何紅玲

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷增強(qiáng)，國際地位的提升，我國的對外貿(mào)易進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期。在對外貿(mào)易過程中，商務(wù)英語成為貿(mào)易雙方溝通交流的基礎(chǔ)性工具，有著重要的橋梁作用。通過對商務(wù)英語和商務(wù)英語函電概念的解析和挖掘新形勢下商務(wù)英語函電特性的變化，提出商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易的每一階段起到關(guān)鍵性作用。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語；商務(wù)英語函電；對外貿(mào)易；作用

在經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代和我國對外貿(mào)易不斷發(fā)展新形勢下，國家與國家之間如何更加有效地溝通成為一個(gè)迫在眉睫的問題。就貿(mào)易空間而言，賣方與買方處于不同的地區(qū)和國家，地理距離相隔甚遠(yuǎn)，可以說很難有機(jī)會進(jìn)行面對面的商業(yè)談判，因此，國與國之間的對外貿(mào)易主要是通過函電進(jìn)行溝通和交流。因?yàn)閲H上通用的語言為英語，因此這種對外貿(mào)易上的洽談就形成一種特別的文體——商務(wù)英語函電。從對外貿(mào)易來看，與外國商貿(mào)往來的成功與否，很大程度上取決于商務(wù)英語函電的質(zhì)量，因此商務(wù)英語函電已經(jīng)成為對外貿(mào)易當(dāng)中起到重要作用和不可缺少的部分。

一、商務(wù)英語函電概念論述

（一）商務(wù)英語的內(nèi)涵

商務(wù)英語主要是指人們在從事商務(wù)活動當(dāng)中用到的一種語言工具，也被稱為“Business English”和“外貿(mào)英語”（ForeignTrade English）。商務(wù)英語要求言簡意賅，這種特性主要體現(xiàn)在商務(wù)英語函電的寫作上。因此，商務(wù)英語有七個(gè)原則，即Clearness（清楚）、Courtesy（禮貌）、Conciseness（簡潔）、Correctness（正確）、Completeness（完整）、Concreteness（具體）、Consideration（考慮周到），其中Clearness和Conciseness就很好地體現(xiàn)了商務(wù)英語的言簡意賅的特性。商務(wù)英語的組成部分主要有三個(gè)：商務(wù)背景知識、商務(wù)背景下使用的語言以及商務(wù)交際技能。在面對復(fù)雜的國際國內(nèi)貿(mào)易環(huán)境，對外貿(mào)易能否會朝著更好地方向發(fā)展和外企以及國家能否沉穩(wěn)應(yīng)對各種挑戰(zhàn)主要看能否合理運(yùn)用商務(wù)英語的三個(gè)要素。商務(wù)英語一般具有專業(yè)性強(qiáng)、文化因素大、語言簡潔明了和正式性強(qiáng)等特性。

（二）商務(wù)英語函電的含義

伴隨著全球貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)英語函電成為各個(gè)外貿(mào)企業(yè)快速、準(zhǔn)確地傳遞買賣雙方的需求的信息。商務(wù)英語函電有效地解決了供需雙方信息不對稱等問題，從而使得每一方能夠有效地傳遞和處理信息，在世界各個(gè)角落都能進(jìn)行信息的傳遞和交流，給企業(yè)帶來更多的商機(jī)。商務(wù)英語函電（Business English Correspondence）就是一個(gè)交流的過程，是一個(gè)發(fā)出者編碼和接受者解碼的過程。作為對外交流的主要溝通工具，“商務(wù)英語函電是以外貿(mào)知識為背景，以外貿(mào)語言為載體；在對外貿(mào)易領(lǐng)域中人們借以溝通交流的書面工作語言的電子書信”①傳統(tǒng)的紙質(zhì)書信和現(xiàn)代的電子郵件等都能夠成為商務(wù)英語函電的載體，其內(nèi)容主要是以專業(yè)貿(mào)易用語和縮略用語為主?！吧虅?wù)英語函電的分類有很多標(biāo)準(zhǔn)，常見的按照具體使用功能而分成來函處理、答復(fù)函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、祝賀函、任命函、慰問函等。商務(wù)英語函電的主要內(nèi)容范圍包括詢盤、發(fā)盤、付款、包裝、索賠、保險(xiǎn)、仲裁等等。”②

二、商務(wù)英語函電文本特征

（一）商務(wù)英語函電語言的言簡意賅性

商務(wù)英語函電是對外貿(mào)易活動當(dāng)中最為常見的一種專用文體，因?yàn)槠浒l(fā)生和服務(wù)于各種商業(yè)活動，特別是國家與國家之間的商務(wù)活動，反映跟商務(wù)有著極其密切和極其相關(guān)地專業(yè)性內(nèi)容，因此其言語措辭、語法、句法、風(fēng)格等都有商務(wù)的風(fēng)格。商務(wù)英語函電的主題主要有合作與競爭、守約與違約、貨物與貨款等主題，而且每一次的表達(dá)都是力求簡答明了，態(tài)度堅(jiān)決而不強(qiáng)硬，思維嚴(yán)謹(jǐn)而不枯燥，其文體遵循“7Cs”的寫作原則，即Clearness（清楚）、Courtesy（禮貌）、Conciseness（簡潔）、Correctness（正確）、Completeness（完整）、Concreteness（具體）、Consideration（考慮周到）。比如：

As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles，we have bimonthly direct services.

在這句話當(dāng)中“bimonthly”有兩層含義，可以表示“一月兩次”和“兩個(gè)月一次”，這樣就容易使對方產(chǎn)生誤解。

最好是這樣修改：We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

（二）商務(wù)英語函電語篇的格式規(guī)范和語法的句式復(fù)雜性

首先，商務(wù)英語函電具有一定的格式要求，有混合式、簡化式和齊頭式。一般常用的都是混合式。其次，商務(wù)英語函電的語篇主要是由三部分組成，也稱作“三段式”。第一段寫一些客套話；第二段寫上次函電所提到的一些問題；第三段主要是寫信方提出一些問題或者請求。最后，商務(wù)英語函電語法句式的復(fù)雜性。商務(wù)英語函電句子結(jié)構(gòu)和語篇所使用的都是復(fù)雜句式，比如并列句和被動句，句子較長。因?yàn)閺?fù)雜的句式不僅能表達(dá)復(fù)雜的意思，使得行為符合函電“7Cs”原則，而且保證主要的信息能夠以詞序的方式得到加強(qiáng)，無形當(dāng)中增強(qiáng)函電的正式程度。③

三、新形勢下商務(wù)英語函電的變化

隨著國際國內(nèi)政治經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展，各國之間貿(mào)易往來頻繁以及全球貿(mào)易文化的交融，商務(wù)英語函電也在無形當(dāng)中發(fā)生新的變化，特別是在應(yīng)對國際經(jīng)濟(jì)形勢的適應(yīng)性和貿(mào)易專業(yè)化水平方面能力上有所提高，具體體現(xiàn)如下：

（一）在效力上，法律效力不斷增強(qiáng)

作為對外貿(mào)易關(guān)鍵的一環(huán)，商務(wù)英語函電的法律效力已經(jīng)越來越被認(rèn)可，其中所來往的商業(yè)信息和內(nèi)容，都是具有法律效力的文字依據(jù)，這樣就提高了法律的約束力和規(guī)范性。所以，在商務(wù)英語函電的使用過程當(dāng)中要把握好措辭和價(jià)目表的標(biāo)準(zhǔn)化，不要輕易涉及產(chǎn)品以外的任何信息。特別是在發(fā)盤函中，不要做出過多的邀請和承諾，保證以后在發(fā)生糾紛時(shí)，可以有效的保護(hù)自己的合法權(quán)益。在發(fā)函電過程當(dāng)中，一定要遵守國際法和國際貿(mào)易制度，依照國際慣例，而非僅僅依據(jù)本國法律。

（二）在文本上，文本正規(guī)化

發(fā)函方為了更好地保證自己的合法權(quán)益和更好地體現(xiàn)自己的專業(yè)，都會對發(fā)函的內(nèi)容和文本進(jìn)行仔細(xì)推敲，這樣無形當(dāng)中促使商務(wù)英語函電更加正規(guī)，特別是文本格式正規(guī)和規(guī)范。在取樣分析眾多函件中發(fā)現(xiàn)，不管是常規(guī)的詢問、答復(fù)還是正規(guī)的商業(yè)往來，發(fā)函方的函件都使用正規(guī)的函電格式和規(guī)范用語。函件的規(guī)范化和正規(guī)化，在一定程度上提升了自身在對外貿(mào)易中的地位和作用。

（三）在格式上，格式得到逐步更新

商務(wù)英語函電的主要平臺是依托于網(wǎng)絡(luò)，因此伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，商務(wù)英語函電也在不斷朝著更加簡約化方向發(fā)展，表現(xiàn)為：1、排版的精簡。傳統(tǒng)的排版有三種方式，分別是齊頭式、縮進(jìn)式以及綜合式。傳統(tǒng)的排版方式會在某程度上給發(fā)函方和收函方造成一定的麻煩。為了更好地解決這一問題，跟上時(shí)代的潮流，發(fā)明了更為精簡的排版方式。新的排版方式在一定程度上減少了貿(mào)易雙方的時(shí)間，更為突出函件的內(nèi)容，提高了商務(wù)往來的效率。2、格式的精簡。以往的函電為了顯示對發(fā)函者的尊敬，都在有一定的客氣語詞的格式，但是隨著對外貿(mào)易和電子郵件的發(fā)展，函電的格式逐步進(jìn)行精簡，只保留一些必要的稱呼、主題和正文。比如在傳統(tǒng)的格式當(dāng)中會有attention line這一項(xiàng)，但是現(xiàn)在的函電把這部分內(nèi)容放在主題上，這樣就精簡了函電的結(jié)構(gòu)。

四、新形勢下商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易當(dāng)中的作用

商務(wù)英語函電是一種應(yīng)用于商業(yè)往來的一種語言媒介，所有的商務(wù)往來都是體現(xiàn)在對外貿(mào)易的業(yè)務(wù)之中。在對外貿(mào)易當(dāng)中，每項(xiàng)的貿(mào)易行為都可以分成三個(gè)階段：一是貿(mào)易的準(zhǔn)備階段；二是貿(mào)易的談判和簽約階段；三是履約與維系階段。在貿(mào)易的每個(gè)階段，商務(wù)英語函電都起到不同作用。

（一）在貿(mào)易的準(zhǔn)備階段時(shí)，函電起到建立業(yè)務(wù)關(guān)系（ESTABLISHING BUSINESSRELATIONS HIP）和邀請客戶（INVITATION）的作用

隨著國際貿(mào)易的不斷發(fā)展，越來越多的商家是利用電子商務(wù)進(jìn)行買賣，因此，商務(wù)英語函電有助于買賣雙方通過現(xiàn)代電子手段進(jìn)行溝通和建立業(yè)務(wù)往來。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，90%的交流都是通過E-mail進(jìn)行的。因?yàn)殡娮余]件比傳統(tǒng)的溝通方式更為便捷和有效，同時(shí)還能減少溝通成本。商務(wù)英語函電的作用類似于郵件，就是讓買賣雙方能夠有個(gè)初步的了解，特別是讓收函方知道發(fā)函方的業(yè)務(wù)范圍和愿意跟自己合作，最后希望能夠和收函方建立良好的合作關(guān)系。因此，此類函件的寫作時(shí)要注意避免介紹地太過繁瑣，要注意禮貌和措辭、涉及重點(diǎn)和吸引力，盡可能地讓收函方知道自己發(fā)郵件的真實(shí)意圖和有效性。

一般地寫作格式有如下步驟：

第一，告訴收函方知道自己是如何得到對方的郵件地址。比如：WE HAVE LEARNED FROM…THAT…第二，自我介紹。如：WE WRITE TO INTRODUCE OURSELVES TO YOU AS…第三，表明你愿意與對方建立商務(wù)關(guān)系的目的和意愿。如：WE ARE WILLING TO…第四，表達(dá)你的期望對方的回復(fù)。如：WE WOULD APPRECIATED IT IF YOU GIVE US AN EARLY REPLY。

目標(biāo)公司有意向跟自己公司建立業(yè)務(wù)上的關(guān)系后，讓目標(biāo)公司增強(qiáng)對本公司的客戶體驗(yàn)和產(chǎn)品的認(rèn)識，可以寫英語函電邀請目標(biāo)公司來本公司參加客戶體驗(yàn)或者公司會展。這種函電就是為了增加客戶之間的交流，加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系和促進(jìn)貿(mào)易，客戶在參加會展后，如有意向合作，會首先考慮發(fā)函方。此時(shí)，寫邀請函時(shí)應(yīng)注意精簡、內(nèi)容明確，同時(shí)也要寫清楚時(shí)間和地點(diǎn)。最好是能夠展示發(fā)函方的熱情和誠意。

一般地寫作格式有如下步驟：

第一，感謝對方對己方的合作。如：WE GREATLY APPRECIATE YOUR COOPERATION AND HELP.第二，發(fā)出邀請（說明展會名稱、時(shí)間、地點(diǎn)和目的）。如：IN ORDER TO FACILITATE BUSINESS BETWEEN US，WE ARE CORDIATELY INVITING YOU TOTHE CHINA TEXILES FAIR TO BE HELD IN SHENZHENFROM SEP.15 TO 25 THIS YEAR。第三，期待回復(fù)/見面。如：LOOKING FOR WARD TO THE PLEASURE OF SEEING YOU。

（二）在貿(mào)易的談判和簽約階段時(shí)，函電起到交易談判（BUSINESS NEGOTIATION）和簽訂合同（SIGNING CONTRACT）的作用

在目標(biāo)客戶清楚自己公司和品牌并且有意向與自己建立商貿(mào)關(guān)系后，發(fā)函方可以按照收函方的要求發(fā)送樣品，讓目標(biāo)公司進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證。認(rèn)證通過后，自己公司要進(jìn)行產(chǎn)品報(bào)價(jià)，這個(gè)時(shí)候一般也是通過英語函電的形式報(bào)價(jià)。此時(shí)，發(fā)函方要特別注意和嚴(yán)謹(jǐn)，因?yàn)榇朔夂哂蟹尚?yīng)，發(fā)送給對方后將不能隨意修改，因此，發(fā)函方要同時(shí)兼顧眼前利益和長期利益。這個(gè)時(shí)候買賣雙方就到了談判階段，這一階段主要還是詢盤、發(fā)盤、還盤和接受四個(gè)步驟，而且發(fā)盤和接受是必須進(jìn)行的。談判的四個(gè)環(huán)節(jié)能否成功，主要還是看這一階段的商務(wù)英語函電額往來如何。

以發(fā)盤為例，介紹發(fā)盤的步驟：

第一、感謝對方的詢盤。如：WE THANK YOU FOR YOUR INQUIRY OF…第二、寫明貨物規(guī)格詳情和交易條件。如：WE ARE PLEASED TOQUOTE YOU AS FOLLOWS：（COMMODITY，SPECIFICATION，QUANTITY，PRICE，PAYMENT…）第三、寫明發(fā)盤的有效期。如：THIS OF FER IS VALID UNTIL JAN.31，2012.第四、希望得到肯定的答復(fù)。如：WE LOOK FOR WARD TO RECEIVING YOURORDER SOON.

雙方談判磋商后，剩下就是簽訂合約。合約的簽訂是最為關(guān)鍵的一步，此時(shí)方英語函電的作用就是再次確認(rèn)交易雙方談判的結(jié)果，提醒雙方簽訂書面合同，保證交易地順利進(jìn)行。因此，在寫商務(wù)英語函電的過程當(dāng)中，要注意態(tài)度明確和時(shí)效。在制作合約的時(shí)候要與前面談判函電的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)對照，保證內(nèi)容的正確性。

（三）在履約與維系階段時(shí)，函電起到后續(xù)跟蹤（FOLLOW UP）和申訴與索賠（COMPLAINTS AND CLAIMS）的作用

雙方簽訂合約后就到履約階段，這個(gè)階段的主要任務(wù)就是備貨、安排裝運(yùn)、付款收款等。商務(wù)英語函電在這階段的作用主要是給雙方傳達(dá)有效的交易信息，幫助解決實(shí)現(xiàn)合同過程中出現(xiàn)的插曲，確保貿(mào)易雙方能夠順利交接產(chǎn)品和收貨款。因此，在寫此類商務(wù)英語函電時(shí)要注意把相關(guān)要素進(jìn)行條理化、清晰化和及時(shí)化。

在對外貿(mào)易當(dāng)中，買賣雙方因?yàn)楦髯缘恼Z言、習(xí)俗和權(quán)利義務(wù)等問題，也會經(jīng)常出現(xiàn)爭議問題，因此對外貿(mào)易也需要一種工具來維系雙方之間的關(guān)系，解決雙方之間出現(xiàn)的問題。商務(wù)英語函電就充當(dāng)這樣的角色，其作用就是要發(fā)現(xiàn)問題、提出解決思路和化解矛盾，把困難轉(zhuǎn)發(fā)成為動力，重新塑造客戶的信心，促進(jìn)貿(mào)易業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。在寫此類函電過程當(dāng)中，要注意有禮有理有力，做到順勢而變，態(tài)度誠懇，從長遠(yuǎn)角度考慮問題，切勿急功近利。

在當(dāng)今的對外貿(mào)易中，商務(wù)英語函電在信息傳遞和溝通交流方面起到重要的作用。不論是在對外貿(mào)易的準(zhǔn)備階段談判和簽約階段，還是履約與維系階段，都少不了商務(wù)英語函電的身影?？梢哉f，商務(wù)英語函電都能影響到對外貿(mào)易的全過程。正因?yàn)樯虅?wù)英語函電在對外貿(mào)易過程中有如此重要的作用，因此在面對日益發(fā)展的國際貿(mào)易和不斷交融的文化環(huán)境，商務(wù)英語函電也要進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的自我更新，提高自身的專業(yè)水平和技能，保證對外貿(mào)易信息的暢通，確保貿(mào)易能夠順利進(jìn)行和完成。（作者單位：牡丹江師范學(xué)院應(yīng)用英語學(xué)院）

注解：

①楊海霞.商務(wù)英語函電在國際貿(mào)易中的應(yīng)用[J]，考試周刊，2012（8）：83.

②張陽.淺談商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用[J]，北方經(jīng)貿(mào)，2015（9）：15.

③楊麗娜.外貿(mào)英語信函的文體特征分析[J]，山東外語教學(xué)，1995（1）.

參考文獻(xiàn)：

[1]楊海霞.商務(wù)英語函電在國際貿(mào)易中的應(yīng)用[J]，考試周刊，2012（8）：83.

[2]張陽.淺談商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用[J]，北方經(jīng)貿(mào)，2015（9）：15.

[3]楊麗娜.外貿(mào)英語信函的文體特征分析[J]，山東外語教學(xué)，1995（1）.

[4]尹小瑩.外貿(mào)英語函電-商務(wù)英語應(yīng)用文寫作[M]，西安交通大學(xué)出版社，2004.

[5]楊廷勇.新時(shí)期商務(wù)英語函電對國際貿(mào)易影響[J].中國教育學(xué)刊，2012（12）.