【摘 要】高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，文章從以下幾個(gè)方面，淺析了高校檔案工作的現(xiàn)狀及問題，并提出了合理化建議，以期能對促進(jìn)高校檔案管理工作提供有效借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；問題與建議

高校檔案是高校各項(xiàng)工作的歷史記錄，是高校發(fā)展中新的教學(xué)思想和理念的基石，它對于全面促進(jìn)高校改進(jìn)各項(xiàng)工作、提高辦學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，對高校的科學(xué)研究與各項(xiàng)建設(shè)起著重要的歷史借鑒作用。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)校重視程度不夠

檔案工作是高校一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的重要工作，但是由于受傳統(tǒng)觀念、工作方法和思維習(xí)慣等主、客觀因素的影響，學(xué)校并沒有從根本上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。

（二）檔案管理體制不健全

由于對檔案管理工作重視程度不夠，目前高校檔案管理工作在管理制度建設(shè)上步伐較慢，檔案管理僅僅停留在做好檔案收集與記錄的程度上，在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

（三）檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)不到位

由于長期的投入不足，很多高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為落后，如檔案管理場所太小，缺乏必要的防火、防水的設(shè)施，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備投入基本空白等狀況，這都影響了高校檔案管理工作水平的提高。

（四）檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍匱乏

在很多的高校中，檔案管理工作沒有得到重視，檔案管理人員太少，專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重不足，多數(shù)高校主要以兼職人員來充實(shí)檔案管理人員，這就造成了檔案人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定，使檔案管理工作的持續(xù)性難以保障。

（五）檔案管理的質(zhì)量和利用率不高

一是檔案管理的質(zhì)量和使用效率之間有一定的差距。二是檔案信息化程度不高，目前較多高校沒有數(shù)字化檔案管理軟件，這就很大程度上影響了檔案的利用率。

二、高校檔案管理工作建議

（一）提高檔案工作認(rèn)識(shí)

必須認(rèn)識(shí)到高校檔案資源對高校建設(shè)重要的信息支持作用，要加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開展提供便利條件，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。

1.高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)關(guān)心檔案工作開展和檔案部門的建設(shè)情況，積極為檔案工作發(fā)展和檔案人員的個(gè)人成長進(jìn)步創(chuàng)造環(huán)境。加強(qiáng)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，將檔案工作納入學(xué)校的中長期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃中去。

2.高校檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和干部職工真正認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的重要地位和作用，提高對檔案工作的關(guān)注，從而重視和支持檔案工作。

3.檔案管理者還必須提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加大檔案信息開發(fā)利用能力，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，隨時(shí)主動(dòng)為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）建立健全檔案管理制度

高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合《檔案法》、《高校檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》等相關(guān)規(guī)定和要求，建立科學(xué)的檔案管理制度，在實(shí)際工作中做到有法可依。同時(shí)，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，由分管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各級領(lǐng)導(dǎo)要指定專人做好本部門檔案的收集、管理、歸檔工作，學(xué)校檔案部門要定期進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、評比、總結(jié)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。使檔案工作由抽象到具體，融入到教學(xué)、科研、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，達(dá)到信息時(shí)代對檔案工作的全面要求。

（三）開拓創(chuàng)新提高檔案管理質(zhì)量

轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提高服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是服務(wù)質(zhì)量的前提和保障，檔案部門應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)與各單位部門的日常聯(lián)系與溝通，隨時(shí)關(guān)注學(xué)校中心工作和基層工作動(dòng)態(tài)，主動(dòng)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，針對性地提供檔案利用，提高檔案的利用質(zhì)量和效果，要制定和完善檔案服務(wù)承諾制度，做到內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外塑形象，優(yōu)化檔案服務(wù)軟環(huán)境。還要改革傳統(tǒng)模式，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。檔案管理必須充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，改善服務(wù)手段，由傳統(tǒng)手工模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，加快現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而更加快捷、高效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為教職員工提供信息服務(wù)。

綜上所述，隨著我國高教改革的不斷發(fā)展，高校檔案工作也必須適應(yīng)新形勢的需要，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí)，也隨著信息模式的多樣化和復(fù)雜化，從而對高校檔案管理工作也提出了更高的要求，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，才能在檔案服務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)建設(shè)上不斷創(chuàng)新，以滿足學(xué)校教學(xué)、科研以及社會(huì)的服務(wù)需求，把高校檔案管理工作真正納入高校各項(xiàng)工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案工作的實(shí)用性和服務(wù)性的高效化。

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