陶麗霞

（江蘇省常熟中學(xué)，江蘇 常熟　215500）

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以重視星級(jí)復(fù)評(píng)為途徑提升學(xué)校檔案管理水平

陶麗霞

（江蘇省常熟中學(xué)，江蘇 常熟215500）

摘要：作者通過(guò)參與學(xué)校星級(jí)復(fù)查評(píng)估過(guò)程材料的整理，看到了學(xué)校檔案工作中普遍存在重教育教學(xué)工作，輕檔案管理的現(xiàn)象。就當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題及成因進(jìn)行剖析，對(duì)如何提升學(xué)校檔案管理提出自己的看法。

關(guān)鍵詞：重視星級(jí)復(fù)評(píng)提升檔案管理

學(xué)校檔案工作的取向是為辦學(xué)服務(wù)，其工作水準(zhǔn)和服務(wù)質(zhì)量也當(dāng)由辦學(xué)工作來(lái)鑒證。普通高中星級(jí)評(píng)估復(fù)查是江蘇省教育廳、省評(píng)估院對(duì)普通高級(jí)中學(xué)實(shí)施的一種等級(jí)鑒定，是推動(dòng)高中教育辦學(xué)水平全面提高的良好手段。在星級(jí)高中的創(chuàng)建和復(fù)查評(píng)估工作中，需要大量檔案作支撐。在評(píng)估過(guò)程中，學(xué)校檔案為辦學(xué)評(píng)估工作提供佐證，辦學(xué)評(píng)估也為學(xué)校檔案工作進(jìn)行鑒證，在互鑒中發(fā)現(xiàn)檔案工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣并明確改進(jìn)方向。深入研究這一互鑒過(guò)程能大大促進(jìn)學(xué)校檔案工作的開(kāi)展。江蘇省常熟中學(xué)于2004年由國(guó)家級(jí)示范性普通高中轉(zhuǎn)評(píng)為省四星級(jí)普通高中，學(xué)校遵循“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”的方針，注重內(nèi)涵發(fā)展，使學(xué)校成為一所教育質(zhì)量高、社會(huì)聲譽(yù)好、文化底蘊(yùn)濃厚的江南名校。

評(píng)估工作是對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平、隊(duì)伍建設(shè)、管理水平、教學(xué)質(zhì)量、社會(huì)影響力等方面的一次總檢閱。在星級(jí)復(fù)查評(píng)估中，檔案工作從多個(gè)方面提供佐證，學(xué)校對(duì)照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，提供詳盡的檔案。但在經(jīng)歷深度檢驗(yàn)時(shí)，也暴露了不少檔案工作的軟肋、睱疵和缺失，顯露的問(wèn)題成為學(xué)校檔案工作改進(jìn)的方向和路徑，促使我校檔案工作實(shí)現(xiàn)了一次質(zhì)的飛越，達(dá)到江蘇省四星級(jí)檔案工作規(guī)范化單位，成為蘇州市教育系統(tǒng)首家達(dá)省檔案管理工作四星級(jí)的學(xué)校。

一、檔案索引的提供在自評(píng)材料撰寫中起關(guān)鍵作用

學(xué)校檔案是在教育、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，與學(xué)校發(fā)展同步并逐漸積累起來(lái)的原始記錄，它客觀真實(shí)地反映了學(xué)校教學(xué)歷史的全貌，是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，同時(shí)是考查學(xué)校發(fā)展、進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)和星級(jí)評(píng)估的可靠資料。

學(xué)校對(duì)照 《江蘇省四星級(jí)普通高中評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)價(jià)細(xì)則》撰寫星級(jí)評(píng)估自評(píng)材料，自評(píng)內(nèi)容分辦學(xué)條件、隊(duì)伍建設(shè)、素質(zhì)教育、管理水平、辦學(xué)績(jī)效五大評(píng)價(jià)指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，共有25條評(píng)估指標(biāo)項(xiàng)目，每一條指標(biāo)項(xiàng)目需填寫自評(píng)概述、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、附件索引等內(nèi)容，特別是附件索引中需提供檔案卷宗編號(hào)、歸檔部門，這對(duì)學(xué)校的檔案工作無(wú)疑是一次考驗(yàn)。同時(shí)，專家對(duì)每條指標(biāo)項(xiàng)目涵蓋的內(nèi)容都有細(xì)致明確的要求，以求真實(shí)地反映學(xué)校工作的全貌。確定各個(gè)指標(biāo)項(xiàng)目是否達(dá)到內(nèi)涵標(biāo)準(zhǔn)要求，主要是通過(guò)極有力的相關(guān)佐證材料和實(shí)踐過(guò)程中各部門形成的原始記錄來(lái)衡量的，要求事事有依據(jù)，件件有佐證。

全程參與評(píng)估材料的整理能感受到，如果沒(méi)有優(yōu)質(zhì)的檔案管理，想要做好自評(píng)撰寫和數(shù)據(jù)的提供則是非常困難的，而專家組對(duì)一所學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的評(píng)估，在現(xiàn)場(chǎng)考察之前，主要是對(duì)學(xué)校提供的索引檔案的驗(yàn)證。所以說(shuō)，如果沒(méi)有以原始資料為依據(jù)的檔案索引及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐，再好的自評(píng)報(bào)告也會(huì)顯得空洞乏力，達(dá)不到評(píng)估檢查要求，必然難于通過(guò)驗(yàn)收。所以說(shuō)，檔案在所有“迎評(píng)”材料的準(zhǔn)備中有不可替代的重要作用。

二、對(duì)照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)在自評(píng)自查中找檔案管理存在問(wèn)題

為了迎接專家組對(duì)我校的四星級(jí)復(fù)查評(píng)估，根據(jù)專家組提供的意見(jiàn)及建議，相關(guān)人員對(duì)《評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)價(jià)細(xì)則》反復(fù)學(xué)習(xí)、研讀，特別是學(xué)習(xí)已通過(guò)評(píng)估學(xué)校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)后，在自評(píng)自查中找到了差距，并發(fā)現(xiàn)了一些共性問(wèn)題：

一是收集時(shí)機(jī)未能把握好。如果收集工作不到位，檔案工作便成為“無(wú)米之炊”。檔案收集有時(shí)效性，涉及部門多，形成的材料相對(duì)分散，多數(shù)是因?yàn)闄n案形成的時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致收集不及時(shí)。當(dāng)后期整理或需要時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)找不到了，再去部門里找，材料往往不完整了。平時(shí)對(duì)學(xué)校工作不關(guān)注，及時(shí)收集意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有根據(jù)材料的形成周期掌握好學(xué)校工作的最新動(dòng)態(tài)，甚至“閉門造車”，是導(dǎo)致上述現(xiàn)象發(fā)生的主要因素。

二是檔案工作方式被動(dòng)。學(xué)校面臨越來(lái)越多的驗(yàn)收、評(píng)估和督導(dǎo)工作，雖然檔案意識(shí)有所提升，但重教學(xué)、科研工作，輕檔案管理的現(xiàn)象仍在基層單位普遍存在。學(xué)校檔案員很少全程參與評(píng)估工作，對(duì)材料的需求得不到傳達(dá)，更談不上主動(dòng)服務(wù)，由此導(dǎo)致每迎接一次驗(yàn)收檔案員就很被動(dòng)，工作效能得不到提升。雖然職能部門配有兼職檔案員，但也是空有虛名，責(zé)、權(quán)不能落實(shí)到人，許多應(yīng)轉(zhuǎn)化成檔案保存的資料未保存，材料保管隨意性強(qiáng)，移交工作不主動(dòng)，給收集帶來(lái)困難，致使檔案管理處在無(wú)足輕重的境地。

三是學(xué)校特色檔案不足。據(jù)評(píng)估要求，在“素質(zhì)教育”指標(biāo)項(xiàng)中提到“有豐富的課程資源和校本課程”，實(shí)際上，學(xué)校設(shè)有綜合實(shí)踐活動(dòng)、研究性學(xué)習(xí)和社區(qū)活動(dòng)，但形成的基礎(chǔ)性、拓展性、研究性相結(jié)合的材料很少，缺乏學(xué)生的作品、成果、感想等能夠說(shuō)明問(wèn)題的實(shí)證性材料，這些最能反映學(xué)校特色建設(shè)的檔案資料甚少。再如：聲像、實(shí)物類檔案匱乏，編研工作達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案室的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

三、以重視星級(jí)評(píng)估為途徑，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的對(duì)策

審視五年來(lái)學(xué)校所積累的檔案材料，我們清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作仍有疏漏，如何以“迎評(píng)”為契機(jī)，以評(píng)促管，建立一套科學(xué)的、完整的檔案管理體系，提高學(xué)校管理水平，是值得探討和解決的問(wèn)題。

（一）強(qiáng)化檔案服務(wù)觀念，凸顯檔案利用價(jià)值。

要讓檔案工作從后臺(tái)走向前臺(tái)，就必須增強(qiáng)其服務(wù)功能，而迎評(píng)過(guò)程是增強(qiáng)檔案服務(wù)觀念的最佳時(shí)機(jī)。材料的整理就是通過(guò)把分類的檔案材料進(jìn)一步細(xì)化并落實(shí)到檔案管理人員，按要求整理出材料目錄，主動(dòng)提供給職能部門的過(guò)程。有檔案人員參與，能使學(xué)校在準(zhǔn)備評(píng)估材料時(shí)少走彎路，加快工作進(jìn)程。一段文字、一個(gè)數(shù)據(jù)、一件索引，它所需的支撐材料都是靠平時(shí)一點(diǎn)一滴收集積累起來(lái)的，而要將每一個(gè)對(duì)應(yīng)材料都找準(zhǔn)確，還需要每一位職能負(fù)責(zé)人、檔案工作者平時(shí)對(duì)評(píng)估方案的認(rèn)真學(xué)習(xí)，以及細(xì)致入微的研究。這就要求檔案工作者全程參與材料的收集、整理、分類、編目，變“被動(dòng)工作”為“主動(dòng)服務(wù)”，提高有效利用率。要深入研究一次評(píng)估對(duì)一所學(xué)校檔案信息的需求，隨時(shí)掌握和跟蹤對(duì)檔案需求的新趨勢(shì)，以便對(duì)檔案信息的利用做到準(zhǔn)而快；要不斷在工作中思考，對(duì)經(jīng)常性利用的材料進(jìn)行加工、整理、編輯，做好檔案編研工作，以更直接、快捷、方便地滿足利用者的需求。

（二）加強(qiáng)特色檔案收集，豐富室藏檔案種類。

學(xué)校走特色化發(fā)展之路，檔案歸檔范圍也應(yīng)隨之不斷調(diào)整，收集上也應(yīng)有針對(duì)性地選擇能夠突出學(xué)校辦學(xué)特色的材料。如我校的“虞山文化”課程基地，是我校依托常熟虞山文化，打造具有虞山特色的課程文化，在探究、創(chuàng)作過(guò)程中產(chǎn)生的成果將成為龐大的特色課程資源，是能充分反映學(xué)校多元化發(fā)展特色、具有珍貴保存價(jià)值的教學(xué)管理資源，可選擇性地轉(zhuǎn)化為檔案資源加以保存。若能以校園文化特色作為門類充入收藏，并且把這類檔案資源充分利用好，對(duì)促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量提升有不可估量的作用。

還可通過(guò)征集名師、名生、名校友檔案來(lái)豐富室藏，這類資料能夠記載學(xué)校發(fā)展歷史，證明學(xué)校教育成果，反映學(xué)校辦學(xué)實(shí)力，豐富學(xué)校檔案內(nèi)涵。由于第一手材料的原始性，加上信息分散，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、電視等多種渠道廣泛征集，通過(guò)篩選、濃縮、匯編充入室藏，便于后人借鑒、學(xué)習(xí)，發(fā)揮檔案存史育人的作用。

（三）搞好校史挖掘宣傳，實(shí)現(xiàn)利用功能拓展。

充分挖掘室藏資源，用文字記錄歷史，實(shí)現(xiàn)檔案利用功能的拓展已成必需。檔案工作者必須時(shí)刻提醒自己做個(gè)有心人，要善于挖掘，通過(guò)對(duì)歷史資料加以編研，參與編寫反映學(xué)校發(fā)展的校史叢書。通過(guò)翔實(shí)的檔案記載，以圖文并茂的形式，增添歷史感，用客觀的語(yǔ)言去描述，配合簡(jiǎn)要的檔案解讀，以求在檔案材料的字里行間，充分反映學(xué)校獨(dú)有的辦學(xué)理念、辦學(xué)成就、優(yōu)秀的師資隊(duì)伍等，宣揚(yáng)前輩精神，激發(fā)師生才智。舉辦校史展覽，依托所據(jù)有的檔案材料，既可以對(duì)學(xué)校特色檔案作一個(gè)全面梳理，又可以將其用于展覽、宣傳，可以作為新生入學(xué)教育的內(nèi)容，使之成為對(duì)學(xué)生進(jìn)行愛(ài)國(guó)、愛(ài)校教育的方式，還可供社會(huì)人士參觀，使之成為社會(huì)了解學(xué)校的一個(gè)窗口，充分發(fā)揮檔案的公共服務(wù)功能。

一流的學(xué)校需要一流的檔案管理。親歷一次評(píng)估過(guò)程，培養(yǎng)一批檔案人，服務(wù)一所學(xué)校發(fā)展；而檔案見(jiàn)證歷史，又能促進(jìn)辦學(xué)管理水平的提升，起到互鑒互推的作用。作為檔案工作者，應(yīng)該珍惜評(píng)估創(chuàng)優(yōu)帶給我們的全面檢閱檔案管理水平的機(jī)會(huì)，評(píng)改結(jié)合，才能全面促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，最終為學(xué)校精細(xì)化管理水平譜寫新篇章。

參考文獻(xiàn)：

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