王亞斌

新建本科院校檔案數(shù)字化建設芻論

王亞斌

摘要:新建本科院校對檔案數(shù)字化建設存在認識不清、經(jīng)費不足、人才缺乏、管理模式分散、網(wǎng)站建設滯后等問題，本文通過分析新建本科院校檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀和面臨的問題，提出檔案數(shù)字化建設的途徑。

關鍵詞:新建本科院校；新建；檔案；數(shù)字化

新建本科院校檔案是指新建本科院校在人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新活動中形成的歷史記錄，包括在招生、教學、科研、基建、外事、財務等活動中形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。在不同載體的歷史記錄中，新建本科院校檔案以傳統(tǒng)的紙質檔案存儲形式最為普遍。紙質檔案作為歷史記錄的原始載體，具有唯一性和不可復制性，更真實可靠，這是數(shù)字檔案不可替代的。但是，紙質檔案在存儲空間上的弊端十分明顯，保存質量也易受外界環(huán)境因素影響，檔案信息的利用率也遠低于數(shù)字化檔案。在現(xiàn)代信息數(shù)字化環(huán)境下，高校自身需求以及社會對高校檔案的管理和利用都提出了新的要求。因此，妥善保管好紙質檔案的同時，對紙質檔案進行數(shù)字化成為新建本科院校的必然選擇。

一、新建本科院校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化建設是將館藏檔案及學校重大活動通過著錄、掃描、錄音、攝像多媒體技術等形式把紙質、照片、聲像、膠片等檔案轉為數(shù)字化信息，以數(shù)字化的形式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，[1]從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。在此定義下考察新建本科院校檔案數(shù)字化建設，不難發(fā)現(xiàn)，大部分院校的檔案管理主要以紙質檔案管理為主，既使使用檔案管理系統(tǒng)軟件也僅是使用單機版軟件對紙質檔案進行簡單的條目錄入。有的院校雖然采購了網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)，但是由于檔案數(shù)字化工作尚未起步，系統(tǒng)各項功能的使用也就無從談起。隨著新建本科院校各項事業(yè)的快速發(fā)展，高校自身及社會對數(shù)字化檔案的需求與高校檔案數(shù)字化建設工作的滯后形成鮮明的矛盾。

二、新建本科院校檔案數(shù)字化建設面臨的問題

(一)檔案數(shù)字化建設認識不夠

由于新建本科院校升格時間較短，面臨教育部的合格評估和教學工作合格評估，在招生、就業(yè)、教學、基建等方面的壓力下，新建本科院校的領導層往往無暇顧及學校檔案事業(yè)建設，忽視了作為高校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分的高校檔案數(shù)字化建設，沒有充分認識到檔案數(shù)字化建設的重要性和緊迫性。在趨于邊緣化的檔案數(shù)字化建設情境下，學校很少召開檔案數(shù)字化建設工作會議，基本不組織相關業(yè)務培訓，也很少派出檔案管理人員參加以檔案數(shù)字化建設為主題的學術會議。檔案管理工作人員也存在重保管輕利用、“你查我調”等陳舊觀念，又因檔案數(shù)字化建設工作量較大，檔案管理工作人員會產(chǎn)生畏難心理從而安于現(xiàn)狀。

(二)檔案數(shù)字化建設經(jīng)費不足

檔案數(shù)字化建設是一項復雜龐大的系統(tǒng)工程，從紙質文檔數(shù)字化建設到數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設再到檔案信息化網(wǎng)站建設，都要依托高新技術支撐，軟硬件建設需要投入大量資金。資金需求與重視程度往往成正比，重視程度不足導致新建本科院?；緵]有檔案數(shù)字化建設預算經(jīng)費，每年三到五萬元的檔案事業(yè)費僅可滿足購置檔案柜等基本辦公需要，沒有資金用于開展檔案數(shù)字化建設工作。

(三)檔案數(shù)字化建設人才缺乏

新建本科院校檔案人才隊伍普遍呈現(xiàn)出高技術職稱人員比例低，專業(yè)教育程度低，年齡偏高、參加專業(yè)繼續(xù)教育培訓少的現(xiàn)狀，檔案管理隊伍結構不合理，缺乏既具有檔案現(xiàn)代化管理方面知識和技能，又掌握計算機等現(xiàn)代先進科學技術手段的全能型人才。隨著新建本科院校綜合改革的不斷深入和信息技術的飛速發(fā)展，以及檔案信息化建設步伐的不斷加快，人才的缺乏已嚴重制約檔案數(shù)字化建設。

(四)檔案管理模式分散

新建本科院校的檔案是學校在招生、教學等活動中形成的檔案，招生、教學等各部門之間具有內在聯(lián)系并組成一個有機的整體，這些部門形成的全部檔案的總和也是一個有機的整體。這種有機整體要求檔案的管理應實行集中統(tǒng)一管理，但是新建本科院校檔案管理的現(xiàn)實情況是，多采用分散檔案管理模式，各種門類的檔案分別保存在各個部門，教學管理檔案保存在教務處，學籍檔案保存在學生處，組織人事檔案保存在人事處，文書、基建、后勤等檔案則保存在學校綜合檔案室。在這種管理模式下，無法形成一個單位應有的完整全宗，各部門在檔案管理上各自為政，不利于學校檔案的集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，不利于節(jié)約檔案管理成本，也不利于使用現(xiàn)代化技術手段進行檔案數(shù)字化建設。

(五)檔案信息網(wǎng)站建設滯后

新建本科院校對檔案網(wǎng)站建設缺乏積極性和主動性，很多院校沒有建設獨立的檔案網(wǎng)站，檔案工作大多作為黨政辦公室網(wǎng)站的一個子欄目存在。即使少數(shù)新建本科院校建設了獨立的檔案網(wǎng)站，也存在信息量少、更新速度慢、網(wǎng)頁設計陳舊、檢索水平低、缺少管理與維護等問題。在重教學重科研的背景下，檔案信息網(wǎng)站建設缺乏經(jīng)費、人才和先進技術支撐，很難獲得與圖書館同等的信息化建設機會，與圖書館的發(fā)展水平相比相形見絀。

三、新建本科院校檔案數(shù)字化的解決途徑

(一)高度重視，提高檔案數(shù)字化建設意識

《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作?！痹撘?guī)定充分體現(xiàn)了教育部和國家檔案局對高校檔案工作的重視。檔案工作是新建本科院校重要的基礎性工作，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度之一，在歷史承載、工作借鑒、文化傳承創(chuàng)新、社會服務等方面具有重要作用。檔案數(shù)字化作為未來檔案工作的發(fā)展趨勢，理應受到新建本科院校的重視。

新建本科院校的領導層要充分認識到檔案數(shù)字化建設對于改善檔案管理，適應信息化時代需求，滿足高校及社會的強烈需求的重要意義，高度重視檔案數(shù)字化建設工作，將檔案數(shù)字化建設工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，以發(fā)揮數(shù)字化檔案在學校各項事業(yè)建設中的作用。檔案管理部門也要大力宣傳檔案數(shù)字化建設是新建本科院校由封閉服務向開放服務、由被動向主動，由提供傳統(tǒng)紙質檔案向提供數(shù)字化檔案轉變的必由之路這一理念。同時，要組建兼職檔案員隊伍并定期開展業(yè)務培訓。

(二)加大投入，提供技術支撐

新建本科院校進行檔案數(shù)字化建設，要對紙質檔案進行數(shù)字化加工，加工環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等。檔案數(shù)字化不僅要實現(xiàn)各種信息的采集功能，還要具備海量信息存儲功能，滿足數(shù)字檔案信息安全存儲要求，具備檔案信息的發(fā)布與傳遞和有效訪問與查詢等功能。在上述需求下，高校必須配備全文存儲服務器、高速掃描儀、數(shù)據(jù)庫軟件、視頻采集系統(tǒng)等設備，幾萬元的檔案事業(yè)費顯然無法滿足采購需求。要解決這一問題，新建本科院校就應將檔案數(shù)字化建設納入學校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，加大資金投入，設置獨立的預算經(jīng)費以提供資金保障。

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的目標并確保得到有效利用，還必須遵循國家制定的技術標準和規(guī)范并結合實際制定自己的標準和規(guī)范，培養(yǎng)檔案數(shù)字化建設專業(yè)人才，提供計算機技術、掃描技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術為支撐。

(三)提高素質，提升服務水平

人才是先進生產(chǎn)力和先進文化的重要創(chuàng)造者和傳播者，任何一項工作的可持續(xù)發(fā)展都離不開人才，檔案工作也不例外。在信息化時代的當下，解決新建本科院校在檔案數(shù)字化建設中面臨的各方面問題和提高檔案數(shù)字化建設的質量，關鍵還是靠檔案方面的人才。因此，建立順應信息時代發(fā)展要求、適應高校自身和社會需求的檔案人才隊伍是當前新建本科院校進行檔案數(shù)字化建設的當務之急。

在檔案數(shù)字化建設中，必須解放思想，做好人才培養(yǎng)工作。錢學森院士說過，“現(xiàn)代圖書館、檔案館、情報單位人員，應該是信息專家和信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設者，也是使用的向導和顧問”。在檔案數(shù)字化建設過程中，檔案人員的角色將會發(fā)生變化，“他們將不再是以保管好檔案為主要職能、類似二傳手的簡單的信息服務人員，而是能主動了解利用者的檔案信息需求，利用現(xiàn)代信息技術，查找、管理、利用現(xiàn)有的信息與知識，分析、綜合、加工成利用者所需知識的內容，最后利用信息技術發(fā)布或幫助利用者查找到他們所需知識的信息管理員”。[2]新建本科院校在對檔案管理人員進行教育與培訓的過程中，應將數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理技術知識等作為繼續(xù)教育的必修課，指導應用于數(shù)字化建設實踐，不斷提高檔案數(shù)字化建設技能和管理水平，培養(yǎng)既具有檔案數(shù)字化建設基本素質，又具有信息發(fā)布、管理與信息檢索、服務等技能的檔案信息管理員。在檔案數(shù)字化人才隊伍建設的途徑上，還可以通過引進人才、兼職聘用專家等方式解決人才不足的問題。

(四)走出困境，實現(xiàn)集中管理

新建本科院校傳統(tǒng)分散式的檔案管理模式下，各部門庫房建設標準不一、檔案管理上各自為政造成大量人力物力浪費，檔案資源整合和共享困難，各種檔案工作無法較好協(xié)調統(tǒng)一。要改變這一困境，就必須實現(xiàn)檔案的集中管理才能滿足檔案數(shù)字化建設的需要。

《高等學校檔案管理辦法》明確指出：“建校在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應設立檔案館?！边@一規(guī)定明確了檔案工作在高校的主體地位，提出了打破高校傳統(tǒng)分散檔案管理模式的要求，強調整合高校檔案資源，實行集中管理的理念。檔案集中管理模式，就是在新建本科院校法人的直接領導下，在分管負責人的配合下，將文書、黨群、教學、人事、科研、基建、音像等各種門類的檔案集中統(tǒng)一管理，承擔全部檔案信息資源的儲存、管理和開發(fā)利用工作。集中管理對于統(tǒng)一接收保管檔案，節(jié)約管理成本，改善檔案工作人員再教育狀況，開發(fā)利用檔案信息資源，集中力量開展檔案數(shù)字化建設，具有重要意義。

(五)檔案信息網(wǎng)站建設

在計算機網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展和數(shù)字化校園建設不斷深入的背景下，新建本科院校檔案網(wǎng)站建設的必要性和緊迫性日趨凸顯，學校要重視檔案網(wǎng)站建設，把檔案網(wǎng)站建設納入數(shù)字化校園建設的總體規(guī)劃，加大資金投入，迅速啟動檔案網(wǎng)站建設。

檔案管理部門要對用戶群及需求進行統(tǒng)計分析，了解在校師生和校外用戶需求，根據(jù)需求設計規(guī)劃網(wǎng)站內容及組織形式，如建立本校網(wǎng)上科研檔案數(shù)據(jù)庫、學位論文檔案數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生學籍數(shù)據(jù)庫等，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息。同時，要精心設計檔案網(wǎng)頁，通過圖片、動畫來增強網(wǎng)頁的美感從而吸引用戶對網(wǎng)頁的關注度，增進對網(wǎng)頁內容的理解。要保持檔案網(wǎng)站對訪問者足夠的吸引力，還要及時更新網(wǎng)站內容，更新檔案信息數(shù)據(jù)庫。新建本科院校檔案網(wǎng)站的建設，對于宣傳檔案法律法規(guī)、實現(xiàn)檔案信息服務利用網(wǎng)絡化、擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用率，和展示檔案部門形象具有重要意義。

檔案數(shù)字化建設已成為檔案信息開發(fā)利用的一種必然趨勢，新建本科院校對于檔案數(shù)字化建設面臨的問題，應進行積極探索，尋求解決之道，不斷提高檔案信息開發(fā)利用服務的水平和能力。

[參考文獻]

[1]劉克勤.高校檔案信息數(shù)字化[J].中國檔案，2001(4)：21-23．

[2]胡玉艷.檔案信息化人才隊伍建設[J].北京檔案，2006(9):24．

責任編輯：李應青

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1673-1794(2016)03-0134-03

作者簡介：王亞斌，滁州學院辦公室助理研究員，碩士(安徽 滁州 239000)。

收稿日期：2016-03-02