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        淺析醫(yī)院人事檔案管理中的問題及對(duì)策

        2019-11-23 17:20:22
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年18期
        關(guān)鍵詞:人事紙質(zhì)分類

        人事檔案的真實(shí)性關(guān)系到醫(yī)院職工的發(fā)展,由醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及專門的管理部門管理、負(fù)責(zé)。如今,為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,很多醫(yī)院已經(jīng)在轉(zhuǎn)型,此時(shí),醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容和方法也應(yīng)該跟隨其腳步,逐步升級(jí)管理內(nèi)容、完善檔案信息收集的方法,才能進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院人事資源的合理應(yīng)用以及醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展。

        一、醫(yī)院人事檔案管理存在的一系列問題

        (一)檔案信息利用率不高。很多基層醫(yī)院的人事檔案管理依然靠人工,檔案信息大多數(shù)為紙質(zhì)版,不僅難以完好保存,海量的人事信息更新也不及時(shí),這就導(dǎo)致檔案信息的意義不大。另外很多醫(yī)院人事信息內(nèi)容不全面,只記錄非常淺顯的年齡、性別、崗位等一般資料,嚴(yán)重欠缺對(duì)員工的能力、專長(zhǎng)、研究領(lǐng)域的記載,導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息的利用率很低。

        (二)管理手段不科學(xué)。如今的社會(huì)是信息化時(shí)代,所有行業(yè)的發(fā)展都離不開計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),醫(yī)院檔案管理也勢(shì)必會(huì)朝著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。醫(yī)院的人事信息包括很多種類,而且信息量極大,人工工作耗費(fèi)時(shí)間很長(zhǎng),而且分類不準(zhǔn)確,也很可能導(dǎo)致信息的錯(cuò)誤和丟失,這對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展極為不利。另外,目前很多醫(yī)院只能夠通過計(jì)算機(jī)檢索目錄并存儲(chǔ)信息,信息化管理方式仍需完善。

        (三)管理人員不專業(yè)。據(jù)調(diào)查,很多醫(yī)院的人事檔案管理人員不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的,所以他們的管理方式不科學(xué),而且缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致檔案信息更新不及時(shí),保存不完整,這會(huì)直接損害到醫(yī)院工作人員的切身利益,間接影響醫(yī)院的發(fā)展。雖然我國很多大學(xué)都開辦了檔案管理專業(yè),但是醫(yī)院招聘人才時(shí)對(duì)專業(yè)把關(guān)不嚴(yán),甚至有人通過“關(guān)系”進(jìn)入醫(yī)院。他們的能力不足,缺乏責(zé)任感;專業(yè)性不足,不熟悉檔案信息管理軟件,操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,導(dǎo)致人事檔案的分類、整理等不準(zhǔn)確。

        二、醫(yī)院人事檔案管理的改進(jìn)措施

        (一)創(chuàng)新管理模式。目前,我國加大了對(duì)醫(yī)療制度的改革力度,以前的人事檔案管理都屬于靜態(tài)管理,紙質(zhì)檔案存放在檔案室,很少有人翻閱,如今應(yīng)將其轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)化管理,實(shí)現(xiàn)信息的全面性,提高資源利用率。當(dāng)今醫(yī)療改革的新動(dòng)向是有效整合醫(yī)療資源并利用醫(yī)療資源,同時(shí)推動(dòng)全民健康,充分調(diào)動(dòng)及發(fā)揮醫(yī)院人力資源的功效。醫(yī)院應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),將所有的人事信息統(tǒng)一歸檔到數(shù)據(jù)庫,并完善數(shù)據(jù)庫檢索模式,讓信息的查詢、更改、印制更加方便、快捷。

        (二)細(xì)化檔案分類。醫(yī)院人事檔案涉及范圍很廣,不僅包含在職員工的性別、崗位、職稱等,還涵蓋每位曾經(jīng)或者目前在職人員的崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息。所以信息的準(zhǔn)確分類至關(guān)重要。而且目前的檔案信息分類比以前更加精細(xì),所以醫(yī)院要順應(yīng)國家醫(yī)療體制的發(fā)展,調(diào)整現(xiàn)有分類,保障檔案信息的準(zhǔn)確性和精細(xì)度。

        (三)加強(qiáng)信息鑒定力度。任何檔案信息都應(yīng)保證其真實(shí)性,醫(yī)院人事檔案也不例外,所以醫(yī)院管理人員應(yīng)該重視檔案資料的材料鑒定,并且要加大檔案信息的收集力度,保證其全面性。需要注意的是,檔案的轉(zhuǎn)移以及新信息大記錄很常見,在檔案移交、更新的過程中,檔案材料形成部門應(yīng)該完全知情,并保證信息的真實(shí)性。在人事檔案管理中,很多員工會(huì)晉升或者調(diào)整職位,這些資料的真實(shí)性都很重要,所以在經(jīng)過多次核對(duì),保證信息真實(shí)的情況下,才能歸檔,避免虛假信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。

        (四)改善管理環(huán)境。無論哪個(gè)行業(yè),哪種類型的工作,整潔的環(huán)境是提高工作效率的前提,所以醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門的工作人員提供一個(gè)安靜、設(shè)備齊全的辦公環(huán)境。目前很多醫(yī)院無法完全脫離紙質(zhì)檔案,所以紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境應(yīng)防潮、防火、防霉,避免檔案信息損壞;電子檔案信息則需要完善的硬件環(huán)境,打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)都應(yīng)備齊,檔案管理軟件也應(yīng)該處于最優(yōu)狀態(tài),保障信息化資料錄入及搜索的便捷性。另外,還需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)與考核,針對(duì)屢次犯錯(cuò)的員工,應(yīng)給予一定的懲罰,工作細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工應(yīng)該受到精神和物質(zhì)方面的獎(jiǎng)勵(lì),有獎(jiǎng)有罰,才能激勵(lì)員工更好地工作,提高醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)有效性。

        三、結(jié)束語

        綜上所述,醫(yī)院人事檔案管理涉及甚廣,不僅和員工的利益息息相關(guān),還關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展以及我國醫(yī)療體制的改革。但是目前醫(yī)院人事管理還存在管理方式落后、檔案利用率不高等問題,限制了醫(yī)院的發(fā)展,所以相關(guān)工作人員及醫(yī)院應(yīng)該采取有效措施完善檔案管理,比如:加強(qiáng)員工培訓(xùn),完善硬件設(shè)施等等,這樣才能不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的有效性。

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