題”之間的矛盾呢？下面以廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書(shū)館為例，介紹在圖書(shū)館正常開(kāi)放狀態(tài)下，開(kāi)展圖書(shū)資產(chǎn)抽樣清查工作的實(shí)踐。

一、圖書(shū)抽樣清查的背景

按照《廣東省教育廳關(guān)于做好2016年行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)清查工作的通知》的要求，依照學(xué)校資產(chǎn)清查工作的統(tǒng)一部署，圖書(shū)館的圖書(shū)資產(chǎn)清查工作自6月22日起至7月15日結(jié)束。

在時(shí)間短、工作量大、人手不足，并且圖書(shū)館的服務(wù)工作不能停止，圖書(shū)館的一切工作也要正常開(kāi)展的情況下，經(jīng)向?qū)W校申請(qǐng)獲批，圖書(shū)館抽樣清查圖書(shū)資產(chǎn)十分之一（我館總共有紙質(zhì)圖書(shū)150多萬(wàn)冊(cè)，約抽樣15萬(wàn)冊(cè)）。

二、圖書(shū)清查前的準(zhǔn)備工作

圖書(shū)清查是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了使清查工作順利、有序開(kāi)展，必須做好充分的準(zhǔn)備工作。

（一）確定抽查圖書(shū)的種類(lèi)

既然是抽樣清查，就要抽查有代表性，盡量能反映實(shí)際情況的圖書(shū)。通過(guò)管理系統(tǒng)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)得知，近年來(lái)，我館可借圖書(shū)一年的利用率在8%左右，綜合考慮了圖書(shū)利用率、可借數(shù)量、館藏分布情況、自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)圖書(shū)、易操作性等因素后，確定對(duì)C類(lèi)、G類(lèi)、K類(lèi)、TG類(lèi)圖書(shū)進(jìn)行清查。

（二）購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)清查采集器

圖書(shū)清查的方式有多種，我館采用數(shù)據(jù)采集器進(jìn)行在架圖書(shū)條碼采集，然后再通過(guò)電子表格處理數(shù)據(jù)的方式。由于原有采集器不支持圖書(shū)的條碼號(hào)采集，因此，需要購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集器。經(jīng)過(guò)向?qū)W校申請(qǐng)同意，共購(gòu)買(mǎi)了北京人天圖書(shū)公司的圖書(shū)采集寶8臺(tái)，每臺(tái)約4000元。

（三）清查工作人員安排和任務(wù)分配

在圖書(shū)清查期間，圖書(shū)館的服務(wù)工作不能停止，圖書(shū)館的其他工作也要正常開(kāi)展。因此，我們臨時(shí)從各部抽調(diào)16名老師參加清查工作，16人分為8個(gè)小組。為了提高工作效率、保證工作質(zhì)量以及事后驗(yàn)收核查，實(shí)行清查任務(wù)具體化，做到任務(wù)到組，責(zé)任到人。

（四）召開(kāi)圖書(shū)清查工作動(dòng)員和培訓(xùn)會(huì)議

圖書(shū)清查是一項(xiàng)十分辛苦的工作，工作量大，工作情況復(fù)雜，未免有人提出不同看法。因此，有必要召開(kāi)一次動(dòng)員大會(huì)，傳達(dá)中央和廣東省有關(guān)此次資產(chǎn)清查的通知精神，說(shuō)明資產(chǎn)清查工作的重要性以及本次圖書(shū)清查的來(lái)龍去脈，讓全體館員從思想上引起重視，統(tǒng)一思想，積極投入到工作中去。另外，需要對(duì)參與清查工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，讓大家明白圖書(shū)清查工作的流程、掌握采集器的使用方法、注意清查工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及如何去解決等。

三、圖書(shū)清查工作流程

在圖書(shū)清查期間，圖書(shū)館的借還書(shū)業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。為了保證清查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在條碼采集開(kāi)始前，需要先通過(guò)圖書(shū)管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出有關(guān)數(shù)據(jù)，為條碼采集后的數(shù)據(jù)處理提供客觀且準(zhǔn)確的依據(jù)。

（一）統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出“借出未還”和“全部館藏”圖書(shū)明細(xì)

在圖書(shū)條碼采集開(kāi)始前，及時(shí)通過(guò)圖書(shū)管理統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出“借出未還”圖書(shū)的明細(xì)和“全部館藏”圖書(shū)明細(xì)兩組數(shù)據(jù)，每一條數(shù)據(jù)包括條碼號(hào)、書(shū)名和索書(shū)號(hào)。導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，為后期的數(shù)據(jù)處理做好準(zhǔn)備。

（二）采集“在架”圖書(shū)條碼號(hào)

條碼采集是圖書(shū)清查工作最主要，也是最辛苦的環(huán)節(jié)。

為了提高條碼采集的效率，專(zhuān)門(mén)購(gòu)買(mǎi)了北京人天圖書(shū)公司的便攜式智能圖書(shū)采集器，此采集器有以下優(yōu)點(diǎn)：體積小、重量輕、采集速度快、數(shù)據(jù)保存和傳輸安全等。

每天，各小組根據(jù)分配的任務(wù)，到各自的清查范圍依次采集圖書(shū)條碼。在采集條碼開(kāi)始和結(jié)束時(shí)，要嚴(yán)格按照要求，準(zhǔn)確填寫(xiě)“圖書(shū)清查登記表”。登記表的登記內(nèi)容包括清查人員、日期、開(kāi)始時(shí)間、圖書(shū)類(lèi)別、起始索書(shū)號(hào)結(jié)束索書(shū)號(hào)、結(jié)束時(shí)間和清查冊(cè)數(shù)。每天做好清查登記，目的在于明確責(zé)任，做為事后驗(yàn)收核查的依據(jù)。

為了保證數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失，做到每天備份采集數(shù)據(jù)。

（三）統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出“采集期間借出”圖書(shū)明細(xì)

在圖書(shū)清查期間，圖書(shū)館的借還書(shū)業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。在架圖書(shū)條碼采集結(jié)束后，要及時(shí)統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出清查期間借出的圖書(shū)明細(xì)，防止數(shù)據(jù)的遺漏。

（四）數(shù)據(jù)處理

在架圖書(shū)條碼采集工作結(jié)束后，按類(lèi)匯總采集的數(shù)據(jù)，形成C類(lèi)、G類(lèi)、K類(lèi)、TG類(lèi)4個(gè)電子表格文件；通過(guò)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的“借出未還”和“采集期間借出”圖書(shū)明細(xì)也分別按類(lèi)形成4個(gè)電子表格文件；然后按類(lèi)對(duì)三組數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，形成“實(shí)際館藏表”；“實(shí)際館藏表”與管理統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出的“全部館藏表”進(jìn)行篩選，得到“丟失圖書(shū)明細(xì)表”。

（五）數(shù)據(jù)處理結(jié)果的核查和處理

對(duì)于“丟失圖書(shū)明細(xì)表”里的圖書(shū)，并不一定全是實(shí)際丟失的圖書(shū)。可能存在以下幾種情況，第一是條碼采集過(guò)程中，圖書(shū)館正常開(kāi)放，有一些圖書(shū)可能被在館閱覽；第二是工作失誤，遺漏采集在架的圖書(shū)；第三是遺失賠償（賠錢(qián)）的圖書(shū)?；谝陨蠋追N情況，各小組依照采集任務(wù)分配的范圍，對(duì)照“丟失圖書(shū)明細(xì)表”到書(shū)庫(kù)逐一查找。

經(jīng)過(guò)核查，最后得出“實(shí)際丟失圖書(shū)明細(xì)表”。對(duì)于實(shí)際丟失圖書(shū)，我館采取兩種處理辦法，第一是流通率低，沒(méi)有流通價(jià)值的圖書(shū)，把書(shū)刊狀態(tài)改為“遺失”，第二是流通率高的圖書(shū)，補(bǔ)充購(gòu)買(mǎi)復(fù)本，以滿足讀者的借閱需求。

四、圖書(shū)清查工作的思考

我館2008年底啟用新館，實(shí)行全開(kāi)放，大開(kāi)架，藏、借、閱一體化的管理模式。這一管理模式為讀者提供了方便、快捷、舒適、高效的借閱環(huán)境，從而極大的提高了圖書(shū)的利用率和讀者的進(jìn)館數(shù)量。但是，存在美中不足之處，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的觀察和一些讀者反映的意見(jiàn)，我們發(fā)現(xiàn)圖書(shū)的丟失情況，特別是I、K類(lèi)等流通率高的圖書(shū)的丟失情況十分嚴(yán)重。

近幾年來(lái)，我館一直計(jì)劃對(duì)圖書(shū)進(jìn)行清查，以摸清圖書(shū)丟失情況，但由于種種原因未能實(shí)現(xiàn)。這一次，借著全國(guó)國(guó)有資產(chǎn)清查的東風(fēng)，實(shí)現(xiàn)了我們的愿望，也了解到了我館圖書(shū)丟失的一些情況。

雖然允許一定的圖書(shū)丟失率，但圖書(shū)丟失反映了圖書(shū)館工作存在的缺陷。比如管理不到位、工作人員防盜意識(shí)不強(qiáng)、防盜系統(tǒng)落后和對(duì)讀者愛(ài)護(hù)圖書(shū)方面的培訓(xùn)、教育、宣傳力度不夠等，這為圖書(shū)丟失提供了條件。因此，在今后的工作中，我們要重點(diǎn)從以上幾個(gè)方面入手，加強(qiáng)管理、提高防盜意識(shí)，加大讀者的教育和宣傳力度，以減少或避免圖書(shū)丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

（作者單位：廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院）

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