郝斯佳 陸 崴
COSO新框架下的科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理內(nèi)控建設(shè)研究
郝斯佳 陸 崴
隨著國家科技體制改革的持續(xù)深入,科學(xué)事業(yè)單位的經(jīng)費管理問題日益凸顯,內(nèi)部控制現(xiàn)狀未盡如人意。本文以COSO內(nèi)部控制框架五要素為基礎(chǔ),結(jié)合科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理的現(xiàn)狀,探索構(gòu)建經(jīng)費管理內(nèi)部控制體系的具體內(nèi)容,以期為實際工作提供參考。
COSO框架經(jīng)費管理內(nèi)部控制
為增強國家科技實力,促進(jìn)科技與經(jīng)濟(jì)的緊密結(jié)合,提升國家綜合競爭力,2012年中共中央國務(wù)院出臺《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》(中發(fā)〔2012〕6號),對我國全面深化科技體制改革和財政體制改革進(jìn)行部署。近年來,我國財政科技投入快速增長,科研項目和資金管理不斷改進(jìn),陸續(xù)出臺《國務(wù)院關(guān)于改進(jìn)加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》(國發(fā)〔2014〕11號)、《關(guān)于深化中央財政科技計劃(專項、基金等)管理改革的方案》(國發(fā)〔2014〕64號)等相關(guān)配套政策,以加快實施科技創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略。
科學(xué)事業(yè)單位作為我國科技發(fā)展的中堅力量,既是引領(lǐng)科研事業(yè)發(fā)展的先鋒隊,又是國家科技體制改革政策落實的執(zhí)行主體。大量科研經(jīng)費的投入為科技事業(yè)發(fā)展提供了有力支撐,但頻繁曝出的科研經(jīng)費違法違規(guī)等腐敗事件卻讓人觸目驚心,科研經(jīng)費投入產(chǎn)出的效益效果也成為外部監(jiān)督機構(gòu)與社會公眾關(guān)注的焦點。與朝氣蓬勃日新月異的科研事業(yè)相比,科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)也必須緊跟時代發(fā)展步伐,為科研經(jīng)費的高效使用保駕護(hù)航。
科學(xué)事業(yè)單位產(chǎn)生于特定的歷史時代,是我國特有的非企業(yè)類組織。政府通過直接投資沿襲了管理職能,使得科學(xué)事業(yè)單位既要遵循政府的管理體制,又要從事市場經(jīng)營活動。因此科學(xué)事業(yè)單位資金來源渠道多、類型廣,在經(jīng)費管理上還存在實際困難。
(一)經(jīng)費管理存在的問題
我國科學(xué)事業(yè)單位一般屬于財政差額撥款事業(yè)單位,經(jīng)費來源主要包括財政撥款、縱向項目、橫向項目和其他收入,財政撥款和縱向項目按照經(jīng)費類型執(zhí)行國家相關(guān)管理辦法;橫向項目和其他收入屬于單位經(jīng)營活動,由單位自行擬定管理辦法。
1、縱向項目經(jīng)費使用評價標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)。對于縱向經(jīng)費使用情況的評價標(biāo)準(zhǔn)多是依據(jù)預(yù)算執(zhí)行完成情況,結(jié)余資金少則說明項目完成得好,而沒有進(jìn)行經(jīng)費使用的成本效益分析和相關(guān)性審查。為完成預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度要求,出現(xiàn)不按合同規(guī)定提前支付經(jīng)費、用縱向項目經(jīng)費開支橫向項目費用、購買昂貴或不需要的用品或材料等現(xiàn)象,這種機械似的評價方式,不僅沒有起到經(jīng)費管理應(yīng)有的效果,還造成了科研經(jīng)費的浪費和低效使用。
2、橫向項目經(jīng)費管理不規(guī)范。橫向項目是單位參與市場競爭取得的經(jīng)營性收入,一般采用粗放式的管理方式,項目負(fù)責(zé)人具有使用和支配橫向經(jīng)費的權(quán)利。這樣的管理方式,有利于調(diào)動科研人員的積極性,彌補縱向項目人員經(jīng)費不足的問題。但是目前科學(xué)事業(yè)單位對橫向經(jīng)費管理過于寬松,出現(xiàn)橫向項目合同簽訂隨意、項目經(jīng)費預(yù)算不明確、項目成果驗收評審機制不健全、逾期不辦理結(jié)題等情況,為滿足個人短期利益而損失單位整體長遠(yuǎn)利益。
3、財務(wù)管理與科研項目管理脫節(jié)??蒲许椖抗芾碇饕ㄉ陥蟆⒋_立、實施和驗收等環(huán)節(jié),應(yīng)由科研管理部門組織并統(tǒng)籌管理。但在實際工作中,項目確立后,科研經(jīng)費管理交由財務(wù)部門負(fù)責(zé),而財務(wù)人員對項目的進(jìn)展信息缺乏了解,出現(xiàn)項目執(zhí)行情況與經(jīng)費開支情況嚴(yán)重不符的問題,等到項目驗收結(jié)題時,再要求財務(wù)部門進(jìn)行調(diào)賬處理,甚至出現(xiàn)縱向項目與橫向項目之間任意調(diào)整的情況,造成經(jīng)費管理混亂。
(二)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題
有效的內(nèi)部控制是改善科研經(jīng)費管理的重要措施,但目前科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理內(nèi)部控制并沒有充分發(fā)揮其在合理保證經(jīng)濟(jì)活動真實合法、資產(chǎn)使用安全有效、財務(wù)信息完整合規(guī)、防范舞弊和腐敗等方面的作用,影響科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的主要問題包括內(nèi)在動因、管理意識和治理結(jié)構(gòu)等。
1、內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)在動因不足。企業(yè)目標(biāo)是為了實現(xiàn)利益最大化,所以企業(yè)會自覺建立內(nèi)部控制體系并以最低的實施成本達(dá)到最好的效果。與企業(yè)自發(fā)建立的內(nèi)部控制相比,科學(xué)事業(yè)單位是以提供公共服務(wù)為主要目標(biāo),追求非營利的公益性,所以欠缺內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)生動力;此外,科學(xué)事業(yè)單位屬性及公共資金的特點,單位發(fā)展方向和重點往往是由政府職能規(guī)劃而不是單位本身決定,所以科學(xué)事業(yè)單位缺乏內(nèi)部控制設(shè)計和實施的主觀能動性和積極性。
2、風(fēng)險管理意識淡薄。隨著技術(shù)革新和市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,組織面臨的內(nèi)外經(jīng)營風(fēng)險不斷提高,所以,建立以風(fēng)險為導(dǎo)向的內(nèi)部控制是防范組織風(fēng)險事件發(fā)生的長效機制。目前科學(xué)事業(yè)單位風(fēng)險管理意識淡薄,沒有從單位整體的高度把握內(nèi)部控制建設(shè),對內(nèi)部控制的認(rèn)識還停留在建章立制的層面,忽視了內(nèi)部控制是一個環(huán)環(huán)相扣的動態(tài)機制,嚴(yán)重影響內(nèi)部控制的實施效果。
3、治理結(jié)構(gòu)制約了內(nèi)控作用的發(fā)揮??茖W(xué)事業(yè)單位實行領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策機制,采用集體研究、專家論證、技術(shù)咨詢等議事形式,發(fā)揮權(quán)利制衡作用,但該治理結(jié)構(gòu),缺乏追究問責(zé)機制,可能出現(xiàn)集體決策集體負(fù)責(zé),最終無人負(fù)責(zé)的結(jié)果。在經(jīng)費管理方面,審批流程復(fù)雜,不僅影響辦事效率,還出現(xiàn)互相推諉的情況,比如一筆出國費用的報銷,經(jīng)辦人提交申請后,需要經(jīng)過項目負(fù)責(zé)人—部門負(fù)責(zé)人—科研管理部門—人事部門—國際合作部門—財務(wù)部門—業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)—總會計師—財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)—單位一把手審批,看似審批嚴(yán)格,實則無人把關(guān),只有內(nèi)部控制形式,沒有發(fā)揮內(nèi)部控制的實質(zhì)作用。
2014年財政部頒布并執(zhí)行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》,在此基礎(chǔ)上,針對科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理現(xiàn)有內(nèi)部控制現(xiàn)狀,借鑒國際先進(jìn)理論成果,建設(shè)適合單位實際情況的內(nèi)部控制體系,既是滿足單位內(nèi)部科研經(jīng)費管理的需要,也是貫徹落實科技體制改革的重要措施。
COSO委員會于2013年推出新《內(nèi)部控制整合框架》,認(rèn)為內(nèi)部控制是受企業(yè)董事會、管理層和其他人員影響,為經(jīng)營的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法規(guī)的遵循性等目標(biāo)的實現(xiàn)而提供合理保證的過程。因此,內(nèi)部控制是一個全體人員共同參與的動態(tài)過程,每一個人都對內(nèi)部控制負(fù)有不同的責(zé)任,基于風(fēng)險導(dǎo)向,為實現(xiàn)組織目標(biāo)而采取必要的控制措施。
(一)內(nèi)部控制是一個動態(tài)的過程
內(nèi)部控制滲透于單位各項活動中,存在于日常管理的各個業(yè)務(wù)里,它不是一個系統(tǒng)或程序,而是一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題到發(fā)現(xiàn)新問題、解決新問題的循環(huán)往復(fù)的過程,以促使單位達(dá)到預(yù)期的效果。針對科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費使用不規(guī)范的問題,可實現(xiàn)全過程持續(xù)有效的控制和監(jiān)督。
(二)內(nèi)部控制的執(zhí)行主體是單位各個層級的全體人員和所有部門
內(nèi)部控制貫穿于單位的每個層面,單位中每個人的行為都會影響單位目標(biāo)的實現(xiàn)程度,只有在大多數(shù)人理解內(nèi)部控制的重要性并參與其中,內(nèi)部控制過程才會是有效的。因此,COSO內(nèi)部控制全員參與的觀念,可解決科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)內(nèi)生動力不足以及權(quán)責(zé)不明晰等問題,只有所有人員明確自己的責(zé)任和權(quán)限,才會主動地維護(hù)及改善單位的內(nèi)部控制。
(三)內(nèi)部控制強調(diào)風(fēng)險意識
風(fēng)險導(dǎo)向的內(nèi)部控制不僅拓展了內(nèi)部控制的涵義,還改進(jìn)了內(nèi)部控制的方法和手段,使內(nèi)部控制更具針對性、層次性和適用性。對識別出來風(fēng)險的可能性、損失額、發(fā)生頻率等性質(zhì)進(jìn)行鑒別,有的放矢地制定風(fēng)險應(yīng)對策略、提出控制活動方案,切實提高業(yè)務(wù)流程的效率。只有內(nèi)部控制中的責(zé)任主體都樹立良好的風(fēng)險意識,才能使內(nèi)部控制更加有效。
根據(jù)2015年出臺的《中華人民共和國預(yù)算法》,科學(xué)事業(yè)單位實行全口徑預(yù)算管理,包括財政撥款和創(chuàng)收資金,因此科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理以“預(yù)算管理”為各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的出發(fā)點和落腳點。COSO內(nèi)部控制新框架繼承了控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督活動五要素,在此基礎(chǔ)上提出了17個基本原則以及重點關(guān)注要素,從而使得對內(nèi)部控制體系更具操作性。本文以COSO內(nèi)部控制五要素為基本框架,基于風(fēng)險導(dǎo)向原則,以預(yù)算管理為基礎(chǔ),構(gòu)建科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理內(nèi)部控制體系的具體內(nèi)容。
(一)控制環(huán)境建設(shè)
控制環(huán)境是科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。根據(jù)COSO框架的原則和關(guān)注點,控制環(huán)境包括管理理念、單位文化、組織結(jié)構(gòu)、決策機制、崗位設(shè)置和人力資源等。
1、管理理念和單位文化??茖W(xué)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)建立風(fēng)險意識,重視內(nèi)部控制建設(shè);樹立誠實守信的道德風(fēng)尚,培育健康向上的價值觀和社會責(zé)任感,單位文化獲得員工認(rèn)可并自覺遵守;具有長期科研發(fā)展規(guī)劃和短期目標(biāo),并制定具體措施和方案;建立完善的科研考核機制,關(guān)注科研經(jīng)費的使用效益。
2、組織結(jié)構(gòu)和決策機制。建立完整的科研管理流程,明確各職能部門的權(quán)責(zé)分配,充分發(fā)揮科研、財務(wù)、內(nèi)部審計、資產(chǎn)等部門在內(nèi)部控制中的作用;確立重大事項的集體決策機制,并建立個人追究問責(zé)機制。
3、關(guān)鍵崗位設(shè)置。經(jīng)費管理內(nèi)部控制應(yīng)包括預(yù)算管理、會計核算管理、采購管理、資產(chǎn)管理、合同管理等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵崗位;明確崗位職責(zé)及分工,確保不相容崗位相互分離和相互監(jiān)督;實行關(guān)鍵崗位工作人員定期輪崗制度。
4、人力資源管理。具有清晰的人力資源政策,嚴(yán)格執(zhí)行聘用、培訓(xùn)、辭退與辭職;建立綜合績效考核評價機制和獎懲措施,結(jié)合縱向項目研究成果和橫向項目創(chuàng)收能力,即保證科研人員的經(jīng)濟(jì)收益又充分調(diào)動和激發(fā)科研人員從事基礎(chǔ)研究的積極性。
(二)風(fēng)險評估建設(shè)
風(fēng)險評估要求科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)及時識別與分析影響經(jīng)費管理目標(biāo)實現(xiàn)的相關(guān)風(fēng)險,科學(xué)合理地制定風(fēng)險應(yīng)對政策。經(jīng)費管理流程主要包括申報、評審、立項、執(zhí)行、驗收、成果管理等環(huán)節(jié),在控制環(huán)境基礎(chǔ)上,需把握經(jīng)費管理流程各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的風(fēng)險點。
1、申報評審需關(guān)注的風(fēng)險點。項目經(jīng)費預(yù)算編報是否合理、測算依據(jù)是否充分、列支內(nèi)容是否與項目相關(guān),委托業(yè)務(wù)費有無詳細(xì)經(jīng)費測算過程;固定資產(chǎn)采購預(yù)算有無考慮單位實有資產(chǎn)配置情況,是否出現(xiàn)重復(fù)采購或類似資產(chǎn)過多情況;政府采購預(yù)算編報是否隨意性較大;項目申報與科研管理部門、財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門等是否充分溝通,并通過單位內(nèi)部評審程序等。
2、立項執(zhí)行需關(guān)注的風(fēng)險點。按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行,是否存在無預(yù)算或超預(yù)算支出,支出范圍是否符合要求,審批權(quán)限和程序設(shè)置是否合理;會計核算是否規(guī)范、準(zhǔn)確,相關(guān)票據(jù)是否真實、合法;政府采購程序是否執(zhí)行完整;購置的固定資產(chǎn)是否及時辦理入賬;簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動是否按合同條款執(zhí)行等。
3、驗收管理需關(guān)注的風(fēng)險點??蒲谐晒炇蘸拓攧?wù)驗收是否及時完成,決算編報是否真實完整;項目結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余資金或后續(xù)支出相關(guān)規(guī)定是否明確;項目考核機制是否科學(xué)合理等。
(三)控制活動建設(shè)
控制活動是針對風(fēng)險評估結(jié)果,有利于風(fēng)險應(yīng)對策略得到正確執(zhí)行,采取的一系列控制制度和程序。通過對經(jīng)費管理流程進(jìn)行風(fēng)險評估,找出關(guān)鍵控制點,進(jìn)而建立和開展有效的控制活動。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,經(jīng)費管理業(yè)務(wù)層級的關(guān)鍵控制點主要包括預(yù)算控制、收支控制、資產(chǎn)控制、采購控制、合同控制等。
1、預(yù)算控制。科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)該以預(yù)算管理為核心,通過預(yù)算控制把所有的業(yè)務(wù)銜接起來。經(jīng)費預(yù)算編制包括單位整體機構(gòu)運行的預(yù)算安排和單個科研項目的預(yù)算編制,組織單位領(lǐng)導(dǎo)、各科研領(lǐng)域?qū)<?、財?wù)部門、科研管理部門、人事部門等對預(yù)算編制的合理性和科學(xué)性進(jìn)行評審把關(guān);在執(zhí)行階段,根據(jù)批復(fù)的預(yù)算安排各項收支,建立預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控機制,及時發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)執(zhí)行中存在的問題,提高預(yù)算執(zhí)行有效性,降低事后檢查的風(fēng)險;在結(jié)題驗收階段,加強預(yù)算績效管理和結(jié)余資金管理,重視決算結(jié)果運用,促進(jìn)預(yù)決算的相互反映和持續(xù)改善。
2、收支控制。規(guī)范會計核算,根據(jù)經(jīng)費類型及時準(zhǔn)確確認(rèn)各項收入和支出;建立健全票據(jù)和印章管理措施;科學(xué)合理設(shè)置申報審批環(huán)節(jié),簡化審批流程,明確不同業(yè)務(wù)審批人的權(quán)限和職責(zé);科研管理部門和財務(wù)部門建立科研協(xié)作經(jīng)費劃撥的控制;定期清理應(yīng)付和應(yīng)收款項,及時發(fā)現(xiàn)有無逾期未償還債務(wù)和應(yīng)收未收回款項情況等。
3、資產(chǎn)控制。規(guī)范資產(chǎn)購置、登記、使用、專人保管等管理制度;建立資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)科研儀器的資源共享,避免重復(fù)購置,提高科研經(jīng)費使用效率;定期進(jìn)行資產(chǎn)清查,保證賬實相符;核查固定資產(chǎn)使用和閑置情況,對科研經(jīng)費購置固定資產(chǎn)的使用效益進(jìn)行評價等。
4、采購控制。2015年國務(wù)院正式頒布并實施的《中華人民共和國政府采購法實施條例》,明確政府采購范圍為納入預(yù)算管理的資金,因此科學(xué)事業(yè)單位的全部經(jīng)費都應(yīng)執(zhí)行政府采購,屬于政府采購品目的貨物或服務(wù),應(yīng)采用批量或集中采購形式,執(zhí)行政府采購程序;規(guī)范開展公正招投標(biāo)工作,防止化整為零行為的發(fā)生;按照預(yù)算和計劃組織采購業(yè)務(wù),執(zhí)行驗收程序,做好采購業(yè)務(wù)相關(guān)歸案工作等。
5、合同控制。明確合同訂立條件,規(guī)范審批流程和權(quán)限,對影響重大或?qū)I(yè)性較強的合同,會同財務(wù)、法律及相關(guān)領(lǐng)域?qū)<夜餐瑓⑴c合同訂立;加強對合同履行情況的有效監(jiān)控,實現(xiàn)合同控制與預(yù)算控制、收支控制相結(jié)合的聯(lián)通協(xié)調(diào)機制;建立合同補充、變更、解除、糾紛處理等管理機制,及時采取措施應(yīng)對突發(fā)狀況;做好合同檔案管理及保密工作等。
(四)信息與溝通建設(shè)
信息與溝通是其他四要素的橋梁,科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)保證經(jīng)費管理相關(guān)信息在收集、處理和傳遞過程中渠道的暢通,實現(xiàn)內(nèi)部控制的有效運行。經(jīng)費管理信息與溝通建設(shè)包括科學(xué)事業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)和溝通機制建設(shè)。
1、信息系統(tǒng)建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)不僅提高了單位的工作效率,也改變了單位的管理方式和方法。信息系統(tǒng)建設(shè)將內(nèi)控機理、業(yè)務(wù)流程和監(jiān)督檢查等工作以信息化形式實現(xiàn),通過系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化,排除人為因素的干擾,保證內(nèi)部控制的實施效果。把經(jīng)費管理信息系統(tǒng)建設(shè)為一個“大系統(tǒng)”,實現(xiàn)單位內(nèi)部科研管理、財務(wù)管理、人事管理等相關(guān)信息的資源共享,系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置得當(dāng),便于操作和使用,數(shù)據(jù)實時傳遞和更新,有效保證信息質(zhì)量。
2、溝通機制建設(shè),包括外部溝通和內(nèi)部溝通。外部溝通主要是根據(jù)主管部門和監(jiān)管部門的要求,真實完整披露單位社會職能的履約情況,增強外部信息使用者對經(jīng)費使用管理情況的可理解性;內(nèi)部溝通主要是確保信息在單位組織層級與業(yè)務(wù)層級之間順暢溝通,以便每個人能夠履行好自身職責(zé),并建立有效的沖突解決、障礙排除等措施。
(五)內(nèi)部監(jiān)督建設(shè)
內(nèi)部監(jiān)督是對科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的檢查和監(jiān)督,是對內(nèi)部控制的再控制。針對經(jīng)費管理的需要,內(nèi)部監(jiān)督主要包括項目評審監(jiān)督、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控、預(yù)算績效考核、內(nèi)部審計及有關(guān)部門自我評估等,形成職能部門通力合作、業(yè)務(wù)部門自我約束的內(nèi)部監(jiān)督機制。
完善的經(jīng)費管理內(nèi)部控制體系是防止舞弊行為發(fā)生、提高經(jīng)費使用效益、保證國有資產(chǎn)安全的有效手段和長效機制。針對現(xiàn)有科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費管理內(nèi)部控制存在的問題,借鑒COSO內(nèi)部控制框架研究成果,通過樹立良好的控制環(huán)境和風(fēng)險管理意識,在經(jīng)費管理各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險點建立和實施控制活動,保持順暢的信息與溝通渠道,建立內(nèi)部監(jiān)督機制,促進(jìn)經(jīng)費管理內(nèi)部控制體系的建立和健全。
本文通過現(xiàn)有理論成果結(jié)合實際工作經(jīng)驗總結(jié)而成,在今后的研究中還需進(jìn)一步豐富研究方法和手段。學(xué)習(xí)運用風(fēng)險分析技術(shù),建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫,量化風(fēng)險評估結(jié)果,完善風(fēng)險應(yīng)對機制,使經(jīng)費管理內(nèi)部控制的體系更加科學(xué)完整。
(作者單位:中國水利水電科學(xué)研究院)
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