孫惠英

摘 要：隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)，社會(huì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略資源。檔案作為一種原生態(tài)的信息資源，也越來(lái)越受到人們的重視，而加快檔案信息自動(dòng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)的管理與建設(shè)尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；優(yōu)勢(shì)；建議

1 檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

1、封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾。

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過(guò)利用計(jì)算機(jī)變得容易簡(jiǎn)單。傳統(tǒng)檔案管理的因循守舊的思想是不適應(yīng)信息化的管理的。檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見(jiàn)，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2、舊的管理流程與信息化所帶來(lái)的高效便利的管理流程相沖突。

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來(lái)的傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定、統(tǒng)計(jì)等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過(guò)程非常細(xì)致，有時(shí)為了一份檔案的分類而大費(fèi)周折。不可否認(rèn)，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點(diǎn)過(guò)時(shí)了。

2 檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)

1、管理一體化

傳統(tǒng)的檔案管理都是相應(yīng)部門對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對(duì)日常工作中產(chǎn)生的專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個(gè)自動(dòng)化的系統(tǒng)，可以將單位的各個(gè)部門的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進(jìn)行，將各個(gè)部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來(lái)，有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)的進(jìn)行必要的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案的預(yù)見(jiàn)性管理。

2、全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，單位的各個(gè)部門隨時(shí)可以將形成的有查考利用價(jià)值的文件存儲(chǔ)到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲(chǔ)存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定，就可以在單位的局域網(wǎng)上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì)，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還要對(duì)歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，打印各種報(bào)表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，通過(guò)管理員的授權(quán)，從而使每個(gè)人都可以通過(guò)電腦在辦公室獲得屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái)。

3 檔案信息化的幾點(diǎn)建議

1、健全檔案管理制度。單位要明確各部門的職責(zé)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提供更高級(jí)別服務(wù)的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動(dòng)化管理制度，用完善的制度來(lái)規(guī)范檔案自動(dòng)化的管理工作。

2、加強(qiáng)文件、檔案的全程監(jiān)管。在單位內(nèi)部建立起局域網(wǎng)絡(luò)，要規(guī)劃實(shí)施檔案一級(jí)管理，全面加強(qiáng)從文件形成到歸檔的全過(guò)程，重點(diǎn)是從文件形成的源頭抓起，確保文件的整個(gè)生命周期受到嚴(yán)格監(jiān)控，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并努力貫徹執(zhí)行。

3、理順管理工作的程序。檔案管理自動(dòng)化是按單位管理工作流程設(shè)計(jì)的，因此要先理順檔案部門與其它部門之間的工作程序。只有這樣才能避免在實(shí)施過(guò)程中走彎路，以最少的投入滿足單位對(duì)檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)工作，另一方面，要充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，按照單位發(fā)展的需要，及時(shí)編寫檔案文件匯編，主動(dòng)提供決策所需檔案信息。

4、檔案工作人員參與自動(dòng)化軟件的功能開發(fā)。檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中，了解本單位檔案管理的全過(guò)程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時(shí)征求各部門意見(jiàn)，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計(jì)人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)出滿足單位管理實(shí)際需要的自動(dòng)化軟件，真正實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化和信息化。

5、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制歸檔目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

6、硬件防護(hù)技術(shù)。⑴數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)，電子檔案載體，極易受到環(huán)境的影響，因此，應(yīng)當(dāng)定期檢測(cè)和拷貝，檢測(cè)每年進(jìn)行一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜；拷貝應(yīng)每四年一次，要求多重備份，以防數(shù)據(jù)丟失，并且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于四年。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)和拷貝，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作；⑵加密技術(shù)。電子檔案的特殊性，決定了它的非公開性。采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的非公開性，電子檔案的加密方法有很多，加密的強(qiáng)度基本上由加密使用的密鑰長(zhǎng)度來(lái)決定。收發(fā)文通常采用“雙密鑰碼”，網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰。一個(gè)是公開的加密密鑰，一個(gè)是嚴(yán)格保密的接密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三方很難從截獲的密文中解出原文來(lái)，這對(duì)于傳輸中的電子檔案具有很好的保護(hù)效果。

7、強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才；提高整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同的工作崗位。進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和舒展才能的空間；建立有效的激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。

4 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理部門帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新形勢(shì)，要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方式抓住機(jī)遇，創(chuàng)新機(jī)制，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化和信息化，提高工作效率，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平。