林赫男

【摘要】事業(yè)單位工作的重點(diǎn)之一，就是檔案管理，事業(yè)單位的檔案中的每種數(shù)據(jù)資料對(duì)該事業(yè)單位的日常管理十分必要。隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷的更新、完善，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的便利性，有利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位一體化管理模式。從事業(yè)單位數(shù)字化管理的現(xiàn)狀入手，引出對(duì)優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的具體措施的探討。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位，檔案，數(shù)字化，現(xiàn)狀，優(yōu)化

對(duì)于任何一個(gè)事業(yè)單位而言，檔案都是不可缺少的重要資源，檔案中的信息數(shù)據(jù)促進(jìn)事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須提高對(duì)管理檔案的重視程度，為單位內(nèi)部的信息資源合理利用提供方便。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前檔案管理工作的需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理工作提供便利，使用數(shù)字化檔案管理不僅可以大大縮短用戶查詢信息時(shí)間，同時(shí)還能充分的查詢資料，可見，數(shù)字化檔案管理成為事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢(shì)。

1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

1.1現(xiàn)代化辦公設(shè)施的缺失。目前，很多事業(yè)單位檔案管理上沒有做到科學(xué)、規(guī)范化，主要原因之一就是檔案管理中缺少現(xiàn)代化辦公設(shè)備。嚴(yán)重的個(gè)別事業(yè)單位在檔案室內(nèi)堆放雜物，而且不采取防火、防盜以及防潮等相關(guān)措施。沒有運(yùn)用現(xiàn)代化手段調(diào)閱檔案和查訪檔案，對(duì)事業(yè)單位檔案的完整性造成一定程度上的影響。除此之外，事業(yè)單位不能使檔案的作用得到充分的發(fā)揮，事業(yè)單位僅僅局限于管理好檔案，不注重對(duì)檔案的使用，不注重開發(fā)檔案中的信息資源，不能有效利用檔案資源。

1.2檔案檢索效率低。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中，傳統(tǒng)的手工檢索方式正逐漸被現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檢索方式所代替，但是目前還是有不少的事業(yè)單位在檔案管理中使用手工檢索方式，在很大程度上對(duì)事業(yè)單位檔案檢索的效率和質(zhì)量造成影響，同時(shí)使檔案查閱的工作量增加。與此同時(shí)，還受到人力檢索信息的局限性，大大降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

2優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的措施

2.1文書處理

為了提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的效率，大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案文書處理過程和歸檔數(shù)字化。在事業(yè)單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對(duì)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平息息相關(guān)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷更新的趨勢(shì)，事業(yè)單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業(yè)單位內(nèi)部傳閱過程中要嚴(yán)格遵守批辦流程，設(shè)置合理的傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。假如出現(xiàn)傳閱的沒有完全完成處理的文件在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)行信息反饋的情況，這時(shí)就可以利用信息技術(shù)，提醒相關(guān)工作人員進(jìn)行處理，有效的預(yù)防檔案堆積、檔案處理不及時(shí)，保證事業(yè)單位檔案管理工作的正常進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時(shí)還縮短了信息傳遞時(shí)間和信息反饋時(shí)間，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.2單位辦公自動(dòng)化

為了提高事業(yè)單位管理的綜合效率，整合數(shù)字資源，應(yīng)將數(shù)字化檔案管理與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相融合。目前，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在事業(yè)單位中應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)越來越凸顯。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的背景下，將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，共同發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)。為確保數(shù)字化檔案管理的有序進(jìn)行，在設(shè)計(jì)檔案管理方案的過程中要注意增加相關(guān)的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創(chuàng)造基礎(chǔ)，所以，當(dāng)前首先需要完成的工作就是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)處理，開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)相互兼容端口，針對(duì)數(shù)字化檔案管理的要求，事業(yè)單位還需要不斷更新網(wǎng)絡(luò)管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，同時(shí)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的查詢權(quán)限，使兩個(gè)系統(tǒng)的有效結(jié)合得到保障，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的無縫連接，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率不斷提高。

2.3構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理成為計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍的必然結(jié)果，同時(shí)不可否認(rèn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理過程中，需要做好整體構(gòu)建數(shù)字化管理體系的工作，以及開發(fā)軟件系統(tǒng)，并不斷升級(jí)該軟件系統(tǒng)的工作，此外還需要做好硬件設(shè)備采購(gòu)、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。事業(yè)單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務(wù)重，為了保證檔案管理的安全性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案。除此之外，還要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作的細(xì)化，將數(shù)字化檔案管理細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、檔案密級(jí)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.4有廣泛、可靠的信息支撐

為確保事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的安全、有效進(jìn)行，需要不斷完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)離不開廣泛、可靠信息的支撐，應(yīng)該不斷強(qiáng)化以下兩方面工作：一方面，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的系統(tǒng)升級(jí)能力，只有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備良好的升級(jí)能力，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的不斷豐富、完善，減少出現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理無法滿足人員需求的現(xiàn)象，這樣，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮系統(tǒng)強(qiáng)大的管理功效；另外一方面，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的性能和可靠性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接影響著檔案管理的成效，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能優(yōu)，則檔案管理績(jī)效優(yōu)異，反之同樣成立。在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理過程中，務(wù)必把檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的性能和可靠性放在首要地位，保證充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的預(yù)期作用。

對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，是科技不斷更新的必然要求。每個(gè)事業(yè)單位都要重視對(duì)檔案的管理工作，針對(duì)性的制定出一個(gè)數(shù)字化檔案管理的總體規(guī)劃，完成完善自己?jiǎn)挝坏臋n案信息網(wǎng)站的建設(shè)工作，并不斷完善檔案信息網(wǎng)站，同時(shí)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人員的工作質(zhì)量，使檔案信息化適應(yīng)國(guó)內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。

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