劉永祥

（吉林省通榆縣蘆葦工作總站 吉林通榆 137200）

淺析蘆葦資源管理中卡片式檔案管理的檢索工具

劉永祥

（吉林省通榆縣蘆葦工作總站 吉林通榆 137200）

蘆葦資源管理中檔案管理的作用是十分重要的，檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展中承擔著社會工作和生活的真實記錄的重要關(guān)系。卡片式檔案是通過卡片將檔案進行集中保管，基于此，本文分析研究了蘆葦資源管理中檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容。分析研究認為，卡片式檔案的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號卡片等。

卡片式檢索工具 卡片式檔案 蘆葦資源管理 卡片管理

蘆葦資源管理中的卡片式檔案檢索工具，是將文件或者案卷的內(nèi)容和形式特征顯著地錄在卡片上，按照一定的規(guī)則將卡片組織成有機體系，用以檢驗檔案。它的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號卡片以及主題卡片等。蘆葦資源管理中的檔案管理十分重要，在經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步中，具有特別重要的意義。因此，本文對此進行分析研究，以便于能夠使其充分發(fā)揮作用的規(guī)律性，以便于能夠為蘆葦資源管理活動的提供幫助。

一、分類卡片

分類卡片是以邏輯體系分類的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）館藏檔案內(nèi)容與成分的一種綜合檢索工具。它將檔案館長久保管的檔案，打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)制成卡片，按照邏輯體系分類排列。

1．分類卡片的優(yōu)缺點。分類卡片的優(yōu)點有以下幾個方面：第一是便于系統(tǒng)、集中地提供檔案。由于它打破了原來的全宗界限和全宗內(nèi)的分類體系，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)加以科學(xué)的分門別類，使同一專題的檔案信息集中在一起，便于從專題和問題的角度進行查找檔案，并能夠系統(tǒng)完整地提供檔案。它具有系統(tǒng)性和集中性強的特點。第二，機動靈活，適應(yīng)性強。它可以變換組合成多種專題卡片，是再生產(chǎn)檢索工具的一種基礎(chǔ)工具。分類卡片的缺點是：標引者、分類者、利用者、檢索者的標準難以一致，查找的程序比較繁瑣，但它仍然不失為基礎(chǔ)性的檔案檢索工具。

2．分類卡片的編制方法。將檔案館的全部檔案，以文件或者案卷為單位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，費力多，而查找文件迅速準確；一卷一卡片，卡片數(shù)量大而減少，但是漏檢率和誤檢率比較高，所以，今后趨向一文一卡片，層層轉(zhuǎn)發(fā)或者全宗之間的重復(fù)文件，可只填制一張卡片，分別注明出處，有主件和附件或者請示與批復(fù)的，可以只填制一張卡片。

卡片著錄完畢之后，要按照擬定的分類體系統(tǒng)一進行分類和排列。類與屬類的設(shè)置要適當，一般不能超過三四層。分類標準要統(tǒng)一，同一類別內(nèi)，只能采取一個劃分標準，類與類之間、屬類與屬類之間，不能相互包含和交叉。類和屬類的命名，要范圍清楚，含義確切，簡明扼要。類內(nèi)一般按照文件內(nèi)容所反映的問題，結(jié)合時間、作者和地區(qū)進行排列，類與類，屬類與屬類之間，分別設(shè)置指引卡片，以便于查找。

二、全宗文件卡片

全宗文件卡片是以邏輯體系進行分類的卡片形式，揭示的是某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。它是將某一全宗內(nèi)長久保存的文件都制成卡片，按文件的內(nèi)容組成邏輯體系分類進行排列?？ㄆ奶钪品椒ㄅc分類卡片基本相同。它是機關(guān)檔案室經(jīng)常采用的一種檢索工具，在檔案館，有些重要全宗檔案有時也會采用。

三、專題卡片

專題卡片是以卡片形式系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它以專門題材為對象，不受全宗限制，把全館（室）有關(guān)這一專題的檔案線索集中起來，有利于按照專題查找檔案。它是應(yīng)用比較普遍的一種檢索工具。專題卡片的編制程序和編制方法如下。

1．選題。所謂選題是對專題卡片目錄能否發(fā)揮作用具有決定性的影響作用。選題一般是根據(jù)黨和國家各項工作的具體需要而進行的，并根據(jù)館（室）藏檔案的狀況來進行。

2．擬定計劃。對于一些較大的專題，應(yīng)當在編制工作之前擬定計劃。計劃的主要內(nèi)容包括：專題的名稱；題目內(nèi)容大綱和選材標準；題目包括的年限和地區(qū)；查找檔案的范圍；工作步驟與工作方法；人員的組織分工等等。

3．選材。在選材之前，首先應(yīng)當弄清在本館（室）內(nèi)的哪些全宗和類別中有該專題的檔案，列出全宗和類別名單。選材的主要要求是，挑選能反映專題本質(zhì)的、有價值的文件，既不能遺漏有用的材料，也要防止混入與專題關(guān)系不大的材料。選材要掌握好尺度，應(yīng)以選全選準為原則，防止過度或者過嚴。

4．填制卡片。填寫卡片一般與選材結(jié)合進行。通常先粗選，隨選隨夾條作標記，篩選時隨定隨填卡，也可以邊選邊填，一次性完成。專題卡片的格式和項目，可以借用通用的，也可以專門設(shè)計卡片。專題卡片項目一般設(shè)有：專題名稱、類、屬類、全宗名稱、（文件內(nèi)容涉及到的）時間、地區(qū)、檔案號、檔案內(nèi)容與成分簡介、檔案館名稱、填卡片人姓名和填卡片的日期等等。填寫卡片的方法有三種：一是以文件為單位進行填寫，一文一卡片，二是以案卷為單位進行填寫，一卷一卡片；三是組合填寫，將若干內(nèi)容相近的文件或者案卷組合填在一張卡片上。這有兩種做法：一種是將若干文件或者是案卷內(nèi)容進行綜合起來，填寫在一張卡片上；另外一種是將若干文件或者案卷的內(nèi)容逐個填寫在一張卡片上。但是，不同全宗、不同類別的文件或者卷宗不能填寫在一張卡片上。

5．卡片的分類排列。填寫卡片以后，即可以進行卡片的分類與排列，對于揭示該專題檔案內(nèi)容和成分的全面性、系統(tǒng)性、正確性以及對卡片目錄的使用都有特別重要的影響?？ㄆ姆诸惡团帕?，一般根據(jù)事前編制的分類方案結(jié)合卡片的實際情況進行。

四、主題卡片

主題卡片是用主題詞揭示文件或者案卷內(nèi)容，并且按照主題的字順序排列起來的卡片式檢索工具。它的主要優(yōu)點一是專指性和集中性強；二是檢索方便，按字順序查到主題詞后即可以直接找到屬于該主題的文件；三是存貯的信息詳細、豐富，能夠減少漏檢；四是能夠把分散在各個全宗和不同類別屬于同一個主題的檔案進行集中，準確無誤地向利用者提供某一主題的全部檔案；五是查找迅速，查全率、查準率高，但是編制主題卡片也有不足之處，其表現(xiàn)其一是工作量大，特別是主題標引比較復(fù)雜，難度大；其二是按字順排列，系統(tǒng)化差，不便于全面系統(tǒng)地利用檔案；其三是漢字有多種排檢方法，容易造成誤差。盡管如此，主題卡片目錄仍然不失為一種重要的、值得推廣的檢索工具。

劉永祥（1966年-），男，漢族，現(xiàn)任職于吉林省通榆縣蘆葦工作總站，研究方向為檔案管理。