韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧

醫(yī)院開(kāi)展固定資產(chǎn)常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)的思考
——以河南省腫瘤醫(yī)院為例

韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧

固定資產(chǎn)常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)在保障公立醫(yī)院資產(chǎn)安全完整，發(fā)揮資產(chǎn)使用效益和提升醫(yī)院管理水平方面有重要的作用。筆者以河南省腫瘤醫(yī)院的實(shí)踐為例，闡述了常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)開(kāi)展的必要性、實(shí)施條件、具體做法和所取得的成效，并討論和思考了未來(lái)改進(jìn)的方向。

固定資產(chǎn);常態(tài)化盤(pán)點(diǎn);信息化

固定資產(chǎn)常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)是以固定資產(chǎn)賬目為依據(jù)，將按月、季、年進(jìn)行的清查落實(shí)到平時(shí)，以一種不間斷的、持續(xù)改進(jìn)的方式對(duì)全院固定資產(chǎn)進(jìn)行循環(huán)盤(pán)點(diǎn)，核準(zhǔn)醫(yī)院資產(chǎn)家底、及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符、資產(chǎn)管理不斷優(yōu)化的一種工作手段。盤(pán)點(diǎn)的內(nèi)容包括醫(yī)院所擁有或者控制的房屋及建筑物、專(zhuān)業(yè)設(shè)備、一般設(shè)備以及其他符合《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》定義的所有固定資產(chǎn)。

1 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)的必要性

固定資產(chǎn)在醫(yī)院資產(chǎn)中占有相當(dāng)比例，與固定資產(chǎn)相關(guān)的折舊費(fèi)用和維保費(fèi)用對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)結(jié)果也具有較大的影響，不管是從會(huì)計(jì)工作的要求，還是從公立醫(yī)院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀來(lái)看，都有必要實(shí)施常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)。

1.1 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)是保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)［1］

會(huì)計(jì)信息的生成包括記賬、登賬、對(duì)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表這四個(gè)步驟。隨著會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，“記賬”、“登賬”、“編制報(bào)表”這三個(gè)步驟被遷移到線(xiàn)上，并且，三個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化一體化，“對(duì)賬”環(huán)節(jié)被跳過(guò)，而對(duì)賬環(huán)節(jié)是保障核算準(zhǔn)確的重要驗(yàn)證。在HRP信息化條件下，大部分記賬工作也可隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生自動(dòng)完成。在這種情況下，“賬實(shí)”核對(duì)這項(xiàng)工作就顯得非常的必要，因?yàn)槌B(tài)化盤(pán)點(diǎn)作為固定資產(chǎn)“價(jià)值管理”和“實(shí)物管理”的連接點(diǎn)，能夠依據(jù)價(jià)值信息來(lái)驗(yàn)證實(shí)物信息，從而保證財(cái)務(wù)報(bào)表信息的正確可靠。

1.2 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)是保證醫(yī)院資產(chǎn)管理質(zhì)量的重要機(jī)制

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理鏈條長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，涉及的部門(mén)多、崗位多，如果部門(mén)間分工不夠明確、環(huán)節(jié)間銜接不到位、或者某部門(mén)、某崗位履職不正確、不及時(shí)、不嚴(yán)謹(jǐn)、不盡責(zé)，資產(chǎn)的安全和運(yùn)行效率就容易出問(wèn)題。而對(duì)于資產(chǎn)品種眾多、資產(chǎn)數(shù)量巨大的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，等問(wèn)題暴露時(shí)，往往損失已經(jīng)發(fā)生［2］。常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)從結(jié)果出發(fā)，通過(guò)循環(huán)的、持續(xù)的賬實(shí)核對(duì)工作和問(wèn)題追蹤、問(wèn)責(zé)機(jī)制，在不斷的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、改進(jìn)的過(guò)程中形成PDCA管理閉環(huán)，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理水平不斷提高，逐漸實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)精細(xì)化管理［3］。

2 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)的做法

2.1 建立并完善保障措施

開(kāi)展固定資產(chǎn)的常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)工作量大、任務(wù)繁瑣、涉及的部門(mén)和崗位多，要做好盤(pán)點(diǎn)工作并取得資產(chǎn)管理水平的持續(xù)改進(jìn)，需要在以下兩個(gè)方面做好保障。

第一，組織保障。盤(pán)點(diǎn)是實(shí)物管理和價(jià)值管理的結(jié)合，需要實(shí)物管理部門(mén)和價(jià)值管理部門(mén)共同進(jìn)行。盤(pán)點(diǎn)工作是基于賬務(wù)的實(shí)物核對(duì)，因而，盤(pán)點(diǎn)工作建議由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭，物資管理部門(mén)(包括醫(yī)療裝備、后勤保障、信息中心等部門(mén))共同參與［4］。如果醫(yī)院成立有資產(chǎn)管理科，則建議由該部門(mén)牽頭組織。同時(shí)，由于常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)是一項(xiàng)日常性工作，每周、每月都要開(kāi)展，經(jīng)驗(yàn)和配合度會(huì)影響盤(pán)點(diǎn)的效率和質(zhì)量，盤(pán)點(diǎn)小組成員一定時(shí)期內(nèi)要保持相對(duì)固定。

第二，機(jī)制保障。要確保常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)工作切實(shí)起到落實(shí)醫(yī)院管理的作用，就要按照PDCA循環(huán)管理的要求，建立起有效的反饋和責(zé)任機(jī)制。

建立常態(tài)化反饋改進(jìn)機(jī)制。在醫(yī)院管理實(shí)務(wù)中，造成固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的原因，要么是制度規(guī)定不夠細(xì)化、職責(zé)權(quán)限不夠明確，要么因?yàn)槭橇鞒淘O(shè)計(jì)不夠順暢、科學(xué)，要么是崗位履職不及時(shí)、不正確。盤(pán)點(diǎn)人員要定期總結(jié)、深入分析，追溯、跟蹤業(yè)務(wù)流程，使用“品管圈”、“魚(yú)骨圖”等工具，給醫(yī)院提交資產(chǎn)管理辦法修訂建議，這樣才能從源頭上避免新問(wèn)題的出現(xiàn)。

例如，我院發(fā)現(xiàn)，部分資產(chǎn)盤(pán)盈是因?yàn)楣?yīng)商沒(méi)有通過(guò)驗(yàn)收環(huán)節(jié)就直接將資產(chǎn)配送到使用科室，使用科室因?yàn)槌杀痉矫娴目紤]并不及時(shí)反饋。根據(jù)這個(gè)情況，醫(yī)院修訂了細(xì)節(jié)規(guī)定，要求采供辦不直接通知供應(yīng)商，而是每天將采供單傳遞給庫(kù)房人員，由庫(kù)房通知供應(yīng)商送貨并辦理驗(yàn)收手續(xù)。

又如，我們發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈的另外一個(gè)重要原因是基建工程移交時(shí)，將建設(shè)期間購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備和家具(例如電梯、空調(diào)等)計(jì)入“基建工程”原值一并核算，盤(pán)點(diǎn)時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)不少“多余出來(lái)的資產(chǎn)”。根據(jù)這種情況，我們完善了基建工程決算制度，要求決算移交之前，由財(cái)務(wù)部和審計(jì)部牽頭，基建辦、設(shè)備科、后勤科、保衛(wèi)部等部門(mén)共同參與，進(jìn)行分類(lèi)資產(chǎn)核實(shí)、剝離，補(bǔ)建資產(chǎn)賬，補(bǔ)打資產(chǎn)標(biāo)簽。

建立責(zé)任機(jī)制［5］。每件資產(chǎn)都需指定責(zé)任科室和責(zé)任人，責(zé)任科室和責(zé)任人對(duì)資產(chǎn)的安全完整負(fù)責(zé)，同時(shí)規(guī)定，資產(chǎn)交接先于人事交接，當(dāng)責(zé)任人更換科室或者退休、調(diào)離時(shí)，人力資源部需依據(jù)資產(chǎn)小組的簽字方能辦理人事變動(dòng)手續(xù)，倒逼資產(chǎn)責(zé)任人先完成資產(chǎn)交接。對(duì)于由于管理不善等原因出現(xiàn)的資產(chǎn)盤(pán)虧，要建立責(zé)任掛鉤機(jī)制，科室負(fù)責(zé)人要寫(xiě)明原因，醫(yī)院要對(duì)相關(guān)人員實(shí)行責(zé)任追究。

2.2 做好盤(pán)點(diǎn)規(guī)劃和盤(pán)點(diǎn)前準(zhǔn)備

要對(duì)盤(pán)點(diǎn)周期、順序、質(zhì)量有一個(gè)整體的規(guī)劃，以保障盤(pán)點(diǎn)的進(jìn)度和質(zhì)量。盤(pán)點(diǎn)周期根據(jù)資產(chǎn)規(guī)模來(lái)確定，最好一輪不要超過(guò)2年;盤(pán)點(diǎn)順序可以按照樓宇空間位置、也可以按照科室類(lèi)別;盤(pán)點(diǎn)質(zhì)量要求包括過(guò)程嚴(yán)謹(jǐn)、表單完整、處理及時(shí)、反饋到位，最大限度保障資產(chǎn)安全完整。在組織盤(pán)點(diǎn)時(shí)，要避開(kāi)臨床醫(yī)技科室的業(yè)務(wù)高峰時(shí)段，提前與科室約定好盤(pán)點(diǎn)時(shí)間，打印好各類(lèi)資產(chǎn)賬面盤(pán)點(diǎn)表，通知科室資產(chǎn)管理員準(zhǔn)備好科室臺(tái)賬、相關(guān)資料和所有房間鑰匙。

2.3 豐富現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)的工作內(nèi)涵

現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)是盤(pán)點(diǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它決定清查小組能否得到準(zhǔn)確的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，全面發(fā)現(xiàn)存在的管理問(wèn)題并給出正確的管理建議。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就要改變以往資產(chǎn)清查走馬觀(guān)花、勾完交差的做法，從三個(gè)方面完成現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)工作。一是要“查清楚”:盤(pán)點(diǎn)小組要對(duì)照盤(pán)點(diǎn)表逐房間驗(yàn)看實(shí)物，核對(duì)使用年份、規(guī)格型號(hào)，如實(shí)登記相符、盤(pán)虧、盤(pán)盈情況，避免出現(xiàn)錯(cuò)盤(pán)、漏盤(pán)，做到資產(chǎn)賬實(shí)“實(shí)質(zhì)相符”。二是要“問(wèn)明白”:就發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況要與科室資產(chǎn)管理員、責(zé)任人進(jìn)行溝通，弄明白每件資產(chǎn)盤(pán)盈、盤(pán)虧的原因。三是要“指導(dǎo)到位”:對(duì)于因?yàn)椴患皶r(shí)辦理出入庫(kù)、轉(zhuǎn)移交接手續(xù)等原因形成的盤(pán)盈盤(pán)虧，要指導(dǎo)資產(chǎn)管理員補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，對(duì)于標(biāo)簽脫落或漏打標(biāo)簽的資產(chǎn)要通知相關(guān)人員盡快補(bǔ)打、重新粘貼，要及時(shí)解答資產(chǎn)管理員提出的相關(guān)問(wèn)題，并主動(dòng)介紹資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)的相關(guān)政策。

2.4 做好盤(pán)后事宜和定期回顧

盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)小組要及時(shí)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果導(dǎo)入系統(tǒng)，產(chǎn)出實(shí)盤(pán)、相符、盤(pán)盈、盤(pán)虧四張報(bào)表，并要求科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字;根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及時(shí)更新資產(chǎn)總賬和科室臺(tái)賬，正確計(jì)算科室運(yùn)營(yíng)成本;就盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)閑置及使用不飽和的情況及時(shí)反饋給資產(chǎn)管理科室，便于調(diào)劑或者多部門(mén)共享。

針對(duì)盤(pán)點(diǎn)情況，盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)定期撰寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，提交給醫(yī)院決策層和相關(guān)部門(mén)。報(bào)告包括需要提交醫(yī)院處理的盤(pán)盈盤(pán)虧匯總結(jié)果，也包括根據(jù)原因追溯分析提出的優(yōu)化流程和分工調(diào)整的制度修訂建議［6］。盤(pán)點(diǎn)小組還要定期就如何提高盤(pán)點(diǎn)效率和質(zhì)量組織討論，使盤(pán)點(diǎn)流程和內(nèi)容逐步標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。我院采取品管圈的方法，使每科室現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)時(shí)間由平均184分鐘降低為120分鐘。

2.5 做好信息化支持

由于醫(yī)院固定資產(chǎn)品種多樣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，部分資產(chǎn)不容易識(shí)別，需要管理的屬性又包括品名、規(guī)格、價(jià)值、年限、位置、責(zé)任人等諸多內(nèi)容，手工盤(pán)點(diǎn)效率低下且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏、內(nèi)容不全面的情況，因此信息化支持在常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)中至關(guān)重要。信息系統(tǒng)至少要在兩個(gè)方面起到支撐作用，一是支持使用RFID(無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù))或條形碼技術(shù)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)逐房間按次序進(jìn)行掃碼，提高盤(pán)點(diǎn)的效率和準(zhǔn)確度［7］。二是盤(pán)點(diǎn)報(bào)表自動(dòng)生成?，F(xiàn)場(chǎng)掃碼完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成資產(chǎn)實(shí)盤(pán)表;要和財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，自動(dòng)生成資產(chǎn)相符、資產(chǎn)盤(pán)盈、資產(chǎn)盤(pán)虧三張報(bào)表及相關(guān)查詢(xún)報(bào)表［8］。

3 效果與討論

3.1 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)達(dá)到的效果

3.1.1 基本實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符 經(jīng)過(guò)兩年的時(shí)間，在完成第一輪常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)之后，河南省腫瘤醫(yī)院已經(jīng)理清了之前由于新樓啟用、科室搬遷、管理不規(guī)范等歷史原因而帶來(lái)的固定資產(chǎn)賬目問(wèn)題，摸清了家底，基本實(shí)現(xiàn)科室資產(chǎn)臺(tái)賬清晰，全院固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。

3.1.2 實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)制度、流程的持續(xù)改進(jìn) 河南省腫瘤醫(yī)院在常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)入賬信息錄入不規(guī)范、資產(chǎn)調(diào)劑不規(guī)范、報(bào)廢不及時(shí)是導(dǎo)致科室資產(chǎn)賬實(shí)不符的主要原因。針對(duì)這些情況，我院加強(qiáng)了“資產(chǎn)入門(mén)關(guān)”、“內(nèi)部轉(zhuǎn)移關(guān)”、“資產(chǎn)報(bào)廢關(guān)”三個(gè)環(huán)節(jié)的管理，要求:資產(chǎn)驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，要對(duì)照合同和實(shí)物，準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)價(jià)值、型號(hào)規(guī)格、使用科室等信息，尤其是廠(chǎng)家贈(zèng)送的資產(chǎn)也要登記入賬;資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移時(shí)，要求使用科室辦理交接手續(xù)，資產(chǎn)管理部門(mén)審批，及時(shí)在信息系統(tǒng)中調(diào)整，杜絕資產(chǎn)的隨意變動(dòng);資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，要求使用科室及時(shí)申請(qǐng)、辦理相關(guān)報(bào)批手續(xù)，資產(chǎn)管理科室及時(shí)組織鑒定并及時(shí)回收、統(tǒng)一保管和處理報(bào)廢資產(chǎn)。

3.1.3 資產(chǎn)管理意識(shí)大大加強(qiáng) 實(shí)地盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，來(lái)自財(cái)務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)組成的盤(pán)點(diǎn)小組通過(guò)和使用科室資產(chǎn)責(zé)任人、資產(chǎn)管理員密切溝通，傳達(dá)資產(chǎn)制度制定方的管理理念和方法，實(shí)現(xiàn)制度由上及下的推廣;同時(shí)，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)新購(gòu)、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、標(biāo)簽管理等問(wèn)題的正確處理方法，資產(chǎn)與科室成本、獎(jiǎng)金的關(guān)系，資產(chǎn)丟失、損壞所面臨的處罰措施等相關(guān)政策的講解和引導(dǎo)，逐步培養(yǎng)使用部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)良好的資產(chǎn)管理習(xí)慣，最終形成積極的管理文化，使各部門(mén)從原來(lái)的排斥、消極應(yīng)對(duì)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榕浜?、主?dòng)的參與。

3.2 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)存在的不足

3.2.1 對(duì)資產(chǎn)效能關(guān)注不足，盤(pán)點(diǎn)內(nèi)涵有待豐富目前常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)的焦點(diǎn)仍是核對(duì)賬實(shí)、摸清家底，對(duì)資產(chǎn)明顯閑置和效能明顯不足的情況也做了關(guān)注，但是資產(chǎn)的效益實(shí)施情況卻沒(méi)有客觀(guān)全面的評(píng)價(jià)。從價(jià)值管理的角度來(lái)看，資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)只要完成，醫(yī)院成本就已產(chǎn)生，如果資產(chǎn)不能給醫(yī)院帶來(lái)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，閑置、毀損和丟失帶來(lái)的浪費(fèi)效果等同的。

3.2.2 信息化工具使用的不夠充分，盤(pán)點(diǎn)手段有待優(yōu)化 常態(tài)化盤(pán)點(diǎn)工作主要包括盤(pán)點(diǎn)、資料整理和溝通三部分，后者必須由盤(pán)點(diǎn)人員來(lái)完成，而盤(pán)點(diǎn)和資料整理則可以通過(guò)信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，既可以有效提高效率，又可以降低錯(cuò)誤機(jī)率。

3.2.3 空間資源沒(méi)有被重視，盤(pán)點(diǎn)范圍有待擴(kuò)大

對(duì)醫(yī)院而言，所有稀缺的都是需要進(jìn)行管理的，房屋空間資源無(wú)疑也是醫(yī)院經(jīng)過(guò)經(jīng)濟(jì)投入形成的稀缺資源。雖然房屋建筑物形成的房間幾乎不存在盤(pán)盈盤(pán)虧的可能，但對(duì)寸土寸金的醫(yī)院而言，讓每個(gè)房間充分使用，發(fā)揮效能也應(yīng)該列入管理計(jì)劃。在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，我們也發(fā)現(xiàn)，一方面是住院床位緊張，一方面不乏部分房間放置雜物或長(zhǎng)期空置的現(xiàn)象?；谶@種情況，河南省腫瘤醫(yī)院自今年下半年開(kāi)始，啟動(dòng)了房屋登記和資產(chǎn)管理計(jì)劃，一方面為院內(nèi)每個(gè)房間登記編號(hào)，明確責(zé)任科室和責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理;另一方面，將房間內(nèi)的資產(chǎn)和房間關(guān)聯(lián)，為資產(chǎn)建立更清晰的坐標(biāo)。

［1］韓斌斌.公立醫(yī)院固定資產(chǎn)實(shí)施精細(xì)化管理的思考［J］.中國(guó)醫(yī)院，2015，19(9):58-60.

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A Consideration about Hospital How to Develop the Normalized Inventory of Fixed Assets-Using Cancer Hospital of Henan for Example

HAN Binbin，MA Yingqi，CHEN Shuhui

Normalized inventory of Fixed Assets has a great effect on ensuring the safety and integrity of assets，simultaneously proving use efficiency and management.The article taking the practice of Cancer Hospital of Henan for example，elaborates the necessity，conditions，specific practices and the result of producing normalized inventory of fixed assets，at the same time thinks about and discusses the improve direction.

Fixed assets;Normalized Inventory of Fixed Assets;Information

Cancer Hospital of Henan，Zhengzhou，Henan450008，China

R197.322

:Adoi:10.3969/j.issn.1671-332X.2016.12.044

河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目(編號(hào):162400410089)

韓斌斌 馬穎奇 陳淑慧:河南省腫瘤醫(yī)院 河南鄭州 450008