石曉東 張婧

【摘要】隨著科技的發(fā)展與社會信息化，以計算機和網(wǎng)絡技術為主導的電子信息技術在醫(yī)院人事檔案管理中得到了廣泛應用，醫(yī)院人事檔案管理也由以前的紙質檔案過渡到電子檔案，本文論述電子人事檔案的優(yōu)缺點，指出醫(yī)院建立電子人事檔案的必要性并提出合理性對策。

【關鍵詞】醫(yī)院；人事電子檔案；必要性；對策

隨著計算機技術的發(fā)展與信息化的普及，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子化越來越受到檔案管理者的關注，其必要性也得到廣泛認同。

一、紙質檔案的弊端

（一）占用空間大。傳統(tǒng)紙質檔案存在的最大弊端是占用很大的空間，并且隨著時間的延長，檔案的數(shù)量逐漸增多。醫(yī)院設立專門的檔案室，手工管理、手工分類，耗費大量的人力、物理、財力，容易出現(xiàn)人為原因的差錯?？紤]到樓層的安全因素，大量沉重的檔案柜還要注重位置分布、轉移重心，對保管條件提出更多的要求。

（二）安全性差。保管紙質檔案，人的因素影響很大，易發(fā)生無意的人為損壞，例如人事檔案的丟失、損壞、篡改等。存放的物理環(huán)境對紙質檔案影響很大，比如溫度濕度，防潮防蛀，防火防水災等。

二、電子人事檔案的概念及優(yōu)點

人事電子檔案是指隨著計算機和網(wǎng)絡的高速發(fā)展形成、處理人事檔案過程中具有保存價值并歸檔保存的電子文件，其相對于紙質檔案具有以下優(yōu)點：

（一）提高工作效率，解決了人為的損壞因素。電子檔案用數(shù)字化的形式儲存在計算機中，形成檔案信息庫，利用計算機系統(tǒng)管理，可以隨時檢索、調閱，降低了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作效率與質量。

（二）有利于最大限度地保護原件。紙質人事檔案隨著利用次數(shù)的增加，紙張老化、字體氧化，原件易受到破壞和傷害。人事電子檔案在復印、打印、查閱過程中，原件不會有損傷，數(shù)據(jù)可以完好地保存在計算機存儲器中。

（三）節(jié)能環(huán)保。電子人事檔案不需要大量的紙張編寫、復印，節(jié)約紙張，節(jié)約辦公空間，節(jié)約保管費用，創(chuàng)造了無形的價值。

三、管理醫(yī)院電子人事檔案的對策

（一）加大投入，科學管理。要實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，醫(yī)院需要加大對高科技信息化設備的投入力度，購買設計完善的管理軟件，打印機、掃描儀、照相機等輔助辦公設備，實現(xiàn)電子人事檔案的自動化、現(xiàn)代化。

（二）完善制度、規(guī)范管理。建立電子人事檔案利用制度，規(guī)范利用程序。查閱、利用電子人事檔案必須獲得主管部門同意，使用保管部門相關網(wǎng)絡技術授權，進行加密處理，方可查閱。對所使用的密碼要及時更改，避免信息泄露帶來的損失。規(guī)范管理包括登記、歸檔、整理、移交、接受、保管、遷移、鑒定銷毀、查閱借閱、備份恢復等各環(huán)節(jié)的管理。

（三）提高電子人事檔案管理者的綜合素質。電子人事檔案管理者需要具備基本的計算機知識，熟練地掌握計算機操作系統(tǒng)及人事檔案操作流程，比如人事檔案的編寫、分類、檢索等。要提高人事檔案管理者的保密意識，保證人事檔案管理過程中的安全性，保證人事電子檔案的隱私性，并且做到電子檔案的及時更新。電子人事檔案管理者必須具有忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度。

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子化是發(fā)展的必然趨勢，不僅有助于提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與質量，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化，在一定程度上還能促進醫(yī)療水平的發(fā)展。

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