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        淺析蘆葦資源管理中卡片式檔案管理的檢索工具

        2016-03-03 16:00:29劉永祥
        關(guān)鍵詞:蘆葦卡片檢索

        劉永祥

        (吉林省通榆縣蘆葦工作總站 吉林通榆 137200)

        淺析蘆葦資源管理中卡片式檔案管理的檢索工具

        劉永祥

        (吉林省通榆縣蘆葦工作總站 吉林通榆 137200)

        蘆葦資源管理中檔案管理的作用是十分重要的,檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中承擔(dān)著社會(huì)工作和生活的真實(shí)記錄的重要關(guān)系??ㄆ綑n案是通過(guò)卡片將檔案進(jìn)行集中保管,基于此,本文分析研究了蘆葦資源管理中檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容。分析研究認(rèn)為,卡片式檔案的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號(hào)卡片等。

        卡片式檢索工具 卡片式檔案 蘆葦資源管理 卡片管理

        蘆葦資源管理中的卡片式檔案檢索工具,是將文件或者案卷的內(nèi)容和形式特征顯著地錄在卡片上,按照一定的規(guī)則將卡片組織成有機(jī)體系,用以檢驗(yàn)檔案。它的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號(hào)卡片以及主題卡片等。蘆葦資源管理中的檔案管理十分重要,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步中,具有特別重要的意義。因此,本文對(duì)此進(jìn)行分析研究,以便于能夠使其充分發(fā)揮作用的規(guī)律性,以便于能夠?yàn)樘J葦資源管理活動(dòng)的提供幫助。

        一、分類卡片

        分類卡片是以邏輯體系分類的卡片形式,揭示全部(或者主要部分)館藏檔案內(nèi)容與成分的一種綜合檢索工具。它將檔案館長(zhǎng)久保管的檔案,打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)制成卡片,按照邏輯體系分類排列。

        1.分類卡片的優(yōu)缺點(diǎn)。分類卡片的優(yōu)點(diǎn)有以下幾個(gè)方面:第一是便于系統(tǒng)、集中地提供檔案。由于它打破了原來(lái)的全宗界限和全宗內(nèi)的分類體系,按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)加以科學(xué)的分門別類,使同一專題的檔案信息集中在一起,便于從專題和問(wèn)題的角度進(jìn)行查找檔案,并能夠系統(tǒng)完整地提供檔案。它具有系統(tǒng)性和集中性強(qiáng)的特點(diǎn)。第二,機(jī)動(dòng)靈活,適應(yīng)性強(qiáng)。它可以變換組合成多種專題卡片,是再生產(chǎn)檢索工具的一種基礎(chǔ)工具。分類卡片的缺點(diǎn)是:標(biāo)引者、分類者、利用者、檢索者的標(biāo)準(zhǔn)難以一致,查找的程序比較繁瑣,但它仍然不失為基礎(chǔ)性的檔案檢索工具。

        2.分類卡片的編制方法。將檔案館的全部檔案,以文件或者案卷為單位逐一填制卡片,一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片,費(fèi)力多,而查找文件迅速準(zhǔn)確;一卷一卡片,卡片數(shù)量大而減少,但是漏檢率和誤檢率比較高,所以,今后趨向一文一卡片,層層轉(zhuǎn)發(fā)或者全宗之間的重復(fù)文件,可只填制一張卡片,分別注明出處,有主件和附件或者請(qǐng)示與批復(fù)的,可以只填制一張卡片。

        卡片著錄完畢之后,要按照擬定的分類體系統(tǒng)一進(jìn)行分類和排列。類與屬類的設(shè)置要適當(dāng),一般不能超過(guò)三四層。分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一,同一類別內(nèi),只能采取一個(gè)劃分標(biāo)準(zhǔn),類與類之間、屬類與屬類之間,不能相互包含和交叉。類和屬類的命名,要范圍清楚,含義確切,簡(jiǎn)明扼要。類內(nèi)一般按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題,結(jié)合時(shí)間、作者和地區(qū)進(jìn)行排列,類與類,屬類與屬類之間,分別設(shè)置指引卡片,以便于查找。

        二、全宗文件卡片

        全宗文件卡片是以邏輯體系進(jìn)行分類的卡片形式,揭示的是某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。它是將某一全宗內(nèi)長(zhǎng)久保存的文件都制成卡片,按文件的內(nèi)容組成邏輯體系分類進(jìn)行排列。卡片的填制方法與分類卡片基本相同。它是機(jī)關(guān)檔案室經(jīng)常采用的一種檢索工具,在檔案館,有些重要全宗檔案有時(shí)也會(huì)采用。

        三、專題卡片

        專題卡片是以卡片形式系統(tǒng)地揭示檔案館(室)內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它以專門題材為對(duì)象,不受全宗限制,把全館(室)有關(guān)這一專題的檔案線索集中起來(lái),有利于按照專題查找檔案。它是應(yīng)用比較普遍的一種檢索工具。專題卡片的編制程序和編制方法如下。

        1.選題。所謂選題是對(duì)專題卡片目錄能否發(fā)揮作用具有決定性的影響作用。選題一般是根據(jù)黨和國(guó)家各項(xiàng)工作的具體需要而進(jìn)行的,并根據(jù)館(室)藏檔案的狀況來(lái)進(jìn)行。

        2.?dāng)M定計(jì)劃。對(duì)于一些較大的專題,應(yīng)當(dāng)在編制工作之前擬定計(jì)劃。計(jì)劃的主要內(nèi)容包括:專題的名稱;題目?jī)?nèi)容大綱和選材標(biāo)準(zhǔn);題目包括的年限和地區(qū);查找檔案的范圍;工作步驟與工作方法;人員的組織分工等等。

        3.選材。在選材之前,首先應(yīng)當(dāng)弄清在本館(室)內(nèi)的哪些全宗和類別中有該專題的檔案,列出全宗和類別名單。選材的主要要求是,挑選能反映專題本質(zhì)的、有價(jià)值的文件,既不能遺漏有用的材料,也要防止混入與專題關(guān)系不大的材料。選材要掌握好尺度,應(yīng)以選全選準(zhǔn)為原則,防止過(guò)度或者過(guò)嚴(yán)。

        4.填制卡片。填寫卡片一般與選材結(jié)合進(jìn)行。通常先粗選,隨選隨夾條作標(biāo)記,篩選時(shí)隨定隨填卡,也可以邊選邊填,一次性完成。專題卡片的格式和項(xiàng)目,可以借用通用的,也可以專門設(shè)計(jì)卡片。專題卡片項(xiàng)目一般設(shè)有:專題名稱、類、屬類、全宗名稱、(文件內(nèi)容涉及到的)時(shí)間、地區(qū)、檔案號(hào)、檔案內(nèi)容與成分簡(jiǎn)介、檔案館名稱、填卡片人姓名和填卡片的日期等等。填寫卡片的方法有三種:一是以文件為單位進(jìn)行填寫,一文一卡片,二是以案卷為單位進(jìn)行填寫,一卷一卡片;三是組合填寫,將若干內(nèi)容相近的文件或者案卷組合填在一張卡片上。這有兩種做法:一種是將若干文件或者是案卷內(nèi)容進(jìn)行綜合起來(lái),填寫在一張卡片上;另外一種是將若干文件或者案卷的內(nèi)容逐個(gè)填寫在一張卡片上。但是,不同全宗、不同類別的文件或者卷宗不能填寫在一張卡片上。

        5.卡片的分類排列。填寫卡片以后,即可以進(jìn)行卡片的分類與排列,對(duì)于揭示該專題檔案內(nèi)容和成分的全面性、系統(tǒng)性、正確性以及對(duì)卡片目錄的使用都有特別重要的影響??ㄆ姆诸惡团帕校话愀鶕?jù)事前編制的分類方案結(jié)合卡片的實(shí)際情況進(jìn)行。

        四、主題卡片

        主題卡片是用主題詞揭示文件或者案卷內(nèi)容,并且按照主題的字順序排列起來(lái)的卡片式檢索工具。它的主要優(yōu)點(diǎn)一是專指性和集中性強(qiáng);二是檢索方便,按字順序查到主題詞后即可以直接找到屬于該主題的文件;三是存貯的信息詳細(xì)、豐富,能夠減少漏檢;四是能夠把分散在各個(gè)全宗和不同類別屬于同一個(gè)主題的檔案進(jìn)行集中,準(zhǔn)確無(wú)誤地向利用者提供某一主題的全部檔案;五是查找迅速,查全率、查準(zhǔn)率高,但是編制主題卡片也有不足之處,其表現(xiàn)其一是工作量大,特別是主題標(biāo)引比較復(fù)雜,難度大;其二是按字順排列,系統(tǒng)化差,不便于全面系統(tǒng)地利用檔案;其三是漢字有多種排檢方法,容易造成誤差。盡管如此,主題卡片目錄仍然不失為一種重要的、值得推廣的檢索工具。

        劉永祥(1966年-),男,漢族,現(xiàn)任職于吉林省通榆縣蘆葦工作總站,研究方向?yàn)闄n案管理。

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