李敏

【摘要】將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項(xiàng)目總體規(guī)劃中，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，才能真正有效提升檔案利用服務(wù)能力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；服務(wù)能力；提升

隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)必不可少的戰(zhàn)略資源，人類對(duì)檔案信息的需求和依賴越來(lái)越大，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求，是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)。

國(guó)資委提出檔案信息化是中央企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的一項(xiàng)革命性和基礎(chǔ)性工作，要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體方案中，同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施，促進(jìn)檔案工作逐步向自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。因此，傳統(tǒng)粗放式檔案管理系統(tǒng)建設(shè)模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展以及國(guó)家對(duì)央企的要求，信息化建設(shè)是落實(shí)國(guó)資委和國(guó)家檔案局要求的積極步驟，而數(shù)字檔案館建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)的根本途徑。

做好數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)于整合企業(yè)信息資源，滿足企業(yè)檔案工作長(zhǎng)足發(fā)展，提升檔案服務(wù)能力具有以下幾個(gè)方面的重要意義：

一、打破各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)壁壘的需要

近年來(lái)，中央企業(yè)信息化建設(shè)取得長(zhǎng)足發(fā)展，管理水平顯著提高，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力和效能發(fā)揮得到了較大的提升。但是，由于各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基本上是縱向部署，加上管理方式影響，客觀上造成了信息“壁壘”，形成信息“孤島”。對(duì)此，我們迫切需要快速提升信息資源的整合水平，而數(shù)字檔案恰恰是解決這一問(wèn)題的有效手段。通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化項(xiàng)目總體規(guī)劃中，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和部署，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，打通企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的通道，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的集中統(tǒng)一橫向融合管理和高效開(kāi)發(fā)利用。

二、建設(shè)基于大數(shù)據(jù)的知識(shí)管理平臺(tái)的需要

企業(yè)推行的信息化項(xiàng)目的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)陸續(xù)上線并運(yùn)行后，需要?dú)w檔的電子文件必將步入“海量”、高速增長(zhǎng)的階段。如果沒(méi)有檔案系統(tǒng)管理，隨之而來(lái)的就是信息數(shù)據(jù)的無(wú)序、滯漲問(wèn)題，不僅是信息化建設(shè)管理上的難題，而且對(duì)數(shù)據(jù)挖掘，實(shí)施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略也將大打折扣。

數(shù)字化檔案館項(xiàng)目建設(shè)的最終目標(biāo)正是在當(dāng)今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略。通過(guò)建立一個(gè)依托“大數(shù)據(jù)”背景下的統(tǒng)一界面、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案館，對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行有效梳理和歸攏管理，實(shí)時(shí)歸檔，主動(dòng)科學(xué)收集、整理、分類、鑒定、編研和銷毀等，形成一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，建立起電子文件從形成到辦理、歸檔、移交、保管、利用的全生命周期管理機(jī)制。在海量的電子文件中，由數(shù)字檔案系統(tǒng)判定其中哪些電子文件應(yīng)該形成電子檔案、應(yīng)該如何保存，而剩余的電子文件又該如何處置。逐步實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)范圍與業(yè)務(wù)功能的全面覆蓋和深度融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全過(guò)程、全要素、動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)收集和歸檔，強(qiáng)化知識(shí)的梳理和挖掘，提升檔案信息資源的利用深度和廣度，創(chuàng)造檔案信息資源的潛在價(jià)值，真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的決策支持。

三、提升企業(yè)文化建設(shè)的需要

檔案的信息化建設(shè)為檔案編研工作插上了騰飛的翅膀。數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘、提煉精華、數(shù)據(jù)分析，經(jīng)過(guò)梳理和價(jià)值判斷、規(guī)范整理和邏輯排列，可變成有思想、有規(guī)律、有可讀性的檔案編研成果，也可以通過(guò)辦展陳、微電影、歷史紀(jì)錄片、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等多種多樣的形式，再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史，展示獨(dú)有的文化魅力?！八罊n案”會(huì)變成“活教材”，在滿足企業(yè)多樣性文化需求的同時(shí)，向社會(huì)展示優(yōu)秀的企業(yè)文化，為打造良好的央企形象作出貢獻(xiàn)。

四、有助于為企業(yè)提供信息支持決策，提升檔案服務(wù)能力

數(shù)字檔案館的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用，從而將促進(jìn)檔案管理理論、技術(shù)和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，極大地提升檔案工作在信息化社會(huì)中的服務(wù)能力。

決策的及時(shí)正確、管控措施是否得當(dāng)，要靠信息的完整、準(zhǔn)確和快速的綜合分析能力來(lái)保證，數(shù)字檔案館恰好在一定程度上滿足了這些要求，特別是數(shù)字檔案館與企業(yè)辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對(duì)于支持決策有著天然的優(yōu)勢(shì)。

五、有助于提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平

以數(shù)字檔案館建設(shè)和電子文件管理建設(shè)項(xiàng)目為龍頭，大力推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，提高檔案信息資源的共建共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使檔案信息在為用戶服務(wù)時(shí)不受空間、地域的限制，這是檔案信息實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)。同時(shí)加強(qiáng)電子文件管理，按照統(tǒng)一管理、便于利用和安全保密的原則，建立與數(shù)字檔案館相適應(yīng)的電子文件存儲(chǔ)備份中心，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案?jìng)浞荼４娴碾p保險(xiǎn)，推進(jìn)文檔一體化管理模式，可以有效提升檔案資源保存和利用的科學(xué)化、合理化水平。

六、可以促進(jìn)檔案人員素質(zhì)的復(fù)合化

建設(shè)數(shù)字化檔案館的同時(shí)，必須注重提升現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質(zhì)，包括專業(yè)知識(shí)、技能操作、管理能力等，目的使原先知識(shí)單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，從而將其打造成為企業(yè)改革發(fā)展出謀劃策的智囊團(tuán)，將檔案資源庫(kù)建成大數(shù)據(jù)庫(kù)、信息集成庫(kù)和企業(yè)思想庫(kù)，加速推動(dòng)檔案工作的升級(jí)換代，這既是信息時(shí)代發(fā)展的需要，也是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案工作提出的更高要求。