李曉玲

【摘要】流動(dòng)人員數(shù)量增多的同時(shí)其人事檔案的數(shù)量也在不斷躍升，檔案管理問(wèn)題也在不斷涌現(xiàn)，本文主要從意義和內(nèi)容兩個(gè)方面闡述了流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的必要性，以期對(duì)今后流動(dòng)人員人事檔案管理有所裨益。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案；信息化

一、流動(dòng)人員人事檔案與信息化

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，人才流動(dòng)的頻率遠(yuǎn)高于以往任何時(shí)代，流動(dòng)人員在勞動(dòng)者群體中所占比重逐漸加大。在我們實(shí)際工作中，也遇到過(guò)有的單位招工，但卻只能靠交談和看自薦材料等簡(jiǎn)單方法來(lái)了解應(yīng)聘人員的情況。以此同時(shí)，計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化趨勢(shì)逐漸加強(qiáng)，流動(dòng)人員人事檔案工作面臨考驗(yàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式和方法已經(jīng)不能很好適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，建議信息時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng)的管理模式顯得極為迫切。

二、流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的意義

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息化避免了檔案?jìng)鬟f過(guò)程中存在的問(wèn)題。由于建構(gòu)編制和用人制度的改革，一些單位的人事檔案管理人員變動(dòng)比較頻繁，對(duì)于工作把握不到位，在接收、利用或者轉(zhuǎn)出檔案等環(huán)節(jié)中容易忽視國(guó)家規(guī)定的手續(xù)，如讓當(dāng)事人自己攜帶檔案、在轉(zhuǎn)接檔案時(shí)不蓋密封章等時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致私拆、私改、私刪等負(fù)面現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性。流動(dòng)人員人事檔案信息化的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的資源共享，相關(guān)組織和部門(mén)只要擁有相應(yīng)審閱權(quán)限就可以隨時(shí)隨地查詢和審核流動(dòng)人員的個(gè)人信息，及時(shí)掌握流動(dòng)人員和德才表現(xiàn)，既節(jié)省成本，又方便快捷，避免了檔案?jìng)鬟f過(guò)程中存在的種種問(wèn)題。

（二）流動(dòng)人員人事檔案信息化拓展了人事管理和人才服務(wù)的空間，實(shí)現(xiàn)了人才的合理配置。人員的頻繁變動(dòng)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，流動(dòng)人員所占比重逐漸加大，管理好流動(dòng)人員人事檔案是科學(xué)合理地管理流動(dòng)人才的基石。流動(dòng)人員人事檔案以網(wǎng)絡(luò)為基石，將人事管理和人才服務(wù)拓展到全社會(huì)，開(kāi)展了一系列社會(huì)化的人才服務(wù)，為人才流動(dòng)搭建一個(gè)合理有序的平臺(tái)，既為國(guó)家建立人才資源庫(kù)，又促進(jìn)了人才的合理配置，使流動(dòng)人員人事檔案趨于規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)了人才資源的合理配置和有序流動(dòng)。

（三）流動(dòng)人員人事檔案信息化有助于流動(dòng)人員人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)管理工作，要確保檔案的完整性與真實(shí)性，必須不斷更新檔案內(nèi)容。受人事部委托，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是管理流動(dòng)人員人事檔案的主要機(jī)構(gòu)，但是現(xiàn)有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中檔案管理人員配備相對(duì)不足，無(wú)法保證檔案的及時(shí)更新，致使大部分流動(dòng)人員人事檔案仍處于剛進(jìn)來(lái)時(shí)的狀態(tài)，當(dāng)事人的升遷、技術(shù)培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)、工作鑒定等方面的情況未能及時(shí)入檔，嚴(yán)重影響了檔案的實(shí)效性和完整性，削弱了檔案的價(jià)值。

三、流動(dòng)人員人事方案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息庫(kù)的建立。所謂信息庫(kù)，就是指在各個(gè)?。ㄊ校┝鲃?dòng)人員信息資源系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立的全國(guó)范圍內(nèi)的流動(dòng)人員信息資源體系。流動(dòng)人員人事檔案信息庫(kù)，就是覆蓋全國(guó)流動(dòng)人員的信息的集合體，主要包括人事檔案跟蹤系統(tǒng)、人事檔案共享系統(tǒng)、人事檔案代理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)、個(gè)人電子信用檔案系統(tǒng)等子系統(tǒng)。改信息庫(kù)的建立旨在最大限度地收集全國(guó)范圍內(nèi)的流動(dòng)人員資源，實(shí)現(xiàn)全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的統(tǒng)一管理，是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)工程，不是孤立努力的結(jié)果，而是需要在相關(guān)主管部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下逐步展開(kāi)。

（二）流動(dòng)人員人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。流動(dòng)人員人事檔案信息作為國(guó)家人力資源信息的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)全國(guó)最大范圍內(nèi)的信息庫(kù)資源共享，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)管理體現(xiàn)。具體來(lái)看，流動(dòng)人員人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括三個(gè)方面：一是法規(guī)規(guī)范，流動(dòng)人員人事檔案信息化相關(guān)法規(guī)，是確保信息化順利開(kāi)展的首要任務(wù)，主要包括檔案資料的數(shù)字化和信息化標(biāo)準(zhǔn)。二是基礎(chǔ)管理規(guī)范，包括數(shù)字檔案的描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式規(guī)范等。三是實(shí)際操作規(guī)范，包括計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范、存儲(chǔ)壓縮格式以及安全保障等規(guī)范。

（三）流動(dòng)人員人事檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。人才是社會(huì)建設(shè)的掌舵手，缺少人才，任何領(lǐng)域任何行業(yè)就會(huì)失去前進(jìn)的動(dòng)力。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理已逐漸由勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作模式，流動(dòng)人員人事檔案信息化的建設(shè)需要一批既懂信息化和系統(tǒng)分析知識(shí)，又懂檔案管理、信息組織與計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的復(fù)合型人才來(lái)完成。如檔案信息采集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工、信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)、檔案信息分析、研究與咨詢、檔案數(shù)字化研究與管理、檔案信息安全維護(hù)等方面的人才是流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)所需的人才。

檔案工作人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)和數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和再教育，及時(shí)更新知識(shí)、不斷擴(kuò)大知識(shí)視野，同時(shí)人事檔案管理部門(mén)要積極引進(jìn)各層次和各類型人才，合理調(diào)整檔案工作隊(duì)伍中人員的背景專業(yè)、業(yè)務(wù)水平、年齡結(jié)構(gòu)等，確保各層次人才的比例均衡、知識(shí)互補(bǔ)、能力協(xié)調(diào)。當(dāng)然，人才組成不是一成不變的，須根據(jù)檔案信息化的發(fā)展需要，隨時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充，以保證機(jī)構(gòu)內(nèi)的構(gòu)成關(guān)系經(jīng)常處于最佳組合狀態(tài)。＼

【參考文獻(xiàn)】

[1]中共中央組織部.人事部.流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定.人發(fā)〔1996〕118號(hào).

[2]王雁賓.規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理[J].中國(guó)人才2006（09）.