摘 要：若想把機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作做好，就一定要注重檔案管理科學(xué)化，用檔案管理的科學(xué)化，帶動(dòng)整個(gè)單位的工作高效化。出于這樣的考慮，本文試圖從檔案的保管、利用、保護(hù)和保密等四個(gè)角度分析探討如何做好當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案安全工作，以便起到維護(hù)檔案完整與檔案安全的效果，達(dá)到檔案有效利用的總體目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案安全 保管 利用 保密

一份合格的檔案可以真實(shí)記錄單位的活動(dòng)內(nèi)容，體現(xiàn)單位的發(fā)展歷程，屬于極為寶貴的信息資源與經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，所以，做好檔案管理工作可以促進(jìn)單位內(nèi)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。然而，在如今的機(jī)關(guān)事業(yè)單位里面，檔案管理工作卻依然存在很多問(wèn)題，比如檔案的保管不到位，保密工作未能與信息技術(shù)時(shí)代相接軌等。如何合理地解決這些問(wèn)題，是擺在所有檔案人面前的重要課題。

一、保管工作是前提

檔案保管工作的一個(gè)關(guān)鍵詞是規(guī)范化，以規(guī)范化為宗旨才能談及更進(jìn)一步的保管與利用工作。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，對(duì)于檔案管理工作而言，檔案整理和保管工作是其前提條件。在進(jìn)行檔案整理與保管時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝訂、入庫(kù)等程序有條不紊地依次實(shí)施。具體整理過(guò)程中，對(duì)于載體不同、形式有差異、保管時(shí)間限度有區(qū)別的檔案，要予以分類(lèi)處理，分別存放。檔案保管工作的目的是管檔員可以隨時(shí)、準(zhǔn)確地取用檔案。在保管的具體過(guò)程中，管檔員經(jīng)常要面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題是：一直會(huì)有新近出現(xiàn)而未整理的材料，這部分材料經(jīng)常雜亂無(wú)章地?cái)[放，缺少固定位置與準(zhǔn)確目錄，對(duì)于這部分材料，就應(yīng)當(dāng)同已經(jīng)規(guī)范儲(chǔ)存的檔案區(qū)別開(kāi)來(lái)，及時(shí)整理、及時(shí)入庫(kù)，以便使使用者免受零亂混雜的干擾。

二、最終利用是目標(biāo)

為了保證檔案的最終合理利用，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從管檔員著手，而非從檔案著手。經(jīng)過(guò)前面的整理保管工作，檔案已經(jīng)較為規(guī)范有序了。此時(shí)，若由經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的管檔員對(duì)之進(jìn)行處理利用，效果是非常明顯的。所以我們應(yīng)當(dāng)注重檔案管理者的培養(yǎng)及教育工作，用以增強(qiáng)其利用檔案的能力。一是提高政治素質(zhì)完善服務(wù)能力，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案工作屬于黨與國(guó)家工作的重要環(huán)節(jié)，其中很多文件都屬于密級(jí)文件，這就要求檔案管理者必然堅(jiān)守正確的思想政治路線，自覺(jué)貫徹黨的執(zhí)政路線，保守秘密，忠于職守。二是提高文化素質(zhì)增強(qiáng)服務(wù)能力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作涉及的內(nèi)容非常廣泛，因此檔案管理者應(yīng)當(dāng)全面學(xué)習(xí)，從多個(gè)方面增長(zhǎng)自身能力，完善知識(shí)體系，使自己既要處在理論知識(shí)與現(xiàn)代科技的前沿，也要保持社會(huì)交往的合理狀態(tài)，使本職工作能夠更好地完成。三是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實(shí)踐過(guò)程中對(duì)經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)、對(duì)教訓(xùn)加以汲取，不斷積累知識(shí)和能力，以便隨時(shí)適應(yīng)新任務(wù)。四是要有意識(shí)地提升自身身心素質(zhì)，檔案管理工作相對(duì)繁雜和艱苦，因此需要注意以合適的方法增加身體鍛煉的機(jī)會(huì)；同時(shí)檔案管理工作易產(chǎn)生枯燥乏味之感，因此需要以正確的思想態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。

三、保護(hù)工作是基礎(chǔ)

檔案保護(hù)工作是檔案保管工作的升華，只有將工作提升到這一層面，才能真正談及后續(xù)的檔案安全問(wèn)題。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案屬于黨與國(guó)家的重要資源和財(cái)富，很多都要求永久性保存，而由于自然界物質(zhì)存在不可避免的變質(zhì)特點(diǎn)，檔案所依賴的物質(zhì)材料同樣會(huì)有滅失的可能，使得保存時(shí)間受到限制。管檔員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同材料的檔案，分別制定相關(guān)的存放與防護(hù)策略，盡最大可能延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存年限。對(duì)此，首先要做的是完善庫(kù)房管理工作，庫(kù)房中使用的檔案設(shè)備，必須符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在管理方法上盡可能科學(xué)合理，配備專(zhuān)門(mén)的保管人員，保證管檔員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)間。其次，若想使檔案處在安全狀態(tài)，注重存放是一個(gè)不能不考慮的問(wèn)題，通常來(lái)講，需依檔案種類(lèi)、保管期限等區(qū)別，再參考檔案形成時(shí)間，予以分類(lèi)處置，堅(jiān)決避免未經(jīng)整理的材料與舊檔案混放。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理及利用時(shí)，須避免檔案的丟失與損壞，例如檔案處在借閱狀態(tài)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)離庫(kù)現(xiàn)象，此時(shí)一定要履行借閱手續(xù)，避免檔案的遺失與無(wú)謂磨損。

四、保密工作是重點(diǎn)

檔案保密工作是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，在信息技術(shù)環(huán)境下，只有把這項(xiàng)工作做好，才能真正做到“密不外流”。對(duì)于電子檔案管理工作而言，一方面應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)其方便性，一方面也要注意其保密風(fēng)險(xiǎn)的增加。管檔員應(yīng)當(dāng)在密碼應(yīng)用、信號(hào)屏蔽、病毒防范、IP地址登入登出等方面做好充足準(zhǔn)備，避免秘密的外流。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建電子檔案的審批和登記制度，并保證涉密設(shè)備有專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)及管理方法。在做保密工作時(shí)，管檔員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決做到涉密的內(nèi)容不上網(wǎng)、不隨意擴(kuò)大使用范圍、不隨便復(fù)制文檔等等，以便保證檔案在管理和使用過(guò)程中的絕對(duì)安全性。

總結(jié)：

促進(jìn)完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，是社會(huì)與單位共同提出來(lái)的要求。各級(jí)管理部門(mén)要把信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分利用起來(lái)，不斷改變思路、改進(jìn)方法，形成從管理、利用再到保密的一體化協(xié)調(diào)機(jī)制，帶動(dòng)檔案管理工作的真正進(jìn)步。

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