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        企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

        2016-05-14 18:04:21潘楊靜
        智富時(shí)代 2016年5期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)人力資源管理人事檔案管理人才

        潘楊靜

        【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善,企業(yè)的管理核心由產(chǎn)品管理變?yōu)橹R管理。新世紀(jì)企業(yè)間的競爭歸根究底是人才的競爭,人力資源管理成為企業(yè)管理中重要的部分,企業(yè)內(nèi)的人力資源管理水平?jīng)Q定著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。在企業(yè)人力資源管理的改革中,人事檔案管理和人力資源管理相輔相成,二者的關(guān)系也隨著社會(huì)的進(jìn)步而不斷發(fā)生變化。在現(xiàn)今的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r下,企業(yè)管理中人力資源管理對人事檔案管理具體工作做出了新的要求,為保障企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,人事檔案管理體制的改革工作迫在眉睫,筆者從企業(yè)人力資源管理的角度,對人事檔案管理工作做出的新要求進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

        【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;企業(yè)人力資源管理;人才

        前言:

        隨著我國對企業(yè)的扶持力度,企業(yè)的建立在質(zhì)和量上有了很大的飛躍,隨之而來的競爭愈演愈烈,企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭,所以,企業(yè)的人力資源管理成為企業(yè)管理中重要部分。而人力資源的管理是否有效主要取決于人事檔案管理工作。因此人事檔案工作又成為企業(yè)人力資源管理的重要部分,人事檔案管理和人力資源管理是統(tǒng)一的整體,二者的工作密不可分,尤其在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)體制的變化下,企業(yè)人力資源管理管理對人事檔案管理工作做出了新要求,人事檔案管理工作的改革勢在必行。

        一、企業(yè)人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要性

        (一)為企業(yè)人力資源管理提供有效數(shù)據(jù)

        人事檔案管理工作作為企業(yè)人力資源管理的數(shù)據(jù)庫,能為企業(yè)人力資源管理提供在人力調(diào)整的資料依據(jù)。在人事檔案中記錄企業(yè)員工的工作狀況,對員工進(jìn)行合理的工作安排,發(fā)揮其工作優(yōu)勢,根據(jù)現(xiàn)在的工作做出分析,預(yù)測其未來的發(fā)展?jié)摿Γ苊馊瞬诺牧魇?,為企業(yè)輸送高素質(zhì)人才。由此可見,人事檔案管理的有效工作簡化了人力資源管理的繁瑣步驟,提高了企業(yè)人力資源管理的工作效率。

        (二)預(yù)測潛在的人力資源需求

        以企業(yè)現(xiàn)狀為依據(jù),通過對人事檔案資料的整理和分析,能夠得出在企業(yè)發(fā)展中對人才的需求。企業(yè)需要哪種類型人才,由此來提供員工的詳細(xì)資料,制定有效的人力資源計(jì)劃。在現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r下,一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開人才。所以,企業(yè)只有首先通過對人事檔案的分析,才能獲取所需的數(shù)據(jù)和資料,然后進(jìn)行更科學(xué)、更精準(zhǔn)預(yù)測企業(yè)的人力資源需求。

        (三)輔助人力資源管理的配置

        人事檔案是人力資源管理中的信息載體,是企業(yè)識人用人的重要依據(jù),所以,合理有效的人事檔案管理能使企業(yè)間的各個(gè)部門檔案資源共享,避免資料信息的狹隘性,保障了信息資料的實(shí)時(shí)性。使人事資料在各部門機(jī)構(gòu)間流動(dòng),避免人才的浪費(fèi)和過剩等不均衡的配置,使企業(yè)內(nèi)各部門的人才分配平均,不僅使人才得到了用武之地,也使企業(yè)各部門的工作更高效的進(jìn)行。

        二、企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

        (一)人事檔案資料不完整

        在企業(yè)人事檔案管理管理工作中,大多數(shù)的檔案資料太過于表面化,對員工的記錄和評判只有積極贊揚(yáng)的資料,沒有按照員工在工作中真實(shí)的狀態(tài)來記錄,往往只記錄優(yōu)秀的方面,對于出現(xiàn)的工作過失避而不記,嚴(yán)重缺乏了人事檔案資料的真實(shí)性,導(dǎo)致了人事檔案資料和數(shù)據(jù)的不完整。這樣不利于企業(yè)對人力資源狀況的深入分析,使人力資源管理工作出現(xiàn)偏差,導(dǎo)致對人才的錯(cuò)誤評估和做出不合理的工作安排。此類情況在企業(yè)管理中普遍存在,勢必影響企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

        (二)人事檔案管理體制不靈活

        隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步,企業(yè)用人的方式越來越多樣化,呆板的企業(yè)人事檔案管理體制已經(jīng)不能滿足企業(yè)的靈活任用人才的需求。企業(yè)招聘員工和提拔人才時(shí),更注重的是員工的個(gè)人能力而不是該員工的工作履歷、畢業(yè)院校等方面,企業(yè)對員工的管理主要是依據(jù)工作合同,而不是完全地依靠人事檔案,員工只要履行了工作合同上的規(guī)定,可選擇其擅長的工作類別。此外,企業(yè)人員流動(dòng)性較大,當(dāng)前的人事檔案管理及其連帶的人力資源管理系統(tǒng)不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用和功能,導(dǎo)致不能很好的配合現(xiàn)代企業(yè)識人用人的靈活制度。

        (三)記錄人事檔案管理模式落后

        隨著信息時(shí)代到來,互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展給整個(gè)社會(huì)的生活和工作帶來便捷,并被各個(gè)領(lǐng)域廣泛的應(yīng)用。在一些企業(yè)或公司的人事檔案管理工作中,傳統(tǒng)的檔案管理和資料記錄工作模式仍然被使用,雖然有些企業(yè)在人事檔案管理工作中使用計(jì)算機(jī)來記錄,但只是做簡單的整理,沒有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)檔案文字記錄的作用,這不僅沒有適應(yīng)現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)發(fā)展環(huán)境,還給企業(yè)的管理工作帶來了繁瑣,降低了人力資源管理工作的工作效率。

        三、企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的要求

        (一)改善人事檔案管理制度

        改善人事檔案管理制度,就要對管理人員和管理資金上進(jìn)行改革,運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),對人事檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的整合,使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時(shí)要與企業(yè)實(shí)時(shí)人才招聘的要求相符,靈活的進(jìn)行員工的檔案記錄和評估,提高人事檔案工作效率,提升人事檔案管理工作價(jià)值和服務(wù)功能。

        (二)加強(qiáng)人事檔案資料的真實(shí)性

        前文闡述了人事檔案資料的作用,做好人事檔案管理的工作,首先要保障檔案資料的真實(shí)性。在進(jìn)行人事檔案信息收集工作時(shí),所有的資料必須實(shí)事求是,記錄真實(shí)信息,避免含糊不清和信息矛盾。其次,提高對檔案規(guī)定制度的宣傳力度,人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開,要調(diào)動(dòng)和利用檔案都必須按照規(guī)定程序進(jìn)行,此外,要對相關(guān)制度進(jìn)行修正,認(rèn)真貫徹實(shí)行和執(zhí)行,不論職位高低都應(yīng)遵守,避免出現(xiàn)虛假檔案。最后,還要做好檔案信息的鑒定和監(jiān)督工作,對已完成的記錄資料進(jìn)行審核,杜絕人為等不真實(shí)篡改,保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性,才能更好地服務(wù)人力資源調(diào)動(dòng)。

        (三)提高人事檔案管理工作者的專業(yè)水平

        人事檔案管理的主體是檔案工作人員,檔案資料的記錄有效性取決于其專業(yè)水平,所以,提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平是必要的。作為人事檔案管理工作人員,要有較高的文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。在進(jìn)行工作時(shí),加強(qiáng)自身的專業(yè)知識的積累,同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn),熟練掌握現(xiàn)代科技技術(shù),來輔助人事檔案管理工作。樹立有現(xiàn)代化科技知識的快捷、優(yōu)質(zhì)、高效綜合的管理理念。同時(shí)還要增強(qiáng)檔案管理服務(wù)的意識,積極主動(dòng)地與企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門做好溝通,更好地為企業(yè)的人力資源管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供實(shí)時(shí)的人力資料。

        結(jié)論:

        綜上所述,人事檔案管理工作的水平對企業(yè)選撥高素質(zhì)人才有至關(guān)重要的作用,是評估員工工作能力的數(shù)據(jù)來源,在企業(yè)人力資源管理中是不可或缺的。提高人事檔案管理工作能力和效率能促進(jìn)企業(yè)人力資源管理的水平,從而提高企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭力。目前,大多數(shù)企業(yè)中的人事檔案管理工作體系不夠完善,存在許多管理漏洞,作為企業(yè)的人力資源管理者,能察覺這一紕漏并積極的改革與完善,使人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中充分發(fā)揮其重要作用,在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的環(huán)境下,利用科學(xué)的、有效的措施更好的服務(wù)于人事檔案管理工作,提高企業(yè)人才的任用率,促進(jìn)企業(yè)的飛躍性的發(fā)展。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]王丹.企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理初探[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2013,07(13):89.

        [2]李文龍.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].價(jià)值工程,2013,01(17):142-143.

        [3]郭琦.人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究[J].群文天地,2012,01(24):272.

        [4]周麗紅.芻議人力資源管理工作中人事檔案管理的重要性[J].黑龍江史志,2014,03(23):177.

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