楊　柳

(長春師范大學(xué)外語學(xué)院，吉林長春 130032)

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對高校教學(xué)秘書工作的思考

楊柳

(長春師范大學(xué)外語學(xué)院，吉林長春 130032)

[摘要]高校教學(xué)秘書承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作，其工作能力和質(zhì)量在教學(xué)管理中起著至關(guān)重要的作用。高校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化評價(jià)考核體系，加快教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化發(fā)展，從而切實(shí)提高高校教學(xué)管理水平。

[關(guān)鍵詞]高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理；工作現(xiàn)狀

隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深化，各大高校逐漸實(shí)行二級(jí)學(xué)院制管理，將部分權(quán)力下放到二級(jí)學(xué)院。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的基層成員，承擔(dān)著教學(xué)職能部門、教師、學(xué)生之間信息溝通的重要作用，教學(xué)秘書素質(zhì)的高低直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。但是，長期以來教學(xué)秘書不受重視、任務(wù)重、待遇低、晉升空間小等工作現(xiàn)狀，嚴(yán)重制約著教學(xué)秘書的工作積極性。因此，建立一支穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍成為各高校提高管理水平的重要保障。

1高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1高度的責(zé)任感和“以人為本”的服務(wù)精神

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的直接組織者和管理者，負(fù)責(zé)各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的具體實(shí)施和落實(shí)，具有工作內(nèi)容繁雜、時(shí)間性強(qiáng)等特點(diǎn)，其間任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都易釀成教學(xué)事故，這就要求教學(xué)秘書具有高度的責(zé)任感，對待各項(xiàng)工作都要兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守紀(jì)律，愛崗敬業(yè)。教學(xué)秘書還是一個(gè)服務(wù)性的崗位，其工作對象是廣大的師生群體，因此在工作中要做到想師生之所想、急師生之所急，用熱情、真誠和耐心對待教學(xué)管理工作[1]，切實(shí)做到“以人為本”。

1.2廣博的知識(shí)儲(chǔ)備

教學(xué)秘書日常接觸的教師通常具有較高的專業(yè)知識(shí)水平，這就要求教學(xué)秘書有較高的知識(shí)儲(chǔ)備，加強(qiáng)對所在學(xué)院專業(yè)知識(shí)的了解和學(xué)習(xí)，熟知各門學(xué)科的結(jié)構(gòu)體系、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃等，以便協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)中出現(xiàn)的問題。同時(shí)，教學(xué)秘書要自覺加強(qiáng)秘書專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，如秘書學(xué)、文秘處理、管理學(xué)等，并學(xué)以致用。另外，教學(xué)秘書經(jīng)常接觸學(xué)生，因此對心理學(xué)、教育學(xué)等理論知識(shí)要有一定程度的掌握。最后，還要有較高的管理學(xué)知識(shí)，學(xué)習(xí)并應(yīng)用科學(xué)的管理方法，提高工作水平。

1.3較高的綜合能力

在信息技術(shù)日新月異的今天，如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在短時(shí)間內(nèi)將繁雜的工作快速完成，是教學(xué)秘書需要具備的能力。這就要求教學(xué)秘書熟練使用常用的辦公軟件，如office文字和數(shù)據(jù)處理軟件、學(xué)校教學(xué)管理軟件、統(tǒng)計(jì)軟件等，同時(shí)還應(yīng)熟悉復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、傳真機(jī)等工具的使用。教學(xué)秘書還承擔(dān)著輔助教學(xué)院長的職責(zé)，要經(jīng)常根據(jù)工作需要撰寫一些教學(xué)公文和會(huì)議記錄。因此，對應(yīng)用文寫作、文字處理、會(huì)議組織等知識(shí)也要掌握。另外，良好的溝通組織能力、語言表達(dá)能力、調(diào)研分析能力、教學(xué)創(chuàng)新能力、突發(fā)事件的處理能力也是教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力。

2高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

多數(shù)高校對教師隊(duì)伍建設(shè)和科研工作極為關(guān)注，而對教學(xué)管理工作較為忽視。長期以來，教學(xué)秘書工作存在的各種問題，嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書工作的積極性，很大程度上影響了高校教學(xué)管理的質(zhì)量。

2.1工作不受重視，教學(xué)秘書隊(duì)伍流動(dòng)性大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，作為高校教學(xué)工作的基層管理者，教學(xué)秘書的重要性日益凸顯。但一直以來，多數(shù)人對教學(xué)秘書的工作仍缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評價(jià)，對其在教學(xué)管理中的重要性沒有給予足夠的重視。認(rèn)為他們不需要專業(yè)的知識(shí)與技能，只要聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排就能勝任，干好干壞影響也不大。因此許多高校在教學(xué)秘書人員的配置上存在很大的隨意性，往往是抽調(diào)其他部門人員或聘任專業(yè)不對口的人員擔(dān)任。不受重視引發(fā)的失落心理，害怕出錯(cuò)導(dǎo)致的焦慮心理，以及職稱、待遇方面的不平等造成的不平衡心理[2]，極易導(dǎo)致教學(xué)秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定，嚴(yán)重影響教學(xué)管理工作的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

2.2工作內(nèi)容繁雜、待遇低

高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜、涉及面廣。從內(nèi)容上看，包括學(xué)生的學(xué)籍管理、排課、調(diào)課、教師管理等教務(wù)工作；校內(nèi)考試、補(bǔ)考、重修等考試安排和成績管理等考務(wù)工作；等級(jí)考試和各種競賽的報(bào)名、組織工作；畢業(yè)資格審查和學(xué)位資格審查，成績歸檔等事務(wù)性工作。從領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)看，教學(xué)秘書受到學(xué)校教務(wù)機(jī)構(gòu)以及學(xué)院教學(xué)院長的雙重領(lǐng)導(dǎo)，既要完成學(xué)校安排的教學(xué)任務(wù)，又要聽從教學(xué)院長的指揮。在一些嚴(yán)重缺編的學(xué)院，教學(xué)秘書還要兼任科研秘書、研究生秘書、行政秘書等職務(wù)，并且許多工作都有時(shí)效限制，無論哪一項(xiàng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都可能發(fā)生教學(xué)事故，因此，教學(xué)秘書經(jīng)常處于緊張忙碌的工作狀態(tài)中。但是教學(xué)秘書的付出和回報(bào)大多不成正比，很難看到工作成果，很難進(jìn)行量化考核。多數(shù)高校教學(xué)秘書的工資待遇與導(dǎo)員、科研人員、教師等相比通常都是偏低的。

2.3缺乏系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高

目前高校教學(xué)秘書普遍存在專業(yè)不對口問題，大多數(shù)人在從事教秘工作前并不具備相應(yīng)的教學(xué)管理專業(yè)知識(shí)，缺乏科學(xué)的管理方法和手段，對各專業(yè)的課程體系和教學(xué)計(jì)劃沒有深入了解。繁雜的工作使他們沒有充足時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，加之沒有系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，以致自身業(yè)務(wù)水平得不到提高。同時(shí)，各校對教秘崗位不同程度的忽視，導(dǎo)致現(xiàn)有的師資配置和培訓(xùn)力度不夠，缺乏培養(yǎng)、進(jìn)修等保障制度，培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，多數(shù)培訓(xùn)只是短期的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。

2.4科研能力不強(qiáng)，職稱評定難，晉升空間小

從目前的科研情況看，教學(xué)秘書普遍存在科研能力不強(qiáng)的現(xiàn)象，大部分人沒有或有較少的科研成果，且形式比較單一，多集中于學(xué)術(shù)論文，極少有科研項(xiàng)目，少數(shù)的研究課題也僅限于市級(jí)、校級(jí)等，很難達(dá)到職稱評聘的要求。究其原因，大概分為兩種，一是教學(xué)秘書日常事務(wù)繁忙，沒有相對充裕的時(shí)間和精力進(jìn)行教學(xué)、科研研究。二是目前各高校關(guān)于教學(xué)秘書的評聘標(biāo)準(zhǔn)不一，多數(shù)高校將教學(xué)秘書劃分到管理系列，與黨政機(jī)關(guān)人員一起參加評定，由于教學(xué)秘書工作很難看到工作成果，工作績效很難量化，教學(xué)秘書的評定處于劣勢中。也有部分高校將教書納入科研系列，將科研成果的多少作為考核標(biāo)準(zhǔn)，而教學(xué)秘書沒有大量時(shí)間投入到科研中，因此也無法與科研人員和教師競爭。由此可見，教學(xué)秘書在與同級(jí)別的其他各類工作人員相比，在職稱晉升方面處于劣勢。這也造成了教學(xué)秘書的晉升空間狹小，很難有更好的發(fā)展。因此教學(xué)秘書經(jīng)常在工作一段時(shí)間后紛紛離職，使教學(xué)秘書隊(duì)伍一直處于不穩(wěn)定狀態(tài)。

3改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

隨著高校教學(xué)管理工作的逐步深化，其工作形式和內(nèi)容發(fā)生了巨大的變化，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)也需與時(shí)俱進(jìn)。

3.1加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，改善工作環(huán)境

在新的形勢下，高校管理者應(yīng)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，改變長期以來對教學(xué)秘書“重使用、輕培養(yǎng)”的觀念，增強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的責(zé)任感，切實(shí)地將對教學(xué)秘書的培養(yǎng)納入學(xué)校師資培養(yǎng)體系，從教學(xué)秘書的切身利益出發(fā)，在擇優(yōu)錄取、專業(yè)培養(yǎng)、收入分配、職稱評定等方面制定相關(guān)政策，提高教學(xué)秘書的工作地位。同時(shí)要對教學(xué)秘書給予充分的理解和尊重，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，激發(fā)他們的工作熱情和主人翁意識(shí)，增強(qiáng)他們的歸屬感，從而吸引和留住優(yōu)秀人才，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

3.2強(qiáng)化評價(jià)考核體系，促進(jìn)教學(xué)工作良性發(fā)展

教學(xué)秘書的事務(wù)性工作較多，難以形成量化的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，年終考核往往是沒有重大事故就視為合格，而獲得優(yōu)秀的可能性微乎其微，長此以往將造成教學(xué)秘書工作懈怠，因此必須制定合理的評價(jià)考核體系。首先，要實(shí)行崗位責(zé)任聘任制，明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，確定工作范圍，避免出現(xiàn)教學(xué)秘書身兼數(shù)職的情況，以保證教學(xué)秘書有較為充足的時(shí)間進(jìn)行教學(xué)管理和科研工作。其次，要建立健全評價(jià)考核體系，對教學(xué)秘書的各項(xiàng)工作進(jìn)行量化分析，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，將考核結(jié)果與獎(jiǎng)金、職稱評定掛鉤。對于業(yè)績突出者給予獎(jiǎng)勵(lì)，并在職務(wù)晉升上給予優(yōu)待；對于工作懈怠者視情節(jié)輕重給予批評教育或調(diào)職、解聘。加強(qiáng)對教學(xué)秘書評價(jià)考核工作的管理，制定行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，是調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作積極性、激發(fā)教秘隊(duì)伍的活力與創(chuàng)新精神的有效方式。

3.3完善教學(xué)秘書培養(yǎng)體系，提高教學(xué)秘書的專業(yè)水平

隨著高校教學(xué)管理理念和模式的不斷更新，高校管理者應(yīng)為教學(xué)秘書制定系統(tǒng)的培養(yǎng)體系，采取崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、專題培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修一體化的培養(yǎng)模式。新入職的教學(xué)秘書要經(jīng)過崗前培訓(xùn)才能正式上崗，有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書要發(fā)揮“傳、幫、帶”的優(yōu)良作風(fēng)幫助新人；崗位培訓(xùn)則堅(jiān)持每學(xué)期抽出固定時(shí)間學(xué)習(xí)教育管理理論，并將之與實(shí)際工作相結(jié)合，適時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)要有計(jì)劃地進(jìn)行短期專題培訓(xùn)；進(jìn)修學(xué)習(xí)則是通過交流學(xué)習(xí)、訪學(xué)等多種形式，借鑒其他高校成功的教學(xué)管理模式，促進(jìn)教學(xué)管理改革的不斷深化。同時(shí)，教學(xué)秘書也要通過主動(dòng)學(xué)習(xí)來加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和能力的培養(yǎng)，結(jié)合自身發(fā)展方向不斷更新和完善專業(yè)知識(shí)體系，適應(yīng)高校教學(xué)管理發(fā)展的需要。

3.4改善科研環(huán)境，為教學(xué)秘書的科研活動(dòng)提供保障

高校教學(xué)秘書日常工作繁雜，多數(shù)時(shí)間、精力都投入到教學(xué)管理中，很少有時(shí)間進(jìn)行科研活動(dòng)，同時(shí)評職條件不斷提高，發(fā)表文章的成本也很高，這都造成教學(xué)秘書在科研方面產(chǎn)生消極情緒，沒有動(dòng)力從事科研活動(dòng)。因此，學(xué)校可以有針對性地為教學(xué)秘書提供教學(xué)管理改革項(xiàng)目或科研項(xiàng)目，提供一定的課題研究經(jīng)費(fèi)，鼓勵(lì)教學(xué)秘書總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，撰寫研究論文，真正把教學(xué)管理工作提到新的高度[3]。針對教秘工作量大的難題，學(xué)校也可以派勤工助學(xué)學(xué)生輔助教學(xué)秘書工作，一方面可以增加他們的工作經(jīng)驗(yàn)，另一方面也可以適當(dāng)減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，更利于科研工作的開展。另外，也可以加大科研投入力度，對科研成果豐碩的人員提高獎(jiǎng)勵(lì)，從而促進(jìn)教學(xué)秘書參與科研活動(dòng)的積極性。

高校教學(xué)管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書作為基層管理者在其中發(fā)揮著重要作用，各高校負(fù)責(zé)人應(yīng)予以充分的重視。只有制定合理而人性化的政策，建立有效的評價(jià)考核機(jī)制，為教學(xué)秘書提供完善的培養(yǎng)體系和充足的科研保障，才能更好地吸收和保留優(yōu)秀人才，建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，切實(shí)地提高高校教學(xué)管理工作水平。

[參考文獻(xiàn)]

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[作者簡介]楊柳(1985- )，女，教學(xué)秘書，碩士研究生，從事教學(xué)理論研究。

[收稿日期]2015-12-18

[中圖分類號(hào)]G471

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]2095-7602(2016)02-0104-03