張曄

一、引言

作為能輔助企業(yè)提升管理能力的信息管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)運用得當可以提升企業(yè)運營效率，促進企業(yè)精細化管理，增強企業(yè)內(nèi)部信息管理與控制，做到資源共享，實時為管理者提供當期數(shù)據(jù)，以在變化莫測的市場環(huán)境中提供及時反饋與快速調(diào)整。ERP作為一種管理工具，對使用企業(yè)的基礎(chǔ)環(huán)境要求很高，如組織架構(gòu)，工藝流程，控制與溝通，執(zhí)行與監(jiān)督，風險與防范等；在實踐中則涉及事前開發(fā)，事中運行，事后維護的過程，每一個環(huán)節(jié)都影響整體系統(tǒng)的應用效果。

ERP作為現(xiàn)代企業(yè)有力的管控工具，在中小型企業(yè)普及的同時，在使用過程中存在大量問題，要做到最大限度地減少問題的發(fā)生，ERP用戶需做到管理模式標準化，前期開發(fā)工作中需求公司與開發(fā)公司之間的互動質(zhì)量直接影響ERP的實施與效果，后期優(yōu)質(zhì)服務與日常維護至關(guān)重要。本文結(jié)合實踐對此進行探究。

二、重視系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

生產(chǎn)大型電機民營企業(yè)，2006年購置軟件，只有財務與倉庫兩板塊得到使用，沒有達到預期的使用效果。因為當時運用的基礎(chǔ)環(huán)境不成熟，企業(yè)實際管理水平?jīng)]有達到軟件管理模塊標準，企業(yè)現(xiàn)實環(huán)境與標準化的管理模式不匹配，如部門的設(shè)置沒有細化，工藝流程沒有標準化，內(nèi)控意識薄弱，計算機運用沒有普及和人才短缺，如按軟件的模式會導致業(yè)務的脫節(jié)，而按業(yè)務的模式則軟件失去其意義。正是因為這個經(jīng)驗教訓，促使企業(yè)逐步開始重視基礎(chǔ)管理環(huán)境的規(guī)范化。

企業(yè)內(nèi)部更新管理模式，引入了國際先進的管理理念。公司領(lǐng)導層多次去德國、荷蘭、日本等國考察訪問，學習引進先進管理理念。公司于2009年通過了ISO9001、ISO14001和OHSAS18001的國際標準三體系認證。公司以人才為根本，以科技為基礎(chǔ)，以市場為導向。公司開始著手精細化管理策略，增強內(nèi)部管控意識，通過優(yōu)化公司內(nèi)部業(yè)務流程，逐漸與標準管理模塊相匹配。與此同時，制定規(guī)范的部門職責制度，配置相關(guān)軟件設(shè)施，招賢納士，進行人員操作培訓。

需要重視前期的選型、開發(fā)、設(shè)計工作。通過廣泛的市場調(diào)研與洽談，確定一家實力強且能夠充分理解企業(yè)思路的成熟ERP團隊，來負責前期開發(fā)、中期實施與后期服務工作。在整個過程中，雙方的溝通充分與否成為項目成敗的關(guān)鍵，如各部門要專人積極協(xié)同參與，提出自己部門的需求與要求；方案成型時需要每個部門參與審議。

同時開發(fā)公司需要對需求公司的業(yè)務流程、工藝流程與核算流程了如指掌，ERP團隊不僅需要深入開展實地勘察，咨詢，與各部門交流，不斷完善合理建議，理順工藝流程與各部門管控要塞，還要兼顧核算部門的核算流程，才能設(shè)計出適合需求企業(yè)的產(chǎn)品。

鑒于第一次軟件應用的不成功教訓，筆者所在單位對第二次軟件前期開發(fā)工作過程相當重視。在企業(yè)現(xiàn)行標準模式化的管理基礎(chǔ)上，竭力地與開發(fā)商協(xié)商溝通，盡最大努力開發(fā)出適合企業(yè)在實際生產(chǎn)過程中可以順利執(zhí)行的軟件。ERP先期投入的財力物力人力相當高，業(yè)務流程的每一個環(huán)節(jié)與信息鏈的完善吻合必須符合實際操作及核算流程。反之會給企業(yè)造成很大損失。

三、關(guān)注系統(tǒng)運行與維護

系統(tǒng)運行期初會出現(xiàn)大量預想不到的問題，既來自于設(shè)計層面又來自于實施層面，需要一個過渡期，在此期間 ERP服務人員需要及時跟蹤指導，公司操作人員要做到及時反饋問題。主要出現(xiàn)的問題是具體崗位執(zhí)行不到位，不按規(guī)定進行操作。

管理出問題導致的現(xiàn)象：計劃采購車間倉庫銷售財務，環(huán)節(jié)脫鏈，不按流程操作，造成財務整理數(shù)據(jù)時出現(xiàn)負數(shù)。計劃部門產(chǎn)品增補計劃多，單據(jù)遺漏，造成質(zhì)檢部門有貨無單入庫。生產(chǎn)部門領(lǐng)料成本對象不明確，造成個體產(chǎn)品料工費不齊全。倉庫實務操作與軟件輸入不同步，顯示不出實時數(shù)據(jù)。生產(chǎn)部門出入庫單據(jù)不齊全，不按計劃執(zhí)行，后道平臺無法正常操作。非合格品入合格品庫，倉庫收發(fā)人員嚴重失職。退貨處理不當，不及時上報處理。平臺式的界面，公司的技術(shù)機密很容易暴露。

操作出問題導致的現(xiàn)象：車間產(chǎn)品入庫時串庫，倉庫人員審核不嚴格。產(chǎn)品編碼重復，數(shù)據(jù)錄入人員不仔細。商務部不及時更新價格，銷售價格不實，增加勾兌工作量。工藝組不及時更新工藝單，無法保證BOM單的準確性與及時性。倉庫沒有實物入庫也審核通過。手工賬與ERP環(huán)境下處理方式不一致。錄入人員與審核人員的職責權(quán)限不清晰。上述情況導致無法利用信息技術(shù)實施有效管理。

ERP軟件問題導致的現(xiàn)象：軟件本身不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)莫名遺失。核算系統(tǒng)勾稽關(guān)系不明確，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的金額忽上忽下。軟件內(nèi)部的表與表之間數(shù)值有差異。開發(fā)期間生產(chǎn)工序核算次序不清，倉庫間移庫數(shù)據(jù)沒有取數(shù)。沒有設(shè)置特殊進退出庫單。既有直接生產(chǎn)又有后期加工核算功能無法完全匹配。以上情況無法達到完全內(nèi)部控制標準。

上述問題可歸于兩方面的原因，一方面是執(zhí)行問題。如平臺信息鏈上的操作人員責任心不強、對軟件管理的物質(zhì)沒有明細概念、精細化管理的標準不完善等等，大多是流程操作不清晰、授權(quán)不當、考核不明確等原因。

對這些問題要從制度層面去考慮解決，如實行內(nèi)部監(jiān)督制度，安排定期盤點抽查，每日對信息鏈動態(tài)觀察，發(fā)現(xiàn)問題及時糾偏。采取績效考核制度，對工作制定項目，考核打分，實施獎罰；不斷完善操作規(guī)范，明確職責分工，專人定崗；加強部門間的溝通與協(xié)調(diào)，定期組織部門針對問題提出整改建議；設(shè)定嚴格的權(quán)限制度，減少數(shù)據(jù)傳輸風險；定期技術(shù)維護與操作指導培訓等。需要從細節(jié)開始嚴格規(guī)范與考核，養(yǎng)成操作層面的按規(guī)定操作的習慣，盡快度過適應期。這也是單位審視自身提升管理能力的機遇，可借此完善管理規(guī)章制度。

另一方面是軟件設(shè)計問題，如內(nèi)部信息系統(tǒng)陳舊老化、開發(fā)中內(nèi)部控制設(shè)計與核算流程不匹配。雙方無法預測到運行過程中的所有問題等等。

針對這些問題需要考慮其產(chǎn)生的根源和影響的范圍，判斷出是臨時問題還是長期問題，以及解決需要投入的資源。筆者建議不能夠因為實施費用問題選擇報價低的軟件廠商，這會帶來無止境的各種各樣的問題。一定要選擇優(yōu)秀穩(wěn)定的開發(fā)商。對于前期開發(fā)過程中沒有預測到的問題要及時處理。特別需要強調(diào)良好周到的售后服務。與開發(fā)商簽訂合同時要充分預測并留有余地，譬如：付款模式要留保證金。

四、加強后續(xù)管理與溝通

使用ERP需要時時維護，對售后服務要求高。在ERP操作過程中總會出現(xiàn)一些異常事故，需要及時與售后服務人員溝通聯(lián)系，及時解決問題確保工作正常運轉(zhuǎn)。公司要專人負責管理與檢查信息系統(tǒng)。軟件負責專管人員有工作調(diào)動時需書面交接。本公司曾出現(xiàn)維護人員離職時沒有書面交接，正逢新舊廠區(qū)搬家，結(jié)果造成數(shù)據(jù)丟失。像日常備份數(shù)據(jù)等都要專人專管，減少使用風險。還要重點強調(diào)指出的是：一定要在當期使用中的服務器外再備份，這一點很重要，防止服務器壞了，數(shù)據(jù)消失。

民營企業(yè)運用ERP平臺有其特定的需求，希望借助此能迅速整合公司內(nèi)部信息，提升公司整體管控能力。通過兩套軟件的實踐發(fā)現(xiàn)，軟件運用的成功與否，與前期開發(fā)、事中運行和事后維護密切相關(guān)。針對當下因服務器導致的數(shù)據(jù)遺失，提醒筆者所在單位，管理不能忽視細節(jié)，細節(jié)決定成敗。

五、ERP應用變化與成效

公司目前運用ERP主要變化是：員工操作層面做到了熟能生巧和隨機應變；管理操作層面管控自如?；诠揪毣芾淼男枨?，ERP既滿足了內(nèi)控管理的要求，又滿足了生產(chǎn)流程的需要，且讓財務人員成功轉(zhuǎn)型，成為集操作與管理并進的復合性人才。

與此同時，此軟件的運用，增強了公司的團體協(xié)作與凝聚力，增強了部門間的相互溝通理解與配合度。使公司能夠適時推進工作進度，實行上下層監(jiān)督制約與發(fā)現(xiàn)問題、認識問題、解決問題，達到了動靜結(jié)合的管理模式。公司每年針對市場變化，會有多重調(diào)整，降本增效會對各部門施加壓力，如工藝調(diào)整就會帶來一系列更新問題，ERP運用的過程，是不斷賦予細節(jié)圓滿與淘汰的過程。與軟件后期服務公司是長期的合作關(guān)系。變中有序，序中有變，公司與服務人員的溝通配合呈良性發(fā)展態(tài)勢，雙方在運用過程中的更新需求與補給能夠得到及時的回應與解決。