摘 要：如今企業(yè)檔案的保存方式發(fā)生了很大的變化。電子檔案已經(jīng)逐漸的代替了之前的紙質(zhì)檔案，利用CAD制圖逐漸的代替了手工繪圖，老舊的整編方式也漸漸淡出了現(xiàn)在檔案的分編流程，企業(yè)檔案已經(jīng)形成了綜合信息系統(tǒng)中單體管理模塊。專職檔案人員需在接收電子檔案的初期就行使檔案的監(jiān)督保管職責(zé)。新一代的檔案管理系統(tǒng)要有多個(gè)管理功能模塊，實(shí)現(xiàn)多功能、多元化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，保密性、安全性要比之前的保管方式更好。

關(guān)鍵詞：企業(yè)綜合信息系統(tǒng)；電子檔案；單體管理模塊；文檔控制工程師；檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)今社會(huì)人類將步入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)越來越強(qiáng)烈地介入我們的生活。在這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，信息正在以前所未有的速度膨脹和爆炸，未來的世界是網(wǎng)絡(luò)的世界，要在這個(gè)信息世界中跟上時(shí)代的步伐，作為21世紀(jì)的主力軍，必然要能更快地適應(yīng)這個(gè)高科技的社會(huì)，要具有從外界迅速、及時(shí)獲取有效科學(xué)信息的能力，具有傳播科學(xué)信息的能力，這就是科學(xué)素質(zhì)。而網(wǎng)絡(luò)恰恰適應(yīng)了這個(gè)要求。

計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入到社會(huì)的每一個(gè)角落，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)開闊視野。上網(wǎng)可以獲取各種最新的知識(shí)和信息，對(duì)以后的工作和生活都有很好的指導(dǎo)作用。上網(wǎng)可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化辦公和信息共享，即使在異地也可以利用計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程程序參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理----文件制作、計(jì)劃制定、財(cái)務(wù)管理、人員管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和處理、結(jié)果分析，可以進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）等等，置身于企業(yè)綜合信息系統(tǒng)中，企業(yè)檔案也發(fā)生了巨大變化。

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子檔案逐步取代了紙質(zhì)檔案，使辦公效率更加快捷，徹底地改變了傳統(tǒng)的辦公方式；CAD制圖取代了手工制圖，使圖紙精度更高，更有利于修改和重復(fù)使用。通過電子制圖使圖紙的存儲(chǔ)、查詢和修改都變得快捷、方便。電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力。將一些固定模式做成矢量文件固化下來，再利用時(shí)可隨時(shí)取用，既可以提高設(shè)計(jì)效率、縮短設(shè)計(jì)周期，又可以減少設(shè)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

舊的企業(yè)檔案如文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、榮譽(yù)檔案、聲像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等傳統(tǒng)分類方式將被取代，形成企業(yè)綜合信息系統(tǒng)中單體管理模塊。一份完整的項(xiàng)目檔案信息將存儲(chǔ)在管理系統(tǒng)中，通過授權(quán)的方式，達(dá)到信息共享的目的。在企業(yè)綜合信息系統(tǒng)管理過程中，分類將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

以往的檔案工作者是被動(dòng)的工作方式。在當(dāng)今信息量大、信息流轉(zhuǎn)快的環(huán)境下，如果專職檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程中，一部分文件就很有可能無法被很好地保存下來或保存下來難以再利用。企業(yè)無時(shí)無刻不在產(chǎn)生著各種各樣的電子檔案，使檔案工作者再也無法靜等文件的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

目前，國(guó)際上實(shí)行的檔案歸檔方式是全過程的監(jiān)控管理，在項(xiàng)目一開始檔案人員就介入其中，期間產(chǎn)生的每一份文件、圖紙，拍攝的每一張照片，收到的每一份傳真，召開的每一次會(huì)議的記錄，修改的每一份文件、圖紙等全部資料都要用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)，做為單體項(xiàng)目檔案統(tǒng)一保管起來。

電子版用于網(wǎng)上檢索、瀏覽、重復(fù)利用以達(dá)到資源共享，紙質(zhì)版將作為法律依據(jù)封存起來。

舊的檔案管理系統(tǒng)的管理功能單一，只有單純的借閱、歸還和簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)功能，數(shù)據(jù)信息簡(jiǎn)單、量少，不能適應(yīng)當(dāng)今快速發(fā)展的信息大潮。為了能更好地利用電子檔案，體現(xiàn)電子信息內(nèi)在的價(jià)值，充分發(fā)揮電子檔案的作用，就需要一套功能全面、操作性強(qiáng)、安全性高的專業(yè)檔案管理軟件，要符合國(guó)家對(duì)電子檔案的基本要求，遵照國(guó)家頒布的電子檔案管理規(guī)定，高效、快捷、安全地管理好電子檔案信息這一寶貴的企業(yè)資源，它既是企業(yè)的財(cái)富，也是國(guó)家的財(cái)富，更是人類社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力源泉。

新一代的檔案管理系統(tǒng)要有多個(gè)管理功能模塊，可自行增加或刪除模塊，要集借閱、歸還、瀏覽、收集、整編、查詢、檢索、備份、導(dǎo)入、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)、打印、銷毀、刻錄、掃描等于一身，實(shí)現(xiàn)多功能、多元化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，保密性、安全性要高。

就目前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，新一代檔案管理系統(tǒng)既要適應(yīng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，又要能處理高科技條件下的電子信息，安全可靠，充分利用網(wǎng)絡(luò)這條信息高速路，發(fā)揮電子信息高效、快捷的作用，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值；我們還需要挖掘紙質(zhì)檔案的潛力，繼續(xù)為我們服務(wù)。

至此企業(yè)檔案的保管不再是只以卷盒、柜架、排架為裝具，更多的是要以磁盤為載體的“虛擬庫(kù)房”。這就對(duì)檔案工作者提出了更高的要求，要求檔案工作者掌握更高的專業(yè)知識(shí)，有更高的責(zé)任心和事業(yè)心，積極地參與到企業(yè)生產(chǎn)的每一個(gè)方面，完成生產(chǎn)資料的收集、整編、修訂、歸檔以及檔案的存儲(chǔ)、利用，為企業(yè)的生存發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

王姆娜（1988-），女，2011.6東北石油大學(xué)畢業(yè)，石油工程專業(yè)，大慶油田工程有限公司檔案資料室工作。