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        三甲醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用分析

        2016-05-10 07:41:06李子明
        卷宗 2016年3期
        關(guān)鍵詞:特點(diǎn)檔案管理應(yīng)用

        摘 要:本文針對(duì)三甲醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和特點(diǎn)等,對(duì)三甲醫(yī)院辦公室檔案管理特點(diǎn)和主要應(yīng)用要素等級(jí)進(jìn)行詳細(xì)分析和闡述,希望為未來三甲醫(yī)院的長足發(fā)展提供相應(yīng)合理化建議。

        關(guān)鍵詞:三甲醫(yī)院;辦公室;檔案管理;特點(diǎn);應(yīng)用;分析

        辦公室檔案管理質(zhì)量好壞會(huì)對(duì)醫(yī)院整體管理水平和管理質(zhì)量造成一定影響,是對(duì)醫(yī)院科學(xué)管理和有效管理的直接體現(xiàn)??萍妓胶徒?jīng)濟(jì)水平的雙向提升,新時(shí)期背景下三甲醫(yī)院管理模式也逐漸作出積極整改與完善,積極迎合時(shí)代發(fā)展需求和社會(huì)發(fā)展需求。對(duì)三甲醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行實(shí)效化管理顯得極其有必要,以此種方式來保證三甲醫(yī)院原始資料完整性,通過高效操作和科學(xué)操作來促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。

        1 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理特點(diǎn)分析

        1.工作事項(xiàng)繁多。三甲醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案管理過程中存在諸多弊端與不足,各項(xiàng)運(yùn)行機(jī)制有待完善,需要對(duì)老舊式檔案進(jìn)行保存,與此同時(shí),應(yīng)適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)科技要素,借助音頻內(nèi)容和圖片內(nèi)容和視頻內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)檔案管理,因?yàn)楣ぷ鞣N類較多,三甲醫(yī)院辦公室檔案管理工作也呈多樣化發(fā)展趨勢(shì)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)類檔案數(shù)量繁多,醫(yī)院工作較為繁重,業(yè)務(wù)量較大,此種現(xiàn)狀使得醫(yī)院檔案管理與社會(huì)中普通辦公檔案管理之間存在較大差異,不同點(diǎn)尤為明顯。醫(yī)院部門和科室眾多,醫(yī)院辦公室檔案更新速度和換代速度加快,針對(duì)新衍生的醫(yī)院規(guī)章制度內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容以及新型醫(yī)療技術(shù)內(nèi)容等均應(yīng)不斷完善與有力補(bǔ)充。

        2.檔案資料完整性。從實(shí)際角度而言,醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員相對(duì)穩(wěn)定,可進(jìn)行檔案有效管理與完整分類,使得醫(yī)院資料易于查看和翻閱。通過數(shù)次分析和調(diào)查可以看出,假設(shè)醫(yī)院辦公室檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng),那么務(wù)必做好交接手續(xù)后才可正常離職。醫(yī)院檔案管理人員交接工作具備嚴(yán)密性質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)性質(zhì),只有認(rèn)真對(duì)待才能防止檔案管理工作脫節(jié)狀況產(chǎn)生,維護(hù)檔案完整性。

        3.檔案管理模式現(xiàn)代化。新時(shí)期背景下的三甲醫(yī)院發(fā)展環(huán)節(jié),核心支撐要素即為科學(xué)技術(shù),之后在此基礎(chǔ)上形成了較為正規(guī)的現(xiàn)代化智能管理模式,老舊式紙質(zhì)病歷被現(xiàn)被現(xiàn)代化電子病歷代替,通過電子管理集成來進(jìn)行檔案生成,醫(yī)院電子病歷出現(xiàn)使得院內(nèi)患者信息采集、患者信息存檔和患者信息輸送以及患者信息利用變得愈加流暢,電子檔案管理被我國多家三甲醫(yī)院使用,涉及范圍較廣,使得醫(yī)院管理水平和管理質(zhì)量不斷提升。

        4.檔案管理類型多樣化。社會(huì)科技水平提升,現(xiàn)下醫(yī)院檔案管理模式呈多樣化發(fā)展趨勢(shì),此現(xiàn)象出現(xiàn)會(huì)在一定程度上進(jìn)行檔案內(nèi)容豐富,使得管理內(nèi)容愈加充實(shí)。新時(shí)期背景下三甲醫(yī)院辦公室檔案管理模式中,紙質(zhì)記錄模式被保留,隨之在其上附加了照片元素和視頻元素以及音頻元素等。三甲醫(yī)院檔案內(nèi)容以醫(yī)院上下級(jí)部門文件傳輸為主,除此之外,還涵蓋了簽訂合同記錄內(nèi)容和協(xié)議簽訂內(nèi)容以及會(huì)議記錄內(nèi)容等,投票結(jié)構(gòu)記錄內(nèi)容也包含在內(nèi)。

        2 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)存問題分析

        1.人才緊缺。因?yàn)楣ぷ鱾?cè)重點(diǎn)不同,三甲醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常情況下均會(huì)將注意力放在醫(yī)院硬件建設(shè)和硬件發(fā)展之上,醫(yī)院檔案建設(shè)工作被嚴(yán)重忽略。醫(yī)院檔案管理人員群體以醫(yī)院行政人員為主,僅以兼職形式產(chǎn)生,管理過程中常會(huì)出現(xiàn)工作職責(zé)不明確狀況,保管制度不嚴(yán)格現(xiàn)象和借閱手續(xù)無序現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

        2.管理技術(shù)更新慢。醫(yī)療水平提升的同時(shí),醫(yī)院檔案管理不僅僅拘泥于手工操作和相關(guān)人工分類操作等,隨之引進(jìn)現(xiàn)代化管理軟件以完善各項(xiàng)檔案管理運(yùn)行機(jī)制,盡管EXCEL表格軟件編輯效果和記錄效果優(yōu)良,但無法滿足醫(yī)院快速發(fā)展需求,達(dá)不到預(yù)期醫(yī)院檔案管理操作目標(biāo)。

        3.歸檔不科學(xué)。三甲醫(yī)院辦公室檔案主要分為臨床科室文書內(nèi)容和后勤部文書內(nèi)容以及外單位文書內(nèi)容等,檔案管理人員較為匱乏,醫(yī)院臨床不同類型客戶檔案收集不及時(shí),有時(shí)檔案書寫過程中也會(huì)滋生諸多弊病,會(huì)對(duì)最終三甲醫(yī)院檔案管理水平造成一定影響。

        3 三甲醫(yī)院辦公室檔案管理應(yīng)用分析

        1.檔案管理格局明確。較為正確的做法是,應(yīng)適時(shí)進(jìn)行檔案管理方案優(yōu)化,通過模式整改與機(jī)制整改去明確基本檔案管理格局。三甲醫(yī)院檔案文件與文件之間的關(guān)系緊密,集中檔案管理會(huì)提升檔案管理質(zhì)量與管理水平,調(diào)整分管檔案模式,隨之進(jìn)行大規(guī)模檔案管理、專門統(tǒng)一檔案管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)設(shè),及時(shí)明確各項(xiàng)檔案管理職責(zé),以至有效擴(kuò)大檔案管理范圍,達(dá)成檔案信息完美整合。三甲醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)院發(fā)展的有力彰顯,檔案實(shí)效化管理與檔案合理化管理可促進(jìn)醫(yī)學(xué)工作質(zhì)量提升,會(huì)有力促進(jìn)醫(yī)院品牌形象生成。

        2.加快醫(yī)院建設(shè)步伐。三甲醫(yī)院辦公檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該放在檔案完整性保護(hù)之上,與此同時(shí),要進(jìn)行方案保密工作安排,以保證基礎(chǔ)性檔案使用效果,在醫(yī)院辦公室內(nèi)進(jìn)行定期檢查與定期監(jiān)督,有力維護(hù)檔案管理有效性。針對(duì)特殊臨床糾紛檔案,應(yīng)將檔案價(jià)值開發(fā)列在操作首位,糾紛檔案收集務(wù)必及時(shí)有效,在此前提下形成正規(guī)分析報(bào)告,由相應(yīng)決策者處理事務(wù)時(shí)作為資料借鑒與方法指導(dǎo)。旨在更好更優(yōu)的進(jìn)行規(guī)范化管理和工作質(zhì)量控制,應(yīng)間斷性的對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理和分級(jí)考察,不同類型檢查工作和審核工作環(huán)節(jié),要具備各科規(guī)范章程與文書,三甲醫(yī)院辦公室檔案管理延續(xù)性特征存在會(huì)助力各項(xiàng)醫(yī)院檢查工作平穩(wěn)有序進(jìn)行,做到真正意義上的有備無患。

        3.檔案管理工作人員培訓(xùn)。此條首要一點(diǎn)就是應(yīng)進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn),工作人員招錄環(huán)節(jié),實(shí)施檔案管理知識(shí)測(cè)試,以此種方式保證工作人員的質(zhì)量,再者便是對(duì)辦公室檔案管理人員培訓(xùn),培訓(xùn)主要分為檔案管理知識(shí)培訓(xùn)內(nèi)容和檔案管理技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容,期間需設(shè)置相應(yīng)檔案管理知識(shí)電子調(diào)查表,積極向檔案管理人員傳遞新知識(shí)與新技能,鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理工作人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來進(jìn)行詳細(xì)知識(shí)調(diào)查。三甲醫(yī)院辦公室檔案管理人才考核步驟不可獲取,會(huì)為工作人員提出嚴(yán)格要求,使其形成內(nèi)在動(dòng)力與內(nèi)在壓力,使得檔案管理工作人員會(huì)不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),提升綜合素養(yǎng)和檔案管理技術(shù)。工作人員之間需做到相互監(jiān)督、相互鼓勵(lì),通過監(jiān)督提醒進(jìn)行自身行為規(guī)范與調(diào)整,共促檔案管理進(jìn)步,有效提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作水平。

        4.檔案管理制度完善。衛(wèi)生行政機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理工作高度重視,隨之制定詳盡、正規(guī)的檔案管理規(guī)章制度,深度明確醫(yī)院辦公室管理人員工作準(zhǔn)則和具體操作質(zhì)保等,不斷規(guī)范檔案管理人員自身行為,通過約束、整治來提升其工作效率。醫(yī)院管理目標(biāo)考核模式中合理融入醫(yī)院辦公室檔案管理工作考核制度,以規(guī)章制度作為基礎(chǔ),檔案管理人員會(huì)形成嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度,明確自身職責(zé)且嚴(yán)格規(guī)范自身工作行為,認(rèn)真根據(jù)規(guī)章制度加以管理,有效提升三甲醫(yī)院辦公室檔案管理效率。

        4 結(jié)束語

        隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和人們生活水平的不斷提升,當(dāng)前大眾群體逐漸對(duì)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展重視起來。醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院具體發(fā)展階段的原始記錄,檔案管理工作是醫(yī)院整體工作過程中的重要組成部分和重點(diǎn)操作環(huán)節(jié),所以應(yīng)通過各項(xiàng)機(jī)制完善與人員培訓(xùn)來提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力。

        參考文獻(xiàn)

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        [3] 宋斌,劉玉梅.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院管理的新發(fā)展[J]. 華章. 2011 (06)

        作者簡(jiǎn)介

        李子明(1985-),男,湖北省鶴峰縣人,土家族,助理檔案館員,大學(xué)本科,研究方向:三甲醫(yī)院辦公室檔案管理。

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