張珊

[摘 要] 基于檔案資源整合的視角，分析了檔案資源整合對公共服務能力提升所起的作用，以此為基礎，筆者結合數(shù)字檔案資源的特點，創(chuàng)新性地將”工作人員的素質”、”數(shù)字檔案資源整合”和”檔案管理機構協(xié)同”增加到”公共價值理論”的指標體系中，豐富了”公共價值理論”在此領域中的內涵。

[關鍵詞] 數(shù)字檔案資源；公共服務；評價指標

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 093

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0202- 02

對“國家數(shù)字檔案資源整合與服務機制研究”的任務之一就是：整個調研的起點是放在國家層面上，是為完成國家數(shù)字檔案資源在公共服務能力方面的頂層設計而進行的調研活動，調查的方向是目前我國數(shù)字檔案資源在公共服務能力方面最新、最先進的前沿應用情況。以下對“公共服務供給力”“公共服務保障力”和“公共服務滿意度”三大方面中的一些重要評價指標的合理性和實用性給予解釋。

1 公共服務供給力

“公共服務供給力”包括兩個方面。

1.1 信息的提供

提供方式主要包含下面兩種：①政務部門主導檔案（電子文件）信息資源公共服務應用的實現(xiàn)，提供利用的依據(jù)是《中華人民共和國政府信息公開條例》；②檔案部門主導檔案信息資源公共服務應用的實現(xiàn)（數(shù)字化掃描件），提供利用的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》。

1.2 信息的質量

目前，我國政府各級部門生成的信息資源，其主要使用目的不是供信息資源服務，而只是滿足其自身工作需求的；各部門只關心其關注的那些信息，保證這部分信息的質量水平，其他與自身工作無關的信息，質量并不能保障，因此信息的質量具有“局部性”。

對數(shù)字方式生成的電子文件檔案而言，制定數(shù)字連續(xù)性計劃確保其數(shù)字生成、數(shù)字保存和數(shù)字方式提供利用，建立風險控制制度、規(guī)范和措施，確保其可取、可信和可持續(xù)再用，對提高信息的質量水平意義重大。目前大多數(shù)檔案部門一般采用的方法是將 OA系統(tǒng)數(shù)字生成的電子文件紙質打印移交保存，然后再電子掃描進入數(shù)字檔案館系統(tǒng)提供利用。

2 公共服務保障力

“公共服務保障力”包括五個方面。

2.1 檔案公共服務管理機構的效率：

提高檔案公共服務管理機構的效率，制定相應的檔案管理標準是十分必要的。而檔案標準的制定應考慮以下幾個因素：①應重視國家標準的頂層設計、互操作性和開放性，以利于不同機構協(xié)同工作；②在檔案管理標準制定時，應明確各機構的職能及其應承擔的責任和角色定位，否則，基層檔案工作者在具體實踐過程中，對自己應承擔的責任將會不清晰；③標準實施的具體細節(jié)及相關解釋應詳盡，便于新建立的檔案標準的推廣及執(zhí)行。

2.2 工作人員的素質

工作人員應具備的素質要求有：①歷史知識的掌握程度；②文字能力；③實際動手能力；④計算機能力，高級檔案管理人員應知曉部門所使用的檔案系統(tǒng)及系統(tǒng)中的檔案信息資源的類別及管理特點；⑤信息素質，由于目前很多機構都采用無紙化辦公模式，所以信息素質尤其重要；⑥在職培訓，客觀上要求檔案專業(yè)人員須接受長期的在職培訓，而建立在職培訓中心，從體制上保證各級檔案專業(yè)人員素質的提高。

2.3 數(shù)字檔案資源的開放性

目前，國家對檔案信息開放所制訂的政策、內容較寬泛，難以操作，同時由于牽扯到保密責任，基層檔案工作者對此不容易掌握，實際部門迫切需要制定開放利用和利用免責的依據(jù)。西方有些國家制訂了相關的免責制度，但這是否適合中國國情，還值得學者們進一步研究。

2.4 檔案公共管理機構對公眾詢問的響應：

現(xiàn)在應采用協(xié)同工作的模式，將各種檔案信息資源統(tǒng)一到一個公共服務平臺上。具體可采用以下方法實現(xiàn)：①根據(jù)相關管理部門制定的檔案信息標準，按要求將檔案信息錄入統(tǒng)一公共服務平臺；②政府建立“政府協(xié)同辦公移動平臺”，并將檔案部門納入此平臺中，檔案部門根據(jù)授權直接從中選擇適當?shù)臋n案信息資源加以處理并發(fā)布在公共服務平臺上來服務于公眾。

2.5 數(shù)字檔案資源的整合

在公共檔案館中有檔案實體整合的方式。檔案實體整合即物理整合，一般做法是：將專業(yè)檔案數(shù)量大或與民生聯(lián)系非常緊密的部門采用進駐的方式納入檔案局的管理體系中。對進駐的機構，檔案局負責檔案中心空間資源的調配，負責分配檔案窗口，而檔案實體機構負責派人員進行日常管理及對外提供服務，檔案局只對其擁有監(jiān)管職責。采用這種整合手段，所需政府財政上的支持是巨大的，可在有條件的地區(qū)試點實施。

3 公共服務滿意度

“公共服務滿意度”包括檔案的公平性、用戶在線使用檔案公共服務應用系統(tǒng)能力的提升、用戶對數(shù)字檔案資源的信任、數(shù)字檔案資源的安全和保密性、數(shù)字檔案資源對環(huán)境的影響五個方面。

公共服務的績效評價一般存在兩種基本模式，即公眾主觀評價和客觀測量，公眾主觀評價注重于對服務滿意度等軟指標的評價上。雖然目前公民滿意度調查已經(jīng)廣泛應用于公共服務績效評估中，但在反映公共服務績效時存在諸多先天缺陷：具有政治利益訴求性、政績宣傳性、政府價值表達性等工具性價值，沒有客觀數(shù)據(jù)證明公民滿意度與公共服務績效存在顯著相關，所以，不能盲目根據(jù)公眾主觀評價結果來評判實際的服務質量。

總之，今后的任務：可在此能力評價指標體系的基礎上，以公眾的視角進行實證研究，收集實證數(shù)據(jù)，并提出相關的數(shù)據(jù)分析方法來進行此能力評價指標體系的統(tǒng)計分析與驗證工作，為研究出一整套符合實際的“數(shù)字檔案資源公共服務能力評價指標體系”打下牢固的基礎。