邵英儉

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，高校檔案固定資產(chǎn)的信息化管理是大勢(shì)所趨。信息化的檔案管理方式會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)極大的方便，并且提高了信息存儲(chǔ)、傳輸、共享的高效性和可靠性。本文結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況分析了高校檔案固定資產(chǎn)信息化管理面臨的挑戰(zhàn)，并且提出建設(shè)檔案信息化管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；資產(chǎn)；信息化；管理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)各大高校的發(fā)展步伐也不斷加快，伴隨高校規(guī)模、人數(shù)的不斷增加，檔案管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要消耗大量的人員和時(shí)間，并且工作繁瑣，給工作人員帶來(lái)極大的困擾。而如今，利用信息化的手段來(lái)管理檔案，不僅大大提高了工作效率，而且對(duì)于檔案資源的安全性更有保障。

一、高校檔案固定資產(chǎn)的信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）大量資金投入

高校要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就必須購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備，比如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等等，并且還要配備完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這些無(wú)疑都需要大量資金作為支撐和保障。高校檔案信息化管理是一項(xiàng)對(duì)技術(shù)、知識(shí)要求相對(duì)較高的工作，所以不能像傳統(tǒng)檔案管理時(shí)由普通的管理人員來(lái)?yè)?dān)任，它需要具有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的人員來(lái)進(jìn)行管理。因此，引進(jìn)先進(jìn)的人才也需要花費(fèi)比之前更高的費(fèi)用。另外，隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的電子設(shè)備更新?lián)Q代速度飛快，檔案信息化管理對(duì)設(shè)備的要求相對(duì)較高，后續(xù)更換設(shè)備都需要大量的資金作保障。加之，電子設(shè)備在日常的使用過(guò)程中無(wú)法避免的會(huì)有損壞，后期的維修保養(yǎng)也是一筆不小的開(kāi)銷?？偠灾咝Ｒ雽?shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理一定要有充足的資金作為有力支撐。

（二）思想觀念要革新

伴隨科技的進(jìn)步，我們的社會(huì)正在朝著信息化時(shí)代發(fā)展。在高校的信息化建設(shè)中，檔案管理是其中重要的一部分。但是，就目前高校的具體情況而言，很多高校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，在對(duì)學(xué)校的管理中更加看重學(xué)校的教學(xué)、發(fā)展以及基礎(chǔ)設(shè)施。大部分高校領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理對(duì)于學(xué)校的發(fā)展沒(méi)有太大影響，僅僅有相關(guān)的人員辦公就可以，沒(méi)有必要投入太多的精力。正是因?yàn)檫@種傳統(tǒng)的思想觀念，導(dǎo)致高校檔案信息化管理工作被忽視。信息化時(shí)代的浪潮已經(jīng)涌來(lái)，我們依舊保留傳統(tǒng)的思維模式，陳舊的管理理念，這無(wú)疑會(huì)使我們?cè)跁r(shí)代的浪潮中被淘汰。另外，一些從事高校檔案管理工作的人員，對(duì)于檔案信息化管理這種全新的理念也沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)。尤其是從事檔案管理工作時(shí)間越長(zhǎng)的員工，由于長(zhǎng)期工作的原因，積累了很多工作的經(jīng)驗(yàn)，片面的認(rèn)為傳統(tǒng)的工作方式更加得心應(yīng)手，相對(duì)于先進(jìn)的管理方式反而有一種心理的排斥，這種抵觸的心理導(dǎo)致他們無(wú)法接受先進(jìn)科技給工作帶來(lái)的便捷、高效。檔案管理工作人員思想上的落后客觀上給高校檔案信息化管理工作的發(fā)展造成了阻礙。

（三）缺乏健全的檔案信息資源管理制度

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給很多工作帶來(lái)了極大的便利，以往復(fù)雜繁瑣的工作，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)后變得簡(jiǎn)單快捷。因此，越來(lái)越多的領(lǐng)域都引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在高校檔案管理中也逐漸使用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，以期使工作更加快捷、高效、準(zhǔn)確。檔案信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理最大的區(qū)別就是，之前的紙質(zhì)文件都電子文件所代替，這樣不僅節(jié)省了紙張，而且使工作更加有序、便捷。但是就目前而言，各大高校檔案信息化管理都在按照各自的模式進(jìn)行，并沒(méi)有形成統(tǒng)一、完善的工作流程以及管理的規(guī)章制度。這給高校檔案信息化管理帶來(lái)了一定的難度，在實(shí)際的工作中，各個(gè)高校檔案信息化管理工作的隨意性給檔案的查找、核對(duì)等工作帶來(lái)了極大的麻煩，也造成了很多寶貴資源的浪費(fèi)。

二、高校檔案固定資產(chǎn)信息化建設(shè)的措施

（一）更新思想觀念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)無(wú)論在經(jīng)濟(jì)，還是在科學(xué)技術(shù)方面都有了飛速的發(fā)展，如今我們生活在一個(gè)被科技籠罩的時(shí)代，生活中處處都充斥著科技給我們帶來(lái)的變化。因此，對(duì)于檔案管理工作，高校領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的步伐，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷優(yōu)化我們的工作，提高檔案管理工作水平。目前，我國(guó)很多高校檔案管理工作還是沿用傳統(tǒng)的工作模式，固定資產(chǎn)檔案資源還是以紙質(zhì)版的形式保存，這種保存方式時(shí)間長(zhǎng)久會(huì)造成信息的丟失，文件的損壞等，并且對(duì)于檔案的查找以及分類也需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。而檔案信息化管理就有效地解決了這些問(wèn)題，電子文件的保存形式避免了檔案因時(shí)間長(zhǎng)而造成的丟失，而且運(yùn)用計(jì)算機(jī)無(wú)論是查找檔案還是分類整理都會(huì)很快捷、高效。

（二）建立健全的檔案信息化管理制度

眾所周知，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。對(duì)于高校檔案信息化管理工作也是如此，必須建立健全完善的制度，才能保證工作有條不紊的進(jìn)行。各大高校應(yīng)該依據(jù)自身的發(fā)展需要以及實(shí)際情況，制定合理的檔案信息化管理制度以及工作流程，對(duì)于之前的工作人員、部門等進(jìn)行重新的調(diào)整，用制度規(guī)范檔案管理工作的方式，同時(shí)約束工作人員在工作中的行為。檔案管理作為一項(xiàng)保密性的工作，其對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息的安全系數(shù)要求極高，一旦檔案信息資源丟失會(huì)造成嚴(yán)重的損失，因此，高校必須重視檔案信息化管理的安全性，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷提升管理系統(tǒng)的安全指數(shù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，高校檔案固定資產(chǎn)信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校必須要更新思想觀念，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，建立健全的管理制度，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展。

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