◆葉 艇

(浙江大學(xué))

高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)提升初探

◆葉 艇

(浙江大學(xué))

高校學(xué)院辦公室是保證學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的中樞機構(gòu)，承擔著輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督辦檢查、信息處理、來訪接待等各項工作，辦公室人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、身體素質(zhì)、責任意識、大局意識、創(chuàng)新意識、廉政意識等素養(yǎng)的高低，對學(xué)院各項工作的順利開展有著重要影響。提升高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)，對辦公室工作和學(xué)院中心工作的推進，將起到非常重要的作用。

高校 學(xué)院辦公室 人員素養(yǎng)

高校學(xué)院辦公室是保證學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的中樞機構(gòu)，承擔著輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督辦檢查、信息處理、來訪接待等各項工作，為學(xué)院的教育教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、對外交流、社會服務(wù)等方面工作提供非常中央的協(xié)調(diào)和服務(wù)作用。隨著高校行政管理改革的不斷發(fā)展，在行政管理服務(wù)工作中，重視提升師生、來訪者的用戶體驗和滿意度，成為辦公室工作的一種新常態(tài)，并對辦公室人員的素養(yǎng)提出了新的要求。在這樣的背景下，提升高校學(xué)院辦公室人員素養(yǎng)，對辦公室工作的順利開展和學(xué)院中心工作的有效推進，將起到非常重要的作用。

一、高校學(xué)院辦公室工作的特點

1.地位重要。辦公室工作與學(xué)院全局工作密切相關(guān)，是學(xué)院的窗口科室，工作涉及面廣、影響面大。辦公室對上與校部機關(guān)職能部門溝通，對外與兄弟院系單位聯(lián)系，對內(nèi)與學(xué)院師生交流，代表學(xué)院機關(guān)的形象，在日常工作中地位至關(guān)重要。

2.事務(wù)繁雜。辦公室工作，在宏觀上涉及學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、重大決策，在微觀上包含辦公用房維修、師生矛盾處理；上至接待院士外賓，下至關(guān)心離退休老教師；內(nèi)至保密文件，外至師生輿情，什么都要參與了解。與其他職能科室沒有明確相關(guān)的工作，都由辦公室兜底負責，牽頭予以落實。

3.工作辛苦。辦公室工作任務(wù)量大、時間要求緊、質(zhì)量要求高、突發(fā)事件多的特點，決定了辦公室工作是非常辛苦的。與其他職能科室工作相對獨立、職能明確相比較，辦公室工作協(xié)調(diào)性要求高，突發(fā)情況應(yīng)對能力要求強的特點，也決定了辦公室人員需要具備“召之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝”的能力，加班加點是辦公室工作的必然現(xiàn)象。

4.難度很大。辦公室工作是全方位、全過程、開放型的。在領(lǐng)導(dǎo)、同事、師生、訪客等不同的服務(wù)對象的工作發(fā)生交疊時，甚至很難分出輕重緩急。不同領(lǐng)導(dǎo)對同一工作發(fā)出不同指示時，要妥善予以溝通協(xié)調(diào)，既統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)意見又要注意不產(chǎn)生矛盾。后勤保障類工作順利時，默默無聞，在遇到問題時，會成為矛盾焦點，甚至代人受過。

二、高校辦公室工作人員的要求

1.要有強烈的責任感。辦公室工作人員首先應(yīng)該從思想上認同“一流管理、服務(wù)師生”的理念，以強烈的責任感服務(wù)教學(xué)、科研等中心工作，本著吃苦耐勞、腳踏實地、愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度全心全意為師生服務(wù)。辦公室工作人員要以強烈的責任感和主人翁精神，對工作中發(fā)現(xiàn)的缺失環(huán)節(jié)及時改善，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)再各項工作開展過程中查漏補缺，為學(xué)院的整個運行系統(tǒng)及時打補丁。

2.要有較高的工作效率。首先，要求要有清晰的語言表達能力和較強的領(lǐng)悟能力，提高溝通的效率；其次，要求要有較強的文字表達能力和材料撰寫能力，提高行文的效率；再次要求熟悉現(xiàn)代化辦公室設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)軟件等，提高辦事的效率。

3.要有較強的協(xié)調(diào)能力。學(xué)院辦公室工作多、雜、亂、繁，日常工作量大，很多時候好幾個上級機關(guān)部處同時下達工作任務(wù)，且要求在較短的時間內(nèi)幾乎同時完成，很多情況下還涉及到學(xué)院下屬各科室、系所的協(xié)同配合。這就要求辦公室工作人員具備很強的協(xié)調(diào)能力，不但要能夠?qū)⒐ぷ靼凑铡爸匾o急、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要”的等級梳理排序，還需要辦公室人員對工作有較強的預(yù)判，并且在平時多做準備，從而實現(xiàn)“多做防火工作，少做救火工作”的良性循環(huán)。

三、辦公室人員素養(yǎng)提升途徑

1.要加強理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)?？煽康恼嗡刭|(zhì)是辦公室人員的核心綜合素質(zhì)，作為辦公室人員，隨時隨地都要加強學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”等重要思想，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，學(xué)習(xí)時事熱點，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)、為師生服務(wù)的服務(wù)意識，堅定正確的政治立場，不斷提高自己的理論水平和政治素質(zhì)。

2.要注重實踐鍛煉，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)是辦公室人員做好工作的必要條件，包括執(zhí)行能力、協(xié)調(diào)能力、自我調(diào)控能力等方面。辦公室人員要善于把學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的想法變成行動，把行動變成結(jié)果，確保各項任務(wù)按時順利完成。要善于在紛繁復(fù)雜的工作關(guān)系中妥善協(xié)調(diào)梳理，從而實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)滿意、同事配合、師生支持的工作局面。

3.要保持體育鍛煉，增強身體素質(zhì)。良好的身體素質(zhì)是開展一切工作的保障條件。辦公室人員往往因為工作忙忽視了體育鍛煉。在日常生活中，保證規(guī)律性的體育鍛煉，對在日常工作中提高工作效率，在困難工作中拓寬思路、破解瓶頸，在高強度工作中保持清醒的頭腦有著不可替代的作用。

4.要強化主人翁精神，鞏固責任意識。辦公室的日常工作中，幾乎沒有轟轟烈烈的大事，都是瑣事和小事。所謂“大象無形、大音希聲”，正是這種包攬瑣事和小事的工作內(nèi)容，決定了辦公室工作的重要程度。因而也只有以主人翁的心態(tài)，鞏固責任意識，才能做好這些雖繁瑣，但極重要的工作，實現(xiàn)學(xué)院各項工作順利發(fā)展的根本目標。

5.要拓寬戰(zhàn)略視野，培養(yǎng)大局意識。辦公室工作人員在日常工作中要注意學(xué)習(xí)，勤于思考，既能夠腳踏實地的“低頭拉車”，又善于耳聰目明的“抬頭看路”，時刻注意拓寬自己的戰(zhàn)略視野，圍繞學(xué)院、學(xué)校的中心任務(wù)，既能做好眼前工作的計劃和落實，又能做好長遠工作的規(guī)劃和安排。培養(yǎng)大局意識要從日常抓起，平時要注意學(xué)習(xí)黨的方針政策、學(xué)校各職能部處的文件、工作要點，深入實際開展調(diào)查研究，不斷提升對各項工作內(nèi)在聯(lián)系的洞察力和把握能力。

6.要積極探索研究，強化創(chuàng)新意識。辦公室工作具有一定的重復(fù)性，這就要求辦公室人員要善于“在不變中求變化”，積極探索研究，勇于開拓創(chuàng)新，強化創(chuàng)新意識，創(chuàng)新工作思路、方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量；更要求辦公室人員要善于“在變化中求不變”，認真總結(jié)經(jīng)驗，勤于思考，提煉概括不同工作的相通之處，形成屬于自己的方法論。

7.要堅持廉潔自律，加強廉政意識。辦公室工作涉及面廣，打交道的人多，被身邊形形色色的名、利、財、色等糖衣炮彈侵襲的概率也大。在建立完善的黨風(fēng)廉政規(guī)章制度的同時，更要堅持廉潔自律、克己奉公、加強廉政意識，時刻保持清醒的頭腦，扛得住艱苦，耐得住寂寞，抵得住誘惑。

總而言之，學(xué)院辦公室作為承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右、溝通各方的樞紐機構(gòu)，是踐行“一流管理、服務(wù)師生”的關(guān)鍵科室，辦公室人員只有正確認知自我價值與作用，科學(xué)找準自身定位，努力提高各方面素質(zhì)和意識，重視個人素養(yǎng)的提升，才能在建設(shè)世界一流大學(xué)的道路上發(fā)揮更好的作用。

[1]王德祥.淺談高校學(xué)院辦公室主任的素質(zhì)培養(yǎng).秘書之友，2007，(04).

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[3]肖文輝.高校學(xué)院辦公室隊伍建設(shè)的探討.管理觀察，2009，(8).

[4]習(xí)近平.秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心.1990.

[5]辛敏英.高校學(xué)院辦公室人員素質(zhì)要求淺談.廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報， 2005，(09).

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