【摘要】學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。文章著重從學籍檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用四方面管理中存在的問題出發(fā)，并提出了完善學籍檔案管理工作的建議。

【關鍵詞】學生，學籍檔案，檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案管理工作的建議

1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協(xié)調，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統(tǒng)一行動，用標準去規(guī)范管理工作。特別要抓好學生畢業(yè)前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執(zhí)行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學上推行規(guī)范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發(fā)展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發(fā)展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業(yè)務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。

5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風。

6.大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

作者簡介：劉淑霞，1975年3月生，碩士學位，研究方向為軍事教育訓練學。