【摘要】學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。文章著重從學(xué)籍檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用四方面管理中存在的問題出發(fā),并提出了完善學(xué)籍檔案管理工作的建議。
【關(guān)鍵詞】學(xué)生,學(xué)籍檔案,檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多,形式多樣,在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題,甚至造成嚴(yán)重的后果。因此,重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量,切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始,真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中,首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信,不能夸大;其次應(yīng)保證字體工整、清晰,便于永久保存;最后要注意一些細(xì)節(jié)問題,如,姓名使用同音字代替,出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總,工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄,未按要求及時(shí)歸檔,或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善,甚至歸錯(cuò)檔;此外,檔案管理方法陳舊,設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜,容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中,經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多,無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò),都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞,從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用,因此,檔案的日常維護(hù)尤為重要,而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中,應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管,并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象,造成檔案材料遺失或者信息二次失真,內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳,增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識,克服人們對檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識,激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案,真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理,把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃,納入管理制度,要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會,并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持,改善工作條件,充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于統(tǒng)一,要切實(shí)改變各自為政、各行其是的局面,主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一要求,在制定各類表格的形式、紙張大小時(shí)要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題;要樹立整體觀念,服從大局,用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動(dòng),用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度,是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度,做到有章可循,有據(jù)可依,照章辦事。同時(shí),各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來抓,使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展,各院校改革力度加大,教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度,對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法,已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展,進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作,學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下,掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力,包括聽、說、寫、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前,不少高校的教務(wù)處建立計(jì)算機(jī)房,引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備,使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高,為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實(shí)的檔案材料,從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué),隨著科技的發(fā)展,大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化,這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度,還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。
6.大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高??山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫,如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等,以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、檔案資料查詢等提供有效信息。
總之,學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān),以后提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
作者簡介:劉淑霞,1975年3月生,碩士學(xué)位,研究方向?yàn)檐娛陆逃?xùn)練學(xué)。