【摘要】伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展，電子文件的信息化、網(wǎng)絡化趨勢不可抵擋。其加速了無紙化辦公的進程，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的文件逐漸呈現(xiàn)遞減的趨勢，取而代之的是大量的電子文件，因而電子文件的管理就成為當前工作的重中之重。然而高端的技術(shù)卻給電子文件的管理帶了巨大的挑戰(zhàn)，同時也是一個絕佳的機遇，在電子文件的管理過程中其信息安全問題也日益凸顯出來，并且迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡化；電子文件；安全問題

90年代經(jīng)濟的全球化，促進了高科技信息的飛速發(fā)展。無紙化的辦公環(huán)境逐漸發(fā)展起來，并日益成熟，紙質(zhì)文件的社會功能和屬性逐漸弱于電子文件的功能，電子文件呈現(xiàn)出日新月異的變化，甚至占據(jù)了主導地位。

一、新形勢下的新挑戰(zhàn)——環(huán)境的網(wǎng)絡化

1、計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展

計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用給社會文化帶來的變遷，大力推進了信息技術(shù)的發(fā)展。信息技術(shù)是人們用來獲取信息，傳輸信息，保存信息和分析、處理信息的技術(shù)，是可拓展人的信息器官功能，協(xié)助人們進行信息處理的一類技術(shù)。

在電腦與信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，信息技術(shù)對現(xiàn)代化管理帶來了巨大的沖擊，新的技術(shù)環(huán)境要求管理思想、組織結(jié)構(gòu)、管理技術(shù)、管理策略發(fā)生深刻變革，使其管理系統(tǒng)與信息技術(shù)變革相適應，以獲得相關(guān)的信息技術(shù)效益。信息技術(shù)的應用使其變革成為現(xiàn)實并且得到發(fā)展，甚至成為壯大祖國的軟實力。

2、電子文件的“崛起”

隨著計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，人們對信息的需求越來越大，文件工作逐漸邁入了電子文件的新階段，并在文書部門和檔案部門得到廣泛應用。電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸和處理，按一定格式存儲在磁盤、磁帶和光盤等介質(zhì)上，并在計算機網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列的一種文件。紙質(zhì)文件以文字和符號為記錄形式，組成形式單一，但是電子文件的組成“豐富多彩”，其包括圖像、文字、聲音、影視等信息，并且具有靈活、存儲量大、易于傳輸、便于修改等優(yōu)點，因而在與紙質(zhì)文件的角逐中逐漸凸現(xiàn)出來，并且得到了廣泛的發(fā)展。

二、電子文件管理中出現(xiàn)的問題

1、網(wǎng)絡技術(shù)問題

電子文件總要經(jīng)過一定的網(wǎng)絡系統(tǒng)來傳輸，那么網(wǎng)絡的安全隱患必然會威脅到電子文件信息的安全，導致威脅的因素主要有：網(wǎng)絡攻擊、病毒入侵等。

（1）網(wǎng)絡攻擊

網(wǎng)絡系統(tǒng)具有復雜性、多樣性、開放性等特點，這既是優(yōu)點也是弊端，在電子文件與其融合的過程中，不可避免的就造成了電子文件信息的不安全。所謂“道高一尺，魔高一丈”，隨著高科技的發(fā)展，黑客攻擊技術(shù)也在飛速發(fā)展，甚至逐漸成為威脅電子文件信息安全的最大隱患。雖然，黑客攻擊的目的各不相同，但是不管他們出于何種目的都會對電子信息的安全構(gòu)成威脅。黑客攻擊的手段也是多樣的，如：密碼破解、IP嗅探與欺騙、攻擊系統(tǒng)漏洞、端口掃描、突破防火墻等。

（2）病毒入侵

病毒的入侵是造成電子文件泄密的的另一因素，它會對計算機造成有意或無意的破壞，進而威脅到電子文件的安全，常見的病毒主要有：1號病毒、生物病毒、黑色星期五、小球病毒、CIH病毒等。病毒入侵主要是指惡意程序的入侵，病毒一旦被激活，數(shù)據(jù)就會受到嚴重破壞，而且病毒擁有極強的傳染性，快速的傳播甚至會造成整個系統(tǒng)的癱瘓。造成病毒入侵的原因主要有兩個：（1）通過電子文件的信息載體造成的病毒入侵，如：磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等；（2）通過網(wǎng)絡媒介等造成的病毒入侵，如：電子郵件，在日常工作中我們多數(shù)是通過郵件來收發(fā)文件，并且這種病毒不易發(fā)現(xiàn)，令我們防不勝防。

2、工作人員的管理問題

（1）管理人員的問題

電子文件從產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)過復雜的過程，經(jīng)手的人員也較多，因此很容易產(chǎn)生一些管理上的漏洞。首先，由于工作人員缺乏安全意識，無意之中會造成信息泄密，如：文件管理混亂，對其不進行保密措施，甚至隨便借與他人查看、拷貝等；其次，因為管理不嚴，發(fā)生安全隱患，由于沒有嚴格的管理制度，導致工作人員缺乏責任意識，認為即使自己泄密了也沒什關(guān)系，最多不過被領(lǐng)導批評幾句，天塌下來，“高個子”頂著呢。

（2）電子文件管理的問題

①外界自然因素

在電子文件的管理中，自然災害如：狂風、疾雪、雷電、暴雨、地震、洪水等都會對電子文件的安全造成不同程度的影響，許多文件材料，工作人員付出的努力可能毀于一旦，甚至會化為灰燼。不適宜的溫濕度、光照也會造成物理或化學變化，使存儲載體變質(zhì)，性能降低，結(jié)構(gòu)強度減弱、易磁化、易發(fā)霉，這些都會破壞信息的存儲，導致數(shù)據(jù)丟失或聲像失真。

②內(nèi)部人為因素

電子文件介質(zhì)本身隨著使用次數(shù)的增加，其結(jié)構(gòu)性能就會有一定程度的降低，不正確的操作往往會使盤帶損傷，從而引起光盤、磁盤讀出錯誤的信息，磁帶卡帶等現(xiàn)象。光盤在使用過程中，如果發(fā)生強行彈開光驅(qū)，磁盤讀寫過程中突然停機等情況，則會加重光盤的磨損。另外，對光盤、磁盤、磁帶等質(zhì)地輕薄的存儲載體要輕拿輕放，否則極易造成其破損而丟失信息。

（3）電子文件自身的問題

電子文件由于其自身所具有的特性，也會對電子文件的安全帶來一定的威脅。一方面隨著科技的進步、制作載體的材料和科技也在不斷進步，而電子文件承載信息的載體又具有特殊性和變化性，所以載體本身的憂患對電子文件的安全性極為重要。另一方面，電子文件的內(nèi)容與載體的可分離性，導致電子文件信息內(nèi)容容易被復制、改動。在如今的網(wǎng)絡化環(huán)境下，其信息擴散的速度是難以控制的，所以我們要加強對電子文件載體材料和文件的管理。

①文件載體的憂患

電子文件存儲的載體為光盤、軟磁盤、磁帶、優(yōu)盤等，有故障或有病毒的光盤，不能讀出信息甚至會造成信號強烈不穩(wěn)定，或者導致許多誤碼，有些信息即使在驅(qū)動器上也讀不出來。軟磁盤、磁帶質(zhì)量不好或過期失效也同樣會導致電子文件信息丟失。載體的質(zhì)量也會影響文件保存的壽命，高質(zhì)量的電子文件載體在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量的載體往往不到一年就出現(xiàn)了各種毛病，所以在購進辦公用品時一定要嚴把質(zhì)量，做好電子文件信息安全的第一步。

②存儲過程的憂患

電子文件以電子的形式存在，具有虛擬性與動態(tài)性，人們只要通過鍵盤、鼠標、掃描儀等工具就可以進行存貯、刪除、發(fā)送給他人，同時還可以進行修改、編輯，所以就容易產(chǎn)生電子文件信息被修改、復制等問題。

在21世紀的今天，大量的電子文件與紙質(zhì)文件匯成了巨大的信息流，并且成為社會創(chuàng)新，經(jīng)濟建設(shè)，市場發(fā)展的寶貴資源，如果對這些電子文件管理不善，將是我們的一大損失，因此，我們應該加強對電子文件的監(jiān)管，利用先進的科學技術(shù)將可能出現(xiàn)的安全漏洞扼殺在搖籃里，規(guī)范電子文件的管理制度，建立健全管理體系，最大程度的發(fā)揮其作用，促進社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

【參考文獻】

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[3] 馮惠玲. 認識電子文件[J]. 中國檔案， 1998（2）.

【作者簡介】

張德艷（1995—），女，甘肅省民勤人，本科學歷，單位：西北師范大學文學院，主要研究方向：語言文學。